Staatskanzlei, Mitarbeitendenportal ZHub, Stellenplan

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 15. Mai 2024

506. Staatskanzlei, Stellenplan (Mitarbeitendenportal ZHub)

Erwägungen

A. Ausgangslage Mit Beschluss Nr. 139/2022 beauftragte der Regierungsrat die Staats- kanzlei, in Zusammenarbeit mit dem Amt für Informatik das Projekt Mitarbeitendenportal durchzuführen. Das Mitarbeitendenportal ZHub ist die Schlüsselanwendung in der digitalen Arbeitswelt für alle Mit- arbeiterinnen und Mitarbeiter der kantonalen Verwaltung. Es verbindet die Mitarbeitenden und ist der zentrale Ausgangspunkt für das indivi- duelle Arbeiten. Mit einer Ausschreibung wurden die erforderlichen ex- ternen Leistungen für Aufbau und Betrieb beschafft (RRB Nr. 1643/2022). Das Mitarbeitendenportal ersetzt das heutige Intranet, das die techni- schen und fachlichen Anforderungen an eine moderne Kommunikations- und Austauschplattform nicht mehr zu erfüllen mag. Mit Abschluss der Einführung des Digitalen Arbeitsplatzes (DAP) wird das heutige Intra- net nicht mehr weiter betrieben werden. Eine erste Version von ZHub kann ab dem zweiten Quartal 2024 von den Mitarbeitenden, die über DAP verfügen, genutzt werden kann. Die Mitarbeitenden der restlichen Direktionen folgen mit der Einführung des DAP. Infolge der Verschiebungen beim Rollout des DAP verlängert sich das Projekt Mitarbeitendenportal bis Mitte 2025.

B. Mittelbedarf und Finanzierung 1. Kosten für die Weiterentwicklung von ZHub Die bedarfsgerechte Weiterentwicklung von ZHub obliegt der Staats- kanzlei (Fachapplikationsverantwortliche / Product Owner ZHub) und dem Amt für Informatik (Technischer Applikationsverantwortlicher ZHub) und erfolgt entlang der Anforderungen der Direktionen und der Staatskanzlei. Mit Beschluss Nr. 139/2022 hat der Regierungsrat für den Betrieb und die Weiterentwicklung des Mitarbeitendenportals eine jähr- lich wiederkehrende Ausgabe von Fr. 1 440 000 bewilligt. Er ging dabei davon aus, dass Fr. 540 000 bei der Staatskanzlei und Fr. 900 000 beim Amt für Informatik anfallen.

2. Stellenbedarf Mit RRB Nr. 139/2022 wurde die Stelle der/des Product Owner ge- schaffen. Die Stelle wurde per Mitte 2023 besetzt und der Stelleninhaber übernahm die Leitung des Projekts Mitarbeitendenportal ZHub. Als Product Owner verantwortet die Stelleninhaberin oder der Stelleninha- ber nach dem Beginn der Betriebsphase die Weiterentwicklung und Pla- nung sowie Beratung, Support und Koordinationsaufgaben. Um das Mitarbeitendenportal ZHub inhaltlich attraktiv zu halten und die Direktionen und deren Ämter in einer einfachen Nutzung zu unterstützen, fallen bei der Staatskanzlei zusätzliche Aufgaben an. Dies umfasst die Betreuung der neu geschaffenen Dialogformate, die Erstel- lung der zusätzlichen Inhalte sowie die Kuratierung laufend neu verfüg- barer technischer Möglichkeiten. Hinzu kommt die übergreifende In- haltskoordination, die für die Mitarbeitenden zu einer besseren Orien- tierung und damit zu einem höheren Informationsgrad führt. Weiter werden Beratungs- und Befähigungsangebote für die zuständigen Mit- arbeiterinnen und Mitarbeiter in den Direktionen und der Staatskanz- lei zur Verfügung gestellt, die es erlauben, die Bewirtschaftung von ZHub effizient und effektiv zu gewährleisten. Die Grafik zeigt die rund um den Betrieb und die Weiterentwicklung anfallenden Aufgaben.

Führungsprozesse Kantonale Stammorganisation durch etablierte Instrumente & Prozesse Themenplanung interne Kommunikation

Kernprozesse Inhalts- und Umsetzung Kuration und Inhalte Redaktionsplanung Inhalte Redaktion Inhalte

Austausch & Community- Community- Begleiten Kommuni- Input Vernetzung Administration Management kationsmassnahmen Output Informations-, Informierte und Beratung & Wissens- und Beratung Befähigung vernetzte Befähigung Austauschbedarf Mitarbeitende Innovation & Weiterentwicklung Weiterentwicklung Plattform Weiterentwicklung Beratung & Befähigung

Betrieb & Support (im Betriebskonzept geregelt) Betrieb Support Changes

Unterstützungs- prozesse Technische Administration & Analytics ZHub Systemkonfiguration

Diese Aufgaben können nicht mit den vorhandenen Stellen geleistet werden. Es sind zusätzliche Stellen erforderlich. Damit werden folgende Aufgaben im Betrieb abgedeckt: Redaktionsplanung und Qualitätssi- cherung, Beratung und Befähigung der Direktions- und Amtsvertrete- rinnen und -vertreter, Support der Mitarbeitenden sowie Community- Administration und Analytics. Es werden zunächst 0,8 Stellen befristet geschaffen. Damit können erste Leistungen angeboten und Erfahrungen bezüglich der mittelfristig anfallenden Bedürfnisse gesammelt werden. Es ist jedoch festzuhalten, dass es für die nachhaltige Implementierung, Weiterentwicklung und Führung des Mitarbeitendenportals als Kommunikationsplattform und

Schlüsselanwendung in der digitalen Arbeitswelt der kantonalen Ver- waltung zusätzliche personelle Mittel brauchen wird. Mit der Auswei- tung des Mitarbeitendenportals, parallel zur laufenden DAP-Einführung in allen Direktionen und der Staatskanzlei, wird der Bedarf an Beratung, Befähigung und Support sowie Weiterentwicklung und Content Manage- ment steigen. Der Stellenbedarf wird dannzumal neu zu beurteilen sein. Der Stellenplan der Staatskanzlei ist deshalb auf den 1. Januar 2025, befristet bis 31. Dezember 2027, wie folgt zu ergänzen: Stellen Richtposition Klasse VVO 0,8 Adjunkt/in (Redaktions- und Inhaltsverantwortliche/r) 19 Bei der Stelle Adjunkt/in (Redaktions- und Inhaltsverantwortliche/r ZHub) handelt sich um eine ordentliche Stellenaufstockung, die keiner Einreihungsüberprüfung bedarf. Die Schaffung der Stelle verursacht jährliche Kosten von rund Fr. 140 000. Die benötigten finanziellen Mittel sind im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2025–2028 in der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungs- rat und Staatskanzlei, einzustellen.

C. Gremien Das Steuerungsgremium Digitale Verwaltung und IKT hat die Be- darfsmeldung an seiner Sitzung vom 18. März 2024 zur Kenntnis genom- men.

Dispositiv

Auf Antrag der Staatskanzlei beschliesst der Regierungsrat:

I. Im Stellenplan der Staatskanzlei wird mit Wirkung ab 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2027 folgende Stelle geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 0,8 Adjunkt/in 19

II. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Staatskanzlei.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli