Ablösung Rechnungswesen-Software IRIS durch SAP, gebundene Ausgabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 14. Juni 2017

550. Ablösung Rechnungswesen-Software IRIS durch SAP

Erwägungen

A. Ausgangslage Bei den 17 Leistungsgruppen der Direktion der Justiz und des Innern (JI) sind die Rechnungswesen-Softwarelösungen IRIS, JURIS und HRA- Branchenlösung im Einsatz. Die Überführung der Daten ins kantonale Rechnungswesen erfolgt mit Umsatzmeldungen. IRIS ist bei der JI seit über 15 Jahren im Einsatz. Mittlerweile ist die Software nicht mehr zeit- gemäss und muss modernisiert werden. Zu diesem Zweck leitete die JI im September 2014 das Projekt P0005 RW in SAP ein.

B. Zielsetzungen Ziel des Projekts ist die Ablösung der Rechnungswesen-Software IRIS durch SAP. Ausgeklammert wurden die Leistungsgruppen Statthalter- ämter und Bezirksräte. Diese arbeiten mit der Software JURIS, die so- wohl die Anforderungen einer Untersuchungsbehörde als auch jene des Rechnungswesens abdeckt. Als Ausnahme spezifiziert wurde das Handels- registeramt, das mit einer Branchenlösung arbeitet. Der Datenaustausch dieser Sonderlösungen erfolgt mittels Schnittstelle in das SAP-System. Weiter werden in erster Linie folgende Ziele verfolgt: – flächendeckende, technische Migration der SAP-Software innerhalb der JI – Modernisierung des Finanzmanagements mit einer neuen Finanzarchi- tektur – Berichtswesen vermehrt auf betriebswirtschaftliche Themen ausweiten – Führung eines Buchungskreises pro Leistungsgruppe Mit der Umsetzung dieses Projekts stellt die JI als letzte Direktion der kantonalen Verwaltung das Rechnungswesen auf SAP um und erfüllt da- mit die kantonale Anforderung an ein zentral geführtes Rechnungswesen gemäss RRB Nr. 836/2001. Die JI beansprucht die Dienstleistungen des Buchungszentrums.

C. Organisation Die Projektorganisation und die Besetzung der Projektrollen entspre- chen den Anforderungen von PosatZH. Die Projektleitung wird durch den Leiter FCL sichergestellt und durch die technische Projektleiterin SAP der Hauptabteilung Informatik unterstützt. Zur Umsetzung des Pro- jekts wurde eine Projektorganisation gebildet, in der alle Leistungsgrup- pen vertreten sind. Eine zentrale Rolle in der Projektsteuerung nimmt das Kernteam, bestehend aus den Controllerinnen und Controllern der Leistungsgruppen, Vertretungen des CC SAP und dem Projektleiter der ConVista, ein. Ergänzt wird die Projektorganisation durch einen exter- nen Projektcontroller.

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Abbildung 1: Projektorganisation

D. Zeitplan Die Ablösung von IRIS auf SAP ist als gestaffelte Einführung geplant. Auf den 1. Januar 2018 produktiv gesetzt werden alle Leistungsgruppen der JI mit Ausnahme der Strafverfolgung Erwachsene, der Jugendstraf- rechtspflege und des Amts für Justizvollzug. Diese werden auf den 1. Ja- nuar 2019 umgestellt. Der Terminplan für die Jahre 2017–2019 ist wie folgt:

Umsetzung Einführung 1. Januar 2018 -DQ )HE 0U] $SU 0DL -XQ -XO $XJ 6HS 2NW 1RY 'H] -DQ )HE 0U] 3URMHNWSKDVH 9RUJDQJ

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Abbildung 2: Phasen- und Umsetzungsplan Umsetzung 1. Januar 2018

Umsetzung Einführung 1. Januar 2019 -XQ -XO $XJ 6HS 2NW 1RY 'H] -DQ )HE 0U] $SU 0DL -XQ -XO $XJ 6HS 2NW 1RY 'H] -DQ )HE 0U] $SU 3URMHNWSKDVH 9RUJDQJ

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Abbildung 3: Phasen- und Umsetzungsplan Umsetzung 1. Januar 2019

Mit der Ablösung von IRIS ergeben sich Änderungen in den Arbeits- abläufen. Dies bedingt eine intensive Schulung, damit sich die neuen Ar- beitsabläufe einspielen. Die Schulung soll nach dem «Train-the-Trainer- Konzept» erfolgen. Mit der internen Schulung verspricht man sich eine praxisnahe Schulung und eine bessere Akzeptanz.

E. Kosten Die Werte umfassen die bereits angefallenen Kosten der Konzeption und der Detailspezifikation sowie der anstehenden Umsetzung und Ein- führung. Die Kostenermittlung stützt sich auf Aufwandschätzungen auf- grund der Detailspezifikation und auf Erfahrungen aus bisherigen Mi- grationen anderer Direktionen. Ausgaben/Projektphase einmalige Kosten zulasten zulasten (in Franken) Investitionsrechnung Erfolgsrechnung Initialisierung und Konzeption 151 891 151 891 Detailspezifikation 1 291 214 1 291 214 Umsetzung und Einführung 4 665 769 – Leitung, Projektcontrolling, 853 734 853 734 Change request – Customizing, Testunterstützung, 3 166 480 3 166 480 Schulung, Einführung – Entwicklung Schnittstellen 402 520 402 520 zu RIS1/RIS2, weitere Schnittstellen – Konzeption und Beschaffung Kassenlösung 243 035 42 300 200 735 Projektreserve Umsetzung-Betrieb (10%) 466 577 466 577 Total einmalige Kosten 6 575 451 444 820 6 130 631 (einschliesslich 8% MWSt) Tabelle 1: Kostenübersicht Gesamtprojekt

Zeitlich verteilen sich die Ausgaben wie folgt: Ausgaben (in Franken) 2016 2017 2018 2019 Total zulasten Investitionsrechnung 172 300 247 400 25 120 444 820 zulasten Erfolgsrechnung 817 926 2 546 716 2 316 908 449 081 6 130 631 Total Kosten 817 926 2 719 016 2 564 308 474 201 6 575 451 (einschliesslich 8% MWSt) Tabelle 2: Zeitliche Verteilung der Kosten

Im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2017–2020 sind für das Gesamtprojekt insgesamt Fr. 3 600 000 in der Investitionsrechnung eingestellt (2016: Fr. 500 000, 2017: Fr. 2 000 000, 2018: Fr. 1 100 000). Im Zeit- punkt der Erstellung des KEF 2017–2020 wurde vom Betrieb eines eige- nen SAP-Mandanten ausgegangen, weshalb die Beträge in der Investitions- rechnung eingestellt wurden. Die Beträge für 2017 können aus heutiger

Sicht durch Verschiebungen innerhalb der Leistungsgruppe Nr. 2201, Ge- neralsekretariat, aufgefangen werden. Die Beträge für 2018 und 2019 wer- den in den KEF 2018–2021 eingestellt. Eine Ausgabe gilt gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung vom 9. Januar 2006 als gebunden, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorge- schriebenen Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich ist und nament- lich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. Die Modernisie- rung der Rechnungswesen-Software ist ein sachliches Mittel zur Erfül- lung der Verwaltungsaufgaben und deshalb als gebundene Ausgabe zu be- trachten. Für das Vorhaben wird aufgrund von Zeiterfassungen und Schätzun- gen von einer Eigenleistung von rund 1400 Personentagen ausgegangen. Das Vorhaben verursacht jährliche Kapitalfolgekosten von Fr. 92 300. Sie berechnen sich wie folgt: Investition Kapitalfolgekosten/Jahr Nutzungsdauer Abschreibungen Kalk. Zinssatz Kalk. Zinsen Total in Franken in Jahren in Franken in Franken in Franken 444 820 5 88 964 1,5% 3 336 92 300

F. Wirtschaftlichkeit Da bei der Rechnungswesen-Lösung IRIS heute nur noch Wartungs- kosten anfallen, wird SAP zu höheren Betriebskosten bei der JI führen. Die Ablösung ist aber zwingend notwendig, weil IRIS die Anforderungen an ein zeitgemässes, effizientes Rechnungswesen nicht mehr erfüllt. Da die JI grundsätzlich den SAP-Standard des Kantons übernimmt, ist die Wirt- schaftlichkeit dank geringerer Doppelspurigkeiten langfristig gegeben. Für die Dienstleistungen des Buchungszentrums ist aufgrund des heuti- gen Belegvolumens im Endausbau mit jährlichen (internen) Kosten von rund Fr. 250 000 zu rechnen. Im Weiteren dürften sich höhere Support- und Wartungsdienstleistungen ergeben. Hier werden jährliche Mehrkos- ten von rund Fr. 370 000, grösstenteils interne Verrechnungen durch das CC SAP, erwartet. Eine Kompensation der Mehrkosten kann zum heuti- gen Zeitpunkt nicht abgeschätzt werden. Die Anbindung an das zentrale Rechnungswesen dient der Qualitätssicherung der Rechnungslegung der Buchungskreise der JI.

G. Personelle Veränderungen Damit die JI Supportdienstleistungen des CC SAP und die Dienstleis- tungen des Buchungszentrums beanspruchen kann, schätzt die Finanz- direktion (FD) momentan einen Zusatzbedarf von 2,2 Personalstellen. Ob dafür Stellen von der JI auf die FD übertragen werden, ist Gegenstand von Verhandlungen.

H. Strategiekonformität Das KITT wurde über das Vorhaben informiert. Die Strategiekonfor- mität ist gewährleistet, da SAP das führende Rechnungswesensystem im Kanton ist.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Beschaffung der Informatiklösung SAP in der Direktion der Justiz und des Innern wird eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 6 575 500 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, bewilligt. Davon gehen Fr. 444 800 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 6 130 700 zulasten der Erfolgsrechnung.

II. Die Ausgabenbewilligung über Fr. 975 000 gemäss Verfügung der Direktion der Justiz und des Innern vom 13. Oktober 2016 wird aufge- hoben.

III. Mitteilung an die Finanzdirektion sowie an die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi