Handelsregisteramt, Stellenplan

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 15. Mai 2024

513. Handelsregisteramt (Stellenplan)

Erwägungen

1. Ausgangslage Die Belastung des Handelsregisteramtes hat sich in den letzten Jah- ren aus verschiedenen Gründen stetig erhöht. Der Wirtschaftskanton Zürich wächst stetig. Das schlägt sich auch in den Jahresstatistiken des Eidgenössischen Handelsregisteramtes nieder. In Zürich waren per 1. Januar 2024 128 635 Rechtseinheiten eingetragen. Das sind 12 382 mehr als per 1. Januar 2021 (116 253 Rechtseinheiten). In den letzten zehn Jahren ist die Anzahl Rechtseinheiten sogar um 32% gestiegen (97 283 Rechtseinheiten per 1. Januar 2014). Während der letzten zehn Jahren ist das Tagesregistervolumen um 28% von 41 610 auf 53 502 angewach- sen: Allein seit 2020 ist das Tagesregistervolumen um 6% von 50 416 auf 53 502 angewachsen. Um die zunehmenden Belastungen durch das steigende Tagesgeschäft zu bewältigen, wurden zahlreiche Massnahmen vollzogen. Neben einer umfassenden Reorganisation und der Verschlankung der Führungs- struktur, wurden die Prozesse stetig optimiert und effizienter gestaltet. Erhebliche Effizienzgewinne konnten auch durch die zunehmende Digi- talisierung erreicht werden. So läuft beispielsweise die Bearbeitung der Geschäfte seit zehn Jahren innerhalb des Handelsregisteramtes über einen rein digitalen Workflow, Roboter sind im Einsatz und die neue Webseite erleichtert den digitalen Zugriff auf Dokumente und Informationen zum Eintragungsprozess. Nach wie vor stehen der Digitalisierung jedoch gesetzliche Hürden (z. B. im Zusammenhang mit digitalen Signaturen oder Vorschriften zu Formatvorgaben) im Weg. Die Mitarbeitenden werden in den letzten Jahren vermehrt durch Tä- tigkeiten beansprucht, die nicht das Kerngeschäft betreffen. So hat die Anzahl an Projekten, amtsübergreifende und direktionsübergreifende Arbeitsgruppen usw. deutlich zugenommen. Ferner sind auch die recht- lichen Abklärungen in Zusammenhang mit Compliance, Datenschutz und Informationssicherheit sowie die Anzahl an zu bearbeitenden Ver- nehmlassungen und Stellungnahmen stark angestiegen und binden zu- sätzliche personelle Mittel. Dank den erwähnten Massnahmen waren die Mitarbeitenden zwar sehr gut ausgelastet, konnten aber die Arbeitslast bewältigen. Seit dem letzten Jahr wird die Situation zunehmend angespannter und das Han- delsregisteramt kommt personell an seine Grenzen: Die Anzahl offener

Geschäfte (Pendenzenzahl) steigt (Zunahme von 46% im Vergleich Fe- bruar 2023 mit einer Pendenzenzahl von 3402 zu Februar 2024 mit einer Pendenzenzahl von 4970).

2. Gesetzliche Anpassungen Kürzlich erfolgte sowie bevorstehende bzw. geplante Gesetzesände- rungen führen dazu, dass das Handelsregisteramt neue Pflichten und Aufgaben erhält, die im Folgenden näher beschrieben werden.

2.1 Neue Pflichten zur Transparenz bei Vereinen Am 1. Januar 2023 ist nicht nur die Aktienrechtsrevision in Kraft ge- treten, sondern es sind auch neue Bestimmungen im Zivilgesetzbuch eingeführt worden. Diese neuen Vorschriften legen verstärkte Transpa- renzpflichten für Vereine fest, was die Komplexität ihrer Eintragungen erhöht und folglich zu einem deutlichen Anstieg der erforderlichen Ab- klärungen und Fragen führt. Am 30. Juni 2024 endet die Übergangsfrist für bestehende Vereine, um sich an die Vorschriften des neuen Rechts anzupassen. Vereine, die innerhalb dieser Frist ihre Eintragung nicht aktualisiert haben, müssen mit einem amtlichen Verfahren rechnen. Dies wird zu einer spürbaren Zunahme der Anzahl der amtlichen Verfahren führen. Während dieser zusätzliche Arbeitsaufwand in den ersten zwei Jahren spürbar sein wird, dürfte er sich mittelfristig wieder stabilisieren.

2.2 Massnahmen zur Bekämpfung des missbräuchlichen Konkurses Die am 1. Januar 2025 in Kraft tretenden Massnahmen zur Bekämp- fung des missbräuchlichen Konkurses werden das Handelsregisteramt stark beanspruchen. Die einschneidendste und ressourcentechnisch an- spruchsvollste Massnahme betrifft die gesetzlich neu vorgeschriebenen Meldungen vom Steueramt. Zukünftig wird das Steueramt jährlich Mel- dungen über sämtliche Gesellschaften übermitteln, die keine Jahres- rechnungen eingereicht haben. Laut Auswertungen des Steueramtes ist mit mehr als 4500 solcher Meldungen zu rechnen. Das bedeutet für das Handelsregisteramt einen zusätzlichen Aufwand von 4500 amtlichen Verfahren. Gestützt auf langjährige Erfahrung errechnet sich ein Ge- samtarbeitsaufwand von 90 Minuten pro amtliches Verfahren. Dieser zusätzlich gesetzlich vorgeschriebene Aufwand übersteigt die derzeiti- gen personellen Mittel bei Weitem und ist somit nicht bewältigbar. Zusätzlich führen Änderungen des Bundegesetzes über Schuldbetrei- bung und Konkurs (SchKG, SR 281.1) zu einem signifikanten Anstieg von Konkursverfahren. Mit der Aufhebung von Art. 43 Abs. 1 und 1bis SchKG wird ab dem 1. Januar 2025 auch für öffentlich-rechtliche For-

derungen wie Steuern oder Sozialversicherungsprämien der Weg der Konkursbetreibung eingeschlagen. Gemäss Schätzungen des Betrei- bungsinspektorates, die auf der Auswertung von Daten einzelner reprä- sentativer Betreibungsämter beruhen, ist mit etwa 1000 zusätzlichen Konkursfällen zu rechnen. Die Eintragung dieser Konkursfälle im Han- delsregister erfordert zusätzliche personelle Mittel in der Abteilung Sachbearbeitung. Die Arbeitsbelastung in der Abteilung Kundendienst wird ebenfalls zunehmen, da von geschätzten 20 000 zusätzlichen physischen Postein- gänge, die erfasst werden müssen, auszugehen ist. Sowohl der Anstieg der Konkursverfahren als auch der amtlichen Verfahren aufgrund der Meldungen des Steueramtes werden aufgrund dieser Gesetzesänderun- gen dauerhaft sein.

2.3 Geplante Einführung des Beneficial-Owner-Registers Der politische Druck für die Einführung eines Beneficial-Owner- Registers in der Schweiz ist sehr gross. Die Umsetzung wird bei der nächsten Länderprüfung beurteilt, weshalb die Einführung voraussicht- lich auf den 1. Januar 2026 erfolgen wird. Aufgrund dieser Entwicklungen wäre das Handelsregisteramt einerseits verpflichtet, eine beträchtliche Anzahl zusätzlicher Eintragungen vorzunehmen, da neu auch die treu- händerisch tätigen Personen im Handelsregister erfasst werden müssten. Anderseits würde das Handelsregisteramt im Rahmen des sogenannten «vereinfachten Meldeverfahrens» eine zentrale Rolle übernehmen. Der zusätzliche Arbeitsaufwand lässt sich gegenwärtig noch nicht genau be- ziffern, jedoch wird er voraussichtlich erheblich sein und mit den derzei- tigen personellen Mitteln im Handelsregisteramt nicht bewältigt werden können. Die vermehrten Anfragen würden zusätzliche Ressourcen der juristischen Mitarbeitenden in Anspruch nehmen. Darüber hinaus würde es einen erheblichen Verwaltungsaufwand im Zusammenhang mit Per- sonalmutationen und den Meldungen an das Beneficial-Owner-Regis- ter geben.

3. Entwicklung des Stellenplans seit 2014 und Bedarf Der Stellenplan des Handelsregisteramtes hat sich in den letzten zehn Jahren nur unwesentlich verändert. 2014 umfasste er 57 Stellen und wurde per 1. Juli 2021 um 2,3 Stellen (2,0 Verwaltungsassistent/in, 0,3 Verwal- tungssekretär/in) erhöht. Gleichzeitig wurden zur kurzfristigen Entlas- tung 1,5 Stellen Verwaltungsassistent/in geschaffen, die bis 30. Juni 2023 befristet waren und per 1. Juli 2023 wieder aus dem Stellenplan entfernt wurden. 2023 wurden 0,2 Stellen mittels Direktionsverfügung an das Generalsekretariat übertragen (HR-Administration) und gleichzeitig 0,5 Stellen für die Digitale Transformation bewilligt.

Daraus resultieren im Stellenplan ab 1. Januar 2024 59,6 Stellen, was einer Erhöhung um 4,6% über zehn Jahre entspricht. Innerhalb des gleichen Zeitrahmens wurde deutlich, dass die allgemeinen Belastungen wie auch die Geschäftsbelastung im Tagesgeschäft erheblich gestiegen sind, um etwa 30%. Obwohl eine teilweise Kompensation durch den Effi- zienzgewinn durch die Digitalisierung erfolgte, konnte dies die Belastungs- zunahme nur teilweise ausgleichen. Damit das Handelsregisteramt seinen Kernauftrag weiterhin kunden- orientiert und in guter Qualität wahrnehmen kann, sind zwingend zu- sätzliche personelle Mittel erforderlich. Zur Abdeckung des steigenden Tagesgeschäfts sind 2025 1,0 Stellen Verwaltungsassistent/in LK 14 VVO sowie aufgrund der vermehrten erforderlichen juristischen Abklärungen insbesondere in den Themen Datenschutz und Compliance 1,0 zusätz- liche Stellen in der Richtposition Juristische/r Sekretär/in LK 18 VVO nötig. Darüber hinaus werden 2026 1,0 weitere Stellen in der Richtposi- tion Verwaltungsassistent/in LK 14 VVO sowie zur Bewältigung des erheblichen Anstiegs der amtlichen Verfahren und der Eintragung von Konkursfällen 3,0 Stellen in der Richtposition Verwaltungssekretär/in LK 12 VVO benötigt. Es handelt sich bei sämtlichen Stellen um Stellenaufstockungen.

4. Finanzielle Auswirkungen Für die insgesamt 6,0 unbefristeten Stellen ist für 2025 mit Fr. 282 200 und ab 2026 mit jährlich wiederkehrenden Kosten von Fr. 742 200 (Grund- lohn einschliesslich Sozialversicherungsbeiträgen und Infrastrukturkos- ten) zu rechnen. Die Mittel für eine unbefristete Stelle sind im Budget 2025 sowie im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2025–2028 in der Leis- tungsgruppe Nr. 2221, Handelsregisteramt, einzustellen. Die Aufwände für die übrigen Stellen sind zu kompensieren.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Im Stellenplan des Handelsregisteramtes werden mit Wirkung ab 1. Januar 2025 folgende Stellen geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Juristische/r Sekretär/in 18 1,0 Verwaltungsassistent/in 14

II. Im Stellenplan des Handelsregisteramtes werden mit Wirkung ab 1. Januar 2026 folgende Stellen geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,0 Verwaltungsassistent/in 14 3,0 Verwaltungssekretär/in 12

III. Mitteilung an die Finanzdirektion sowie an die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli