Betrieb und Unterhalt des Rechtsinformationssystems RIS1 und RIS2, zusätzliche gebundene Ausgabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 3. Mai 2017

389. Rechtsinformationssystem RIS1 und RIS2, Betrieb und Unterhalt (gebundene Ausgaben)

Erwägungen

A. Ausgangslage Mit Beschluss Nr. 1116/2016 nahm der Regierungsrat Kenntnis von den Ergebnissen der RIS2-Überprüfung und den daraus folgenden Arbeiten. Die Ergebnisse der Überprüfung lassen sich folgendermassen zusammen- fassen: – Es wird von der bisherigen Strategie, alle Einheiten der Direktion der Justiz und des Innern (JI) mit RIS 2 auszustatten und damit diese Eigen- entwicklung sowohl als Fachapplikation für den Justizbereich als auch als direktionsübergreifendes Geschäftsverwaltungssystem einzusetzen, Abstand genommen. – RIS2 wird dort, wo es bereits im Einsatz steht (Strafverfolgung Er- wachsene [SVE]) und der Jugendstrafrechtspflege [JSP]), bis zum Ende der ordentlichen Lebensdauer weiterbetrieben. – RIS1, das vorderhand noch im Justizvollzug, im Gemeindeamt und im Generalsekretariat eingesetzt wird (JUV, GAZ und GS), soll so rasch wie möglich durch eine Standard-Fachapplikation abgelöst werden. – Die Ausschreibung für das Standardprodukt als Ersatz für RIS1 und als Nachfolgeprodukt für RIS2 soll rasch an die Hand genommen werden. – Für die Geschäftsverwaltung in der gesamten Direktion wird eben- falls ein Standardprodukt (Axioma) eingesetzt. Für die Ausschreibung, Umsetzung und Einführung der Justiz-Fach- applikation ist mit mindestens drei Jahren zu rechnen. Mit dem vorlie- genden Beschluss geht es darum, den Betrieb und die Funktionsfähigkeit aller Systeme (RIS1 und RIS2) bis zur Einführung der neuen Produkte sicherzustellen.

B. Bedarf Beim derzeitigen Anpassungsbedarf an RIS1 und RIS2 wird unterschie- den nach Arbeiten zur Sicherstellung von Betrieb, Support und Wartung während der geplanten Nutzungsdauer sowie Anpassungen, welche die Funktionsfähigkeit der vorhandenen Systeme RIS1 und RIS2 gewährleis- ten. Für die Betriebs-, Support- und Wartungsdienstleistungen müssen die Leistungen für RIS1 und RIS2 mit dem externen Vertragspartner sicher- gestellt und vertraglich vereinbart werden.

a) RIS1 Betrieb, Support und Wartung Das am 1. Januar 2018 im Rahmen der StGB-Revision in Kraft tretende neue Sanktionenrecht erfordert weitreichende Änderungen im Strafvoll- zug. Um die neuen Prozesse im Amt für Justizvollzug in der Hauptabtei- lung Bewährungs- und Vollzugsdienste sowie in den betroffenen Justiz- vollzugsinstitutionen unterstützen zu können, sind entsprechende Anpas- sungen im RIS1 notwendig. Funktionsfähigkeit Seit 2008 wurden keine betrieblich notwendigen Anpassungen mehr im RIS1 durchgeführt. Da sich die Geschäftsprozesse und Schnittstellen in dieser Zeit verändert haben, ist RIS1 bereits heute in seiner Funktions- fähigkeit stark eingeschränkt. Gleichwohl sollen mit Blick auf die Neuan- schaffungen nur noch die absolut notwendigen Anpassungen vorgenom- men werden. b) RIS2 Betrieb, Support und Wartung Seit der Einführung im Oktober 2014 wurden laufend die dringend notwendigen Wartungsarbeiten durchgeführt. Die durch die Informatik JI vorgenommenen Analysen ergaben, dass in verschiedenen Applika- tionsbereichen teilweise weitere technische Wartungsarbeiten erforder- lich sind. Die Umsetzung dieser Wartungsarbeiten trägt zur Verminderung der technischen Risiken, Verbesserung der Leistung und Sicherung der Stabilität von RIS2 bei. Damit kann sichergestellt werden, dass das RIS2 in der geplanten Einsatzzeit mit geringen Wartungskosten reibungslos funktioniert und erst etwa 2021 durch das neue Standardmodell abge- löst werden könnte. Funktionsfähigkeit Während der Durchführung der RIS2-Überprüfung wurden ursprüng- lich geplante Funktionalitäten nicht zur Umsetzung freigegeben. Um die Arbeitsabläufe sicherzustellen und die Benutzereffizienz zu steigern, sind diese zurückgehaltenen, aber betriebsnotwendigen Fachanforderungen (z. B. E-Thek als Aktenverzeichnis nutzbar) entsprechend umzusetzen. Es werden somit nur noch hoch priorisierte Anpassungen berücksichtigt. c) SAP-Schnittstelle Die JI wird gestützt auf RRB Nr. 1725/2010 SAP als neue Rechnungs- wesen-Lösung einführen, um damit die heutige IRIS-Lösung abzulösen (Projekt P0005_SAP). Damit stellt die JI wie die anderen Direktionen der kantonalen Verwaltung das Rechnungswesen auf SAP um und erfüllt da-

mit die Anforderung an ein zentral geführtes Rechnungswesen (RRB Nr. 836/2001). Die bestehenden RIS1- und RIS2-IRIS-Schnittstellen müs- sen daher durch neu zu entwickelnde SAP-Schnittstellen ersetzt werden. Da RIS1 und RIS2 nicht auf der gleichen Software-Architektur auf- gebaut sind und Schnittstellen zu SAP auf einer anderen Technologie (Webservices) beruhen, müssen die Anpassungen jeweils in beiden Appli- kationen umgesetzt werden. Die durch die Informatik JI und durch die externe Leistungserbringerin zu leistenden Entwicklungsarbeiten sind zur Umsetzung für 2017 eingeplant. Diese gebundenen Ausgaben sind im KEF 2017–2020 eingestellt.

C. Kosten Die Kosten für den Betrieb, den Support und die Wartung RIS1 wer- den auf Fr. 474 000 beziffert, jene für RIS2 auf 2,215 Mio. Franken. Für den Erhalt der Funktionsfähigkeit von RIS 1 und RIS2 wird mit Ausga- ben von Fr. 670 000 gerechnet, im Weiteren wird eine Reserve für RIS1 und RIS2 von Fr. 400 000 geschätzt. Zusammengefasst ergibt sich folgendes Bild: Ausgaben (in Franken) nicht aktivierbar aktivierbar Total Betrieb, Support und Wartung (2017–2019) RIS1 474 000 Betrieb, Support und Wartung (2017–2021) RIS2 2 215 000 Erhalt Funktionsfähigkeit RIS1 350 000 Erhalt Funktionsfähigkeit RIS2 320 000 Reserve (a. o. Wartung, Gesetzesänderung, Schnittstellen) 400 000 Total (einschliesslich 8% MWSt) 3 089 000 670 000 3 759 000 Für die externen Leistungen für den Betrieb, den Support und die War- tung von RIS1 und RIS2 während der Nutzungsdauer sind Kosten von 3,089 Mio. Franken zulasten der Erfolgsrechnung und Fr. 670 000 für den Erhalt der Funktionsfähigkeit in der Investitionsrechnung einzuplanen. Es handelt sich um gebundene Ausgaben gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung. Mit Beschluss Nr. 1256/2014 bewilligte der Regierungsrat für die War- tungsarbeiten RIS2 2015–2017 eine gebundene Ausgabe von 3,4 Mio. Fran- ken, Anfang Januar 2017 steht noch ein Kreditrest von 1,8 Mio. Franken zur Verfügung, der für RIS2 weiterverwendet werden kann. Der Betrag von Fr. 415 000, wofür eine zusätzliche Ausgabe zu bewilligen ist, ergibt sich aus der Differenz zwischen den mit 2,215 Mio. Franken ausgewiese- nen Kosten für Betrieb/Support/Wartung RIS2 und dem Kreditrest von 1,8 Mio. Franken. Die Werte für 2017 können durch Verschiebungen innerhalb der Leis- tungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, aufgefangen werden, die Werte ab 2018 werden im KEF 2018–2021 eingestellt.

Die Werte verteilen sich wie folgt auf die Planjahre: (in Franken) 2017 2018 2019 2020 2021 Total Erfolgsrechnung 1 290 000 630 000 429 000 370 000 370 000 3 089 000 Investitionsrechnung 510 000 160 000 670 000 Total 1 800 000 790 000 429 000 370 000 370 000 3 759 000

Das Vorhaben verursacht jährliche Kapitalfolgekosten von Fr. 139 025. Sie berechnen sich nach IPSAS wie folgt: Kapitalfolgekosten/Jahr (Fr.) Kosten Nutzungsdauer Abschreibungen Kalkulatorischer Kalkulatorische Total in Franken in Jahren Zinssatz Zinsen 670 000 5 134 000 1,5% 5 025 139 025 Personelle und betriebliche Folgekosten fallen keine an.

D. Weiteres Vorgehen Damit die gesetzlichen Anforderungen und die SAP-Schnittstellen ter- mingerecht auf den 1. Januar 2018 umgesetzt werden können, erfolgen die Anpassungen zum Erhalt der Funktionsfähigkeit (EF) an RIS1 und RIS2 in zwei Etappen. Ein erster Release ist im vierten Quartal 2017 und ein zweiter im zweiten Quartal 2018 geplant. Die Betriebs-, Support- und Wartungsdienstleistungen (BSW) erfolgen über die jeweilige Nut- zungsdauer von RIS1 bzw. RIS2. /HLVWXQJ 5,6 %6: () ZĞůĞĂƐĞϭ ZĞůĞĂƐĞϮ 5,6 %6: () ZĞůĞĂƐĞϭ ZĞůĞĂƐĞϮ

E. Risiken Die Zahl der PLEX-Entwickler, die RIS1, RIS2 sowie die Prozesse der JI kennen, ist sehr begrenzt. Diese Ressourcen müssen für den Zeitraum der anstehenden Entwicklungsarbeiten vertraglich gesichert werden. Ebenso ist es wichtig, einen Support- und Wartungsvertrag mit der Leis- tungserbringerin abzuschliessen, um das Risiko von längeren System- unterbrüchen in RIS1 und RIS2 so gering wie möglich zu halten. Die In- formatik JI ist beauftragt, diese Verträge abzuschliessen.

F. Vergabe Der massgebende Schwellenwert von Fr. 350 000 für Beschaffungsver- fahren im Staatsvertragsbereich ist vorliegend überschritten. Grundsätz- lich käme demnach das offene oder selektive Verfahren zur Anwendung. Vorbehalten ist eine freihändige Vergabe im Rahmen der Ausnahmebe- stimmung von § 10 der Submissionsverordnung vom 23. Juli 2003 (SVO). Nach § 10 Abs. 1 lit. c und f SVO in Verbindung mit Art. 12 Abs. 1 Bst. c der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswe- sen vom 15. März 2001 (IVöB) kann ein Auftrag freihändig vergeben werden, wenn aufgrund der technischen Besonderheit des Auftrags nur eine Anbieterin oder ein Anbieter infrage kommt oder wenn Ersatz, Er- gänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen dem ursprüng- lichen Anbieter vergeben werden müssen, weil einzig dadurch die Kon- tinuität der Dienstleistungen gewährleistet ist. Das zu beschaffende Produkt besteht in Betrieb, Support und War- tung sowie Erhalt der Funktionsfähigkeit von zwei für die JI individuell entwickelten Lösungen, an denen die JI alleine die Lizenzrechte hält. Die Voraussetzungen von § 10 Abs. 1 lit. c und f SVO in Verbindung mit Art. 12 Abs. 1 Bst. c IVöB sind damit vorliegend erfüllt. Der Auftrag kann daher im freihändigen Verfahren an die Faigle Solutions AG, Zürich, Tochterge- sellschaft der René Faigle AG, Zürich, vergeben werden. Die bis anhin beauftragte cmFirst AG, Cham, wurde per 1. Januar 2017 zu 100% durch die Faigle Solutions AG übernommen.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Für den Betrieb, den Support und die Wartung von RIS2 wird zur Ausgabenbewilligung gemäss RRB Nr. 1256/2014 eine zusätzliche gebun- dene Ausgabe von Fr. 415 000 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungs- gruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, bewilligt. Die gesamte zur Verfügung stehende Ausgabensumme beträgt Fr. 3 815 000.

II. Für den Betrieb, den Support und die Wartung sowie für den Er- halt der Funktionsfähigkeit von RIS1 und RIS2 wird eine gebundene Aus- gabe von insgesamt Fr. 1 544 000 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, bewilligt. Davon gehen Fr. 874 000 zulasten der Er- folgsrechnung und Fr. 670 000 zulasten der Investitionsrechnung.

III. Der Betrag der Vergabe an die Faigle Solutions AG, Zürich, gemäss RRB Nr. 1256/2014 wird für den Betrieb, den Support und die Wartung sowie für den Erhalt der Funktionsfähigkeit von RIS1 und RIS 2 von Fr. 3 400 000 auf Fr. 4 959 000 erhöht. Die Vergabesumme kann sich für Unvorhergesehenes auf Fr. 5 359 000 erhöhen.

IV. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf der Beschaffungsplattform simap.ch nicht öffentlich.

V. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Der stv. Staatsschreiber:

Hösli