Hochbauamt, Stellenplan

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 18. Dezember 2024

1333. Hochbauamt (Stellenplan)

Erwägungen

A. Ausgangslage Das Hochbauamt erbringt Projektmanagementleistungen von den Vor- studien über die Planung bis zur Realisierung und Bauabrechnung für derzeit 27 Grossprojekte über 100 Mio. Franken und für rund 540 Pro- jekte unter 100 Mio. Franken. Das Gesamtprojektvolumen beträgt rund 11,9 Mrd. Franken im Mieter-, Delegations- und Baurechtsmodell sowie für weitere Nutzende (Gerichte, Opernhaus usw.). Das Hochbauamt erbringt diese Leistungen mit einem Beschäftigungsumfang von 132 Voll- zeitäquivalenten sowie mit der Unterstützung von beauftragten externen Mitarbeitenden. 2024 hat die Phase Ausschreibung und Realisierung der vier Gross- projekte Neubau Forum Zürich der Universität Zürich (UZH), Umbau Militärkaserne Zürich, Gesamtsanierung Kantonsschule Zürich Nord und Neubau Campus Technikumstrasse in Winterthur der Zürcher Hoch- schule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) begonnen. Für alle vier Grossprojekte liegen die vom Regierungsrat bzw. Kantonsrat be- willigten Objektkredite vor. Das Hochbauamt ist nicht in der Lage, mit dem bestehenden Personalbestand diese vier Grossprojekte zu realisie- ren. Bei den mittleren und kleineren Projekten (unter 100 Mio. Franken) müssen schon seit zwei Jahren mehrere Bauvorhaben wegen Personal- mangels verschoben werden und auch im Bereich Instandhaltung und Gebäudetechnik fehlt es an Planungs- und Projektleitungsmitteln. Im Folgenden wird die Methodik aufgezeigt, wie die notwendigen personel- len Mittel berechnet werden und wie sich die Priorisierung der Hochbau- investitionen auswirkt.

B. Erhebung von Kennzahlen und Berechnung der personellen Mittel Die Analyse von mehreren 100 abgeschlossenen Projekten zeigt, in welcher Phase wie viele Stunden im Hochbauamt für die Bauherrenver- tretung aufgewendet wurden. In Abbildung 1 wird dies exemplarisch an- hand von vier abgeschlossenen Grossprojekten dargestellt. Für die Vor- studienphase wurden durchschnittlich 13% des gesamten Stundenauf- wands eingesetzt, für die Projektierungsphase 22%.

Abbildung 1: Prozentuale Verteilung des Stundenaufwands in Abhän- gigkeit der Projektphasen bei den vier Grossprojekten Polizei- und Jus- tizzentrum (PJZ), Kantonsspital Winterthur, Didymos (KSW), Univer- sität Zürich Irchel 5. Etappe (UZI 5) und Bildungszentrum Uster (BZU).

5% IV

Verteilung des Stundenaufwands 60%

III

22%

II

13% Vorstudien I Projektierung Ausschreibung, Realisierung Abschluss 34% 18% 33% 15% Verteilung der Projektdauer

Mit Abstand am meisten Stunden waren für die Phase Ausschreibung und Realisierung notwendig, nämlich durchschnittlich 60%. Dies ist da- durch erklärbar, dass in dieser Phase der Arbeitsaufwand für das Hoch- bauamt markant grösser ist als in den Phasen Vorstudien und Projektie- rung, weil die Leistungen der Bauherrenvertretung nicht an die beauf- tragten Planerinnen und Planer delegiert werden können (Kontrolle der Submissionen, öffentliches Vergabewesen, Erstellung der Werkverträge, Rechnungskontrolle, Baustellenbegehungen, Änderungs- und Reserve- management, Abnahmen, integrale Tests usw.). Für den Projektabschluss waren bei den vier Grossprojekten noch durchschnittlich 5% des gesam- ten Stundenaufwands notwendig, um die Mängelbehebung sicherzu- stellen sowie die Baudokumentation und die Bauabrechnung zu erstellen.

Die Analyse des Stundenaufwands wurde nicht nur für die Grosspro- jekte durchgeführt, sondern auch für alle anderen Projektgrössenkate- gorien. Aus den erhobenen Kennzahlen wurde die zukünftige Anzahl Stellen für den Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2025–2028 berechnet. In Tabelle 1 ist ersichtlich, dass das Hochbauamt zurzeit mit 84 Stellen (Projekt- und Teamleitungen im Hochbauamt) sowie mithilfe von drei Stellen (beauftragte externe Mitarbeitende) das Projektmanagement für die Gesamtinvestitionssumme von 11,9 Mrd. Fran- ken bewältigt. Wenn die Anzahl Überstunden (über 5000) berücksich- tigt wird, ergibt dies nochmals zusätzliche drei Stellen. Tabelle 1: Anzahl Stellen Ist und Soll in Abhängigkeit der Projektgrös- senkategorie Projektgrössenkategorie Anzahl Investi­ Anzahl Anzahl Anzahl Anzahl Anzahl Anzahl Projekte tionskosten Stellen Stellen Stellen Stellen Stellen Stellen Mrd. 2024 2024 2025 2026 2027 2028 Franken Ist Soll Soll Soll Soll Soll >100 Mio. 28 7,189 21 28,8 30,3 31,9 37,1 40,3 20–100 Mio. 80 3,571 36 42,9 39,8 39,4 36,5 36,2 3–20 Mio. 119 0,966 16 17,8 16,7 16,0 16,0 16,0 1–3 Mio. 72 0,131 6 6,1 7,0 7,0 7,0 7,0 0,3–1 Mio. 96 0,057 3 3,1 5,0 5,0 5,0 5,0 <0,3 Mio. 171 0,021 2 2,2 4,0 4,0 4,0 4,0 Total 84 100,9 102,8 103,3 105,6 108,5 Anzahl Stellen Projekt- und Teamleitungen Anzahl Stellen externe 3 0 0 0 0 0 Mitarbeitende Anzahl Stellen aus Über­ 3 0 0 0 0 0 stunden Verschobene Projekte 13 0,655 –2,2 –1,0 –0,3 –1,5 –1,1 gemäss RRB Nr. 1382/2023 Total 98,7 101,8 103,0 104,1 107,4 Anzahl Stellen Projekt- und Teamleitungen

Aus dem Soll-Ist-Vergleich geht hervor, dass im Hochbauamt rund 17 bis 23 Stellen für die Projektleitung fehlen. Es fehlen aber nicht nur Projektleiterinnen und Projektleiter für die Ausschreibung und Reali- sierung der vier genannten Grossprojekte, sondern auch für die Bauher- renleistungen für die kleinen Projekte mit einer Bausumme unter 3 Mio. Franken. Hier weist der Immobilienbestand des Kantons bei Gebäuden sowohl im Verwaltungsvermögen als auch im Finanzvermögen ein In- standsetzungsdefizit aus. Dieses führt zu Sicherheitsrisiken, Einbussen der Gebrauchstauglichkeit und höheren Kosten für den Gebäudeunter-

halt (Folgeschäden, vermehrte Reparaturen). Der durchschnittliche Zu- standswert im Verwaltungsvermögen beträgt heute 0,71, obwohl gemäss Immobilienstrategie (RRB Nr. 901/2018) ein Zustandswert von 0,8 an- gestrebt werden sollte (bei Neuwert eines Gebäudes beträgt der Zu- standswert 1,0). Für diese Instandsetzungsaufgaben bei kleineren Projek- ten sind fünf Stellen Projektleiter/in vorgesehen. Diese kleineren In- standsetzungsprojekte sind bewusst von den Priorisierungsmassnahmen ausgenommen worden. Die erforderlichen Projektmanagementleistungen konnte das Hoch- bauamt im Jahr 2024 teilweise mithilfe von beauftragten externen Mit- arbeitenden und mit Überzeit erbringen. Es mussten aber bereits meh- rere Instandsetzungsprojekte zurückgestellt werden, da keine Projekt- leitenden verfügbar waren. Dieser Umstand erhöht das Instandsetzungs- defizit weiter. Das bestehende Defizit an personellen Mitteln zeigt sich auch an mehreren durch Überlastung mitverursachten arbeitspsycho- logischen Betreuungen im Hochbauamt. Auswirkungen der Priorisierung der Hochbauinvestitionen Für die Erstellung der Richtlinien zum KEF 2025–2028 haben die Nutzerdirektionen und die Baudirektion alle Projekte mit einem Inves- titionsvolumen von mehr als 4 Mio. Franken mittels fünf Kriterien prio- risiert. Diese Priorisierung gibt dem Regierungsrat die Entscheidungs- grundlagen, um Projektierungs- oder Objektkreditanträge im Einzelfall entweder zu bewilligen oder das Projekt zu verschieben oder darauf zu verzichten. Da gemäss Richtlinien zum KEF 2025–2028 keine Projekte gestoppt, sondern nur verschoben werden (Massnahme F41), führt die Priorisierung der Hochbauprojekte zu einer Reduktion des Personal- aufwands von 0,3 bis 1,5 Stellen im Hochbauamt, wie in Tabelle 1 ausge- wiesen wird. Würde auf alle Projekte mit einer Priorisierung grösser als 12 Punkte vollständig verzichtet, würde dies zu einer Reduktion des Per- sonalaufwands von 2,3 bis 2,8 Stellen im Hochbauamt führen. Zusammengefasst ergibt sich für die Projektleitungen ein Bedarf an zusätzlichen Stellen gemäss folgender Tabelle: Tabelle 2: Stellenbedarf Projektleitende Stellenprofil Richtposition Lohnklasse Anzahl VVO Stellen Grossprojektleiter/innen Architekt/in mbA 23 2 Gesamtprojektleiter/innen Architekt/in mbA 21 9 Projektleiter/innen für Instandsetzungsprojekte Architekt/in 18 2 Total 13

C. Stellenbedarf für die Digitalisierung im Bauwesen Die Digitalisierung im Bauwesen schreitet voran. Das Hochbauamt steht damit vor grossen Herausforderungen. Die Pläne und Bauakten müssen in Zukunft digital von den beauf- tragten Planungsbüros eingefordert und so abgelegt werden, dass sie in den nächsten Jahrzehnten für künftige Bau- und Betriebsanforderungen benutzt werden können. Die modernen Kommunikationsplattformen verlangen, dass die Geschäftsprozesse des Hochbauamtes digitalisiert werden. So muss beispielsweise der Prozess der Rechnungsprüfung und Zahlungsanweisung digitalisiert werden. Die Digitalisierung erfordert die Einführung und Einhaltung von weitergehenden Sicherheitsanfor- derungen. Mit Beschluss Nr. 795/2019 hat der Regierungsrat die Umsetzung der Allgemeinen und der Besonderen Informationssicherheitsrichtlinien zur Sicherstellung der IKT-Sicherheit beschlossen. Dazu müssen in den Direktionen und Ämtern Informatiksicherheitsverantwortliche Amt (I-SiA) und IKT-Verantwortliche Amt (IKT-A) eingestellt werden. Dem Hochbauamt fehlen für diese wichtigen Funktionen und für die Digita- lisierung zurzeit zwei notwendige Stellen als Informatikspezialist/in. Tabelle 3: Stellenbedarf Digitalisierung im Bauwesen Stellenprofil Richtposition Lohnklasse Anzahl VVO Stellen Informatiksicherheitsverantwortliche Amt (I-SiA) Informatikspezialist/in 19 1 IKT-Verantwortliche Amt (IKT-A) Informatikspezialist/in 19 1 Total 2

D. Erweiterung des Stellenplans Die Besetzung der zusätzlich notwendigen Stellen soll gestaffelt er- folgen. Damit die vier Grossprojekte Kantonsschule Zürich Nord, Bil- dungszentrum Militärkaserne, Campus Technikumstrasse der ZHAW und Forum UZH ab 2025 realisiert werden können und damit das In- standhaltungsdefizit insbesondere bei den kleinen Projekten nicht noch mehr anwächst, sollen die ersten Anstellungen aber so rasch wie möglich erfolgen. Das Hochbauamt hat für wenige Projekte die Bauherrenleistungen an beauftragte externe Mitarbeitende vergeben. Bauherrenleistungen können jedoch nicht unbeschränkt durch Externe erbracht werden. Zu- dem ist Outsourcing doppelt so teuer wie die Leistungserbringung durch eigene Mitarbeitende. Nach der Erweiterung des Stellenplans werden die Verträge mit diesen externen Mitarbeitenden aufgehoben.

Bei den Einreihungen handelt es sich um Stellenaufstockungen mit Ausnahme von zwei Stellen Informatikspezialist/in, für die eine Ein- reihungsüberprüfung bzw. Funktionsanalyse durchgeführt wurde. Die Ergebnisse der durchgeführten Funktionsanalyse für die beiden Stellen wurden durch das Personalamt überprüft und als nachvollziehbar er- achtet.

E. Kosten Die jährlich wiederkehrenden Personalkosten für die zusätzlichen Stellen im Hochbauamt belaufen sich auf 2,7 Mio. Franken (einschliess- lich Lohnnebenkosten) in der Leistungsgruppe Nr. 8100, Hochbauamt. Die 2025 notwendigen Mittel werden kompensiert. Die Mittel für die Jahre ab 2026 sind im KEF 2026–2029 einzustellen.

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Im Stellenplan des Hochbauamtes werden mit Wirkung ab 1. April 2025 folgende Stellen geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 7,0 Architekt/in mbA 21 1,0 Informatikspezialist/in 19

II. Im Stellenplan des Hochbauamtes werden mit Wirkung ab 1. Ja- nuar 2026 folgende Stellen geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 2,0 Architekt/in mbA 23 2,0 Architekt/in mbA 21 2,0 Architekt/in 18 1,0 Informatikspezialist/in 19

III. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Baudirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli