Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens, Projektabschluss

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 30. Januar 2013

110. Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens; Abschluss

Erwägungen

1. Ausgangslage und Zielsetzung Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 48/2007 die Finanzdirektion beauftragt, das Projekt «Optimierung des kantonalen Beschaffungs- wesens» durchzuführen. Er hat mit Beschluss Nr. 235/2009 den Stand des Projekts am 31. August 2008, mit Beschluss Nr. 684/2010 den Stand am 31. Dezember 2009, mit Beschluss Nr. 518/2011 den Stand am 31. De- zember 2010 und mit Beschluss Nr. 889/2012 den Stand am 31. Dezem- ber 2011 zur Kenntnis genommen. Mit dem Projekt wird die Zielsetzung verfolgt, eine nachhaltige Sen- kung der gesamten Beschaffungskosten zu erreichen, eine hohe Quali- tät der Beschaffungen sicherzustellen und die Risiken so gering wie mög- lich zu halten. Die Arbeiten haben gezeigt, dass mit verwaltungsübergreifenden Mass- nahmen eine Verminderung von Beschaffungskosten sowie administrative Entlastungen erzielt werden können. Sie haben auch gezeigt, dass sich wiederkehrend neue Optimierungspotenziale ergeben, die erschlossen werden können. Der Regierungsrat hat deshalb mit Beschluss Nr. 890/ 2012 eine ständige Organisation festgelegt, mit der die Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens als Daueraufgabe wahrgenommen wer- den soll. Die neue Organisation nimmt ihre Aufgaben zusätzlich zu bisher be- stehenden Gremien wahr. Zu erwähnen ist die kantonale Kommission für das öffentliche Beschaffungswesen (KöB), die im Bereich der koor- dinierten Umsetzung der Bestimmungen über das öffentliche Beschaf- fungswesen und bei der Weiterentwicklung des Beschaffungswesens eine zentrale Rolle wahrnimmt, sowie die Koordinationsstelle für Umwelt- schutz (KofU), die unter anderem für die ökologische Beschaffung zu- ständig ist. Mit der Festlegung der ständigen Organisation kann das Projekt ab- geschlossen werden. Der vorliegende Bericht gibt eine Übersicht über das gewählte Vorgehen, die erreichten Ergebnisse, den erzielten Nutzen, das weitere Vorgehen und die beanspruchten Mittel.

2. Vorgehen, Ergebnisse und Nutzen des Projekts

2.1 Vorgehen Die Projektarbeiten waren in einer ersten Phase darauf ausgerichtet, umfangreiche Grundlagenarbeiten durchzuführen. Diese umfassten ver- tiefte Analysen über das Beschaffungswesen im Kanton Zürich (u. a. bestehende Regelungen, finanzielle Eckwerte), wobei die betriebswirt- schaftliche Sichtweise im Vordergrund stand. Diese Arbeiten dienten vor allem dazu, verwaltungsübergreifende Optimierungspotenziale und Handlungsfelder zu ermitteln sowie zweckmässige Vorgehensweisen festzulegen. In der Folge sind umfassende konzeptionelle Arbeiten durchgeführt und schrittweise sieben Teilprojekte für ausgewählte Materialgruppen ausgelöst worden. Damit konnten gezielte Optimierungen erreicht und rasch ein erster Nutzen verwirklicht werden, unter Anwendung einer gut nachvollziehbaren Methodik. Im Weiteren sind organisatorische Grund- lagen erarbeitet worden, um die Optimierung des kantonalen Beschaf- fungswesens in Zukunft als Daueraufgabe wahrnehmen zu können. Der Projektausschuss als oberstes Projektorgan mit je einer Vertretung jeder Direktion, der Staatskanzlei, der Universität Zürich und der Rechts- pflege führte jährlich fünf bis sechs Sitzungen durch. Ein Kernteam mit Vertretungen des Projektausschusses nahm die operative Steuerung des Projekts wahr und bearbeitete zudem fachliche Aufgaben. In den Teil- projekten wirkten insgesamt über 30 Personen mit, wobei deren Aufwand sich bei durchschnittlich zwei bis drei Sitzungen pro Jahr bewegte.

2.2 Ergebnisse Mit dem Projekt sind folgende Ergebnisse erreicht worden: a) Neue Organisation für das kantonale Beschaffungswesen Die schrittweise entwickelte und mit RRB Nr. 890/2012 neu fest- gelegte Organisation für das kantonale Beschaffungswesen liegt vor. Sie umfasst das direktionsübergreifende Gremium «Beschaffungskoor- dination», eine «Fachgruppe Beschaffungsoptimierung» sowie mehrere Organisationen mit «Lead Buyer»-Funktionen für ausgewählte Materi- algruppen. b) Optimierte Beschaffungslösungen für ausgewählte Materialgruppen Im Rahmen des Projekts sind die Materialgruppen «Büromaterial», «Publikationen», «Lehrmittel», «Telematik», «Mobiliar», «Lebensmittel», «Facility Management», «Outputsysteme» und «Fahrzeuge» gebildet worden. Für diese liegen zu einem grossen Teil optimierte Beschaffungs- lösungen mit definierten Beschaffungsstrategien und Beschaffungspro- zessen vor, die teilweise bereits umgesetzt sind.

c) Machbarkeitsstudie für eine elektronische Beschaffungsplattform Die neue Organisation für das kantonale Beschaffungswesen bildet eine wichtige Voraussetzung, um eine zweckmässige, informatikgestützte Verankerung des Beschaffungswesens umzusetzen. Für eine entspre- chende elektronische Beschaffungsplattform liegt eine umfangreiche Machbarkeitsstudie vor, auf deren Grundlage das weitere Vorgehen fest- gelegt werden kann. d) Grundstruktur für ein Informationsportal Wichtige Informationen über das kantonale Beschaffungswesen sol- len über das Intranet und das Internet des Kantons Zürich erschlossen werden, sowohl für Beschaffer und Mitarbeitende als auch für Lieferan- ten. Für ein entsprechendes Informationsportal liegt eine Grundstruk- tur vor. Auf dem Intranet ist zudem ein Teilbereich verwirklicht worden, der Informationen zu einzelnen Materialgruppen enthält. e) Erhöhte Sensibilisierung für optimiertes Beschaffen Die Bearbeitung der Projektaufgaben erfolgte verwaltungsweit breit abgestützt, unter Mitwirkung zahlreicher Personen. Damit konnte ver- waltungsintern vorhandenes Wissen mit Bezug zum Beschaffungswesen aktiv eingebunden und zunehmend stärker vernetzt werden. Dabei ist eine allgemein erhöhte Sensibilisierung für ein optimiertes Beschaffen im Kanton Zürich festzustellen. f) Finanzielle Einsparungen und administrative Entlastungen Das potenziell relevante Beschaffungsvolumen beträgt grob geschätzt jährlich rund 0,8 Mrd. Franken. Darin sind einmalige Beschaffungen mit einem grossen Volumen sowie auch wiederkehrende, kleinere Beschaf- fungen enthalten. Die Projektarbeiten wurden vor allem auf Beschaf- fungsgüter ausgerichtet, die von mehreren Stellen verwendet werden, mit einem finanziellen Volumen in der Grössenordnung von 100 Mio. Franken. Bei mehreren Materialgruppen und Sachgruppen sind positive finan- zielle Auswirkungen sowie administrative Entlastungen zu verzeichnen. Gemäss RRB Nr. 889/2012 bewegen sich die Einsparungen bei jährlich insgesamt rund 5,5 Mio. Franken. Diese überwiegen die gesamten Pro- jektkosten, die rund 0,55 Mio. Franken betragen und vor allem in einer ersten Projektphase während der Grundlagenarbeiten angefallen sind.

2.3 Nutzen Mit dem Projekt «Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens» ist für den Kanton Zürich mehrfacher Nutzen erzielt worden: – Starke Verankerung des kantonalen Beschaffungswesens Beim kantonalen Beschaffungswesen sind die rechtlichen und öko- logischen Sichtweisen durch die bisherigen Gremien gut abgedeckt. Mit der zusätzlichen Förderung der betriebswirtschaftlichen Sicht-

weise und der Festlegung entsprechender Strukturen verfügt der Kan- ton Zürich über eine insgesamt starke Verankerung des kantonalen Beschaffungswesens. – Nachhaltige Förderung von Optimierungsmassnahmen Im Rahmen des Projekts sind rasch erzielbare Einsparungen und teil- weise auch administrative Entlastungen erreicht worden. Mit der stän- digen Organisation bestehen gute Voraussetzungen, dass diese Opti- mierungen keine einmaligen Effekte bleiben, sondern nachhaltig gefördert werden können. – Projekt mit gutem Kosten-Nutzen-Verhältnis Im Rahmen des Projekts sind wichtige Grundlagen für zukünftige Optimierungen des Beschaffungswesens erarbeitet und zugleich er- hebliche Einsparungen erzielt worden. Diese sind deutlich höher als die eingesetzten Mittel, womit das Projekt ein gutes Kosten-Nutzen- Verhältnis aufweist.

3. Weiteres Vorgehen Die Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens stellt in Zukunft eine ständige Aufgabe dar, die gemäss RRB Nr. 890/2012 wie folgt wahr- genommen werden soll: – Die Organisationen mit «Lead Buyer»-Funktionen stellen eine effi- ziente und wirtschaftliche Abwicklung der Beschaffungen sicher, unter Berücksichtigung der Ergebnisse und Erkenntnisse aus dem Projekt. Sie führen soweit sinnvoll die Aufgaben weiter, die bisher im Rahmen von Teilprojekten bearbeitet worden sind. – Die «Fachgruppe Beschaffungsoptimierung» mit Vertretungen von Organisationen mit «Lead Buyer»-Funktionen bearbeitet im Hinblick auf optimierte Beschaffungen soweit erforderlich übergreifende fachliche Fragestellungen. Sie nimmt unter anderem auch ein Moni- toring von Beschaffungen aus einer verwaltungsübergreifenden Sicht wahr. – Das direktionsübergreifende Gremium «Beschaffungskoordination» wird laufende Optimierungen fördern. Es gibt unter anderem Emp- fehlungen zuhanden des Regierungsrates für Optimierungsmassnah- men sowie zur Festlegung und Aufhebung von «Lead Buyer»-Funk- tionen für einzelne Materialgruppen. Sowohl das Gremium «Beschaffungskoordination» als auch die «Fach- gruppe Beschaffungsoptimierung» stellen bei Bedarf die Koordination mit weiteren Gremien im Beschaffungswesen (v. a. Kommission für das öffentliche Beschaffungswesen, Koordinationsstelle für Umweltschutz) sicher.

Die Arbeiten für eine elektronische Beschaffungsplattform erfolgen wie bisher in einer separaten Projektstruktur. Dabei wird darauf zu ach- ten sein, dass eine enge Koordination mit der ständigen Organisation zur Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens sichergestellt wird. Die im Rahmen des Projekts erarbeiteten Ergebnisse werden den neu geschaffenen Gremien und den zuständigen «Lead Buyer»-Organi- sationen für ihre künftigen Arbeiten zur Verfügung gestellt. Als Grund- lage dazu werden der aktuelle Status der Arbeiten festgehalten und vor- liegende Unterlagen zusammengestellt.

4. Kreditabrechnung Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 48/2007 einen Objektkredit von Fr. 300 000 und mit Beschluss Nr. 235/2009 einen Zusatzkredit von Fr. 269 000 bewilligt, womit der gesamte zur Verfügung stehende Kredit Fr. 569 000 beträgt. Die Kosten für das Projekt betragen insgesamt Fr. 551 000. Damit verbleibt ein Kreditrest von Fr. 18 000, der nicht aus- geschöpft worden ist. Die Kreditabrechnung ist durch den Regierungs- rat zu genehmigen.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Das Projekt «Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens» wird abgeschlossen.

II. Die Abrechnung des mit RRB Nr. 48/2007 bewilligten Kredites und des mit RRB Nr. 235/2009 bewilligten Zusatzkredites (Erw. 4) wird genehmigt.

III. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates, die Staatskanz- lei, die Verwaltungskommission der obersten kantonalen Gerichte, c/o Sozialversicherungsgericht des Kantons Zürich, Postfach, 8090 Zürich, und die Finanzkontrolle.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi