Kantonales Steueramt, Abschluss des Programms «ZüriPrimo», Kenntnisnahme

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 24. März 2021

280. Kantonales Steueramt, Abschluss des Programms «ZüriPrimo»

Erwägungen

1. Programm «ZüriPrimo» Mit «ZüriPrimo» (Projekt Informatik mit Organisation) hat das kan- tonale Steueramt (KStA) ein System verwirklicht, das eine umfassende und integrierte Ausrichtung des Prozesses «Steuern erheben» vorsieht. Mit Beschluss Nr. 307/2004 hat der Regierungsrat die strategische Aus- richtung des Gesamtsystems «ZüriPrimo» (Ziele, Gesamtkonzept, Reali- sierungseinheiten, Ecktermine) genehmigt. Das Gesamtprogramm wurde in zwölf Realisierungseinheiten mit einem Realisierungszeitraum von elf Jahren bis 2015 unterteilt. Die Kosten wurden mit rund 139 Mio. Fran- ken veranschlagt. Mit RRB Nr. 702/2006 wurde dem Programm eine lineare Kürzung von 10% auferlegt und das Kostenziel auf 126,7 Mio. Fran- ken gesetzt. Aufgrund der Sanierungsvorgaben «San10» wurde 2010 die geplante Laufzeit des Programms um drei Jahre bis 2018 verlängert. Für die Programmführung und die Realisierungseinheiten wurden die ein- zelnen Ausgabenbewilligungen jeweils als geschlossene Einheiten bean- tragt und abgeschlossen. Die Umsetzung des Programms wurde inhalt- lich im Dezember 2019 mit den letzten Inbetriebnahmen abgeschlossen. Die Genehmigung der letzten noch nicht abgeschlossenen Ausgaben- bewilligungen ist mit der Genehmigung der Abrechnung von Ausgaben- bewilligungen des Regierungsrates für das Frühjahr 2021 vorgesehen.

2. Zielerreichung, Gesamtkosten und Termine Das Programm «ZüriPrimo» wurde ein Jahr später als geplant 2019 abgeschlossen. Das Kostenziel für die realisierten Ziele wurde mit Ge- samtkosten von 110,7 Mio. Franken erreicht. Damit wurde der Rahmen- kredit von 2004 von 138,9 Mio. Franken um 20% oder 28,2 Mio. Fran- ken und das 2006 verschärfte Kostenziel (Massnahmenplan Haushalt- sanierung 06) um 13% oder 16 Mio. Franken unterschritten. Einzelne Vorhaben wurden aufgrund der jeweiligen Wirtschaftlichkeitsprüfung oder äusserer Rahmenbedingungen angepasst oder es wurde im Kontext des Programms auf die Realisierungseinheit verzichtet. Die angepassten inhaltlichen Ziele wurden vollständig erreicht. Der geschätzte Aufwand für die nicht umgesetzten Vorhaben entspricht etwa der Unterschreitung des verschärften Kostenziels. An den Ergebnissen des Programms waren über 400 Mitarbeitende von Gemeinden, Lieferanten und der kantona- len Verwaltung beteiligt.

Mit «ZüriPrimo» wurden neue Prozesse, Systeme und Strukturen ge- schaffen. Mit der elektronischen Steuererklärung ist es den Steuerpflich- tigen heute möglich, die Steuererklärung ohne Papier einzureichen. Mit den durch «ZüriPrimo» eingeführten Systemen zur Registrierung, Ver- anlagung, Weiterleitung und Archivierung sowie für den Bezug verschie- dener Steuerarten hat sich die Arbeitsweise der Steuerbehörden von Ge- meinden und Kanton stark gewandelt. Tabelle 1: Überblick der Zielerreichung des Programms «ZüriPrimo» 2004 bis 2019 Ziel Zielerreichung Bemerkung Aufbau und Betrieb eines zentralen Erreicht Das neue Steuerregister mit je einem Steuerregisters zur Sicherstellung System für natürliche und juristische der heutigen und künftigen Anforde- Personen ist zusätzlich im Pilotbetrieb rungen und Aufgaben des Kantons mit Gemeinden, was über die ur- sprünglichen Ziele hinaus geht. Integration sämtlicher IT-Applika- Überwiegend Einzelne Schnittstellen wurden aus tionen und -Anwendungen im erreicht wirtschaftlichen Gründen zurück­ Steuerwesen (keine Insellösungen) gestellt. Umsetzung von integrierten, ein- Erreicht Die Workflowsteuerung wurde nicht heitlichen und optimierten Arbeits- in allen Abteilungen eingeführt; abläufen im Gesamtprozess Integration Bezug von Quellen- und «Steuern erheben» direkten Bundessteuern geht über die ursprünglichen Ziele hinaus. Zentrale Verfügbarkeit von Daten Erreicht Konsolidierung der Register- und und Funktionen für heutige und Veranlagungsdaten sowie Bezugs- künftige Aufgabenstellungen des daten, soweit der Bezug durch das KStA KStA erfolgt Elektronischer Datenaustausch Erreicht Die für Dialog-Gemeinden realisierte durch die Vernetzung der Steuer- zentrale Veranlagung geht über die ämter von Kanton und Gemeinden ursprünglichen Ziele hinaus. Ablösung und Erneuerung der heute Erreicht Die erneuerten Systeme sind teil­ im Einsatz stehenden Informatik- weise bereits seit über zehn Jahren mittel in Betrieb . Effizienz und Produktivität des Erreicht Weiteres Potenzial besteht z. B. Verwaltungsprozesses «Steuern bei der Prozessharmonisierung erheben» verbessern Gemeinde/Kanton. Massnahmen des Sanierungs­ Erreicht Die erforderlichen Massnahmen programms 04 unterstützen wurden umgesetzt.

Ziel Zielerreichung Bemerkung Eingesetzte Sachmittel vereinheit- Überwiegend Aufgrund der angepassten Vor­ lichen und konzentrieren (u. a. IT- erreicht gehensweise werden verschiedene Infrastruktur) Lösungen und Rechenzentren ein­ gesetzt. Wartungs- und Betriebskosten Teilweise Insgesamt Erhöhung der Wartung- verringern erreicht und Betriebskosten (Wachstum der Fallzahlen, mehr automatisierte Abläufe)

3. Umgesetzte Realisierungseinheiten Realisierungseinheiten wurden als einzelne Objektkredite vom Re- gierungsrat genehmigt. Damit wurde ergänzend zur rollenden Planung im Zusammenhang mit der Erstellung des Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplans die Gesamtkostenplanung durch die Ausgabenbewilli- gungen pro Realisierungseinheit abgesichert. Auf diese Weise war auch die Verwendung der Programmreserven für eine Realisierungseinheit fak- tisch an die Bewilligung eines entsprechenden Zusatzkredits durch den Regierungsrat geknüpft. Die Realisierungseinheiten 04 und 07 wurden aufgrund der eng abgestimmten Umsetzung zusammen realisiert und ab- gerechnet. Tabelle 2: Für einzelne Realisierungseinheiten bewilligte und tatsäch- liche Ausgaben (in Mio. Franken) Realisierungseinheit Bewilligte ± Ist-Kosten Ausgaben RE00 Programmführung 7,6 –0,1 7,5 RE01 Register/Veranlagung 62,4 –11,4 51,1 RE02 Datenerfassung/Archivierung 9 –0,9 8,1 RE03 Workflow 4,8 –0,1 4,7 RE04 Ersatzbeschaffung Direkte Bundessteuer 11,9 0,6 12,5 RE05 Juristische Bibliothek/E-Government 11,3 –1,4 9,9 RE06 Liegenschaftenportfolio/Bewertung 0 0 0 RE07 Ersatzbeschaffung Quellensteuer 17,7 –1,9 15,8 RE08 Wertschriftenbewertung 0,2 –0,1 0,1 RE09 Erbschafts-/Schenkungssteuer 1,4 –0,5 0,9 RE10 Bücherrevision 0 0 0 RE11 Entwicklungsplattform/Reserven 0 0 0 RE12 Betriebsplattform ZüriPrimo/Reserven 0 0 0 Total 126,4 –15,7 110,7 Abweichungen im Total sind auf Rundungen zurückzuführen.

4. Projekterfahrungen und Ausblick Die strikte Steuerung des Inhalts, des Zeitrahmens und der Kosten des Programms führten in wesentlichen Teilbereichen zu einer Beschrän- kung auf das zwingend Notwendige. So wurden gezielt die Strukturen und Systeme innerhalb des kantonalen Steueramts konsolidiert und über Schnittstellen mit den Gemeinden verbunden. 2007 wurde geprüft, ob eine einzige, kantonsweit bei Kanton und Gemeinden eingesetzte IT-Lösung infrage kommt, was jedoch aufgrund der geltenden Rahmenbedingungen als nicht realistisch beurteilt wurde. Zwar wurde dieser Vision im Rahmen von «ZüriPrimo» in Teilen Rechnung getragen, eine vollständige Reali- sierung würde allerdings weitere, sehr grosse Anstrengungen erfordern. Bei Vorhaben innerhalb und ausserhalb des Programms (z. B. bei Ge- meindefusionen) zeigte sich beispielsweise, dass neben der Zusammen- führung der Systeme vor allem die Zusammenführung der heute auf Ge- meindeebene mehrfach geführten Datenbestände mit grossem personel- lem, finanziellem und zeitlichem Aufwand verbunden ist. Auch nach Programmende bestehen eine wesentliche Abhängigkeit von Entwick- lungspartnern und hohe Anforderungen an den IT-Betrieb. Entsprechend soll bei Beschaffungen zukünftig noch stärker die Leistungsfähigkeit des Anbieters im Vordergrund stehen und der Lösungsmarkt mittels verbindlicher Standards im Steuerwesen gefördert werden. In Anbetracht von möglichen grundlegenden Änderungen im schwei- zerischen Steuerrecht und der Zunahme internationaler Vorgaben ge- winnen Anpassungsfähigkeit und Flexibilität der Organisation, Prozesse und Systeme stark an Bedeutung. Auch wegen der Ziele einer digitalen Verwaltung, struktureller Veränderungen wie Gemeindefusionen und den zusätzlicher Aufgaben im Steuerwesen, z. B. hervorgerufen durch Bevölkerungswachstum oder Gesetzesänderungen, wird es in den kom- menden Jahren noch wichtiger, Systeme und vor allem Abläufe im Steuer- wesen zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Aufgrund der langen Entwicklungszeit des Programms ist auch der technische Erneuerungs- bedarf für die realisierten Systeme mittel- bis langfristig absehbar. Vor diesem Hintergrund gilt es, die Vision einer einzigen, kantonsweit bei Kanton und Gemeinden eingesetzten IT-Lösung weiterhin im Blick zu behalten und unter Einbezug des Marktumfelds sowie der politischen, finanziellen und technischen Rahmenbedingungen erneut zu prüfen. Das Programm «ZüriPrimo» hat wichtige Anwendungen und Daten kon- solidiert und zentrale Lösungen für Gemeinden, Steuerpflichtige und Arbeitgebende ermöglicht. Damit wurde auch die Grundlage für die an-

stehende, weitere Digitalisierung des Steuerwesens gelegt. Erste Schritte in diese Richtung sind im Rahmen der Massnahmen der Finanzdirektion zur Umsetzung der Legislaturziele 2019–2023 bereits in Umsetzung oder geplant. Diese umfassen etwa den papierlosen Steuererhebungsprozess, die Anpassungen im Steuererklärungsverfahren oder die Zusammen- führung der Datenhaltungen des Kantons und der Gemeinden.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Vom Abschluss des Programms «ZüriPrimo» per Ende Dezember 2019 wird Kenntnis genommen.

II. Mitteilung an die Finanzdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli