BVK, Stellenplan, Änderung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 9. November 2011

1357. BVK, Stellenplan (Änderung)

Erwägungen

1. Ausgangslage Der Stellenplan der BVK wurde letztmals mit RRB Nr. 1563/2010 geändert und neu festgelegt. Die BVK ist seit gut zwei Jahren intern wie extern stark gefordert. Zum einen ist sie daran, mit einer weitreichenden Teilrevision der Statuten ihre Finanzierung auf eine neue Grundlage zu stellen und eine mehrjährige Sanierung aufzugleisen, um die seit drei Jahren anhaltende Unterdeckung zu beheben. Zum andern hat der Korruptionsfall um den ehemaligen Anlagechef dazu geführt, dass die Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe überprüft und angepasst werden müssen. Gegenüber Versicherten und angeschlossenen Arbeitgebenden hat der Informa- tions- und Beratungsbedarf in einem bisher nicht gekannten Masse zu- genommen. Allgemein ist seit der ersten BVG-Revision 2005 der Aufwand zur Verwaltung beruflicher Vorsorgeeinrichtungen stetig gestiegen. Auf- grund der Finanzkrise haben zudem die regulatorischen Ansprüche auch in der Vermögensverwaltung (einschliesslich Immobilien) deutlich zugenommen. Es handelt sich dabei um branchenweite und strukturelle Veränderungen mit langfristigem Charakter. Weiter haben sich bran- chenweit die Erwartungen und Informationsbedürfnisse der Aktiv- versicherten, Rentenbeziehenden und angeschlossenen Arbeitgeben- den deutlich verändert. Diese neuen Erwartungshaltungen entsprechen dem Trend in der Vorsorgebranche, äussern sich aber in der BVK auf- grund des Korruptionsvorwurfs des entlassenen Anlagechefs und der Vernehmlassung über den Entwurf zur Teilrevision der Statuten beson- ders deutlich. Die Geschäftsleitung der BVK prüft periodisch die Arbeitsabläufe und passt diese bei Bedarf an. Das interne Kontrollsystem muss noch- mals deutlich ausgebaut werden. Eine kürzliche Überprüfung des be- stehenden Kontrollsystems in der Versichertenverwaltung hat gezeigt, dass dieses sich vorab an den bestehenden Mitteln orientiert. Eine risiko- bezogene Ausrichtung zwecks Vermeidung von finanziellen Schäden bedingt eine Neuausrichtung und zusätzliche personelle Mittel zur kon- sequenten Einhaltung des neuen internen Kontrollsystems. Seit Mona- ten sind die Mitarbeitenden der BVK erheblich überlastet. Die Über- lastung kann nicht durch organisatorische Massnahmen oder bessere IT-Systeme behoben werden.

Die BVK verfügt über 42 Vollzeitstellen. Die bestehenden Mittel genügen zur Ausübung des Tagesgeschäfts nicht mehr, heute müssen die geschäftskritischen Prozesse prioritär bearbeitet werden. Ist-Organigramm:

2. Abteilung Versichertenverwaltung Beratung und Administration Der Stellenplan der Versichertenverwaltung wurde 2008 um vier Stellen auf 20,6 Vollzeitstellen erhöht. Damals wurde mit dieser Mass- nahme ein Anstieg der Verwaltungskosten um 27% (von Fr. 94 auf Fr. 120 pro Jahr und Versicherten) prognostiziert. Tatsächlich stiegen sie aber kaum, weil der Bestand an Aktivversicherten und Renten- beziehenden deutlich zugenommen hat. Kalenderjahr 2007 2010 Veränderung Anzahl Versicherte 92 000 104 000 +13,0% Verarbeitete Personenereignisse 35 000 40 000 +14,2% Neurenten 1 750 2 090 +19,4% Die BVK ist traditionell auf äusserst schlanke Prozesse, die durch die Arbeitgebenden qualitätsgesichert sind, ausgerichtet. Dementspre- chend werden heute alle Versicherten, unabhängig von ihren Arbeit- gebenden, alphabetisch den Mitarbeitenden zur Betreuung zugeordnet. Die angeschlossenen Arbeitgebenden sowie die Versicherten und Ren- tenbeziehenden belasten die Versichertenverwaltung mit einem sehr grossen Zuwachs an direkten Anfragen (Telefon, E-Mail und Briefe). Insbesondere bei den Arbeitgebenden zeigt sich diese für die BVK neue und ungewohnte Situation auch darin, dass auf breiter Front eine vorsorgewerkorientierte Betreuung mit entsprechenden Auswertungen gewünscht wird. Neben diesen strukturellen Veränderungen aufgrund des grösseren Versicherten- und Rentnerbestandes und der überpro- portional gewachsenen Anzahl von Mutationen hat die Belastung

der Kundenberatenden auch aufgrund des Korruptionsvorwurfs gegen- über dem ehemaligen Anlagechef und der Ankündigung von Sanie- rungsmassnahmen bedeutend zugenommen. Von der BVK werden zu- nehmend komplexe Beratungen mit Varianten gewünscht; eine für die Branche übliche, aber für die BVK neue Situation. Besonders zeitinten- siv sind die aufgrund der tiefen Zinsen stark zunehmenden Beratungen zu Vorbezügen im Rahmen der Wohneigentumsförderung, Pensionie- rungsberechnungen sowie zahlreichen Anfragen zur Sanierung und zur Zukunft der BVK. In Anbetracht der sich abzeichnenden langen Sanierungsdauer und der bis Ende 2013 zu vollziehenden Verselbststän- digung der BVK muss davon ausgegangen werden, dass sich der Bera- tungsaufwand für Versicherte und angeschlossene Arbeitgebende wei- ter erhöhen wird. Die Anzahl der zu betreuenden Kundinnen und Kunden pro Sach- bearbeitenden sind mit 5700 mehr als doppelt so hoch wie bei der orga- nisatorisch vergleichbar aufgestellten Pensionskasse der Stadt Zürich. Weitere Vergleiche: Anzahl betreute Versicherte pro Sachbearbeitenden PK Zürich 2500 Publica 2500 bis 3000 BVK 5700

Anzahl Anschlussverträge PK Zürich 170 Publica 88 BVK 530 Im Sammelstiftungsgeschäft der Privatassekuranz betreut eine Sach- bearbeiterin oder ein Sachbearbeiter durchschnittlich 2500 bis 3000 Aktiv- versicherte. Viele Vorsorgeeinrichtungen lassen sich nicht oder nicht mehr mit der BVK vergleichen, weil sie über andere Grundlagen verfügen. Bei- spielsweise sind bei der Pensionskasse der SBB 95% aller Aktivver- sicherten einer einzigen Arbeitgeberin angeschlossen. Diese Arbeitge- berin verfügt über einen medizinischen Dienst, der nebenbei auch noch für die Pensionskasse arbeitet. Andere Arbeitgebende verfügen (im Gegensatz zum Kanton) über längere Lohnfortzahlungen bzw. Kran- kentaggeldversicherungen, was die Vorsorgeeinrichtungen beträchtlich entlastet (verminderte Berufsinvalidität). Die Bearbeitung der Berufs- invalidität ist sehr aufwendig, so muss bei jeder längeren gesundheitlich bedingten Abwesenheit einer Arbeitnehmerin oder eines Arbeitneh- mers die Pensionskasse Massnahmen treffen, auch wenn es in den meis- ten Fällen letztlich nicht zu einer echten Invalidität kommt.

Die Belastung der Sachbearbeitenden hängt unmittelbar von der An- zahl der individuell zu betreuenden Aktivversicherten und Renten- beziehenden sowie der Anzahl Anschlüsse ab. Die BVK arbeitet zurzeit nach einer klaren Priorisierung nach liquiditätswirksamen Geschäfts- fällen. So werden Auszahlungen neuer Renten, Mutationen von Bank- verbindungen usw. vorab bearbeitet. Arbeitsrückstände bestehen vor- wiegend im Invaliditätsbereich. Die Komplexität der Koordination mit der Eidgenössischen Invalidenversicherung hat aufgrund der 5. IV- Revision mehr als erwartet zugenommen. Dazu gehört auch die Ein- führung des Case Managements des Kantons 2008, das sich zwar bewährt, die letzten Jahre aber deutlich mehr Zeit beanspruchte. Sämtliche medizinischen Abklärungen werden durch die BVK koordiniert und beurteilt. Innerhalb von vier Jahren haben diese um über 50% zuge- nommen (2007: 555 Fälle, 2010: 854 Fälle). Die ständige Überlastung der Mitarbeitenden liess seit Jahren keine fachliche Aus- und Weiterbildung mehr zu. Es besteht ein dringender Nachholbedarf. Die Verteilung der Anzahl Versicherten zwischen kantonalen Ange- stellten und den Angestellten der angeschlossenen Arbeitgebenden hat sich seit 2000 stark verschoben: Durch die Ausgliederungen der Spitä- ler, der Hochschulen, der Universität, des Flughafens, der Gebäudever- sicherung, der kirchlichen Körperschaften, der Kantag usw. sind in den letzten Jahren über 20 000 Versicherte vom Kanton in einen der BVK angeschlossenen Betrieb übergegangen. Durch die damit verbundenen Ausgliederungen von Versicherten in angeschlossene Betriebe muss der Betreuungsaufwand zugunsten der Arbeitgebenden deutlich erhöht werden. Diese Betriebe könnten die BVK durch Kündigung der An- schlussverträge verlassen. Die diesbezüglichen Hausaufgaben konnten mangels Kapazität nicht wahrgenommen werden, was sich mit der Einführung von Sanierungsmassnahmen negativ auswirken könnte. Die BVK muss Ende 2011 erstmals Vertragsauflösungen unter Einbezug des Teilliquidationsreglements durchführen. Dies zwingt sie – zumin- dest für diese Verträge – zu einer sofortigen Arbeitgeber orientierten Organisation. Weiter verfügen die angeschlossenen Betriebe teils über vom Kanton abweichende Personalreglemente. Die BVK verfügt heute nicht über die Mittel, um eine nach Arbeitgebenden (statt nach Namen der Versicherten) segmentierte Betreuung anbieten zu können. Bei den nachfolgenden Stellen handelt es sich, neben einer Team- leiterin bzw. einem Teamleiter, vorwiegend um Sachbearbeitende, die eine direkte Verantwortung für die Beratung der angeschlossenen Arbeitgebenden und deren Versicherte übernehmen. Sie sind deshalb

in der Lohnklasse 15 einzureihen. Einzelne Sachbearbeitende in den Klassen 13 und vorwiegend 14 sind für die Administration ohne Kun- denkontakt vorgesehen. Mit den beantragten Stellen sinkt die Anzahl der betreuten Ver- sicherten pro Sachbearbeitenden von 5700 auf 3700 und ist damit im Vergleich zu anderen Kassen noch immer hoch. Beantragte Stellen Funktionsbezeichnung Lohnklasse 1,0 Adjunkt/in 17 8,0 Verwaltungsassistent/in 15 1,4 Verwaltungsassistent/in 13 10,4 Total

Rechtsdienst Der Rechtsdienst ist organisatorisch der Versichertenverwaltung angeschlossen. Er unterstützt diese sowie die anderen Abteilungen in Rechtsfragen und soll externe Mandate koordinieren. Seit der Vernehmlassung über den Entwurf der Teilrevision der Statu- ten und aufgrund der Präsenz der BVK in den Medien ist die Versicher- tenverwaltung deutlich mehr auf die Unterstützung des Rechtsdienstes angewiesen. Einerseits haben Anfragen seitens der angeschlossenen Arbeitgebenden stark zugenommen und anderseits werden Entscheide der BVK (z. B. bei Invalidisierungen) vermehrt hinterfragt. Beantragte Stellen Funktionsbezeichnung Lohnklasse 2,0 Juristische Sekretärin / Juristischer Sekretär 20 2,0 Total

3. Abteilung Asset Management In der Kurzfassung des Berichtes der BDO AG vom 7. Januar 2011 an die Finanzdirektion zur Administrativuntersuchung BVK wird unter Zusammenfassung der wichtigsten Empfehlungen Folgendes festgehal- ten: «Die personelle Besetzung im Bereich Vermögensverwaltung ist zu verstärken. Dies mit dem Ziel, die Qualität sicherzustellen, eine Stell- vertretung zu ermöglichen und ein wirksames IKS leben zu können.» Heute umfasst das Asset Management vier Vollzeitstellen, die ab September 2011 besetzt sind. Dies entspricht dem mit RRB Nr. 1563/ 2010 genehmigten Stellenplan.

Hauptaufgaben der beantragten Stelle: Überwachung der externen Obligationen Manager, Sicherstellung der Überwachung der Transak- tionsausführung, fachliche Prüfung sämtlicher Verträge und Service Level Agreements sowie Überwachung der operativen Risiken der in- ternen und externen Managerinnen und Manager. Beantragte Stelle Funktionsbezeichnung Lohnklasse 1,0 Wiss. Mitarbeiter/in mbA (Portfoliomanager/in) 23 1,0 Total

4. Abteilung Real Estate Management Die Abteilung Real Estate Management ist für das direkt gehaltene Immobilienvermögen von zurzeit rund 3,7 Mrd. Franken und die An- lagen in Hypotheken von rund 1,1 Mrd. Franken verantwortlich. Das Real Estate Management betreut somit über 25% der Vermögens- anlagen der BVK. Die über die AFIAA Anlagestiftung (die BVK ist Stifterfirma) direkt gehaltenen Immobilien im Ausland beanspruchen darüber hinaus BVK-intern verhältnismässig viele Mittel. Im Bericht der BDO AG vom 28. März 2011 an die Finanzdirektion zur Analyse des Real Estate Managements wird im Kapitel 4.4 empfoh- len, den Personalbestand schrittweise und gezielt um fünf bis sechs Per- sonen zu erhöhen. Das Portfoliomanagement ist für eine risikogerechte, effiziente, per- formanceorientierte und nachhaltige Entwicklung des Immobilienbe- standes verantwortlich. Unterstützt durch das bereits eingeführte Real Estate Management Informations System (REMIS) soll das Portfolio geführt werden. Für eine langfristig marktgerechte Positionierung und zur Kostenoptimierung führt das Portfoliomanagement periodisch Benchmarkings hinsichtlich Marktpositionierung und Kostenstruktu- ren durch, analysiert die Ergebnisse und setzt die Massnahmen ziel- gerichtet um. Zudem werden über das Management Informations System (MIS) durch die jährlichen Discounted cash flow (DCF) Bewer- tungen internetbasiert abgewickelt, die Objektstrategien bewertet und die Budgetierungsprozesse gesteuert. Hinzu kommen ein angemessenes Reporting und operative Controllingaufgaben. Aufgrund der Portfolio- grösse, der Nutzungsspezifikationen und der geografischen Diversifika- tion des Porfolios sind für eine bestmögliche Nutzung der Wertschöp- fungspotenziale zwei zusätzliche Portfoliomanagerinnen oder -manager, davon eine Juniormanagerin oder ein Juniormanager, erforderlich. Im Bereich Immobilienentwicklung werden die Eigentümerinteres- sen bei der Umsetzung der zahlreichen Bauprojekte vertreten. Die Bauherrenvertretungen sind für eine marktgerechte Umsetzung der

Bauten, für Kosten, Termine und Qualität verantwortlich und unterstüt- zen die Erstvermietungsprozesse. Sie begleiten Projektentwicklungen in allen Phasen, von Grundstückentwicklungen aus dem Bestand über Ersatzneubauten bis hin zu eingekauften Projektentwicklungen. Sie be- treuen dabei eine Vielzahl von Unternehmen, koordinieren und über- wachen die Prozesse und vertreten die Eigentümerschaft bei ihren vertraglichen Ansprüchen. Bei diesen kapitalintensiven Investitions- phasen sind erhöhte Risiken, aber auch erhebliche Wertschöpfungspo- tenziale vorhanden. Eine marktgerechte konzeptionelle Positionierung in der Phase der Immobilienentwicklung ist entscheidend für den nach- haltigen Erfolg. Zur Wahrung der Eigentümerinteressen von der Planungsphase bis hin zum Garantiemanagement ist eine minimale eigentümerseitige Bereitstellung von Personal erforderlich. Im Rah- men einer angemessenen Vermögensverwaltung, einer zeitgemässen Stellvertretungsregelung und der Sicherstellung und Dokumentation der Prozesse, insbesondere einer engen Überwachung der kapitalin- tensiven Vergaben, sind trotz Outsourcing von Treuhand- und Über- wachungsdienstleistungen zwei zusätzliche Vollzeitstellen erforderlich. Durch die effiziente Kosten- und Qualitätsoptimierung, verbunden mit marktgerechten Vergaben und der Erstellung professioneller Verträge, lassen sich Wertschöpfungspotenziale von jährlich mehreren Millionen Franken ausschöpfen. Die BVK gewährt ihren Versicherten Hypotheken zu Vorzugskondi- tionen. Die Hypothekarverwaltung, Schuldbriefaufbewahrung und das Inkasso erfolgen durch die Zürcher Kantonalbank. Die Risiken bei der Gewährung von Hypothekardarlehen verbleiben ausschliesslich bei der BVK. Für die Abwicklung der Hypothekargesuche steht der BVK ein Mitarbeiter zur Verfügung, während eine qualifizierte Stellvertretung mit den erforderlichen Fachkenntnissen fehlt. Bei einem Ausfall des Hypothekarsachbearbeitenden wäre die Gewährung von Hypothekar- darlehen nicht mehr sichergestellt. Aufgrund der gestiegenen Anfor- derungen im Kreditsektor und auf Anregung der Finanzkontrolle hat die BVK die Vergabeprozesse für Hypotheken verbessert und beab- sichtigt, eine interne Kontrolle nach dem Vieraugenprinzip einzurich- ten, was die Schaffung einer zusätzlichen Stelle erfordert. Beantragte Stellen Funktionsbezeichnung Lohnklasse 1,0 Adjunkt/in mbA (Portfoliomanager/in) 23 1,0 Adjunkt/in (Portfoliomanager/in Junior) 18 2,0 Adjunkt/in mbA (Immobilienentwickler/in) 23 1,0 Adjunkt/in (Hypothekarsachbearbeiter/in) 18 5,0 Total

5. Abteilung Rechnungswesen & Zentrale Dienste In zunehmendem Masse wollen Versicherte Fragen persönlich ge- klärt haben. Zudem führen die verschiedenen Immobilienprojekte zu einer hohen Sitzungsfrequenz an Ort und Stelle. Die Arbeiten am Emp- fang der BVK nehmen stark zu. Dieser muss zudem aus Sicherheits- gründen mehr überwacht werden. Weil gleichzeitig wegen der Umstel- lung auf ein zentrales Scanning des Posteingangs Arbeiten langfristig anfallen, genügen die bestehenden Mittel nicht mehr. Beantragte Stelle Funktionsbezeichnung Lohnklasse 0,6 Verwaltungsassistent/in 13 0,6 Total

6. Abteilung Risk Management & Controlling Die auf den 1. Mai 2011 geschaffene Abteilung Risk Management & Controlling soll ein wirkungsvolles, die ganze Aktivseite umfassendes Risk Management und Controlling sicherstellen. Damit zudem das In- vestment Controlling intern abgewickelt werden kann und die Stellver- tretung sichergestellt ist, muss der Stellenplan um eine Vollzeitstelle er- höht werden. Zu den Hauptaufgaben der beantragten Stelle gehören das Invest- ment Controlling, d. h. nachgelagerte und unabhängige Überwachung der gesetzlichen und mandatsspezifischen Anlagerestriktionen im Asset Management und im Real Estate Management, die Stellvertretung des Leiters Risk Management & Controlling, das interne Kontrollsystem bestehend aus Auf- und Ausbau der Überwachungsprozesse (Spezifi- kation, Implementierung, Dokumentation), die Überwachung von Man- datsvergabeprozessen, die Schnittstelle zu externen Kontrollinstanzen (Revision, externer Investment Controller usw.), Projektleitung bzw. Projektunterstützung sowie das Fallmanagement und Spezialaufträge. Beantragte Stelle Funktionsbezeichnung Lohnklasse 1,0 Controller/in mbA (Investment Controller/in) 21 1,0 Total

7. Infrastruktur und Informatik Das Gesamtwachstum der BVK und die anstehende Statutenände- rung lösen auch in der Informatik grosse Veränderungen aus. Die EDV- Programme der Versichertenverwaltung und Finanzbuchhaltung sowie die Schnittstelle zum Real Estate Management müssen in den nächsten

Jahren ausgebaut, ersetzt bzw. neu eingeführt werden. Die geplanten IT-Projekte bewirken in den kommenden drei Jahren einen deutlichen Mehraufwand. Die absehbaren Engpässe werden durch temporäre, externe Unterstützung bewältigt.

8. Kosten Die Kosten der beantragten Stellen im Asset Management und Risk Management & Controlling werden durch Einsparungen bei externen Mandaten und jene im Real Estate Management durch Ausnutzung be- reits bestehender Potenziale mehr als kompensiert. Die Verwaltungskosten (einschliesslich Personalkosten) der BVK belasten die Rechnung des Kantons nicht. Die BVK trägt die Kosten selbst bzw. stellt bei den angeschlossenen Arbeitgebenden einen Teil davon in Rechnung. Die beantragten Stellen sind im Budget 2011 nicht berücksichtigt. Der geplante Personalaufbau erfolgt nach und nach und ist im Entwurf zum Budget 2012 berücksichtigt. Bedingt durch den Auszug der Universität Zürich aus den Räumlichkeiten der BVK kön- nen die neuen Arbeitsplätze im bestehenden Gebäude untergebracht werden. Neues Organigramm:

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Im Stellenplan der BVK werden ab 1. Oktober 2011 folgende neuen Stellen geschaffen: Stellen Richtposition gemäss Personalgesetz (Bemerkungen) Klasse (VVO) 2,0 Verwaltungsassistent/in 13 8,0 Verwaltungsassistent/in 15 1,0 Adjunkt/in 17 1,0 Adjunkt/in (Hypothekarsachbearbeiter/in) 18 1,0 Adjunkt/in (Portfoliomanager/in Junior) 18 2,0 Juristische/r Sekretär/in 20 1,0 Controller/in mbA (Investment Controller/in) 21 1,0 Adjunkt/in mbA (Portfoliomanager/in) 23 2,0 Adjunkt/in mbA (Immobilienentwickler/in) 23 1,0 Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in mbA (Portfoliomanager/in) 23

II. Mitteilung an die Finanzdirektion.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi