Ablösung der Schulverwaltungslösung für die Schulen der Sekundarstufe II, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 8. Juni 2022

837. Ablösung der Schulverwaltungslösung für die Schulen der Sekundarstufe II (Vergabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage An den 44 kantonalen und kantonal finanzierten Mittel- und Berufs- fachschulen sind derzeit unterschiedliche Softwareprodukte zur Schul- verwaltung in Betrieb. Diese Schulverwaltungslösungen haben ihre Le- bensdauer überschritten und genügen den heutigen technischen Anfor- derungen nicht mehr. Die Bildungsdirektion hat daher Ende 2020 ein Projekt zur Beschaffung einer gemeinsamen, zeitgemässen Schulverwal- tungslösung für die Schulen der Sekundarstufe II in die Wege geleitet. Im Rahmen der Einführungsphase des Beschaffungsprojekts wurde sicher- gestellt, dass die Anforderungen der zu beschaffenden Software auf die kantonale IKT-Strategie (RRB Nr. 625/2019), die Strategie «Digitaler Wandel an kantonalen Schulen der Sekundarstufe II» (RRB Nr. 259/ 2019) und das Projekt «IKT-Grundversorgung Sek II» (RRB Nr. 260/2019) abgestützt sind. Mit Beschluss Nr. 694/2022 beauftragte der Regierungs- rat die Bildungsdirektion, vertreten durch die entsprechenden Ämter, mit der Beschaffung einer neuen Schulverwaltungslösung für die kanto- nalen und kantonal finanzierten Schulen der Sekundarstufe II. Zugleich bewilligte er die dafür notwendigen Ausgaben und befristeten Stellen für die Projektleitung.

B. Öffentliche Ausschreibung und Vergabe Bei der Erarbeitung der Anforderungen an die Schulverwaltungssoft- ware wurden Vertreterinnen und Vertreter der Mittel- und Berufsfach- schulen einbezogen. Der Auftrag zur «Evaluation einer Schulverwaltungs- lösung an Zürcher Mittel- und Berufsfachschulen (WSek II)» wurde am 25. Juni 2021 im offenen Verfahren im Staatsvertragsbereich auf simap.ch ausgeschrieben (Meldungs-Nr. 1204641). Die Eingabefrist endete am 20. August 2021. Die Offertöffnung erfolgte am 23. August 2021. Es wur- den vier Angebote mit einer Preisspanne von Fr. 9 775 709 bis Fr. 17 548 961 (jeweils einschliesslich MWSt) eingereicht. Alle vier Angebote erfüll- ten die Eignungskriterien sowie die formellen Teilnahmevoraussetzun- gen und wurden zur Auswertung zugelassen. Die Anbieterin mit dem preislich tiefsten Angebot erfüllte indessen die in den Ausschreibungs- unterlagen definierten Anforderungen an den Beschaffungsgegenstand

nicht und musste daher infolge Unvollständigkeit des Angebots aus dem Verfahren ausgeschlossen werden. Die betreffende Anbieterin erhob gegen den Ausschluss Beschwerde an das Verwaltungsgericht. Dieses wies die Beschwerde mit Urteil VB.2021.00825 vom 11. April 2022 ab. Das Urteil ist rechtskräftig. Die Bewertung der eingereichten Angebote anhand der in den Aus- schreibungsunterlagen festgelegten Zuschlagskriterien erfolgte durch das Evaluationsteam, das u. a. aus zehn Vertreterinnen und Vertretern der Mittel- und Berufsfachschulen bestand. Dieses war auch an den Offert- präsentationen anwesend und holte verschiedene Referenzauskünfte ein. Die Auswertung ergab, dass das Angebot der Datenlotsen Education Systems Schweiz AG, Zürich, mit 3279 von 4000 möglichen Punkten die Zuschlagskriterien am besten erfüllt. Das Angebot liegt 509 Punkte über dem zweitplatzierten Angebot. Der Zuschlag ist daher der Daten- lotsen Education Systems Schweiz AG zu einem Preis von Fr. 13 690 285 (einschliesslich MWSt) zu erteilen. Mit der Zuschlagsempfängerin soll ein Vertrag für eine feste Laufzeit von sechs Jahren mit Option auf Ver- längerung um weitere zwei Jahre abgeschlossen werden. Die erforder- liche Ausgabe einschliesslich einer Reserve von 20% für Unvorherge- sehenes wurde vom Regierungsrat bereits bewilligt (RRB Nr. 694/2022).

Dispositiv

Auf Antrag der Bildungsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Der Auftrag für die neue Schulverwaltungslösung für die Schulen der Sekundarstufe II wird gemäss Angebot vom 20. August 2021 zu Fr. 13 690 285 (einschliesslich MWSt) an die Datenlotsen Education Sys- tems Schweiz AG, Zürich, vergeben.

II. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

III. Mitteilung an die Bildungsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli