Projekt Softwarelösung Übertrittsverfahren, gebundene Ausgabe, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 10. Dezember 2019

1164. Projekt Softwarelösung Übertrittsverfahren (Vergabe und Ausgabebewilligung)

Erwägungen

1. Ausgangslage Die Übertrittsverfahren in die verschiedenen allgemeinbildenden und berufsorientierten Maturitätsschulen im Kanton Zürich sind heute nicht aufeinander abgestimmt. Der Kantonsrat hat mit Beschluss vom 27. Ap- ril 2015 (KR-Nr. 87b/2013) eine Änderung des Mittelschulgesetzes vom 13. Juni 1999 (LS 413.21) beschlossen, nach der für die Aufnahme an ein Kurzzeitgymnasium neu die Vorleistungen der Schülerinnen und Schü- ler angemessen zu berücksichtigen sind. In der Folge wurde das Über- trittsverfahren mit der Verordnung über die Aufnahme an die Maturitäts- schulen im Anschluss an die Sekundarstufe und nach Abschluss der be- ruf‌lichen Grundbildung vom 3. April 2019 neu geregelt (ABl 2019-04-12). Der gesamte Prüfungsablauf für alle Maturitätsschultypen soll mit einer geeigneten Softwarelösung abgewickelt werden. Die neue Software- lösung soll Geschäftsprozesse standardisieren und zur Verringerung ma- nueller Arbeitsabläufe führen, Durchlauf- und Wartezeiten verringern, Synergien innerhalb der kantonalen Maturitätsschulen nutzen und Lehr- und Schulsekretariatspersonen sowie Verwaltungsmitarbeitende entlasten. Im März 2018 wurde ein offenes Submissionsverfahren durchgeführt und der Zuschlag einer Anbieterin erteilt. Eine nicht berücksichtigte An- bieterin reichte Beschwerde beim Verwaltungsgericht des Kantons Zü- rich ein. Das Verwaltungsgericht hiess die Beschwerde im November 2018 gut und entschied, dass der Zuschlag der Beschwerdeführerin erteilt wer- den müsse. Nach Abschluss des Gerichtsverfahrens wurden die Vertrags- verhandlungen aufgenommen, scheiterten jedoch im April 2019, weshalb ein neues Submissionsverfahren durchzuführen war.

2. Ablauf der Submission Die Ausschreibung wurde am 19. Juli 2019 auf simap.ch veröffentlicht. Die Eingabefrist endete am 6. September 2019, die Offertöffnung erfolgte gleichentags. Zwei Unternehmen reichten Angebote mit einmaligen Kosten im Umfang zwischen Fr. 1 228 210.90 und Fr. 1 472 500.00 sowie jährlich wiederkehrenden Kosten im Umfang zwischen Fr. 43 900 und Fr. 45 234.05 ein. Beide Angebote waren gültig und erfüllten sowohl die Eignungskriterien als auch die zwingenden Anforderungen. Die Bewer- tung der Angebote erfolgte gemäss den in den Ausschreibungsunter- lagen festgelegten Zuschlagskriterien.

3. Vergabe Die eingereichten Unterlagen, die im September 2019 durchgeführten Anbieterpräsentationen sowie die Referenzauskünfte wurden von einem breit abgestützten Bewertungsteam aus Vertretungen aller Anspruchs- gruppen im Hinblick auf die Erfüllung der Zuschlagskriterien benotet. Die NOVO Business Consultants AG, Zürich, wies dabei die beste Erfül- lung der Zuschlagskriterien aus und erreichte mit 842,2 Punkte von höchs- tens 1000 Punkten die höchste Punktzahl und liegt damit 156,3 Punkte über dem zweitplatzierten Angebot. Die Lösung der NOVO Business Con- sultants AG beruht auf der Schuladministrations-Software schulnetz. Der Zuschlag für die Lieferung, Einführung und den Betrieb der im Rahmen des Projekts «Übertrittsverfahren an die verschiedenen Ma- turitätsschultypen im Kanton Zürich» benötigten Softwarelösung ist somit für die Dauer von fünf Jahren der NOVO Business Consultants AG, Zürich, zu erteilen.

4. Strategien Digitale Verwaltung und IKT Das Gremium Operative Informatiksteuerung (OIS) hat den Antrag des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes am 4. Oktober 2019 geprüft. Die OIS bestätigt, dass aus technischer Sicht keine Einwände gegen das Vorhaben bestehen, weist aber darauf hin, dass gemäss der kantonalen IKT-Strategie der technische Betrieb von Fachapplikationen beim Amt für Informatik (AFI) bezogen werden soll. Zurzeit kann das AFI aller- dings keinen Applikationsbetrieb anbieten, wie er für die neue Software- lösung benötigt wird. Deshalb soll beim Betriebsvertrag eine Ausstiegs-­ Option nach drei Betriebsjahren eingefügt werden, sodass der Applika- tionsbetrieb zum AFI transferiert werden kann, wenn die technischen Voraussetzungen erfüllt sind. Dem Gremium Steuerung Digitale Verwal- tung und IKT (SDI) wurde der Antrag nicht vorgelegt, da es im OIS kein ablehnendes Votum zum Antrag gab und kein Mitglied die Weiterleitung des Antrages an das SDI beantragte.

5. Interne Mittel für die Einführung Für die fachliche und technische Umsetzung der neuen Softwarefunk- tionen, Prozesse und Anforderungen wird die Unterstützung von Schul- sekretariatsmitarbeitenden, Lehrpersonen sowie Verwaltungsmitarbei- tenden benötigt. Für die Entschädigung der Lehrpersonen werden dazu Lektionenentlastungen im Umfang von insgesamt 13 Jahreslektionen be- nötigt, was einmaligen Kosten von Fr. 101 400 entspricht.

6. Ausgabenbewilligung Gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rech- nungslegung vom 9. Januar 2006 (CRG, LS 611) gilt eine Ausgabe als ge- bunden, wenn sie zur Erfüllung eines gesetzlichen Auftrages (unter an- derem gemäss Mittelschulgesetz) zwingend erforderlich ist und nament- lich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. Die zu beschaf- fende Ersatzlösung ist ein sachliches Mittel, das im Sinn von § 37 Abs. 2 lit. a CRG zur Aufgabenerfüllung zwingend erforderlich ist, weshalb ihre Beschaffung als gebundene Ausgabe zu betrachten ist. Bei den Kosten für die Einführung handelt es sich um eine einmalige gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 2 595 100, wovon Fr. 1 521 000 zu- lasten der Investitionsrechnung und Fr. 1 074 100 zulasten der Erfolgs- rechnung gehen. Die Vertragsdauer für die Softwarelösung beträgt fünf Jahre. Die Ausgaben fallen in der Leistungsgruppe Nr. 7306, Berufsbil- dung, an und werden den Maturitätsschulen verrechnet. Die Ausgaben sind im Budgetentwurf 2020 und im KEF 2020–2023 eingestellt. Die Tabelle 1 zeigt die Übersicht über die Kosten (in Franken): Beschreibung 2020 2021 2022 2023 2024 Total Investitionsrechnung Implementierung 1 228 220 der Software Aufbaukosten für externes 94 400 Hosting Reserve 15% 198 380 Zwischentotal Investitions- 1 521 000 1 521 000 rechnung Erfolgsrechnung Betriebskosten 45 240 45 240 45 240 45 240 45 240 Kosten externer Betrieb 149 300 149 300 149 300 149 300 149 300 Zwischentotal Erfolgsrechnung 194 540 194 540 194 540 194 540 194 540 972 700 Zwischentotal gemäss Offerte ‭2 493 700‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬‬ Projektunterstützung 101 400 101 400 Total Kosten 2 595 100 – davon Investitionsrechnung 1 521 000 – davon Erfolgsrechnung 1 074 100

Das Vorhaben verursacht jährliche Kapitalfolgekosten von Fr. 315 608. Sie berechnen sich gemäss Tabelle 2 wie folgt: Investitionskategorie Kostenanteil Nutzungsdauer Kalk. Zinsen Abschreibungen Total in Franken in Jahren in Franken in Franken in Franken Software 5020000000 1 521 000 5 11 408 304 200 315 608

Dispositiv

Auf Antrag der Bildungsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Einführung der Softwarelösung für das Übertrittsverfahren an die Maturitätsschulen im Kanton Zürich wird eine gebundene Aus- gabe von insgesamt Fr. 2 595 100 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 7306, Berufsbildung, bewilligt. Davon gehen Fr. 1 521 000 zulasten der Inves- titionsrechnung und Fr. 1 074 100 zulasten der Erfolgsrechnung.

II. Der Auftrag für die Softwarelösung wird gemäss Angebot vom 6. September 2019 für eine fünfjährige Vertragsdauer zu Fr. ‭2 493 700‬ an die NOVO Business Consultants AG, Zürich, vergeben.

III. Das Mittelschul- und Berufsbildungsamt wird ermächtigt, den Ver- trag mit der NOVO Business Consultants AG, Zürich, abzuschliessen.

IV. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

V. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Bildungsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli