Pflege- und Supportvertrag sowie Weiterentwicklungen kantonale Einwohnerdatenplattform, gebundene Ausgabe, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 1. Juni 2022

789. Pflege- und Supportvertrag sowie Weiterentwicklungen kantonale Einwohnerdatenplattform (Ausgabe und Vergabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Das Gemeindeamt betreibt seit 2019 die kantonale Einwohnerdaten- plattform (KEP). Sie enthält die Einwohnerdaten aller kommunalen Einwohnerregister. Zurzeit sind über 40 Organisationen der kantona- len Verwaltung, der Rechtspflege, der unselbstständigen Unternehmen sowie interkommunaler Behörden an die Datenplattform angeschlossen. Insgesamt nutzen 10 000 Datenbezügerinnen und Datenbezüger die KEP in ihrer täglichen Arbeit. Die KEP wird mit der Software GERES betrieben. Diese wurde von der Bedag Informatik AG, Bern, entwickelt. Gleichzeitig mit der Be- schaffung der Software GERES trat der Kanton Zürich dem Verein «GERES Community» bei (RRB Nr. 130/2017). Der Verein besteht aus 18 Kantonen (Stand Ende 2021) und ist Eigentümer der Software. Er bestimmt einvernehmlich über das Ausmass der Pflege, des Supports sowie der Weiterentwicklungen der Software durch die Bedag Informa- tik AG. 2021 hat die Bedag Informatik AG den Bereich der Softwareent- wicklung in die Tochtergesellschaft Bedag Solutions AG ausgegliedert. Bereits nach wenigen Jahren der Mitgliedschaft im Verein «GERES Community» stellte das Gemeindeamt fest, dass sich der Nutzen der Mitgliedschaft im Verein für den Kanton Zürich stetig verringerte. Die Bedürfnisse und Anforderungen der beteiligten Kantone an die Soft- ware, aber auch die Vorstellungen zur langfristigen strategischen Ent- wicklung liefen immer mehr auseinander. Für den Kanton Zürich, der aufgrund seiner Grösse sowie des vielfältigen Einsatzes der Software GERES durch seine Datenbezügerinnen und Datenbezüger auf deren fortlaufende Verbesserung und Weiterentwicklung angewiesen ist, waren die gemeinschaftlichen Strukturen daher zunehmend hinderlich. Die Direktion der Justiz und des Innern entschied deshalb im Juni 2021, auf Ende 2021 aus dem Verein «GERES Community» auszutreten. Unterstützt wurde dieser Entscheid durch die Strategie Digitale Ver- waltung 2018–2023 des Regierungsrates vom 25. April 2018 (RRB Nr. 390/ 2018). Insbesondere das Vorhaben des Impulsprogramms «IP 3.1 Strate- gie Datenmanagement und Data-Governance» zeigte den zentralen Stel-

lenwert, den die Personen- bzw. Einwohnerdaten in der künftigen kan- tonalen Datenstrategie haben sollen. Die damit verbundenen Anforde- rungen verlangen für den Kanton Zürich bei der KEP entsprechende Fle- xibilität und Anpassungsmöglichkeiten. Beim Austritt aus dem Verein «GERES Community» räumte dieser dem Kanton Zürich für die Zukunft die Nutzungsrechte an der Software GERES ein. Für 2022 wurde eine Übergangsphase vereinbart, in der einerseits letzte Vorhaben gemeinsam umgesetzt, anderseits die vollstän- dige Trennung des Quellcodes sowie der Service-Management-Instru- mente vollzogen werden sollen. Für die darauffolgenden Jahre erarbei- tete das Gemeindeamt mit Fachleuten der Softwarelieferantin Bedag Solutions AG eine technische Roadmap für die Umsetzung von Hand- lungsempfehlungen eines Softwarereviews aus dem Jahr 2019, die Moder- nisierung bestehender Softwaremodule sowie die Entwicklung kantons- spezifischer Anforderungen. Die Roadmap wird 2023 bis 2025 in jeweils drei voneinander unabhängigen Etappen umgesetzt und fortlaufend in Betrieb genommen.

B. Vergabe und Verträge Der Austritt aus dem Verein «GERES Community», der weiterhin alleiniger Eigentümer der bestehenden Software GERES ist, und der damit verbundene Wegfall der Beteiligung an dessen Verträgen erfordern, dass der Kanton (Gemeindeamt) auf den 1. Januar 2023 eigene Verträge für Pflege und Support sowie Weiterentwicklungen der Software ab- schliesst. Die Software GERES kann aus urheberrechtlichen und lizenzrecht- lichen Gründen nur durch die Bedag Solutions AG (vormals Bedag In- formatik AG) angepasst und gewartet werden. Die Software wurde während rund 15 Jahren ausschliesslich durch die Bedag programmiert, unterhalten und weiterentwickelt. Sie verfügt daher als einziges Unter- nehmen über die nötige technische Expertise, um die Software fachge- recht anzupassen und zu pflegen. Der Ersatz der Bedag Solutions AG durch einen Drittanbieter würde zu erheblichen Schwierigkeiten führen und wäre mit einem unzumutbaren Mehraufwand verbunden. Die Aufträge für Pflege und Support sowie Weiterentwicklungen (Um- setzung der technischen Roadmap) sind somit im Sinne der technischen Besonderheiten und einer Ergänzung von bereits erbrachten Leistungen gemäss § 10 Abs. 1 lit. c und f der Submissionsverordnung (LS 720.11) direkt an die Bedag Solutions AG zu vergeben. Die finanziellen Kondi- tionen für Pflege und Support bleiben unverändert. Die Verträge werden auf eine Mindestvertragsdauer von drei Jahren festgelegt. Sie verlängern sich ohne Kündigung automatisch jeweils um ein weiteres Jahr, bis zu einer Vertragsdauer von längstens fünf Jahren.

Vergabeübersicht 2023–2025 2026–2027 Total für (in Franken, einschliesslich MWSt) fünf Jahre (bis 2027) Pflege- und Supportvertrag 1 635 000 1 090 000 2 725 000 (jährliche Aufwendungen, Fr. 545 000 pro Jahr) Vorhabenspezifische Anpassungen 5 000 000 5 000 000 und Erweiterungen (Schätzung; einmalig in drei Etappen 2023–2025) Total Aufwendungen 6 635 000 1 090 000 7 725 000

C. Ausgabenbewilligung Sämtliche Ausgaben sind zur Erfüllung der im Gesetz über das Melde- wesen und die Einwohnerregister (LS 142.1) festgehaltenen Pflicht des Kantons zum Erstellen und Betreiben einer kantonalen Einwohner- datenplattform zwingend erforderlich und dienen namentlich der Be- schaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforder- lichen sachlichen Mittel. Sie sind damit als gebundene Ausgaben durch den Regierungsrat zu bewilligen (§ 37 Abs. 2 lit. a Gesetz über Control- ling und Rechnungslegung [LS 611]). Die Pflege- und Supportkosten für die KEP für die fünfjährige Ver- tragslaufzeit bis Ende 2027 betragen insgesamt Fr. 2 725 000. Die anteil- mässigen Beträge sind im Budgetentwurf 2023 sowie im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2023–2026 einzustellen und wer- den der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 2207, Gemeindeamt, belastet. Die Beträge ab Planjahr 2027 sind im KEF einzustellen. Für 2023 bis 2025 sind gemäss der technischen Roadmap Anpassun- gen und Erweiterungen in drei Etappen vorgesehen. Die geschätzten Kos- ten von Fr. 5 000 000 sind im Budgetentwurf 2023 sowie im KEF 2023– 2026 einzustellen und werden der Investitionsrechnung der Leistungs- gruppe Nr. 2207, Gemeindeamt, belastet. Das Vorhaben verursacht dem- nach jährliche Kapitalfolgekosten wie folgt: Etappe Kosten Betriebs- Kapitalfolgekosten/Jahr in Franken aufnahme (in Franken, einschliesslich MWSt) Abschreibungen kalk. Zinsen Total (0,75%) 1 1 000 000 2024 200 000 6 750 206 750 2 2 000 000 2025 400 000 18 750 418 750 3 2 000 000 2026 400 000 27 750 427 750

Mit der Etappierung ergeben sich für den Zeitraum von 2024 bis 2030 folgende Kapitalfolgekosten für die Umsetzung der technischen Road- map: 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 Kapitalfolge- 206 750 618 750 1 027 750 1 024 000 1 010 500 809 000 403 000 kosten

Neben den Pflege- und Supportkosten sind keine Folgeaufwendungen zu erwarten. Es werden keine Erträge anfallen. Das Vorhaben wurde mit dem Amt für Informatik und dem Gremium «Operative Informatiksteuerung (OIS)» abgestimmt (u. a. anlässlich der OIS-Sitzung vom 19. Mai 2022). Es gab keine Einwände.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Anpassungen und Erweiterungen sowie für Pflege und Support der Software GERES für den Betrieb der kantonalen Einwoh- nerdatenplattform wird eine gebundene Ausgabe von Fr. 7 725 000 zu- lasten der Leistungsgruppe Nr. 2207, Gemeindeamt, bewilligt. Davon gehen Fr. 5 000 000 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 2 725 000 zulasten der Erfolgsrechnung.

II. Die Aufträge für Pflege und Support sowie Anpassungen und Er- weiterungen für die Software GERES/KEP bis Ende 2027 werden zu höchstens Fr. 7 725 000 an die Bedag Solutions AG, Bern, vergeben.

III. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

IV. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Direktion der Justiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli