Betrieb und Unterhalt der Rechtsinformationssysteme RIS1 und RIS2, zusätzliche gebundene Ausgabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 12. Dezember 2023

1468. Betrieb und Unterhalt der Rechtsinformationssysteme RIS1 und RIS2 (gebundene Ausgabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Die Direktion der Justiz und des Innern betreibt als Fachapplikatio- nen für Justizvollzug und Wiedereingliederung das Rechtsinformations- system RIS1 und für die Staatsanwaltschaft und die Jugendstrafrechts- pflege das Rechtsinformationssystem RIS2. Gemäss RIS2-Überprüfung (RRB Nr. 1116/2016) muss die Direktion die Funktionsfähigkeit und den Betrieb dieser Fachapplikationen bis zur Einführung neuer Lösungen sicherstellen. Mit RRB Nr. 389/2017 wurden der Betrieb und der Unter- halt des Rechtsinformationssystems RIS1 und RIS2 für die Jahre 2017 bis 2021 sichergestellt. Die beiden Fachapplikationen werden aufgrund des Funktionsumfangs und der unterschiedlichen Benutzergruppen mit zwei verschiedenen Pro- jekten abgelöst. Die Ablösung von RIS1 wurde mit RRB Nr. 782/2021 be- schlossen. Die Einführung der neuen Fachapplikation erfolgt voraussicht- lich bis 2025. Für die Ablösung von RIS2 wurde ein behördenübergreifen- des Beschaffungsvorhaben gestartet. Die Ablösung von RIS2 wird frü- hestens ab 2027 erfolgen können. Zur Sicherstellung der Kontinuität der Funktionsfähigkeit und des Be- triebs von RIS1 und RIS2 erfolgte im Juli 2021 eine Ausschreibung im offenen Verfahren (Staatsvertragsbereich) (simap.ch Projekt Nr. 224243 – Softwarepflege und IKT-Leistungen im Bereich CA PLEX und .Net für Fachapplikationen). Der Ausschreibungsgegenstand umfasste Software- pflege, Support und Entwicklungsdienstleistungen im CA-PLEX-Umfeld. Während der Frist zur Angebotsabgabe sind bei der Vergabestelle keine Angebote eingereicht worden (§ 37 Abs. 1 lit. a Submissionsverordnung [LS 720.11]). Da zur Erfüllung des gesetzlichen Auftrags von Justizvollzug und Wie- dereingliederung sowie der Staats- und Jugendanwaltschaft die Funk- tionsfähigkeit und der Betrieb der Fachapplikationen RIS1 und RIS2 nach wie vor sichergestellt werden müssen, soll eine freihändige Vergabe gestützt auf Art. 21 Abs. 2 lit. a der Interkantonalen Vereinbarung über das öffent- liche Beschaffungswesen vom 15. November 2019 (LS 720.1) an die Unter- nehmen AXSOS AG, Metzingen, IT Finance Consulting GmbH, Wien, kaspAir GmbH, Hergiswil, Oktett GmbH, Luzern, Plexer GmbH, Vol- ketswil, Revi Informatik AG, Kloten, und urSolution GmbH, Hochdorf, erfolgen.

B. Bedarf Die für die Sicherstellung von RIS1 und RIS2 notwendigen technischen Arbeiten lassen sich wie folgt kategorisieren: Funktionsfähigkeit Aufgrund sich verändernder Geschäftsprozesse und neuer Schnittstel- len sind betrieblich notwendige Anpassungen notwendig, um die Funk- tionsfähigkeit der Fachapplikationen bis zu deren Ablösung zu erhalten. Grössere Veränderungen im Umfeld der Fachapplikationen, wie zum Bei- spiel die Anbindung von RIS2 an die neue Fachapplikation für Justiz- vollzug und Wiedereingliederung oder das erwartete Inkrafttreten des Bundesgesetzes über die Plattformen für die elektronische Kommunika- tion in der Justiz (BEKJ) ziehen sogar grössere notwendige Investitionen mit sich. Betrieb, Support und Wartung Um alle gesetzlich vorgeschriebenen Prozesse im Justizvollzug und Wiedereingliederung und in den Staatsanwaltschaften sowie der Jugend- strafrechtspflege weiterhin unterstützen zu können, sind Anpassungen an den beiden Fachapplikationen notwendig. Diese Wartungsarbeiten tragen zur Reduktion von technischen Risiken, zur Verbesserung der Leis- tung und zur Sicherung der Stabilität bei. Damit kann sichergestellt wer- den, dass die beiden Fachapplikationen bis zum Ende ihrer verbleiben- den Einsatzzeit reibungslos funktionieren. Diese Leistungen stellt die Direktion der Justiz und des Innern mit externen Partnern sicher und vereinbart diese vertraglich.

C. Kosten Eine Ausgabe gilt gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Control- ling und Rechnungslegung vom 9. Januar 2006 (CRG, LS 611) als gebun- den, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungs- aufgaben zwingend erforderlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. Die zu beschaffenden Dienstleistungen sind im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a CRG zur Erfüllung der Aufgaben im Strafvollzug (RIS1) sowie der Strafverfolgung Erwachsene und der Jugendstrafrechtspflege (RIS2) bis zum Ende der ordentlichen Lebensdauer der Fachapplikationen erfor- derlich, weshalb sie als gebundene Ausgabe zu betrachten sind. Die Kosten für den Erhalt der Funktionsfähigkeit für RIS1 werden auf Fr. 87 000 beziffert, jene für RIS2 auf Fr. 1 265 000. Für den Betrieb, den Support und die Wartung werden mit Ausgaben für RIS 1 von Fr. 1 171 500

und für RIS2 von Fr. 2 054 500 gerechnet. Für Unvorhergesehenes, mög- liche Änderungen wegen gesetzlicher Anforderungen wird eine Reserve von 10% der Kosten für Betrieb, Support und Wartung von Fr. 227 800 gebildet. Tabelle 1: Gesamtkosten (Beträge in Franken einschliesslich MWSt) Betrieb/Nutzung 2023 2024 2025 2026 2027 2028 Total Investitions­ 59 000 545 000 475 000 273 000 0 0 1 352 000 rechnung Zwischentotal Erhalt Funktions­fähigkeit – Rechtsinforma­ 10 000 58 000 19 000 87 000 tionssystem RIS1 – Rechtsinforma­ 49 000 487 000 456 000 273 000 1 265 000 tionssystem RIS2 Erfolgsrechnung 948 000 1 040 600 695 200 248 600 260 700 260 700 3 453 800 Zwischentotal Betrieb/Support/Wartung – Rechtsinforma­ 449 000 427 000 151 500 47 000 48 500 48 500 1 171 500 tionssystem RIS1 – Rechtsinforma­ 499 000 519 000 480 500 179 000 188 500 188 500 2 054 500 tionssystem RIS2 – Reserve (10%) 94 600 63 200 22 600 23 700 23 700 227 800 Total (einschliess­ 1 007 000 1 585 600 1 170 200 521 600 260 700 260 700 4 805 800 lich MWSt)

Für die laufenden und erwarteten Kosten stehen im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2023–2026 Fr. 594 000 in der In- vestitionsrechnung und Fr. 1 080 000 in der Erfolgsrechnung der Leistungs- gruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, zur Verfügung. Tabelle 2: Mittelbedarf (Beträge in Franken) 2023 2024 2025 2026 2027 2028 Total Investitionsrechnung 59 000 545 000 475 000 273 000 0 0 1 352 000 Erfolgsrechnung 948 000 1 040 600 695 200 248 600 260 700 260 700 3 453 800 Projektumsetzungs­ 1 007 000 1 585 600 1 170 200 521 600 260 700 260 700 4 805 800 kosten Zusätzliche benötigte –255 000 425 000 395 000 193 000 0 0 758 000 Mittel (Investitions­ rechnung) Zusätzliche benötigte 563 000 655 600 515 200 118 600 260 700 260 700 2 373 800 Mittel (Erfolgsrechnung) Zusätzlich benötigte 308 000 1 080 600 910 200 311 600 260 700 260 700 3 131 800 Mittel

Die zusätzlich benötigten Mittel werden für das Jahr 2024 innerhalb der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, kompensiert. Die wei- teren Mittel sind in die künftigen KEF aufzunehmen. Die durchschnittlichen jährlichen Kapitalfolgekosten (Abschreibun- gen und Zinsen) betragen über die gesamte Betriebsdauer Fr. 275 470 und setzen sich zusammen aus Abschreibungen von Fr. 270 400 und kalkula- torische Zinsen von Fr. 5070. Es ist nicht mit betrieblichen und personellen Folgekosten zu rechnen. Tabelle 3: Kapitalfolgekosten Kapitalfolgekosten/Jahr (Fr.) Kosten Abschreibungen Kalkulatorischer Kalkulatorische Total in Franken Zinssatz Zinsen 1 352 000 270 400 0,75% 5 070 275 470

D. Risiken Die auf dem Markt verfügbaren PLEX-Entwicklerinnen und -Entwick- ler, die RIS1, RIS2 sowie die Prozesse im Justizbereich kennen, sind sehr beschränkt. Die Direktion der Justiz und des Innern will sich die dafür nötigen Mittel für den erwarteten Betriebszeitraum der Fachapplikatio- nen vertraglich sichern.

E. Strategiekonformität RRB Nr. 383/2018 regelt die Entscheidungsabläufe in Bezug auf die IKT-Grundversorgung und für die IKT-Beschaffungen betreffend Fach- und Kantonsapplikationen. Zur Beschaffung vorliegender Dienstleistun- gen erfolgte, da es sich um keine IKT-Grundversorgung bzw. neue Fach- oder Kantonsapplikation handelt, keine Überprüfung der Strategiekon- formität über das Amt für Informatik und das Gremium Operative In- formatiksteuerung.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Für den Erhalt der Funktionsfähigkeit sowie den Betrieb, den Sup- port und die Wartung von RIS1 und RIS2 wird zu den Ausgabenbewilli- gungen gemäss RRB Nrn. 1256/2014 und 389/2017 eine zusätzliche gebun- dene Ausgabe von Fr. 4 805 800 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, bewilligt. Davon gehen Fr. 1 352 000 zulasten der In- vestitionsrechnung und Fr. 3 453 800 zulasten der Erfolgsrechnung. Die gesamte zur Verfügung stehende Ausgabensumme beträgt Fr. 10 164 800.

II. Die Aufträge zum Erhalt der Funktionsfähigkeit sowie zum Betrieb, zum Support und zur Wartung von RIS1 und RIS2 werden zu Fr. 4 805 800 an die Unternehmen AXSOS AG, Metzingen, IT Finance Consulting GmbH, Wien, kaspAir GmbH, Hergiswil, Oktett GmbH, Luzern, Plexer GmbH, Volketswil, Revi Informatik AG, Kloten, und urSolution GmbH, Hochdorf, vergeben.

III. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

IV. Mitteilung an die Finanzdirektion sowie an die Direktion der Jus- tiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli