Standardisierte IKT-Grundversorgung und Backend-Infrastruktur, gebundene Ausgabe, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 13. Mai 2020

492. Standardisierte IKT-Grundversorgung und Backend-­ Infrastruktur (Ausgabenbewilligung, Vergabe)

Erwägungen

1. Ausgangslage Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 383/2018 eine neue kantonale IKT-Strategie festgelegt und die Finanzdirektion mit deren Umsetzung beauftragt. Die IKT-Strategie wird in einem Programm mit zwölf Pro- jekten umgesetzt (vgl. RRB Nr. 625/2019). Eine der zentralen strategischen Stossrichtungen bildet die Bereitstellung einer standardisierten IKT-­ Grundversorgung durch das Amt für Informatik (AFI). Für die Beschaffung von Hardware, Software und Dienstleistungen in den verschiedenen Projekten müssen öffentliche Ausschreibungen durch- geführt werden. Am 10. Dezember 2019 wurde die Beschaffung «Standar- disierte IKT-Grundversorgung» mit insgesamt drei Losen auf der Platt- form simap.ch publiziert. Am 17. Dezember 2019 folgte die Veröffentli- chung der Ausschreibung «Backend-Infrastruktur». Die Eingabefrist lief bei beiden Ausschreibungen am 10. Februar 2020 ab. Es folgten die Prü- fung und Bewertung der Angebote, die Angebotspräsentationen sowie die Erarbeitung der Sourcing-Strategie.

2. Öffentliche Ausschreibungen

2.1. Standardisierte IKT-Grundversorgung Die Ausschreibung «Standardisierte IKT-Grundversorgung» umfasst die folgenden Leistungen: – Los 1: Hardware und Dienstleistungen im Bereich des Digitalen Arbeits- platzes sowie Betriebsleistungen im Bereich des Messaging-Backends der kantonalen Verwaltung. – Los 2: Hardware (Endgeräte und Zubehör), Software und Dienstleis- tungen (Enterprise Mobility Management) im Bereich Smart Devices. – Los 3: Hardware, Software und Dienstleistungen zur Einführung einer UCC-Lösung (Unified Communications and Collaboration), die den Anwenderinnen und Anwendern ein einfaches und effizientes Werk- zeug zur Nutzung aller erforderlichen Kommunikationsmittel, insbe- sondere für die Telefonie, zur Verfügung stellt. Mit den Zuschlagsempfängerinnen wird je ein Rahmenvertrag abge- schlossen, der die übergreifenden Elemente der Zusammenarbeit regelt. Gestützt auf diesen Rahmenvertrag werden Einzelverträge mit einer Lauf- zeit von vier Jahren abgeschlossen. Die Verträge können um höchstens vier Jahre verlängert werden.

2.2. Backend-Infrastruktur Die Backend-Infrastruktur ist jene Umgebung, auf der künftig der in- terne Betrieb von Applikationen und Services der IKT-Grundversorgung sowie von Fach- und Kantonsapplikationen in den kantonalen Rechen- zentren bereitgestellt wird. Da derzeit noch nicht klar ist, welche Produkte in welchen Mengen für die kantonalen Rechenzentren tatsächlich benötigt werden, wurde ein Rahmenvertrag zum Bezug von Komponenten der Backend-Infrastruk- tur und für den Abruf von Personalkapazität (insbesondere Projektleis- tungen, Architekturberatung, Unterstützung im Betrieb) ausgeschrieben. Der Rahmenvertrag läuft bis Ende 2025 und kann um höchstens drei Jahre verlängert werden.

3. Sourcing-Entscheid Der Regierungsrat hat sich vorbehalten, erst mit dem Beschluss über die Vergabe festzulegen, welche Leistungen extern vergeben und welche Leistungen intern erbracht werden (RRB Nr. 625/2019, Ziff. 11 der Er- wägungen). Aus diesem Grund wurde die Ausschreibung «Standardi- sierte IKT-Grundversorgung» in jedem Los als Baukasten mit Varianten und Optionen aufgebaut. Daraus können für die Vergabe von Betriebs- leistungen verschiedene Sourcing-Szenarien zwischen interner und exter- ner Leistungserbringung gewählt werden. Mit dem vorliegenden Beschluss entscheidet der Regierungsrat somit auch über die Vergabetiefe, d. h., er bestimmt in den Bereichen Digitaler Arbeitsplatz (Los 1), Mobilität (Los 2) und UCC/Telefonie (Los 3), in welcher Variante die Grundleistung bezogen wird sowie ob und inwie- weit als Optionen ausgeschriebene Leistungen vergeben werden. Zur Beurteilung der verschiedenen Sourcing-Möglichkeiten wurden unter anderem Kriterien wie Wirtschaftlichkeit, Qualität, Innovation, Um- setzungsrisiken sowie Best-Practice-Ansätze herangezogen. Die Be- urteilung ergab folgendes Bild: Der Arbeitsplatz wird heute weitgehend durch Mitarbeitende der kan- tonalen Verwaltung betrieben. Nur in Fällen, in denen Spezialwissen ge- fordert ist oder personelle Engpässe bestehen, wird externe Unterstützung benötigt. Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zeigt auf, dass die Kosten für die interne Leistungserbringung (inhouse) nur geringfügig höher sind. Wird die Vor-Ort-Präsenz bei den Endanwenderinnen und Endanwen- dern im Rahmen des Supports und der Erneuerung des Arbeitsplatzes höher gewichtet, liegen die wirtschaftlichen Vorteile dagegen eher bei der Inhouse-Variante. Die Betrachtung der restlichen Kriterien ergab insge- samt ein ausgeglichenes Bild. Während die Flexibilität zur Umsetzung von Kundenwünschen sowie die bestehenden Kenntnisse der kantonalen Verwaltung eher für eine Inhouse-Lösung sprechen, kann davon ausge-

gangen werden, dass eine externe Partnerin oder ein externer Partner ein- facher skalieren sowie innovative Ansätze rascher erkennen und in die Er- neuerung des Arbeitsplatzes einfliessen lassen kann. Ein wesentliches Risiko besteht darin, dass ein vollständig externes Sourcing des Arbeits- platzes gleichzeitig mit der laufenden Zentralisierung der IKT-Grund- versorgung zu vollziehen wäre. Dieses Vorgehen wird auch bei Best-Prac- tice-Vorgehen als stark risikobehaftet beurteilt. Nach eingehender Ana- lyse und aufgrund der besonderen Ausgangslage mit einer stark dezen- tralen IKT-Grundversorgung soll der Arbeitsplatz vorerst nach wie vor weitestgehend intern betrieben werden. Damit können die Risiken bei der Umsetzung gering gehalten und das bestehende interne Knowhow optimal genutzt werden, ohne dabei wirtschaftliche Nachteile in Kauf zu nehmen. Betriebsleistungen im Bereich der Verwaltung von mobilen Geräten (Los 2) und der Telefonie/UCC (Los 3) werden bereits heute weitestge- hend von externen Partnern sichergestellt bzw. müssen im Rahmen des Programms zur Umsetzung der IKT-Strategie neu aufgebaut werden. So- wohl die Wirtschaftlichkeit als auch andere Kriterien wie insbesondere die Innovationskraft und die Skalierbarkeit sprechen für eine externe Vergabe. Da zudem heute nur beschränkt internes Knowhow in diesen Bereichen vorhanden ist, sollen die Betriebsleistungen in den Losen 2 und 3 extern vergeben werden.

4. Vergabe

4.1. Los 1: Digitaler Arbeitsplatz Für das Los 1, Digitaler Arbeitsplatz, sind zwei Angebote eingegangen. Die Bewertung der Angebote ergab, dass die Abraxas Informatik AG, Zürich, die Zuschlagskriterien insgesamt am besten erfüllt, weshalb ihr der Zuschlag zu erteilen ist. Die Vergabe umfasst die Grundleistung der Variante 1 und damit den Kauf von Hardware und den Bezug von Pro- jektleistungen für die Einführung des neuen Arbeitsplatzes in der kan- tonalen Verwaltung. Die Betriebsleistungen für den Arbeitsplatz (Op- tion 1) werden nicht vergeben, da diese gemäss Sourcing-Entscheid weiter- hin intern erbracht werden. Vergeben werden der Betrieb zum Messaging-­ Backend (Option 2) und die Lösung für Social Collaboration (Option 3). Die Arbeitsplatzsoftware musste nicht angeboten werden. Sie wird durch das AFI bereitgestellt und über den bestehenden Rahmenvertrag für Softwarelizenzen bezogen. Da der Bezug der Optionen im Zeitpunkt der Ausschreibung ungewiss war, flossen diese entsprechend der Wahrscheinlichkeit der Vergabe nur zu einem Teil in den für die Bewertung massgebenden Preis ein. Der An- gebotspreis wird deshalb für die Vergabesumme gemäss den tatsächlich vergebenen Optionen unter Berücksichtigung des Sourcing-Entscheids über acht Jahre berechnet.

Tabelle 1: Vergabesumme Los 1, Digitaler Arbeitsplatz in Franken Angebot der Zuschlagsempfängerin 45 785 298 Anpassung gemäss Sourcing-Entscheid 381 702 Vergabesumme 46 167 000 Reserven 10%, gerundet 4 617 000 Total Ausgaben einschliesslich Reserven 50 784 000 davon zulasten der Erfolgsrechnung 30 374 000 davon zulasten der Investitionsrechnung 20 410 000 Kapitalfolgekosten für Investitionen (ohne Reserven) 3 780 378 – Abschreibungen Hardware, Nutzungsdauer fünf Jahre 3 710 800 – Kalkulatorische Zinsen 0,75% 69 578

4.2. Los 2: Mobilität Für das Los 2, Mobilität iOS und Android, sind vier Angebote ein- gegangen. Die Bewertung der Angebote ergab, dass die go4mobile AG, Bern, die Zuschlagskriterien insgesamt am besten erfüllt, weshalb ihr der Zuschlag zu erteilen ist. Die Vergabe umfasst die Grundleistung der Va- riante 2 und damit namentlich den Bezug von Mobilgeräten, die Bereit- stellung und den Betrieb einer Softwarelösung für die Verwaltung der Ge- räte (Enterprise Mobility Management, EMM) sowie Projektleistungen. Zusätzlich wird die Option 1 gemäss Sourcing-Entscheid vergeben. Sie enthält EMM-Dienstleistungen während der Betriebsphase wie Verwal- ten von Profilen, Bereitstellen von Apps oder Fernlöschen von Daten bei Geräteverlust. Der Angebotspreis wird für die Vergabesumme gemäss den tatsächlich vergebenen Optionen unter Berücksichtigung des Sourcing-Entscheids über eine Vertragsdauer von acht Jahren (einschliesslich Verlängerung) berechnet. Tabelle 2: Vergabesumme Los 2, Mobilität in Franken Angebot der Zuschlagsempfängerin 4 600 449 Anpassung gemäss Sourcing-Entscheid 987 551 Vergabesumme 5 588 000 Reserven 10%, gerundet 558 000 Total Ausgaben einschliesslich Reserven 6 146 000 davon zulasten der Erfolgsrechnung 4 310 000 davon zulasten der Investitionsrechnung 1 836 000 Kapitalfolgekosten für Investitionen (ohne Reserven) 562 592 – Abschreibungen Hardware, Nutzungsdauer drei Jahre 556 333 – Kalkulatorische Zinsen 0,75% 6 259

4.3. Los 3: Unified Communications and Collaboration (UCC) Für das Los 3, UCC, sind fünf Angebote eingegangen. Die Bewertung der Angebote ergab, dass die swisspro Solutions AG, Urdorf, mit der Lö- sung von Unify die Zuschlagskriterien am besten erfüllt, weshalb ihr der Zuschlag zu erteilen ist. Die Grundleistung für die Vergabe umfasst namentlich die Projektleistungen sowie die Lieferung von Zubehör wie Headsets, Konferenzgeräten oder Wandtelefonen. Für den externen Be- trieb werden die Optionen 1 und 2 vergeben (Betriebsverantwortung und Basisinfrastruktur). Die Vergabe umfasst zudem das Voice Recording (Option 4) und die Alarmierung (Option 5). Die angebotene Alarmie- rungslösung ist bereits heute im Einsatz und wird somit weiterhin ver- wendet, z. B. für den Evakuationsalarm. Die Option 3 wird nicht bezogen, sie umfasst gleich wie im Los 1 eine Lösung für Social Collaboration. Vergeben wird die Option im Los 1. Der Angebotspreis wird für die Vergabesumme gemäss den tatsächlich vergebenen Optionen unter Berücksichtigung des Sourcing-Entscheids über acht Jahre berechnet. Tabelle 3: Vergabesumme Los 3, UCC in Franken Angebot der Zuschlagsempfängerin 16 133 154 Anpassung gemäss Sourcing-Entscheid 3 615 846 Vergabesumme 19 749 000 Reserven 10%, gerundet 1 975 000 Total Ausgaben einschliesslich Reserven 21 724 000 davon zulasten der Erfolgsrechnung 13 854 000 davon zulasten der Investitionsrechnung 7 870 000 Kapitalfolgekosten für Investitionen (ohne Reserven) 1 454 921 – Abschreibungen, Nutzungsdauer fünf Jahre 1 431 000 – Kalkulatorische Zinsen 0,75% 23 921

4.4. Backend-Infrastruktur Zur Ausschreibung der Backend-Infrastruktur sind sieben Angebote eingegangen. Ein Angebot ist vom Verfahren auszuschliessen, da es die Teilnahmekriterien nicht erfüllt. Die Bewertung der gültigen Angebote ergab, dass die UMB AG, Cham, die Zuschlagskriterien am besten er- füllt, weshalb ihr der Zuschlag zu erteilen ist. Für die Angebotsbewertung wurde ein Warenkorb möglicher Leistun- gen unter dem Rahmenvertrag definiert. Die Migration von Fach- und Kantonsapplikationen von den bestehenden Serverinfrastrukturen der verschiedenen Direktionen auf die künftige zentrale Infrastruktur wurde nicht einberechnet. Die Vergabe wird deshalb gestützt auf Erfahrungs- werte bei anderen Kantonen und der Privatwirtschaft um rund 18 Mio. Franken erhöht.

Die Software wird durch das AFI bereitgestellt und ist somit nicht Teil der Ausschreibung. Tabelle 4: Vergabesumme Backend-Infrastruktur in Franken Angebot der Zuschlagsempfängerin 16 456 554 Migration von Fach- und Kantonsapplikationen 18 015 446 Vergabesumme 34 472 000 Reserven 10%, gerundet 3 447 000 Total Ausgaben einschliesslich Reserven 37 919 000 davon zulasten der Erfolgsrechnung 26 488 000 davon zulasten der Investitionsrechnung 11 431 000 Kapitalfolgekosten für Investitionen (ohne Reserven) 2 117 370 – Abschreibungen, Nutzungsdauer fünf Jahre 2 078 400 – Kalkulatorische Zinsen 0,75% 38 970

5. Finanzierung Für das Programm zur Umsetzung der kantonalen IKT-Strategie hat der Regierungsrat eine Ausgabe von insgesamt 11,2 Mio. Franken bewil- ligt (RRB Nr. 625/2019). Die Ausgabe deckt die Kosten, die durch die zwölf Projekte und die projektübergreifenden Aufgaben im Programm entstehen. Investitions- und Betriebskosten der künftigen Lösungen sind nicht Teil der bewilligten Programmausgabe (RRB Nr. 625/2019, Ziff. 7.3 der Erwägungen). Während das IKT-Programm voraussichtlich 2024 ab- geschlossen und damit auch kreditrechtlich abgerechnet werden kann, laufen die Betriebskosten und Ersatzinvestitionen der neu beschafften Lösungen weiter. Aus diesem Grund werden für die Vergaben mit dem vorliegenden Beschluss jeweils einzelne Ausgaben ausserhalb des Pro- gramms bewilligt. Obwohl die Ausschreibungen zeitlich gebündelt wur- den, können die beschafften Lösungen auch für sich allein eingeführt werden, ohne sie als Einheit betrachten zu müssen (§ 40 Gesetz über Con- trolling und Rechnungslegung [CRG, LS 611]). Insbesondere kann auch die Vertragsdauer gegenseitig unabhängig gewählt werden. Für die Vergaben sind gebundene Ausgaben zu bewilligen. Die Ausga- ben sind für die gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben zwin- gend erforderlich und betreffen die Beschaffung und Erneuerung der für die zeitgemässe Verwaltungstätigkeit erforderlichen Sachmittel (§ 37 Abs. 2 lit. a CRG). Ohne zeitgemässe Informatik können Verwaltungs- aufgaben weder zuverlässig noch wirtschaftlich erfüllt werden. Die be- schafften Sachmittel ersetzen die bestehende Telefonielösung der kan- tonalen Verwaltung sowie die bisher von den einzelnen Direktionen be- schafften Arbeitsplatz- und Backend-Infrastrukturen.

Die Kapitalfolgekosten für die Investitionen sind in den Tabellen zu den Vergaben aufgeführt. Im Los 3, UCC, ist neben Geräten und Zu- behör auch ein Finanzierungsleasing für Hardware in den Investitionen berücksichtigt. Mit den monatlich fälligen Betriebspauschalen für die Basisinfrastruktur (Option 2) werden neben Dienstleistungen auch die bereitzustellenden Server finanziert. Aufgrund der Rechnungslegungs- vorschriften gemäss CRG/IPSAS liegt ein Finanzierungsleasing für die spezifisch für den Kanton Zürich eingesetzte Hardware vor. Ein Anteil der Betriebskosten ist deshalb zum Barwert in der Investitionsrechnung zu verbuchen. Die Kosten für den Kauf der Hardware würden höher aus- fallen, weshalb das Finanzierungsleasing vorteilhafter ist. Die Mittel für die vier Beschaffungen sind in der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, im Budget 2020 und Konsolidierten Ent- wicklungs- und Finanzplan (KEF) 2020–2023 nur teilweise eingestellt: in der Erfolgsrechnung insgesamt rund 23 Mio. Franken und in der Inves- titionsrechnung 14,5 Mio. Franken. Für den Digitalen Arbeitsplatz sind im KEF 2020–2023 keine Investitionen im AFI eingestellt worden. Die Direktionen planten unverändert den Lebenszyklus ihres bestehenden Arbeitsplatzes. Mit der Rolloutplanung für den Digitalen Arbeitsplatz sollen die entsprechenden Mittel von den Direktionen in die Leistungs- gruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, verschoben werden. Für den neuen KEF 2021–2024 besteht folgender Finanzbedarf aus den vorliegenden Vergaben: (in Franken) 2021 2022 2023 2024 Total 2021–2024 Erfolgsrechnung 10 923 000 11 486 000 17 116 000 17 331 000 56 856 000 Investitionsrechnung 9 443 000 5 956 000 5 956 000 6 117 000 27 472 000 Das AFI stellt die aufgeführten Beträge abzüglich folgender Korrek- turen in den KEF 2021–2024 ein:

1. K reditübertragungen aus den Vorjahren in der Erfolgs- und der In- vestitionsrechnung werden zur Deckung des Bedarfs berücksichtigt.

2. Gemäss RRB Nr. 228/2020, Festlegung F24, melden die Direktionen dem AFI ihre Investitionen für die IKT-Grundversorgung mit der Ersteingabe zum KEF 2021–2024. Entsprechend kürzt das AFI seine Budget- und Planwerte.

6. Gremien Das Gremium Steuerung Digitale Verwaltung und IKT (SDI) hat sich an mehreren Sitzungen mit der Sourcing-Strategie befasst und die Ver- gaben zustimmend zur Kenntnis genommen.

Dispositiv

Auf Antrag der Finanzdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Leistungen für die Standardisierte IKT-Grundversorgung und die Backend-Infrastruktur werden gemäss Erwägungen wie folgt ver- geben: 1. Digitaler Arbeitsplatz (Los 1) gemäss Angebot vom 10. Februar 2020 zu Fr. 46 167 000 an die Abraxas Informatik AG, Zürich. 2. Mobilität (Los 2) gemäss Angebot vom 6. Februar 2020 zu Fr. 5 588 000 an die go4mobile AG, Bern. 3. Unified Communications and Collaboration (UCC; Los 3) gemäss An- gebot vom 7. Februar 2020 zu Fr. 19 749 000 an die swisspro Solutions AG, Urdorf. 4. Backend-Infrastruktur gemäss Angebot vom 10. Februar 2020 zu Fr. 34 472 000 an die UMB AG, Cham.

II. Für die Leistungen betreffend Digitaler Arbeitsplatz wird eine ge- bundene Ausgabe von insgesamt Fr. 50 784 000 zulasten der Leistungs- gruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, bewilligt. Davon gehen Fr. 20 410 000 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 30 374 000 zulasten der Erfolgs- rechnung.

III. Für die Leistungen betreffend Mobilität wird eine gebundene Aus- gabe von insgesamt Fr. 6 146 000 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, bewilligt. Davon gehen Fr. 1 836 000 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 4 310 000 zulasten der Erfolgsrechnung.

IV. Für die Leistungen betreffend Unified Communications and Colla- boration (UCC) wird eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 21 724 000 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, bewilligt. Da- von gehen Fr. 7 870 000 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 13 854 000 zulasten der Erfolgsrechnung.

V. Für die Leistungen betreffend Backend-Infrastruktur wird eine ge- bundene Ausgabe von insgesamt Fr. 37 919 000 zulasten der Leistungs- gruppe Nr. 4610, Amt für Informatik, bewilligt. Davon gehen Fr. 11 431 000 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 26 488 000 zulasten der Erfolgs- rechnung.

VI. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung der Zuschläge auf simap.ch nicht öffentlich.

VII. Mitteilung an die Finanzdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli