Austrittsgründe und Personalfluktuation 2011, Berichterstattung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 14. November 2012

1162. Berichterstattung zu den Austrittsgründen und der Personalfluktuation 2011

Erwägungen

1. Ausgangslage Gemäss § 139 Abs. 1 der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz wird vor dem Austritt mit dem oder der Angestellten ein Austrittsgespräch geführt. Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 1071/2009 die Finanz- direktion beauftragt, jährlich über die Austrittsgespräche nach Direk- tion, Geschlecht und Lohnklasse sowie ergänzend über die Personal- fluktuation (Nettofluktuation) Bericht zu erstatten. Des Weiteren ist dem Regierungsrat bis Ende 2012 über die Wirksamkeit der Regelungen zu den Austrittsgesprächen und zur Personalfluktuation zu berichten. Mit Beschluss Nr. 1531/2011 hat der Regierungsrat erstmalig die Bericht- erstattung über die Austrittsgründe und die Personalfluktuation 2010 zur Kenntnis genommen. Die Direktionen und die Staatskanzlei führen Austrittsgespräche mit Mitarbeitenden, die kündigen, ordentlich oder vorzeitig pensioniert wer- den oder in einer befristeten Anstellung mit einer Anstellungsdauer von mindestens einem Jahr tätig waren. Dem Personalamt werden die Aus- trittsgründe, das Geschlecht und die Lohnklassen aller im Vorjahr aus- getretenen Mitarbeitenden jährlich gemeldet. Da vor allem freiwillige Austritte (Kündigung durch Mitarbeitende) Hinweise zur Attraktivität des Arbeitsgebers und zur Mitarbeiterzufriedenheit geben, sind in den nachfolgenden Tabellen die Austrittsgründe Pensionierung und befristete Anstellung nicht berücksichtigt. Die Nettofluktuation umfasst die freiwilligen Austritte der Mitarbei- tenden (Kündigung durch Mitarbeitende) pro Amt und Direktion. Sie wird auf der Grundlage der Anzahl Anstellungsverhältnisse berechnet und gibt ebenfalls Hinweise zur Attraktivität des Arbeitgebers und zur Mitarbeiterzufriedenheit. Die Erhebung der Austrittsgründe für die Lehrpersonen der Volks-, Mittel- und Berufsschulen ist gemäss RRB Nr. 1071/2009 gesondert in Zusammenarbeit zwischen der Bildungsdirektion und dem Personal- amt zu erarbeiten. Aufgrund der grossen Anzahl Anstellungen von Volks- schullehrpersonen sowie der dezentralen Strukturen (Gemeinden sind

die Anstellungsbehörden) werden die Austrittsgründe mittels eines be- rufsspezifischen Onlinefragebogens erhoben. Bei den Mittel- und Be- rufsfachschulen werden die Austrittsgründe 2012 erstmals erfasst und fliessen in die Berichterstattung 2012 ein, d. h., sie sind in den nachfol- genden Auswertungen nicht enthalten. Die Berichterstattung zu den konsolidierten Auswertungen der Aus- trittsgründe sowie der Nettofluktuation 2011 wurde zentral durch das Personalamt erstellt und durch die Direktionen und die Staatskanzlei überprüft.

2. Berichterstattung zu den Austrittsgründen 2011 In der Berichterstattung werden ausschliesslich die Hauptaustritts- gründe aufgeführt. Die Auswertung der weiteren Austrittsgründe führt zu keinen weiteren Erkenntnissen. Da die Staatskanzlei 2011 keinen Austritt verzeichnete, wird diese in der Berichterstattung nicht aufge- führt.

2.1 Austrittsgründe nach Geschlecht und Direktion Die Tabelle 1 gibt einen Überblick aller Austrittsgründe nach Ge- schlecht und Direktion. Berücksichtigt sind das Verwaltungs- und Be- triebspersonal gemäss Personalverordnung und das Polizeipersonal gemäss Kantonspolizeiverordnung (Lohnreglement 01) sowie das Lehr- personal und die Schulleitungen der Volksschulen.

Tabelle 1: Austrittsgründe nach Geschlecht und Direktion Hauptaustrittsgründe Justiz und Sicherheit Finanzen Volks- Gesundheit Bildung Bauten Total Inneres wirtschaft F M F M F M F M F M F M F M Lebensumstände 1) 8 5 14 7 9 6 1 2 52 30 135 18 2 4 293 Berufliche Entwicklung 2) 22 12 12 19 3 9 13 7 35 27 98 34 7 9 307 Arbeitsinhalt 1 0 2 4 2 1 4 1 7 3 52 9 2 1 89 Führung 4 0 6 2 2 2 5 2 7 5 77 32 2 9 155 Entwicklungsmöglichkeiten 4 1 1 1 0 0 4 1 2 4 30 17 1 1 67 Arbeitsklima 0 1 1 2 0 0 1 0 4 0 26 3 2 1 41 Anstellung 0 0 1 1 0 0 0 0 5 0 24 9 1 0 41 Total 39 19 37 36 16 18 28 13 112 69 442 122 17 25 993 1) Lebensumstände umfasst z. B. persönliche Aus- und Weiterbildung, Kinderbetreuung, gesundheitliche Gründe 2) Berufliche Entwicklung umfasst z. B. Berufswechsel, selbstständige Tätigkeit, Übernahme einer Führungsfunktion

Kommentar: Die 993 Rückmeldungen zu den Austrittsgründen stammen von 691 Frauen (70%) und von 302 Männern (30%) und entsprechen in etwa der Verteilung 2010 (vgl. RRB Nr. 1531/2010). Die Austritte stehen wie bereits 2010 hauptsächlich im Zusammenhang mit der beruflichen Entwicklung (307) und den Lebensumständen (293). Beide Kategorien machen zusammen rund 60% der Rückmeldungen aus und verzeichnen im Vergleich zu 2010 eine Zunahme von rund 8%. Die restlichen 40% der Rückmeldungen entfallen auf die Kategorien Führung (155), Arbeitsinhalt (89), Entwicklungsmöglichkeiten (67), Anstellung (41) und Arbeitsklima (41). Im Gegensatz zu 2010 sind eine deutliche Ab- nahme um rund 12% in der Kategorie Anstellungen und eine Zunahme um rund 5% in der Kategorie Entwicklungsmöglichkeiten festzustellen.

2.2 Austrittsgründe nach Lohnklassen und Geschlecht Tabelle 2 zeigt die Austrittsgründe des Verwaltungs- und Betriebs- personals und des Polizeipersonals gemäss der Kantonspolizeiverord- nung nach Lohnklassen und Geschlecht. Nicht berücksichtigt sind das Lehrpersonal und die Schulleitungen der Volksschulen, da Lohnklassen kein Bestandteil der Onlinebefragung sind, sowie die Lehrpersonen der Mittel- und Berufsschulen. Tabelle 2: Austrittsgründe 2011 nach Lohnklassen Austrittsgründe LK 1–10 LK 11–20 LK 21–29 Frauen Männer Frauen Männer Frauen Männer Total Lebensumstände 19 5 80 50 2 3 159 Berufliche Entwicklung 13 5 94 69 9 12 202 Arbeitsinhalt 3 0 23 9 2 3 40 Führung 5 2 34 19 4 1 65 Entwicklungsmöglichkeiten 2 1 10 7 2 3 25 Arbeitsklima 0 0 12 4 0 0 16 Anstellung 4 1 3 1 0 0 9 Total 46 14 256 159 19 22 516

Kommentar: Die Verteilung der Austrittsgründe nach Lohnklassen zeigt, dass die meisten Rückmeldungen zu den Austrittsgründen von Mitarbeitenden der mittleren Lohnklassen (415) kamen, gefolgt von den Mitarbeiten- den der tieferen Lohnklassen (60) und der höheren Lohnklassen (41). In den mittleren und höheren Lohnklassen standen am häufigsten die Austrittsgründe im Zusammenhang mit der beruflichen Entwicklung (184) im Vordergrund. In den tieferen Lohnklassen waren die Lebens- umstände (24), dicht gefolgt von der beruflichen Entwicklung (18), die Hauptgründe.

2.3 Nettofluktuation sowie Rückmeldungsquote pro Direktion Die Tabelle 3 zeigt die Nettofluktuation, die Anzahl Rückmeldungen (gemeldete Austrittsgründe ohne Pensionierung und befristete Anstel- lung) und die Rückmeldungsquote der Austrittsgründe 2011 pro Direk- tion. Die Nettofluktuation ergibt sich aus dem Verhältnis durchschnitt- liche Anzahl Anstellungsverhältnisse und Anzahl Kündigungen durch Mitarbeitende. Bei den Austritten sind die im Stundenlohn beschäftig- ten Mitarbeitenden nicht berücksichtigt. Tabelle 3: Nettofluktuation sowie Rückmeldungsquote 2011 pro Direktion Direktion Austritte Netto- Rück- Rückmeldungs- fluktuation meldungen quote Direktion der Justiz und des Innern 113 6,36% 58 51% Sicherheitsdirektion 98 2,61% 73 74% Finanzdirektion 59 6,41% 34 58% Volkswirtschaftsdirektion 53 6,36% 41 77% Gesundheitsdirektion 262 9,50% 181 69% Bildungsdirektion 1703 11,99% 564 33% davon Verwaltungspersonal 173 8,38% 87 50% davon Lehrpersonen 1530 12,61% 477 31% Baudirektion 66 4,31% 42 64% Total 2354 9,13% 993 42%

Kommentar: 2011 verzeichnen die Direktionen insgesamt 2354 Austritte. Die hohe Anzahl Austritte in der Bildungsdirektion wird insbesondere durch Mehr- fachanstellungen, Gemeindewechsel und Lektionenreduktionen – die zum Wechsel der Anstellungsbehörde führen – der Lehrpersonen der Volksschulen verursacht. Die Nettofluktuation aller Direktionen liegt durchschnittlich bei 9,13% und bewegt sich zwischen 2,61% in der Sicherheitsdirektion und 11,99% in der Bildungsdirektion. Das Verhältnis zwischen Austritten (2354) und Anzahl Rückmeldun- gen (993) weist eine Quote von 42% aus. Hierbei zeigt die Volkswirt- schaftsdirektion mit 77% eine hohe Quote und die Bildungsdirektion mit 33% eine tiefe Quote. Die tiefe Quote der Bildungsdirektion ist zum einen darin begründet, dass mit austretenden Verwaltungsmitarbei- tenden an den Mittel- und Berufsfachschulen 2011 die Austrittsgründe noch nicht erhoben wurden. Zum andern ist sie auf die Mehrfachanstel- lungen der Lehrpersonen zurückzuführen. Grund dafür ist, dass die Aus- trittsgründe der Lehrpersonen unabhängig von der Anzahl bestehender

Anstellungen jeweils nur einmal pro Person erhoben werden, die Netto- fluktuation jedoch auf der Grundlage jedes bestehenden Anstellungs- verhältnisses berechnet wird. Schliesslich werden die Austrittsgründe mittels Onlinefragebogen und nicht im persönlichen Gespräch erfasst, was auch eine tiefere Rücklaufquote nach sich zieht.

3. Wirksamkeit der Regelungen zu den Austrittsgesprächen Gemäss RRB Nr. 1071/2009 gelten die Regelungen zu den Austritts- gesprächen für 2010–2012. Die Finanzdirektion hat auf Ende 2012 dem Regierungsrat über die Wirksamkeit der Regelungen zu den Austritts- gesprächen Bericht zu erstatten und die Weiterführung zu beantragen. Damit die Beurteilung der Wirksamkeit auf umfangreiche Erfahrungen gestützt werden kann, werden die Erfahrungen des gesamten Drei- jahreszeitraumes mit einbezogen. Die Beurteilung sowie gegebenenfalls der Antrag auf Weiterführung werden aus diesem Grund dem Regie- rungsrat erst mit der Berichterstattung zu den Austrittsgründen und der Personalfluktuation 2012 im Jahr 2013 zum Beschluss vorgelegt.

4. Zusammenfassung Die Auswertungen der Austrittsgründe zeigen, dass die befragten Mitarbeitenden hauptsächlich aufgrund der beruflichen Entwicklung und der persönlichen Lebensumstände ihr Anstellungsverhältnis be- endet haben. Differenziertere Analysen zu den Austrittsgründen und sich daraus ergebende Massnahmen liegen in der Verantwortung der Direktionen. Die Nettofluktuationen der Direktionen weisen grössere Unterschiede auf, was auch auf berufsgruppenspezifische Besonderheiten zurückzu- führen sein dürfte. Einzig die Quote der Rückmeldungen der Austritts- gründe ist in mehreren Direktionen weiterhin verbesserungsbedürftig. Die Anzahl der Rückmeldungen muss sich zukünftig der Anzahl der Austritte annähern.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Der Bericht zu den Austrittsgründen und der Personalfluktuation 2011 wird zur Kenntnis genommen.

II. Die Finanzdirektion wird beauftragt, dem Regierungsrat über die Austrittsgründe und die Personalfluktation 2012 sowie über die Wirk- samkeit der Regelungen Bericht zu erstatten und einen Antrag zu deren Weiterführung zu stellen.

III. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi