Staatsarchiv, Stellenplan

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 4. Februar 2026

131. Staatsarchiv, Stellenplan

Erwägungen

A. Ausgangslage Der Personalbestand des Staatsarchivs ist in den vergangenen zwei Jahrzehnten in mehreren Schritten gewachsen (vgl. RRB Nrn. 1560/2006 9,7 Stellen, 1485/2010 9,5 Stellen, 169/2018 11,5 Stellen, 1338/2024 7,5 Stel- len, 763/2025 0,7 Stellen). Er umfasst derzeit insgesamt 79,3 Stellen. Durch die Entwicklung der Infrastruktur und der personellen Mittel konnte das Staatsarchiv seine Leistung deutlich steigern. Die vorhan- denen personellen Mittel reichen jedoch noch nicht aus, um den gesetz- lichen Auftrag gemäss Archivgesetz (LS 170.6) und Archivverordnung (LS 170.61) zu erfüllen. Insbesondere fehlen die personellen Mittel, um die unbearbeiteten Ablieferungen, die sich in den 1990er- und 2000er-Jahren angestaut haben, zu erschliessen und zugänglich zu machen, wie dies aufgrund des Gesetzes über die Information und den Datenschutz (LS 170.4) und des Archivgesetzes erforderlich wäre. Seit 2007 ist es zwar gelungen, den Umfang der Restanzen von rund 13 Laufkilometern auf rund 9 Lauf- kilometer zu reduzieren. Allerdings verläuft der Abbau deutlich zu langsam; er beträgt, je nach Umfang der jeweils eingehenden Abliefe- rungen, einige wenige 100 Laufmeter pro Jahr. Das heisst, dass der rest- lose Abbau der Restanzen mit den bestehenden personellen Mittel noch 25 bis 30 Jahre in Anspruch nehmen würde. Das ist aus rechtsstaatlicher und aus ökonomischer Sicht nicht akzep- tabel: Die Öffentlichkeit hat schon heute Anspruch darauf, einen grossen Teil der unbearbeiteten Unterlagen einzusehen. Geht eine entsprechende Anfrage ein, müssen die Mitarbeitenden des Staatsarchivs die nachge- fragten Akten in aufwendiger Kleinarbeit heraussuchen und vorlegen. Weil sie noch keine Archivsignaturen aufweisen, sind diese zudem nicht zitierfähig.

B. Personalbedarf Projekt Abbau Aussenmagazine Milchbuck Das Projekt Abbau Aussenmagazine Milchbuck soll zunächst vom 1. Juli 2027 bis 31. Dezember 2029 durchgeführt werden, damit können knapp 10% der Erschliessungsrestanzen abgebaut und damit Erfahrun- gen für den effizienten Abbau der wichtigsten Rückstände gesammelt

werden. Um dieses Ziel zu erreichen, braucht es 5,0 Stellen, verteilt auf die Abteilungen Erschliessung (3,0 Stellen) und Beständeerhaltung (2,0 Stellen). Diese Abteilungen arbeiten bei der Aufbereitung von Abliefe- rungen und bei der Eingliederung der gebildeten Bestände in die Archiv- tektonik eng zusammen. Die zusätzlichen personellen Mittel erlauben es, rund 0,3 Laufkilo- meter Akten pro Jahr zu erschliessen (0,1 Laufkilometer pro Vollzeit- stelle in der Abteilung Erschliessung), in zweieinhalb Jahren also rund 750 Laufmeter oder gegen 10% der bestehenden Rückstände. Die ge- wonnenen Erfahrungen werden eine wichtige Grundlage für die Planung und Realisierung des weiteren Abbaus der Restanzen ab 2029 bilden. Erschliessung Die Führung bei der Planung und Durchführung des Abbauprojekts liegt bei der Abteilung Erschliessung. Die zusätzlichen Mitarbeitenden werden in die bestehenden drei Erschliessungsteams eingegliedert. Die Stellen sind befristet bis 31. Dezember 2029. Es sind dies folgende Richt- positionen: – 0,6 Stellen Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in, LK 19 VVO (ab 1. Juli 2027) – 1,6 Stellen Informations- und Dokumentationsspezialist/in, LK 16 VVO (ab 1. Juli 2027) – 0,8 Stellen Verwaltungsassistent/in, LK 13 VVO (ab 1. Juli 2027) Im Stellenplan des Staatsarchivs sind vergleichbare Stellen bereits vorhanden, womit sich eine erneute Einreihungsüberprüfung erübrigt. Beständeerhaltung Bei der Erschliessung von Ablieferungen arbeiten die Abteilungen Erschliessung und Beständeerhaltung eng zusammen. Die Ordnungs- und Verzeichnungsarbeiten liegen hauptsächlich bei der Abteilung Er- schliessung, die konservatorische und restauratorische Aufbereitung der Unterlagen wird hauptsächlich durch Fachkräfte der Abteilung Be- ständeerhaltung vorgenommen (2,0 zusätzliche Stellen). Die Stellen sind befristet bis 31. Dezember 2029. Es sind dies folgende Richtpositionen: – 1,0 Stellen Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in (Restaurator/in Fach- bereich Grafik, Schriftgut und Fotografie), LK 18 VVO (ab 1. Juli 2027) – 1,0 Stellen Techniker/in (Handbuchbinder/in), LK 14 VVO (ab 1. Juli 2027) Im Stellenplan des Staatsarchivs sind vergleichbare Stellen bereits vorhanden, womit sich eine erneute Einreihungsüberprüfung erübrigt.

C. Finanzielle Auswirkungen Die Kosten für die zusätzlichen befristeten 5,0 Stellen betragen für die gesamte Projektdauer vom 1. Juli 2027 bis 31. Dezember 2029 Fr. 1 820 000 und betreffen den Konsolidierten Entwicklungs- und Finanz- plan (KEF) 2027–2030 (2027: Fr. 360 000, 2028–2029: Fr. 1 460 000). Die Mittel für die Stellen sind im aktuellen KEF 2026–2029 nicht eingestellt. Sie sind im Budget 2027 und im KEF 2027–2030 einzustellen und der Leistungsgruppe Nr. 2224, Staatsarchiv, zu belasten.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Im Stellenplan des Staatsarchivs werden mit Wirkung ab 1. Juli 2027 folgende bis 31. Dezember 2029 befristeten Stellen geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 0,6 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in 19 1,0 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in 18 1,6 Informations- und Dokumentationsspezialist/in 16 1,0 Techniker/in 14 0,8 Verwaltungsassistent/in 13

II. Mitteilung an die Finanzdirektion sowie an die Direktion der Jus- tiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli