Ersatzbeschaffung Druckerflotte 2019, gebundene Ausgabe, Auftragserteilung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 13. Februar 2019

134. Ersatzbeschaffung Druckerflotte 2019 (Ausgabenbewilligung, Auftragserteilung)

Erwägungen

A. Ausgangslage Die zentrale Informatik der Bildungsdirektion arbeitet aus histori- schen Gründen für die Ämter der Direktion mit verschiedenen Drucker- konzepten, Hardwarelieferanten und Serviceerbringern im Druckerbe- reich. Das macht den Support der Drucker aufwendig und kompliziert. Die heute eingesetzten Multifunktionsgeräte und Drucker sind mehr- heitlich alt und entsprechend fehleranfällig. Bei einem Grossteil der geleasten Geräte ist die wirtschaftliche Lebensdauer überschritten oder sind die Leasingverträge abgelaufen. Die bezahlten Leasingkosten und «Klickpreise» liegen über den aktuellen Marktpreisen. Das bestehende Multifunktionsdruckerkonzept wurde im Rahmen der Übernahme der IT-Grundversorgung für das Amt für Jugend und Be- rufsberatung um die spezifischen Besonderheiten von dessen biz- und kjz-­ Standorte erweitert. Die Direktion beabsichtigt, die gesamte Druckerflotte für die rund 1500 Arbeitsplätze zu erneuern und das erweiterte Multifunktionsgeräte- konzept auf die ganze Direktion auszuweiten.

B. Zielsetzungen Mit dem erweiterten Multifunktionsgerätekonzept soll die Anzahl von Druckern um rund 40% gesenkt werden. Gleichzeitig werden auch der Supportaufwand und die effektiven Druckkosten gesenkt. Mit der Umsetzung des Projektes «Ersatzbeschaffung Druckerflotte 2019» schafft die Direktion gute Voraussetzungen für eine zeitgemässe und wirtschaftliche Drucker- und Multifunktionsgeräte-Infrastruktur in der Direktion mit folgenden Vorteilen: – Den Mitarbeitenden wird eine zeitgemässe Druckerinfrastruktur zur Verfügung gestellt. – Aktuelle und zukünftige Digitalisierungsvorhaben werden mit den Multifunktionsgeräten unterstützt. – Der Aufwand für die Druckerpflege wird verringert, Konfigurationen werden über ein zentrales Printmanagement ermöglicht. – Mit dem Printmanagement kann eine verursachergerechte Verrech- nung umgesetzt werden. – Der Einsatz von neuer Hardware entspricht den heutigen technolo- gischen Anforderungen bezüglich Leistung, Schnittstellen und Stan- dards.

C. Vorgehen Die Bildungsdirektion hat das Vorgehen für die Ersatzbeschaffung der Druckerflotte mit dem für die Informatikgrundversorgung verantwort- lichen Amt für Informatik (AFI) abgestimmt. Das AFI kann zurzeit selber noch keine Services im Druckbereich anbieten, hat der Bildungs- direktion aber empfohlen, beim Projekt Synergien mit der Direktion der Justiz und des Innern, die ein gleichartiges Projekt durchführt, zu suchen. Da sich die Anforderungen der beiden Direktionen an die zu beschaf- fenden Geräte und Services weitestgehend decken, haben die Bildungs- direktion und die Direktion der Justiz und des Innern eine enge Zusam- menarbeit vereinbart. Die Bildungsdirektion beteiligte sich an den Tests der Geräte und hat nach dem Beschaffungsentscheid des Regierungsra- tes (RRB Nr. 1221/2018, E. D) eine eigene Offertanfrage für die benötig- ten Geräte und Dienstleistungen an die TA Triumph-Adler Schweiz AG gestellt.

D. Kosten Eine Ausgabe gilt gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Control- ling und Rechnungslegung vom 9. Januar 2006 (CRG, LS 611) als gebun- den, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwal- tungsaufgaben zwingend erforderlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personel- len und sachlichen Mittel dient. Die zu beschaffende Hard- und Software einschliesslich Dienstleis- tungen sind im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a CRG zur Erfüllung der sich aus der Verwaltungstätigkeit ergebenden Aufgaben erforderlich, weshalb die dafür erforderlichen Kosten als gebundene Ausgabe zu betrachten sind. (Beträge in Franken) 2019 2020 2021 2022 2023 2023 Total Investitionsrechnung Software Print­ 100 000 100 000 management Erfolgsrechnung Miete Drucker 64 000 96 000 96 000 96 000 96 000 32 000 480 000 Klickkosten 124 000 186 000 186 000 186 000 186 000 62 000 930 000 Projektleitung 50 000 50 000 Pönale Rückgabe 37 000 37 000 Kopiergeräte Reserve 50 000 50 000 Total 425 000 282 000 282 000 282 000 282 000 94 000 1 647 000

Von der Ausgabe von Fr. 1 647 000 (einschliesslich MWSt) gehen Fr. 100 000 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 1 547 000 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 7000, Bildungsverwaltung. Die Ausgaben sind im Budget 2019 und KEF 2019–2022 enthalten. Die durchschnittlichen Kapitalfolgekosten für die Investitionsausgabe von Fr. 100 000 betragen jährlich Fr. 20 750. Sie bestehen aus den Abschrei- bungen und der Hälfte der jährlichen kalkulatorischen Zinsen von 1,5% der Investitionsausgaben. Personelle und betriebliche Folgekosten fallen keine an. Investitionskategorie Aktivierbarer Nutzungs- Kalk. Zinsen Abschrei- Total Kostenanteil dauer in Franken bungen in Franken in Jahren in Franken in Franken Software 100 000 5 750 20 000 20 750 Mit der Verkleinerung der Druckerflotte und den gegenwärtigen Markt- preisen ist mit einer jährlichen Einsparung von über Fr. 200 000 zu rechnen.

E. Vergabe Die Kantonale Drucksachen- und Materialzentrale (kdmz) ist in ihrer Funktion als Lead Buyer für die direktionsübergreifende Beschaffung von Outputsystemen zuständig und hat gestützt auf eine Submission im offenen Verfahren Rahmenverträge mit den drei Lieferanten TA Triumph-­ Adler Schweiz AG, Canon (Schweiz) AG und Graphax AG abgeschlossen. Damit haben die kantonale Verwaltung und weitere öffentliche Ins- titutionen die Möglichkeit, Outputsysteme (Arbeitsplatzdrucker und Multifunktionsgeräte), einschliesslich Softwarelösungen, über die kdmz zu beschaffen, ohne eine Submission durchführen zu müssen. In Abspra- che mit dem AFI erfolgt die Beschaffung in Zusammenarbeit mit der kdmz über die bestehenden Rahmenverträge. Gegenstand der Rahmen- verträge ist die Festlegung der Kauf-, Miet- und Servicebedingungen sowie Preis- und Abrechnungskonditionen für die Lieferung, Installation, Schulung, Wartung und den Betrieb für die Outputsysteme (Drucker, Kopier- und Multifunktionsgeräte). Nach Abschluss der eigenen Tests und mit Übernahme der umfang- reichen Bewertung der Direktion der Justiz und des Innern soll der Triumph-Adler Schweiz AG der Auftrag erteilt werden. Eine Publikation auf simap.ch ist aufgrund der bestehenden Rahmenverträge der kdmz nicht notwendig. Der Vertrag mit der Bildungsdirektion wird für eine feste Laufzeit von fünf Jahren abgeschlossen.

F. Terminplan Der Beginn der Umsetzung ist ab Februar 2019 und der Abschluss der Einführung auf Ende Juni 2019 geplant.

G. Umsetzung der kantonalen IKT Strategie RRB Nr. 383/2018 regelt die Entscheidungsabläufe in Bezug auf die IKT-Grundversorgung und für die IKT-Beschaffungen betreffend Fach- und Kantonsapplikationen. Die vorliegende Beschaffung hat das AFI geprüft und dazu am 21. Januar 2019 zustimmend Stellung genommen. Das Gremium «Operative IKT-Steuerung» (OIS) beriet den Antrag der Bildungsdirektion im Rahmen eines Zirkularbeschlussverfahrens. In sei- ner Stellungnahme vom 21. Januar 2019 stimmte das Gremium OIS dem Antrag zu. Das Gremium «Steuerung Digitale Verwaltung und IKT» hat den Antrag am 29. Januar 2019 auf der Grundlage dieser Stellung- nahme zuhanden des Regierungsrates vorberaten und dem Antrag zu- gestimmt.

Dispositiv

Auf Antrag der Bildungsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Beschaffung von Hard- und Software einschliesslich Dienst- leistungen wird eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 1 647 000 zu- lasten der Leistungsgruppe Nr. 7000, Bildungsverwaltung, bewilligt. Da- von gehen Fr. 100 000 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 1 547 000 zulasten der Erfolgsrechnung.

II. Der Auftrag für die Beschaffung der Druckerflotte wird gemäss Angebot vom 21. Dezember 2018 zu Fr. 1 505 341.15 der TA Triumph-Adler Schweiz AG, Embrach, vergeben.

III. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Bildungsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli