ZHservices, Betrieb und Weiterentwicklung, zusätzliche Ausgaben

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 10. Mai 2023

579. ZHservices (Betrieb und Weiterentwicklung, zusätzliche Ausgaben)

Erwägungen

A. Ausgangslage Die Staatskanzlei wurde mit RRB Nr. 237/2020 beauftragt, das Pro- jekt zur Erneuerung von ZHservices durchzuführen. ZHservices sind mehrere Basisdienste, die es ermöglichen, digitale Angebote einfach zu- gänglich, rechtskonform, wirtschaftlich und für die Öffentlichkeit attrak- tiv umzusetzen. ZHservices wird als Kantonsapplikation betrieben und kann von allen Verwaltungseinheiten genutzt werden, um ihre Leistungen digital anzubieten. Die Aufgaben der fachlichen Applikationsverant- wortung werden übergreifend von der Staatskanzlei wahrgenommen. Der technische Betrieb obliegt dem Amt für Informatik (AFI) (vgl. RRB Nr. 311/2021). Das Projekt Erneuerung ZHservices wurde Ende 2022 erfolgreich abgeschlossen. Damit basiert ZHservices auf einer modernen Techno- logie und einem tragfähigen Partnernetzwerk, die eine nachhaltige und längerfristige Weiterentwicklung ermöglichen (RRB Nrn. 237/2020, 168/2021, 311/2021). Die Weiterentwicklung von ZHservices erfolgt in enger Zusammenarbeit zwischen der Staatskanzlei, Digitale Verwaltung, und dem AFI.

B. Anpassungsbedarf Mit RRB Nr. 237/2020 wurde für die Erneuerung von ZHservices eine gebundene Ausgabe von Fr. 9 930 000 bewilligt. Für die Weiterentwicklung und den Betrieb von ZHservices wurde eine jährlich wiederkehrende gebundene Ausgabe von Fr. 700 000 bewilligt (RRB Nr. 765/2011). Es handelt sich um eine gebundene Ausgabe gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611). Der Betrieb und die Weiterentwicklung von ZHservices sind für die gesetzlich vorge- schriebenen Verwaltungsaufgaben und eine zeitgemässe Verwaltungs- führung im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung zwingend er- forderlich (vgl. §§ 32 Abs. 2 und 33 Abs. 1 Gesetz über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung [LS 172.1]). Es hat sich jedoch gezeigt, dass die Kosten für die anfallenden Aufgaben diese bewilligten Beträge überschreiten. Die Gründe dafür sind folgende:

– Parallelbetrieb ZHservices / Erneuerung ZHservices (RRB Nr. 237/2020) Die Ablösung der bestehenden Anwendungen verzögert sich aus meh- reren Gründen. Ein Hauptgrund liegt darin, dass die vorhandenen digitalen Angebote einen sehr stark voneinander abweichenden tech- nologischen Entwicklungsstand aufweisen. Dies macht eine Migration oder Neuentwicklung aufwendiger als geplant. Ein weiterer Grund ist, dass die Verantwortlichen der dezentralen Anwendungen in den Direktionen und Ämtern die dazu benötigten Mittel nicht in ihren Budgets eingeplant haben. Deshalb muss der Parallelbetrieb der alten und neuen Umgebung ZHservices für 2024 und 2025 verlängert werden. – Betriebskosten I: Technischer Betrieb AFI (RRB Nr. 765/2011) Auf der Grundlage von RRB Nr. 1233/2020 verrechnet das AFI der Staatskanzlei ab 2023 die Kosten für die Funktion Technische/r Appli- kationsverantwortliche/r. Diese Kosten waren bei der Berechnung der Betriebskosten nicht einkalkuliert. Die interne Verrechnung beläuft sich auf wiederkehrend Fr. 300 000 pro Jahr und geht zulasten der Leis- tungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei. Die internen Verrechnungskosten sind nicht Bestandteil des vorliegenden Antrages und werden im gemäss Abschnitt C ausgewiesenen zusätzlichen Bedarf an finanziellen Mitteln nicht mitgerechnet. Sie werden hier im Sinne der Gesamtsicht zur Information aufgeführt. – Betriebskosten II: Betrieb und Weiterentwicklung (RRB Nr. 765/2011) Mit dem Projekt Erneuerung ZHservices wurden erste Funktionalitä- ten realisiert, die neuen digitalen Angeboten zur Verfügung stehen. Die Aufnahme zusätzlicher digitaler Angebote auf ZHservices erhöht die Nutzung der Plattform und damit auch die angestrebte Konsoli- dierung im Bereich digitaler Leistungen. Durch die Etablierung des «Zürikontos» und weiterer Aktivitäten im Bereich der strategischen Initiative Leistungen (vgl. RRB Nr. 1331/2022, S. 3 ff.) wird davon aus- gegangen, dass ZHservices weit mehr Services zur Verfügung stellen wird, als dies ursprünglich geplant war. Wegen der unterschiedlichen fachlichen Anforderungen neuer digitaler Angebote müssen die Basis- funktionen von ZHservices bei Bedarf angepasst oder neue Basis- funktionen entwickelt werden. Deshalb muss ab 2024 mit Anpassungen und Weiterentwicklungen der Basisdienste gerechnet werden.

C. Mittelbedarf Im Budget der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staats- kanzlei, sollen zusätzliche Mittel (in Franken) gemäss folgender Tabelle aufgenommen werden:

2024 2025 2026 2027 Parallelbetrieb ZHservices bzw. 600 000 600 000 Erneuerung ZHservices Betriebskosten II: Betrieb und 600 000 600 000 600 000 600 000 Weiterentwicklung Total 1 200 000 1 200 000 600 000 600 000 Die zusätzlichen Mittel sind im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2023–2026 der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungs- rat und Staatskanzlei, nicht enthalten. Innerhalb der Staatskanzlei besteht keine Möglichkeiten, die zusätzlich benötigten Mittel zu kompensieren. Die benötigten Mittel sind im Budgetentwurf 2024 und im KEF 2024–2027 einzustellen.

Dispositiv

Auf Antrag der Staatskanzlei beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Erneuerung von ZHservices wird zur Ausgabenbewilligung gemäss RRB Nr. 237/2020 eine zusätzliche gebundene Ausgabe von Fr. 1 200 000 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungsrat und Staatskanzlei, bewilligt. Die gesamte zur Verfügung stehende Ausgabensumme beträgt Fr. 11 130 000.

II. Für die Betriebskosten und die Weiterentwicklung von ZHservices wird zur Ausgabenbewilligung gemäss RRB Nr. 765/2011 ab 2024 eine zusätzliche, jährlich wiederkehrende gebundene Ausgabe von Fr. 600 000 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 1000, Regierungs- rat und Staatskanzlei, bewilligt. Die gesamte zur Verfügung stehende jährlich wiederkehrende Ausgabensumme beträgt Fr. 1 300 000.

III. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Staatskanzlei.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli