Archivverbund DIMAG Schweiz, Beitritt, Ermächtigung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 4. November 2020

1067. Beitritt zum Archivverbund DIMAG Schweiz

Erwägungen

1. Ausgangslage Im Zug der Digitalisierung stellen immer mehr öffentliche Organe auf elektronische Informationsverwaltung um. Damit stellt sich auch die Frage der Archivierung. Der Kanton und die Zürcher Gemeinden sind dringend auf Plattformen angewiesen, auf denen sie ihre Daten ge- mäss nationalen und internationalen Standards archivieren können. Da Städte und Gemeinden gemäss § 6 des Archivgesetzes (LS 170.6) ihre eigenen Archive führen müssen, kann der Kanton ihnen diese Aufgabe nicht abnehmen. Es ist jedoch wünschbar, dass der Kanton den Städten und Gemeinden eine mandantenfähige Lösung zur eigen- verantwortlichen Archivierung ihrer archivwürdigen Daten zur Verfü- gung stellt. Dies vor dem Hintergrund, dass auch der Kanton für die elektronische Archivierung seiner eigenen Daten sorgen muss. Zu diesem Zweck haben die Direktion der Justiz und des Innern, der Verband der Gemeindepräsidenten des Kantons Zürich und der Verein Zürcher Gemeindeschreiber und Verwaltungsfachleute im November 2017 das Gemeinschaftsprojekt «Elektronische Archivierung im Kan- ton Zürich (DigDataZH)» in Auftrag gegeben. Dieses hat zum Ziel, bis 2021 eine mandantenfähige Infrastruktur für die elektronische Archivierung aufzubauen, die vom Kanton und interessierten Gemein- den genutzt werden kann. Die Nutzung des Angebots ist für die Ge- meinden keine Pflicht. Sie können eigene Lösungen umsetzen oder be- stehende Lösungen von privaten oder anderen öffentlichen Anbietern beziehen. Das Projekt ist Teil des Projektportfolios von egovpartner, der Organisation zur Zusammenarbeit zwischen der kantonalen Ver- waltung und den Zürcher Gemeinden im Bereich der digitalen Trans- formation und E-Government.

2. Projekt «Elektronische Archivierung im Kanton Zürich (DigDataZH)» Im Rahmen des Projekts wurde ein Katalog von Anforderungen an das elektronische Archiv definiert, anhand dessen verschiedene Lösun- gen miteinander verglichen werden konnten. Zudem wurde beschlos- sen, insofern ein konservatives Vorgehen zu wählen, als ein bereits exis- tierendes System eingeführt werden soll, das jedoch Weiterentwicklun-

gen erlaubt. Dabei zeigte sich, dass die Anzahl von Systemen, die sich bereits im Einsatz befinden, beschränkt ist, wobei sich deren Anbieter in zwei Gruppen einteilen lassen: private Unternehmen und öffent- lich-rechtliche Institutionen. Die weiteren Abklärungen ergaben, dass die Anforderungen grundsätzlich von zwei privaten Lösungen und einem öffentlich-rechtlich betriebenen System erfüllt werden. Da öf- fentlich-rechtliche Institutionen nicht an einem Submissionsverfahren teilnehmen können, musste ein Weg gefunden werden, die drei infrage kommenden Systemlösungen auf geeignete Weise miteinander zu ver- gleichen. Dieser Vergleich sollte anschliessend die Grundlage für den Entscheid bilden, ob eine Ausschreibung durchgeführt werden oder ob eine «In-state-Beschaffung» erfolgen soll. Eine «In-state-Beschaffung» liegt vor, wenn eine öffentlich-rechtliche Institution ihren Bedarf durch Leistungsbezug bei einer anderen öffentlich-rechtlichen Institution deckt. Der Wettbewerb unter den privaten Anbietenden dieser Leis- tung wird dadurch nicht berührt, da kein Marktkontakt stattfindet. Rechtliche Abklärungen ergaben, dass Gespräche mit privaten An- bietenden zum Zweck, deren bestehende Systeme kennenzulernen, um sie mit von öffentlich-rechtlichen Institutionen eingesetzten Systemen vergleichen zu können, kein submissionsrechtliches Hindernis im Sinn der Vorbefassungsproblematik darstellen. Entsprechend wurden so- wohl mit dem öffentlich-rechtlichen Systemanbieter als auch mit den beiden privaten Anbietenden Gespräche geführt, um die Erfüllung des Anforderungskatalogs zu überprüfen und den Aufwand und die Kos- ten zu schätzen. Anhand eines konkreten Szenarios, das betreffend In- frastruktur, Datenmengen und Anzahl Gemeinden, die das Angebot von DigDataZH nutzen möchten, bestimmte Annahmen trifft, wurden die drei Systemlösungen miteinander verglichen.

3. Archivierungslösung DIMAG Der Vergleich zeigte, dass die Systemlösung DIMAG den Anforde- rungen am besten entspricht und am wirtschaftlichsten ist. Das Pro- dukt DIMAG wurde von den Archivverwaltungen der Bundesländer Baden-Württemberg und Hessen sowie des Freistaats Bayern entwi- ckelt und wird seit mehr als zehn Jahren in Zusammenarbeit mit weite- ren Entwicklungspartnern erfolgreich eingesetzt. Unter anderem ist es in verschiedenen Arten von Archivverbünden bereits erprobt, nicht zu- letzt in Verbünden von Landesarchiven, Kreisarchiven und Kommu- nalarchiven. Das macht es für die im Projekt DigDataZH angestrebte Zusammenarbeit von Kanton und Gemeinden interessant.

Die deutschen Entwicklungspartner vertreiben das Produkt nicht kommerziell, sondern geben es nur an einen Verbund aus öffent- lich-rechtlichen Archivinstitutionen ab. Deshalb haben die Kantone Solothurn, Schaffhausen und Aargau, die sich bereits früher für die Nutzung von DIMAG entschieden hatten, im Dezember 2019 den Archivverbund DIMAG Schweiz gegründet und eine entsprechende Verwaltungsvereinbarung unterzeichnet. Wenn der Kanton Zürich DI- MAG nutzen will, muss er dem Archivverbund DIMAG Schweiz bei- treten. Dadurch wird er ebenfalls Träger des Verbunds. Als solcher kann er das Produkt selber nutzen und an weitere öffentlich-rechtliche Körperschaften weitergeben, die im Kanton Zürich liegen, also bei- spielsweise an Gemeinde- und Stadtarchive. Mit der öffentlich-rechtli- chen Verankerung des Archivverbunds DIMAG Schweiz und dem zur Verfügung stehenden, ausgereiften System besteht eine langfristige, stabile Grundlage für die elektronische Archivierung. Die Auftragge- berschaft des Projekts DigDataZH hat dem entsprechenden Antrag des Projektausschusses auf Beitritt zum Archivverbund DIMAG Schweiz zugestimmt. In einer Vereinbarung zwischen den deutschen Entwicklungspart- nern von DIMAG und dem Archivverbund DIMAG Schweiz wurden gegenseitige Rechte und Pflichten festgelegt. Die Entwicklungspartner stellen dem Schweizer Verbund die DIMAG-Software kostenlos zur Verfügung und räumen ihm ein einfaches und zeitlich unbeschränktes Nutzungsrecht daran ein. Mit dem Nutzungsrecht erhält der Verbund Zugang zum gesamten Quellcode, zur verfügbaren Dokumentation und zu allfälligen neu erscheinenden weiteren Bestandteilen der Soft- ware. Der Schweizer Verbund darf überdies den Quellcode für lokale Anpassungen und Erweiterungen bearbeiten und abändern. Nach einer Kündigung der Vereinbarung hat der Schweizer Verbund das Recht, die bisher genutzten Teile der Software weiter zu nutzen und weiterzu- entwickeln. Als Gegenleistung verpflichtet sich der Archivverbund DI- MAG Schweiz, für die Gemeinschaft sämtlicher DIMAG-Nutzer Auf- gaben der Qualitätssicherung zu übernehmen und dafür personelle Mittel im Umfang eines Vollzeitäquivalents zur Verfügung zu stellen. Zur Qualitätssicherung gehören insbesondere der Sourcecode-Review, das Testen bestehender und neuer Komponenten sowie die Dokumen- tation des Produkts DIMAG.

4. Personelle und finanzielle Auswirkungen Die im Zusammenhang mit der Nutzung von DIMAG anfallenden Kosten setzen sich aus den einmalig anfallenden Projektkosten für den Aufbau des Systems und aus jährlich wiederkehrenden Kosten für den Betrieb zusammen. Der Archivverbund DIMAG Schweiz teilt die für die Verbundlösung anfallenden Kosten wie folgt unter den Trägern auf: Einmalig anfallende Projektkosten übernehmen die Träger zu gleichen Teilen; jährlich wiederkehrende Betriebskosten werden zur einen Hälf- te von den Trägern zu gleichen Teilen bezahlt, zur anderen Hälfte im Verhältnis der Wohnbevölkerung. Zu den Projektkosten gehören neben dem Aufbau der Lösung selbst folgende Positionen: Bau einer Schnittstelle in DIMAG, mittels der ge- mäss dem schweizerischen Standard eCH-0160 aufgebaute Datenpake- te in das elektronische Archiv überführt werden können, sprachliche Anpassungen an schweizerische Verhältnisse sowie Schnittstellen zu den jeweiligen Archivinformationssystemen der beteiligten Träger- archive. Da die Archive im Schweizer Verbund unterschiedliche Archivinformationssysteme einsetzen, liegt die Verantwortung und Fi- nanzierung dieser Schnittstelle in der alleinigen Verantwortung des je- weiligen Archivs. Beim Betriebsaufwand fallen vor allem die Personalkosten für die Qualitätssicherung ins Gewicht, die als Gegenleistung für die kosten- lose Abgabe der DIMAG-Software erbracht werden müssen. Darüber hinaus fallen Kosten für die Strukturen des Archivverbunds DIMAG Schweiz sowie für den Betrieb des Systems und der Software an. Unmittelbar für den Einsatz des Produkts DIMAG ist entsprechend mit folgenden Kosten zu rechnen: Tabelle 1: Projektkosten (einmalig) Position Kosten für DIMAG-Verbund Anteil Kanton Zürich Schweiz (Betrag in Franken) (Betrag in Franken) Aufbau der Lösung 120 000 30 000 Bau einer Schnittstelle in DIMAG 42 000 10 500 gemäss dem Standard eCH-0160 Sprachliche Anpassungen in DIMAG 42 000 10 500 gemäss schweizerischen Anforderungen Schnittstelle zur Verknüpfung des im 58 000 Staatsarchiv Zürich vorhandenen Archiv­ informationssystems mit der Software DIMAG Total 204 000 109 000

Tabelle 2: Betriebskosten (jährlich wiederkehrend) Position Kosten für DIMAG-Verbund Anteil Kanton Zürich Schweiz (Betrag in Franken) (Betrag in Franken) Personalkosten für Qualitätssicherung 100 000 42 352 (Gegenleistung für kostenlose Abgabe der DIMAG-Software) Strukturkosten des DIMAG-Verbunds 50 000 21 126 Applikation-Management 12 000 Systembetrieb (Server Plattform 45 400 und Storage) Total 150 000 120 878 Den Zürcher Gemeinden, die dereinst die im Rahmen des Projekts DigDataZH aufgebaute Lösung einsetzen möchten, werden die Kosten für den Betrieb des Systems und damit zusammenhängende Dienstleis- tungen weiterverrechnet. Das Staatsarchiv wird entsprechend der Nachfrage durch die Gemeinden sich selbst finanzierende Stellen schaf- fen. Insofern wird die Anbindung von Gemeinden für den Kanton kos- tenneutral sein. Die Aufwendungen zulasten der Erfolgsrechnung sind im Budget 2020 und im Budgetentwurf 2021 sowie im Konsolidierten Entwi- cklungs- und Finanzplan (KEF) 2021–2024 in der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, eingestellt. Für die weiteren Jahre werden die benötigten Mittel im KEF entsprechend eingestellt.

5. Gremien Das Gremium «Operative Informatiksteuerung (OIS)» hat den vor- liegenden Antrag an seiner Sitzung vom 15. Oktober 2020 zuhanden des Regierungsrates vorberaten und ihm zugestimmt.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Der Kanton Zürich stellt ein Gesuch um Beitritt zum Archivver- bund DIMAG Schweiz.

II. Der Staatsarchivar wird ermächtigt, die Verwaltungsvereinba- rung über die Zusammenarbeit von Schweizer Kantonen bezüglich Er- richtung und Betrieb eines Verbundes für die Archivierung elektroni- scher Unterlagen (Archivverbund DIMAG Schweiz) für den Kanton Zürich zu unterzeichnen.

III. Mitteilung an die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli