Schulverwaltungslösung für die Schulen der Sekundarstufe II, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 17. Dezember 2025

1344. Beschaffung einer neuen Schulverwaltungslösung für die Schulen der Sekundarstufe II (Vergabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Mit Beschluss Nr. 694/2022 hat der Regierungsrat die Bildungsdirek- tion, vertreten durch das Mittelschul- und Berufsbildungsamt (MBA), mit der Durchführung und Leitung des Projekts «Ablösung der Schul- verwaltungslösung für die Schulen der Sekundarstufe II» beauftragt. Er hat die notwendigen Projektstellen sowie eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 16 956 960 zulasten der Leistungsgruppen Nr. 7306, Berufsbildung, bewilligt. Davon gehen Fr. 16 440 000 zulasten der In- vestitionsrechnung und Fr. 516 960 zulasten der Erfolgsrechnung. Mit Beschluss Nr. 837/2022 hat der Regierungsrat den Auftrag für die neue Schulverwaltungslösung gemäss Angebot vom 20. August 2021 für Fr. 13 690 285 an die Datenlotsen Education Systems Schweiz AG, Zü- rich, vergeben. Aufgrund eines wesentlichen, nicht lösbaren Dissenses zwischen dem MBA und der Auftragnehmerin betreffend Inhalt und Vorgehen ent- schied sich das MBA am 20. März 2023 nach Konsultation des Projekt- ausschusses, die Zusammenarbeit mit der Auftragnehmerin abzubre- chen. Der Regierungsrat wurde am 2. Mai 2023 (Datum der Aktennotiz) von der Bildungsdirektion über den Abbruch informiert. Die gericht- liche Auseinandersetzung ist noch nicht abgeschlossen. Die Kosten dafür sind mit der Ausgabenbewilligung gemäss RRB Nr. 694/2022 gedeckt.

B. Harmonisierung der Schulprozesse und Wahl des Betriebs- modells Nach dem Vergabeentscheid begannen im August 2021 Vertreterinnen und Vertreter (Schulleitungsmitglieder und Mitarbeitende der Schul- administration) der vier Pilotschulen (Berufsbildungsschule Winterthur, Baugewerbliche Berufsschule Zürich, Kantonsschule Zürich Nord und Kantonsschule Zürcher Unterland) unter der Leitung des MBA-inter- nen Projektteams mit der Erarbeitung und Harmonisierung der Schul- verwaltungsprozesse unter den vier Pilotschulen sowie der detaillierten Definition der Anforderungen an die neue Software für die Schulver- waltung. Nach dem Abbruch der Zusammenarbeit mit der bisherigen Auftragnehmerin analysierte der Projektausschuss die Situation. Er kam zum Schluss, dass vor einer erneuten Ausschreibung die Schulprozesse fertig definiert und unter allen Schulen der Sekundarstufe II harmoni-

siert sein müssen. Durch die Harmonisierung kann künftig der Aufwand für die Wartung, den Betrieb und die Weiterentwicklung stark verringert werden. Während zweier Jahre wurden rund 160 zentrale Prozesse der Schulverwaltung definiert, mehrmals mit allen Schulen abgeglichen und anschliessend in einem Prototyp umgesetzt, der die Abläufe und die Akteurinnen und Akteure abbildet. Diese Arbeiten und der Prototyp bildeten die Grundlage für die neue Ausschreibung Ende April 2025. Die Wahl des Betriebsmodells erfolgte nach intensiver Prüfung der Chancen und Risiken mehrerer Varianten. In enger Absprache mit dem Amt für Informatik (AFI) entschied sich die Auftraggeberschaft des Projekts für das Betriebsmodell 6 gemäss Handbuch IKT-Governance des AFI, Version 1.0, vom 12. Januar 2023. Das bedeutet, dass das tech- nische Applikationsmanagement, der Applikationsbetrieb und der Be- trieb der Infrastruktur durch eine externe Anbieterin erfolgen sollen. Die fachliche Verantwortung und Betreuung sowie das Datenmanage- ment erfolgen durch das MBA.

C. Öffentliche Ausschreibung Der Auftrag zur «Evaluation einer Schulverwaltungslösung an Zür- cher Mittel- und Berufsfachschulen (Kolibri)» wurde am 30. April 2025 im offenen Verfahren im Staatsvertragsbereich auf simap.ch ausgeschrie- ben. Die Ausschreibung umfasste die Lizenzen für die Software («Soft- ware as a Service»-Lösung) sowie die Kosten für die Wartung und den Betrieb der Software für eine feste Vertragsdauer von sechs Jahren ab Ende der Einführungsphase und einer Verlängerungsoption von zwei- mal einem Jahr. Es wurden fünf Angebote mit einer Preisspanne von Fr. 9 698 430 bis Fr. 105 413 564 (jeweils einschliesslich MWSt) eingereicht. Die Angebote wurden anschliessend gemäss Art. 39 Abs. 2 der Inter- kantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB, LS 720.1) bereinigt, um sie nach Massgabe der Zuschlagskrite- rien vergleichbar zu machen. Vier Angebote erfüllten sowohl die forma- len Teilnahmebedingungen als auch die Eignungskriterien und wurden zur Angebotsauswertung zugelassen. Ein Angebot erfüllte die Vorgaben an die Referenzprojekte gemäss den Ausschreibungsbedingungen (Eig- nungskriterien) nicht und musste aus dem Verfahren ausgeschlossen werden. Die Ausschlussverfügung erfolgt zusammen mit dem Entscheid der Vergabe.

D. Vergabe Die Bewertung der eingereichten Angebote anhand der in den Aus- schreibungsunterlagen festgelegten Zuschlagskriterien erfolgte durch das Evaluationsteam, das unter anderem aus zehn Vertreterinnen und Vertretern der Mittel- und Berufsfachschulen sowie zwei Vertreterinnen

und Vertretern des MBA bestand. Die technischen Spezifikationen wurden durch einen Vertreter des AFI und einen externen Partner ge- prüft. Die Auswertung der Angebote ergab, dass das Angebot der Pu- pil AG, St. Gallen, mit 423,1 von 500 möglichen Punkten die Zuschlags- kriterien am besten erfüllt. Das Angebot liegt 262,4 Punkte über dem zweitplatzierten Angebot. Die Pupil AG hat das günstigste Angebot von Fr. 9 698 430 einschliesslich MWSt eingereicht. Der Betrag ist berechnet über längstens acht Jahre einschliesslich zweier Optionen auf Vertrags- verlängerung um je ein Jahr. Die Pupil AG schneidet insbesondere bei der Bewertung der technischen Lösung unter Berücksichtigung der Konzepte und den Referenzprojekten besser ab als die anderen Anbie- ter. Der Zuschlag soll daher der Pupil AG, St. Gallen, erteilt werden. Mit der Zuschlagsempfängerin soll ein Vertrag für eine feste Laufzeit von sechs Jahren ab Ende der Einführungsphase mit der Option für eine zweimalige Verlängerung um je ein Jahr abgeschlossen werden, für eine Vertragsdauer von längstens acht Jahren. Für die kantonalen Mittel- und Berufsfachschulen besteht eine Bezugspflicht.

E. Migration der neuen Schulverwaltungslösung Nicht Gegenstand der Ausschreibung waren die Leistungen für die Migration der neuen Schulverwaltungslösung an den 44 Mittel- und Be- rufsfachschulen, da sich diese zum Ausschreibungszeitpunkt noch nicht ausreichend spezifizieren liessen. In der Ausschreibung wurde darauf hingewiesen, dass die Erfüllung dieser Leistungen mit der Zuschlags- empfängerin geregelt werden müssen. Die detaillierte Klärung wird nach dem Vergabeentscheid erfolgen.

F. Projektorganisation und Projektdauer Mit Beschluss Nr. 694/2022 hat der Regierungsrat insgesamt 5,2 be- fristete Stellen bis 31. Mai 2028 (oder bis spätestens ein Jahr nach Pro- jektende) für das Projekt geschaffen. Für die Phasen Realisierung und Einführung hat die Bildungsdirektion mit Verfügung vom 5. Mai 2025 weitere 14 nach Bedarf unterschiedlich befristete Stellen bewilligt. Zu- dem wurden in den vier Pilotschulen für das Testen und die Abnahme der funktionalen Anforderungen je 1,4 befristete Stellen geschaffen. Die Kosten für diese befristeten Stellen werden innerhalb der jeweiligen Leistungsgruppe kompensiert. Die Kosten für den Personalbedarf sind interne Aufwendungen und stellen somit keine Ausgaben im finanz- rechtlichen Sinne dar (vgl. § 31 Abs. 2 Finanzcontrollingverordnung [LS 611.2]). Deshalb werden sie nicht in die Ausgabe aufgenommen. Aufgrund des Projektabbruchs mit der ersten Anbieterin sowie der Vorbereitung und Durchführung einer neuen Ausschreibung verlängert sich das Projekt bis Ende 2031.

G. Finanzielles Durch die Wahl des Betriebsmodells 6 gemäss Handbuch IKT-Go- vernance erfolgt ein Softwarebezug als Nutzungsrecht des Kantons, die Software wird kantonsextern betrieben und dem Kanton kommt keine Verfügungsmacht über die Software zu. Die entsprechenden Ausgaben gehen daher gemäss den Vorgaben zur Rechnungslegung zulasten der Erfolgsrechnung. Mit Beschluss Nr. 694/2022 hat der Regierungsrat eine gebundene Ausgabe von Fr. 16 956 960 für die Schulverwaltungssoftware bewilligt, davon Fr. 16 440 000 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 516 960 zulasten der Erfolgsrechnung. Bislang wurden für die Entwicklung eines Prototypen Fr. 333 470 zu- lasten der Investitionsrechnung verwendet. Es verbleibt eine bewilligte Ausgabe von Fr. 16 106 530 zulasten der Investitionsrechnung. Gemäss dem gewählten Vorgehen gehen die Kosten von Fr. 16 106 530 neu zu- lasten der Erfolgs- statt zulasten der Investitionsrechnung. Die Auftei- lung einer Ausgabenbewilligung auf Erfolgs- oder Investitionsrechnung ist nicht bindend. Wenn es nach der Bewilligung Verschiebungen zwi- schen den Rechnungen gibt, ist keine Änderung der Ausgabenbewilli- gung notwendig. Die Gesamthöhe der Ausgabe von Fr. 16 956 960 gemäss RRB Nr. 694/2022 wird nicht überschritten. Somit muss keine zusätz- liche Ausgabe bewilligt werden. Im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2027–2030 ist hin- gegen die Verschiebung des Budgetkredits von der Investitionsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 7306, Berufsbildung, je zur Hälfte in die Er- folgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 7301, Mittelschulen, sowie in die Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 7306, Berufsbildung, vorzu- nehmen. Aufgrund der Projektaktualisierung ist mit folgenden Ausgabenposi- tionen zu rechnen (in Franken): Ausgaben Erfolgs- Investitions- rechnung rechnung Dienstleistungen Dritter für Veränderungs-, Qualitäts- und 721 500 Risikomanagement Erstellen Prototyp für Ausschreibung (bereits verwendet) 333 470 Schulverwaltungslösung Sek II, Lizenzen, Wartung, Betrieb 9 698 430 (Provider) Geplante zusätzliche Leistungen für Migration und Betrieb 3 500 000 (Support) (Schätzung) Rechtsberatung, Lizenzkosten Arbeitsumgebung und 350 000 weitere externe Dienstleistungen Reserve für Unvorhergesehenes 2 353 560 Total Ausgaben Erfolgs- bzw. Investitionsrechnung 16 623 490 333 470 Total Ausgaben insgesamt 16 956 960 Die Ausgaben liegen im Rahmen der bereits mit RRB Nr. 694/2022 bewilligten Ausgaben.

H. Wirtschaftlichkeit Mit der neuen Schulverwaltungssoftware werden drei alte Systeme ersetzt. Mit der Harmonisierung der Prozesse unter den Mittel- und Berufsfachschulen können Betrieb und Unterhalt optimiert werden. Zudem werden alle wichtigen schulischen Prozesse digitalisiert, womit an den Schulen der Sekundarstufe II mit der Einführung der neuen Schulverwaltungslösung ein Grossteil der Anforderungen an eine digi- tale Verwaltung erfüllt werden kann.

Dispositiv

Auf Antrag der Bildungsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Der Auftrag für die neue Schulverwaltungslösung für die Schulen der Sekundarstufe II wird gemäss Angebot vom 14. Juli 2025 zu Fr. 9 698 430 (einschliesslich MWSt) an die Pupil AG, St. Gallen, vergeben.

II. Die Bildungsdirektion, vertreten durch das Mittelschul- und Be- rufsbildungsamt, wird ermächtigt, mit der Pupil AG, St. Gallen, die Ver- träge im Sinne der Erwägungen abzuschliessen.

III. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

IV. Mitteilung an die Bildungsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli