Erneuerung der Fachapplikation "e-Work Permit", gebundene Ausgabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 2. Februar 2022

168. Erneuerung der Fachapplikation «e-Work Permit» (gebundene Ausgabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Das System «e-Work Permit» (eWP) ist in der Volkswirtschaftsdirek- tion seit 18 Jahren im Einsatz. Mit diesem System verarbeitete die Abtei- lung Arbeitsbewilligungen des Amtes für Wirtschaft und Arbeit (AWA) bisher im langjährigen Durchschnitt rund 15 000 bis 18 000 Gesuche pro Jahr. Bedingt durch die Coronapandemie lagen die Zahlen zuletzt tiefer. Für die nächsten Jahre wird mit einem Gesuchseingang zwischen 10 000 und 15 000 pro Jahr gerechnet. Die Funktionalitäten von eWP, die User Experience wie auch die Schnittstellen-Standards sind veraltet und wei- sen insgesamt mit jährlich rund Fr. 90 000 hohe Betriebskosten auf. Die eingesetzten Technologien werden nur noch teilweise unterstützt, was für die Abteilung Arbeitsbewilligungen zunehmend zum Risiko wird. Die Ablösung der eWP-Fachapplikation stellt daher eine technische und wirt- schaftliche Notwendigkeit dar.

B. Neukonzeption «e-Work Permit» mit erweiterten Funktionen Gestützt auf eine Marktanalyse entschied das AWA, die Lösungs- variante «Neukonzeption» umzusetzen, und erteilte den Auftrag, einen Projektauftrag zu erarbeiten. Die Neukonzeption wurde gegenüber einer blossen Modernisierung der bestehenden Applikation bevorzugt. Zusätz- lich wurde eine Variante «Kantons- oder Bundesapplikation» erwogen, da zum Zeitpunkt der Analyse unklar war, ob auf Stufe Bund eine Appli- kation erarbeitet würde, welche die voll benötigte Funktionalität umfas- sen würde. Mit Blick auf die erforderlichen Mittel wurden die Rollen «Pro- jektleitung» und «Business Analyst» extern vergeben. Diese erhielten den Auftrag, die Konzeptphase und die WTO-Ausschreibung vorzube- reiten sowie die System-Einführung und das Testing zu begleiten. Die Projektorganisation wurde mit weiteren Rollen, u. a. mit dem IT-Archi- tekten des Amtes für Informatik (AFI), verstärkt. Die Volkswirtschaftsdirektion bewilligte am 16. Juni 2021 für das Pro- jekt eine einmalige Ausgabe von insgesamt Fr. 640 169, davon Fr. 306 299 für externe Dienstleistungen sowie Fr. 333 870 für System-Beschaffungs- kosten (einschliesslich Wartungs-, Support- und Betriebskosten für vier Jahre sowie interne Aufwände).

In der Folge wurde der ursprüngliche Projektauftrag aufgrund weiter optimierter Prozesse, zusätzlich geforderter Funktionen und erweiterter Schnittstellen ergänzt: – Es soll eine moderne Fachapplikation für die Entgegennahme und Be- urteilung von Gesuchen um Arbeitsbewilligungen beschafft, integriert und eingeführt werden. Die Fachapplikation bzw. das Business Prozess Management Tool soll die Arbeit der Abteilung Arbeitsbewilligungen besser unterstützen und zusätzliche Funktionalitäten im Bereich Re- porting und Monitoring anbieten. Die Schnittstellen sollten weitest- gehend medienbruchfrei und standardisiert werden. – Die Applikation soll die Strategie «Digitale Verwaltung 2018–2023» des Kantons Zürich unterstützen, indem sie für die internen User, vor allem aber für die Unternehmen im Kanton Zürich (externe User), eine zeitgemässe und benutzerfreundliche User Experience bietet. – Das eWP soll zwei neue Plattformen als Kundenportale nutzen: easy- Gov auf Bundesebene und ZHservices auf Kantonsebene. easyGov wurde 2017 als Online-Schalter für Unternehmen lanciert, ZHservices entstand im Rahmen der Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung und baut zurzeit mit dem Projekt IP7.4 Erneuerung ZHservices u. a. das Angebot für Unternehmen aus. Das vorliegende Projekt wurde vom AFI geprüft und am 12. August 2021 gestützt auf RRB Nr. 383/2018 vom kantonalen Gremium «Opera- tive Informatiksteuerung» freigegeben.

C. Kosten Die geschätzten einmaligen Kosten für die Erneuerung der eWP-Fach- applikation einschliesslich externer Projektdienstleistung, Beschaffungs- kosten, Fachapplikation, neuer Schnittstellen und Integration belaufen sich unter Einrechnung einer Reserve auf insgesamt Fr. 1 580 399 (einschliess- lich MWSt): Projektkosten Realisierung und Einführung (in Franken) 2021 2022 Total Fachapplikation eWP 403 080 403 080 Schnittstellen eWP 151 155 151 155 Kundenportal Kanton (Bau) 300 770 300 770 Kundenportal easyGov (Anbindung) 50 385 50 385 Externe Projektdienstleistung 100 000 431 337 531 337 Reserve (10%) 143 672 143 672 Total 100 000 1 480 399 1 580 399

Die geschätzten wiederkehrenden Kosten für Wartungs-, Support- und Betriebskosten belaufen sich auf Fr. 66 508 (einschliesslich MWSt) pro Betriebsjahr, dies unter der Annahme, dass eine Lösung mit jährlich an- fallenden Lizenzkosten beschafft wird. Jährlich wiederkehrende Kosten (in Franken) 2022 Folgejahre Wartung/Support & Betrieb 16 627 66 508 Total 16 627 66 508

Die Beschaffung für die neue eWP-Lösung wird zwischen Februar und Mai 2022 im WTO-Ausschreibungsverfahren durchgeführt und fällt gestützt auf § 34 der Finanzcontrollingverordnung (FCV, LS 611.2) in Verbindung mit § 39 lit. a FCV in die Kompetenz der Volkswirtschafts- direktion. Eine weitere Angebotsanfrage wird innerhalb des Rahmen- vertrags von ZHservices der Staatskanzlei (RRB Nr. 168/2021) in Form eines Mini-Tenders erfolgen. Diese umfasst die Realisierung, Lieferung und Einführung des Basismoduls und der Zusatzanwendung von ZHser- vices. Für easyGov gibt es keine separate Beschaffung, sondern lediglich eine technische Schnittstellenanbindung. Sämtliche Ausgaben sind zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebe- nen Aufgaben (gemäss Ausländer- und Integrationsgesetz, SR 142.20) zwingend erforderlich und dienen namentlich der Beschaffung und Er- neuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen Sachmittel. Dies gilt auch für die Einbindung in ZHservices und für die Anbindung an easyGov, was mit Blick auf die Digitalisierungsstrategie des Kantons dem heutigen Standard entspricht. Sämtliche Ausgaben gelten deshalb als gebunden im Sinne von § 37 Abs. 1 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611). Die einmalige Ausgabe für die Erneuerung der eWP-Fachapplikation zur Geschäftsabwicklung des Arbeitsbewilligungsverfahrens beträgt insgesamt Fr. 1 580 399 und wird der Leistungsgruppe Nr. 5300, Amt für Wirtschaft und Arbeit, belastet. Davon gehen Fr. 995 929 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 584 470 zulasten der Erfolgsrechnung. Die Investitionskosten sind nicht im Budget eingestellt, da sie mit der Ände- rung des Projektumfangs deutlich höher sind als ursprünglich angenom- men. Rund Fr. 100 000 der Kosten gehen zulasten der Erfolgsrechnung 2021 und Fr. 484 547 zulasten der Erfolgsrechnung 2022. Innerhalb des Budgets 2022 werden diese im Wesentlichen mit tieferen Personalkosten kompensiert. Die Kapitalfolgeaufwendungen betragen – bei einer Ab-

schreibungsdauer von fünf Jahren – jährlich rund Fr. 217 650, davon rund Fr. 213 250 für Abschreibungen und rund Fr. 4400 für kalkulatorische Zinsen. Es fallen keine weiteren Folgeaufwendungen an. Diese sind zu- sammen mit den Kosten für Wartung, Support und Betrieb im Konsoli- dierten Entwicklungs- und Finanzplan 2023–2026 einzustellen. Die von der Volkswirtschaftsdirektion am 16. Juni 2021 bewilligte Aus- gabe für die Erneuerung der eWP-Fachapplikation ist aufzuheben.

Dispositiv

Auf Antrag der Volkswirtschaftsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Erneuerung der «e-Work Permit»-Fachapplikation zur Durch- führung des Arbeitsbewilligungsverfahrens wird eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 1 580 399 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 5300, Amt für Wirtschaft und Arbeit, bewilligt. Davon gehen Fr. 995 929 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 584 470 zulasten der Erfolgsrechnung.

II. Für Wartung, Support und Betrieb der «e-Work Permit»-Fachappli- kation wird für 2022 eine gebundene Ausgabe von Fr. 16 627 und ab 2023 eine jährlich wiederkehrende gebundene Ausgabe von Fr. 66 508 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 5300, Amt für Wirtschaft und Arbeit, bewilligt.

III. Die Ausgabenbewilligung der Volkswirtschaftsdirektion vom 16. Juni 2021 für die Erneuerung der «e-Work Permit»-Fachapplikation wird aufgehoben.

IV. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Volkswirtschaftsdirek- tion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli