Migrationsamt, Ersatz Fachapplikationen, gebundene Ausgabe, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 6. September 2023

1033. Migrationsamt, Ersatz Fachapplikationen (gebundene Ausgabe, Vergabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Das Migrationsamt (MA) hat seit 2015 ein Prozessabwicklungs- und Monitoring-System (PuM) im Einsatz. Mit diesem System verarbeitete es in den vergangenen Jahren knapp 200 000 ausländerrechtliche Gesuche pro Jahr. Zusätzlich zu PuM verwendet das MA seit Jahren ein Doku- mentenmanagementsystem (DMS). Die beiden, an die spezifischen Be- dürfnisse des MA angepassten IT-Systeme PuM und DMS haben das Ende ihrer Lebensdauer erreicht und sind zu ersetzen. Im Rahmen des Projektauftrages entschied sich das MA für eine Neukonzeption seiner gesamten Kernsysteme und nicht nur für den Er- satz des DMS und der Workflow Engine. Angestrebt wird die möglichst vollständige Digitalisierung der Entgegennahme und Beurteilung von ausländerrechtlichen Gesuchen.

B. Submission Gestützt auf den Projektauftrag wurde im Rahmen der Submission ein Lieferant gesucht, der folgende fünf Komponenten anbietet: Portal für Behörden und Kunden (Frontend), Input Management, Fallsteuerung, DMS mit Einbindung eines Vorlagenmanagements, Datenbus/Gateway. Die Beschaffung umfasst die Dienstleistungen zum Aufbau sowie zur Einführung und Wartung dieser fünf Komponenten, einschliesslich Li- zenzen und Services zum Betrieb und Unterhalt über eine Laufzeit von fünf Jahren. Mit dem Lieferanten sollen ein Rahmenvertrag ohne Bezugs- pflicht sowie vorhabenspezifische Einzelverträge (Werkverträge) und ein Betriebsvertrag abgeschlossen werden. Der Rahmenvertrag sieht keine feste Vertragsdauer vor und gilt, bis alle vom MA abgerufenen Arbeits- pakete erfolgreich abgenommen sind. Die Ausschreibung erfolgte im selektiven Verfahren. An der Präqua- lifikation nahmen 14 Anbietende teil. Nach Prüfung der Eignungskri- terien wurden fünf Anbietende zur Angebotsabgabe eingeladen. Vier Anbietende reichten daraufhin ein gültiges Angebot ein.

Das Angebot der isolutions AG, Bern, erweist sich unter Erfüllung sämtlicher Eignungskriterien als das wirtschaftlich günstigste, weshalb ihr, gestützt auf § 33 der Submissionsverordnung (LS 720.11), der Zu- schlag erteilt werden soll. Die technische Umsetzung der elektronischen Gesuche für die aus- ländische Bevölkerung des Kantons Zürich (digitales Angebot) soll auf der von der Staatskanzlei betriebenen Plattform ZHservices erfolgen. Dafür wird das MA gestützt auf RRB Nr. 168/2021 einen Realisierungs- partner suchen. Die Staatskanzlei kann zum heutigen Zeitpunkt ledig- lich Erfahrungswerte bekannt geben, die in die Kostenübersicht einge- flossen sind.

C. Vergabe und deren Finanzierung Die Kosten für den Ersatz der Fachapplikationen beim MA und den Betrieb bei einer fünfjährigen Mindestvertragslaufzeit bis Ende 2030 setzen sich wie folgt zusammen: Kostenübersicht Investitions- Erfolgs- Erfolgs- Total (in Franken, einschliesslich MWSt) rechnung rechnung rechnung für 5 Jahre (einmalige (einmalige (jährliche (bis 2030) Ausgaben) Aufwendungen) Aufwendungen) Einführungskosten Fachapplikationen: 2 597 232 720 549 3 317 781 Frontend, DMS, Fallsteuerung, Datenbus (isolutions AG, Bern; Angebote vom 24. Oktober 2022 und 23. Juni 2023) Betriebskosten mit rund 180 Lizenzen 449 412 2 247 060 (isolutions AG, Bern; Angebote vom 24. Oktober 2022 und 23. Juni 2023) Digitales Angebot 360 000 45 000 585 000 (ZHservices; Schätzung) Externe Projektunterstützung / externes 470 000 470 000 Projektcontrolling (Schätzung) Unvorhergesehenes/Rundung 207 768 9 451 45 588 445 159 Total 3 165 000 1 200 000 540 000 7 065 000 davon Investitionsrechnung 3 165 000 davon Erfolgsrechnung 3 900 000

Gestützt auf die Submission ist daher folgende Vergabesumme an die isolutions AG, Bern, zu bewilligen: Vergabeübersicht Total (in Franken, einschliesslich MWSt) für 5 Jahre (bis 2030) Einführungskosten Fachapplikationen: Frontend, DMS, Fallsteuerung, Datenbus 3 317 781 (isolutions AG, Bern; Angebote vom 24. Oktober 2022 und 23. Juni 2023) Betriebskosten mit rund 180 Lizenzen (isolutions AG, Bern; Angebote 2 247 060 vom 24. Oktober 2022 und 23. Juni 2023) Vergaberelevantes Zwischentotal 5 564 841 Unvorhergesehenes/Rundung (89% von insgesamt Fr. 445 159; 395 389 Verteilung aufgrund der anteilmässigen Kosten) Total 5 960 230 davon Erfolgsrechnung 3 180 523 davon Investitionsrechnung 2 779 707

Für den Ersatz sowie die Einführung und den Betrieb der Fachappli- kationen soll gemäss Angeboten vom 24. Oktober 2022 und 23. Juni 2023 ein Auftrag zu Fr. 5 564 841 an die isolutions AG, Bern, vergeben werden. Die Vergabesumme kann sich für Unvorhergesehenes um Fr. 395 389 auf insgesamt Fr. 5 960 230 erhöhen. Die weiteren Vergaben für das digitale Angebot für Gesuche der aus- ländischen Bevölkerung des Kantons Zürich auf der Plattform von ZHservices und die externe Projektunterstützung fallen gestützt auf § 34 der Finanzcontrollingverordnung (FCV, LS 611.2) in Verbindung mit § 39 lit. c FCV in die Kompetenz der Sicherheitsdirektion. Sämtliche Ausgaben sind zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschrie- benen Aufgaben (gemäss Ausländer- und Integrationsgesetz [SR 142.20]) zwingend erforderlich und dienen namentlich der Beschaffung und Er- neuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen Sachmittel. Dies gilt auch für die Einbindung von ZHservices, was mit Blick auf die Digitalisierungsstrategie des Kantons Zürich dem heutigen Standard entspricht. Die Ausgaben gelten deshalb als gebundene Ausgabe im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungs­ legung (LS 611). Die Beträge werden der Leistungsgruppe Nr. 3300, Migrationsamt, belastet.

Die einmaligen Ausgaben für den Ersatz der Fachapplikationen be- tragen Fr. 3 165 000 und werden der Investitionsrechnung belastet. Die- ser Betrag ist im Budget 2023 (Fr. 300 000) und im Budgetentwurf 2024 (Fr. 2 000 000) sowie im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2024–2027, Planjahr 2025 (Fr. 865 000), enthalten. Die einmaligen Aufwendungen für den Ersatz der Fachapplikationen und die externe Projektunterstützung betragen Fr. 1 200 000 und werden der Erfolgsrechnung belastet. Dieser Betrag ist im Budget 2023 (Fr. 85 000) und im Budgetentwurf 2024 (Fr. 700 000) sowie im KEF 2024–2027, Planjahr 2025 (Fr. 415 000), enthalten. Die Betriebskosten mit Lizenzen betragen jährlich anteilmässig Fr. 540 000 bzw. bei einer Mindestvertragslaufzeit von fünf Jahren ins- gesamt Fr. 2 700 000 und gehen zulasten der Erfolgsrechnung. Die an- teilmässigen Beträge sind im KEF 2024–2027, ab Planjahr 2026, einge- stellt. Die Beträge ab Planjahr 2028 sind im KEF einzustellen. Es fallen keine weiteren Folgeaufwendungen an. Die Kapitalfolgeaufwendungen betragen bei einer Nutzungsdauer von fünf Jahren jährlich rund Fr. 645 000, davon rund Fr. 633 000 für Abschreibungen und rund Fr. 12 000 für Zinsen. Es fallen keine weiteren Folgeaufwendungen an. Das Vorhaben wurde mit dem Amt für Informatik (AFI) und dem Gremium Operative Informatiksteuerung (OIS) abgestimmt (u. a. an- lässlich der OIS-Sitzung vom 10. März 2022). Dem Vorhaben wurde mit Auf‌lagen, die im Projektverlauf in enger Zusammenarbeit mit dem AFI laufend abgearbeitet werden, zugestimmt. Das Projektcontrolling wird durch ein externes Unternehmen sichergestellt.

Dispositiv

Auf Antrag der Sicherheitsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für den Ersatz sowie die Einführung und den Betrieb der Fach- applikationen im Migrationsamt wird eine gebundene Ausgabe von ins- gesamt Fr. 7 065 000 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 3300, Migrations- amt, bewilligt. Davon gehen Fr. 3 900 000 zulasten der Erfolgsrechnung und Fr. 3 165 000 zulasten der Investitionsrechnung.

II. Der Auftrag für den Ersatz sowie die Einführung und den Betrieb der Fachapplikationen wird gemäss Angeboten vom 24. Oktober 2022 und 23. Juni 2023 zu Fr. 5 564 841 an die isolutions AG, Bern, vergeben. Die Vergabesumme kann sich gemäss den Erwägungen auf höchstens Fr. 5 960 230 erhöhen.

III. Das Migrationsamt wird ermächtigt, mit der isolutions AG, Bern, den Rahmen-, Projekt- und Betriebsvertrag für die Fachapplikationen gemäss den Erwägungen abzuschliessen.

IV. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

V. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Sicherheitsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli