Notariatsverordnung

Die Direktion für Inneres und Justiz ist die Aufsichtsbehörde über die bernischen Notarinnen und Notare.

Die Aufsichtsbehörde führt das Notariatsregister.

Das Notariatsregister enthält

1. die Registernummer,

2. die Unternehmens-Identifikationsnummer gemäss dem Bundesgesetz vom 18. Juni 2010 über die Unternehmens-Identifikationsnummer (UIDG)²,

3. Name und Vornamen gemäss Pass oder Identitätskarte, das Geburtsdatum und den Heimatort oder die Staatsangehörigkeit der Notarin oder des Notars,

4. das Datum der Patentierung,

5. das Datum der Eintragung und das Datum der Löschung,

6. den Namen, die Adresse und die Rechtsform des Notariatsbüros sowie die Adresse des oder der Zweigbüros,

7. Angaben über die Berufshaftpflichtversicherung,

8. die Anzahl der abgegebenen Siegel,

9. die Administrativmassnahmen und Disziplinarmassnahmen,

10. das Datum, die Dauer und den Grund einer Suspendierung,

11. die Mutationen,

12. den Aufbewahrungsort der Urschriften- und Testamentensammlung sowie des Urschriften- und Testamentenregisters nach der Löschung des Eintrags.

13. Name und Adresse des Revisorats.

Die Notarin oder der Notar richtet das Gesuch um Eintragung in das Notariatsregister schriftlich an die Aufsichtsbehörde.

Das Gesuch enthält den Namen, den Vornamen, das Geburtsdatum, den Heimatort oder die Staatsangehörigkeit der Notarin oder des Notars sowie den Namen, die Adresse und die Rechtsform des Notariatsbüros sowie die Adresse des oder der Zweigbüros.

Dem Gesuch sind beizulegen

1. eine Kopie des Notariatspatents,

2. ein Handlungsfähigkeitszeugnis,

3. ein Auszug aus dem Strafregister,

4. ein Auszug aus dem Betreibungsregister der Wohnsitzgemeinde,

5. eine Wohnsitzbescheinigung,

6. eine Kopie der Police der Berufshaftpflichtversicherung,

7. eine Erklärung über das Nichtvorliegen einer Unvereinbarkeit gemäss Artikel 4 Absatz 1 NG,

8. das amtliche Unterschriftenformular mit der Unterschrift im Doppel,

9. eine Kopie des Passes oder der Identitätskarte.

Die Unterlagen gemäss Absatz 3 Buchstaben b bis e dürfen nicht älter sein als drei Monate. Wird das Gesuch im gleichen Jahr des erfolgreichen Abschlusses der bernischen Notariatsprüfung eingereicht, dürfen die Unterlagen nicht älter als sechs Monate sein.

Sofern die Notarin oder Notar ihren Beruf im Anstellungsverhältnis bei einer Kapitalgesellschaft ausübt, welche die vermögensrechtliche Verantwortlichkeit übernommen hat, genügt anstelle einer Kopie der Versicherungspolice der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung gemäss Artikel 3b Absatz 1 Buchstabe f.

Eine Person mit Eintrag im bernischen Notariatsregister kann den Notariatsberuf im Anstellungsverhältnis bei einer Kapitalgesellschaft ausüben, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Sitz der Gesellschaft befindet sich im Kanton Bern,

2. Erbringen von notariellen und anderen Rechtsdienstleistungen ist Hauptzweck der Gesellschaft,

3. Aktien- oder Stammkapital ist mindestens zu drei Vierteln im Besitz von Personen, die im Notariatsregister eingetragen sind,

4. Personen mit Eintrag im Notariatsregister müssen auf Stufe General- oder Gesellschafterversammlung mindestens eine Mehrheit von drei Vierteln der Stimmen haben,

5. Mitglied im obersten Leitungsorgan dürfen nur Personen mit Eintrag im Notariats- oder Anwaltsregister sein. Personen mit Eintrag im Notariatsregister müssen mindestens eine Mehrheit von drei Vierteln der Stimmen haben,

6. Aktien und Partizipationsscheine müssen auf den Namen lauten und können nur mit Zustimmung des Verwaltungsrats übertragen werden. Stammanteile dürfen nur mit Zustimmung der Gesellschafterversammlung übertragen werden.

7. Bestimmung in den Statuten oder im Organisationsreglement, wonach eine Notarin oder ein Notar fachlich keiner Person ohne Eintrag im Notariatsregister unterstellt ist,

8. Statutenbestimmung, wonach nur aktiv in der Gesellschaft tätige Personen zum Kreis der Aktionärinnen und Aktionäre oder Gesellschafterinnen und Gesellschafter gehören. Vorbehalten bleibt einzig die zu befristende Mitwirkung von Personen, die sich altershalber entschlossen haben, ihren Eintrag im Notariatsregister zu löschen,

9. Statutenbestimmung, sofern die Gesellschaft die vermögensrechtliche Verantwortlichkeit für die bei ihr angestellten Personen mit Eintrag im Notariatsregister übernimmt.

10. Gesellschaft verfügt über eine Bewilligung gemäss Artikel 3b.

Bei Kleinstgesellschaften mit höchstens drei beteiligten Personen und in obersten Leitungsorganen mit höchstens drei Mitgliedern beträgt das notwendige Minimalquorum gemäss Absatz 1 Buchstaben c, d und e zwei Drittel.

Eine Kapitalgesellschaft, die beabsichtigt, durch eine bei ihr angestellte Person mit Eintrag im bernischen Notariatsregister eine hauptberufliche Notariatstätigkeit auszuüben, hat hierfür von der Aufsichtsbehörde vorgängig eine Bewilligung einzuholen. Sie hat dem Gesuch folgende Unterlagen beizulegen:

1. Statuten mit Handelsregisterauszug und das vom obersten Leitungsorgan unterzeichnete Aktien- bzw. Anteilsbuch,

2. Verzeichnis über die wirtschaftlich Berechtigten an den Gesellschaftsanteilen, das vom obersten Leitungsorgan unterzeichnet ist,

3. Aktionärs- oder Gesellschafterbindungsverträge,

4. Organisationsreglement,

5. Erklärung des Verwaltungsrats beziehungsweise der Geschäftsführung betreffend Unabhängigkeit der angestellten Personen mit Eintrag im Notariatsregister, Einhaltung der Berufspflichten und insbesondere der Geheimhaltungspflicht,

6. Kopie der Police der Berufshaftpflichtversicherung.

Die gesuchstellende Kapitalgesellschaft muss mit den notwendigen Unterlagen insbesondere folgende Nachweise bezüglich Erwerb von Gesellschaftsanteilen (Aktien und Partizipationsscheine bzw. Stammanteile) erbringen:

1. Verweigerungspflicht des obersten Leitungsorgans bzw. der Gesellschafterversammlung eines Erwerbs, welcher die Quoren gemäss Artikel 3a Absatz 1 Buchstaben c, d, e und h verletzt,

2. Verweigerungspflicht des obersten Leitungsorgans bzw. der Gesellschafterversammlung eines Erwerbs durch Personen, die keine Erklärung abgeben, wonach sie die Gesellschaftsanteile auf eigenen Namen und eigene Rechnung erwerben,

3. Pflicht des obersten Leitungsorgans bzw. der Gesellschafterversammlung, die Zustimmung zum Erwerb zu verweigern und die Übernahme zum wirklichen Wert oder vertraglich vereinbarten Wert anzubieten, sofern Personen ohne Eintrag im Notariatsregister Gesellschaftsanteile durch Erbgang, Erbteilung, eheliches Güterrecht oder Zwangsvollstreckung erwerben und deswegen die Voraussetzungen gemäss Artikel 3a Absatz 1 Buchstaben c, d, e oder h nicht mehr erfüllt wären,

4. Ausschluss der Nutzniessung an Gesellschaftsanteilen.

Die Aufsichtsbehörde kann weitere Unterlagen verlangen zwecks Abklärung der fachlichen Unabhängigkeit der angestellten Personen mit Eintrag im Notariatsregister.

Das oberste Leitungsorgan der Kapitalgesellschaft ist verpflichtet, jede Änderung der Beteiligungsverhältnisse und der wirtschaftlichen Berechtigungen im Aktionärs- oder Gesellschafterkreis der Aufsichtsbehörde zu melden.

Es meldet der Aufsichtsbehörde jede Änderung der Unterlagen gemäss Artikel 3b Absatz 1 Buchstaben a bis f.

Wird die Meldepflicht verletzt, kann die Aufsichtsbehörde der Kapitalgesellschaft die Bewilligung gemäss Artikel 3b entziehen.

Im Rahmen der notariatsrechtlichen Revision hat das oberste Leitungsorgan jeweils die Einhaltung der Bewilligungsvoraussetzungen gemäss Artikel 3a und 3b zu bestätigen.

Die Aufsichtsbehörde anerkennt anstelle des bernischen Notariatspatents Ausweise eines anderen Kantons über die Befähigung von Urkundspersonen als Voraussetzung für die Eintragung in das Notariatsregister, sofern die Ausbildung und die Prüfungen gleichwertig sind und der andere Kanton Gegenrecht hält.

Die Notarin oder der Notar setzt die Unterschrift auf dem amtlichen Unterschriftenformular so bei, wie sie oder er diese in den öffentlichen Urkunden führen wird.

Die Aufsichtsbehörde leitet ein Exemplar des Unterschriftenformulars an die Staatskanzlei weiter.

Bei jeder Änderung der Unterschrift hat die Notarin oder der Notar der Aufsichtsbehörde ein Muster der neuen Unterschrift im Doppel auf dem amtlichen Unterschriftenformular einzureichen.

Eintragung und Löschung der Notarin oder des Notars im Notariatsregister werden im Amtsblatt veröffentlicht.

Die Namen und die Geschäftsadressen der eingetragenen Notarinnen und Notare werden im Internet veröffentlicht. Die Aufsichtsbehörde trifft die technischen und organisatorischen Massnahmen für den sicheren Betrieb.

Die Liegenschaftsvermittlung ist mit dem Notariatsberuf unvereinbar, insbesondere wenn sie dauernd sowie gewerbsmässig ausgeübt wird.

Die Liegenschaftsvermittlung ist in jedem Fall mit dem Notariatsberuf unvereinbar, wenn sie gegen Provision oder eine vergleichbare Entgeltvereinbarung erfolgt.

Sofern eine juristische Person gemäss ihrer statutarischen Zweckbestimmung die Liegenschaftsvermittlung bezweckt,

1. ist eine qualifizierte Beteiligung von mehr als zehn Prozent am Gesellschaftskapital oder die Mitgliedschaft an ihr mit dem Notariatsberuf unvereinbar,

2. ist die Mitgliedschaft im obersten Leitungsorgan sowie ein Anstellungsverhältnis mit dem Notariatsberuf unvereinbar.

Die Absätze 1 bis 3 gelten auch für juristische Personen, die faktisch eine mit dem Notariatsberuf unvereinbare Liegenschaftsvermittlung betreiben.

Eine Person mit Eintrag im Notariatsregister darf eine unvereinbare Liegenschaftsvermittlung nicht durch Drittpersonen ausüben lassen.

Mit dem Notariatsberuf ist nur eine gelegentlich ausgeübte Liegenschaftsvermittlung vereinbar.

Eine gelegentliche Ausübung der Liegenschaftsvermittlung liegt in der Regel vor, wenn zwischen Auftragsgeberin oder Auftraggeber und der Person mit Eintrag im Notariatsregister bereits ein anderes Klientenverhältnis bestand.

Eine mit dem Notariatsberuf vereinbare Liegenschaftsvermittlung darf nur gegen ein erfolgsunabhängiges Honorar nach Zeitaufwand erfolgen.

Eine zulässige erfolgsunabhängige Honorarvereinbarung liegt vor, wenn die Bemessung des Honorars für den erfolgreichen Vermittlungsfall gleich bemessen wird wie für den erfolglosen.

Die Berufshaftpflichtversicherung ist bei einer Versicherungsgesellschaft mit Sitz in der Schweiz abzuschliessen und muss folgende Anforderungen erfüllen:

1. Die Versicherungssumme für die Haftung aus haupt- und nebenberuflicher Tätigkeit beträgt für Vermögensschäden mindestens zwei Millionen Franken pro Jahr und pro zu versichernde Person mit Eintrag im Notariatsregister, wobei sich die Versicherungssumme um eine Million Franken pro Jahr und pro zusätzlicher Person erhöht, wenn in einem Notariat mehr als zwei Personen mit Eintrag im Notariatsregister zu versichern sind,

2. Der Versicherungsschutz besteht für Schäden, die während der Dauer der Berufsausübung verursacht werden, auch wenn sie erst nach deren Beendigung innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfristen geltend gemacht werden.

3. Die Versicherungsgesellschaft verpflichtet sich, der Aufsichtsbehörde das Aussetzen, das Aufhören und sonstige Änderungen des Versicherungsschutzes schriftlich mitzuteilen.

Kapitalgesellschaften gemäss Artikel 3a ff. sind verpflichtet, für die bei ihr angestellten Personen mit Eintrag im Notariatsregister die Berufshaftpflichtversicherung gemäss Absatz 1 abzuschliessen, sofern sie für diese die vermögensrechtliche Verantwortlichkeit übernehmen.

Das Berufssiegel enthält das Kantonswappen, eingerahmt vom Text «N. N. Notarin des Kantons Bern» oder «N. N. Notar des Kantons Bern» sowie die Registernummer der Notarin oder des Notars und die Siegelnummer. Im Übrigen bestimmt die Aufsichtsbehörde die Form, Art und zulässige Anzahl der Siegel. Sie gibt die Berufssiegel zum Selbstkostenpreis ab.

Es dürfen keine anderen Siegel verwendet werden.

Das Berufssiegel darf nur im Rahmen der Beurkundungsverfahren und bei der Anmeldung von Rechtsgeschäften in öffentliche Register verwendet werden.

Bei der Suspendierung des Eintrags im Notariatsregister sind sämtliche Berufssiegel während der Dauer der Suspendierung bei der Aufsichtsbehörde zu hinterlegen. Bei der Löschung des Eintrags im Notariatsregister sind sie der Aufsichtsbehörde umgehend abzuliefern.

Die Aufsichtsbehörde meldet die Suspendierung und Löschung eines Eintrags im Notariatsregister soweit notwendig dem Schweizerischen Register der Urkundspersonen (UPREG).

Die Räume des Notariatsbüros müssen nach Lage, Zustand und Infrastruktur Gewähr bieten für eine selbstständige, unabhängige und einwandfreie Berufsausübung.

Das Notariatsbüro muss mindestens aus einem Beurkundungsraum sowie einer Kanzlei bestehen und einen unabhängigen Zugang haben. Die Räume haben Gewähr zu bieten für eine zweckmässige Aufbewahrung der Akten und für die Wahrung der Geheimhaltungspflicht.

Das Notariatsbüro darf nur für die berufliche und eine mit ihr vereinbare weitere Tätigkeit verwendet werden.

Bürogemeinschaften mit Anwaltsbüros sowie Unternehmungen, die Dienstleistungen im Bereich Treuhand- und Revisionswesen, Steuerberatung, Unternehmensberatung, Liegenschaftsverwaltung, Vermögensverwaltung, Architektur oder Bauberatung anbieten, sind mit dem Notariatsberuf vereinbar.

Für Bürogemeinschaften mit Unternehmungen, die andere qualifizierte Beratungsdienstleistungen anbieten, ist eine Bewilligung der Aufsichtsbehörde erforderlich.

Die Bürogemeinschaft ist für die Einhaltung der notariatsrechtlichen Vorschriften, insbesondere die Geheimhaltungspflicht, verantwortlich.

Die Aufsichtsbehörde lässt vor der Eintragung der Notarin oder des Notars im Notariatsregister durch die Revisionsorgane prüfen, ob die Büroräume und ihre Infrastruktur den Anforderungen entsprechen.

Wird das Notariatsbüro verlegt, veranlasst die Aufsichtsbehörde eine neue Prüfung.

Die Revisionsorgane melden der Aufsichtsbehörde festgestellte Mängel. Diese setzt der Notarin oder dem Notar eine Frist zur Herstellung des vorschriftsgemässen Zustands.

Nach der Löschung der Notarin oder des Notars im Notariatsregister sind die Buchhaltung und die hängigen Geschäfte abzuschliessen.

Die Revisionsorgane klären die Verhältnisse im Büro ab und erteilen die notwendigen Weisungen. Sie haben eine Schlussrevision vorzunehmen.

Die Aufsichtsbehörde trifft, wenn nötig, Anordnungen zur Sicherstellung der Urschriften- und Testamentensammlung, des Urschriften- und Testamentenregisters, der Buchhaltung, der zusätzlich zu führenden Kontrollen sowie der anvertrauten Vermögenswerte.

Führt eine andere Notarin oder ein anderer Notar die Geschäfte oder das Büro weiter, können ihr oder ihm diese Akten und Vermögenswerte in ihre oder seine Verantwortung übergeben werden. Es ist ein Übergabeprotokoll zu erstellen.

Werden die Urschriften- und die Testamentensammlung sowie das Urschriften- und das Testamentenregister nicht einer Büronachfolgerin oder einem Büronachfolger überlassen, sind sie nach Weisungen der Aufsichtsbehörde dem zentralen Urschriftenarchiv zu übergeben, sobald der Schlussbericht der Revisionsorgane vorliegt. Dem zentralen Urschriftenarchiv obliegen die mit der Aufbewahrung verbundenen Pflichten.

Die der Notarin oder dem Notar zur Aufbewahrung übergebenen Verfügungen von Todes wegen, die noch nicht eröffnet worden sind, sind bei fehlender Büronachfolge der Wohnsitzgemeinde der Hinterlegerin oder des Hinterlegers zu übergeben, sofern diese oder dieser keine anderen Anordnungen trifft.

Die Aufsichtsbehörde ernennt eigene Revisorinnen und Revisoren oder kann andere Personen oder Organisationen für die Durchführung der Revision der Notariatsbüros als geeignet anerkennen.

Die Eignungsanerkennung erfolgt durch Eintrag im Revisionsregister, das durch die Aufsichtsbehörde geführt wird. Personen oder Organisationen, welche die Eignungsvoraussetzungen nicht mehr erfüllen, können durch die Aufsichtsbehörde aus dem Revisionsregister gestrichen werden.

Für die Eignungsanerkennung muss eine Person oder eine Organisation folgende Voraussetzungen erfüllen:

1. Zulassung als Revisorin oder Revisor gemäss Artikel 5 des Bundesgesetzes vom 16. Dezember 2005 über die Zulassung und Beaufsichtigung der Revisorinnen und Revisoren (Revisionsaufsichtsgesetz, RAG)³),

2. Ausweis über Spezialkenntnisse des Notariatsrechts.

Die Aufsichtsbehörde kann Weisungen über das Verfahren zur Eignungsanerkennung und zum Inhalt des Revisionsregisters erlassen.

Die im Notariatsregister eingetragenen Personen müssen für die Revision ihres Notariatsbüros eine im Revisionsregister eingetragene Person bestimmen und zur Eintragung im Notariatsregister melden.

Für Revisorinnen und Revisoren gilt dieselbe Geheimhaltungspflicht wie für die von ihnen revidierten Notarinnen und Notare.

Die Aufsichtsbehörde setzt unter ihrer Leitung einen ständigen Revisionsausschuss mit höchstens sieben Mitgliedern ein. Dieser kontrolliert und überwacht die ordnungsgemässe Durchführung der Revisionen der Notariatsbüros.

Der ständige Revisionsausschuss

1. sichtet die Revisionsberichte der Revisorinnen und Revisoren und gewichtet die Revisionsfeststellungen,

2. erstattet der Aufsichtsbehörde Meldung, wenn er im Rahmen seiner Sichtung und Gewichtung gemäss Buchstabe a wesentliche Mängel feststellt,

3. beschliesst ein Organisationsreglement, das von der Aufsichtsbehörde zu genehmigen ist,

4. kann Weisungen an die Revisorinnen und Revisoren erlassen, die von der Aufsichtsbehörde zu genehmigen sind.

Der Berufsverband der bernischen Notarinnen und Notare hat das Recht, drei Mitglieder in den ständigen Revisionsausschuss zu delegieren. Vor der Ernennung der übrigen Mitglieder ist der Berufsverband der bernischen Notarinnen und Notare anzuhören.

Die Aufsichtsbehörde kann dem ständigen Revisionsausschuss Weisungen erteilen und ihm weitere Aufgaben übertragen.

Die Revision des Notariatsbüros findet in der Regel jährlich statt. Sie erfolgt in der Regel auf Voranmeldung hin.

Fällt die Revision einwandfrei aus, kann die Aufsichtsbehörde gestützt auf einen Antrag des ständigen Revisionsausschusses einen zweijährigen Revisionsrhythmus bewilligen. Im Zwischenjahr wird die Revisionspflicht durch Einlieferung der Quartalsabschlüsse mit Deckungsnachweis an den ständigen Revisionsausschuss erfüllt.

Ist die Notarin oder der Notar am Revisionstag abwesend, sorgt sie oder er für eine geeignete Vertretung, die den Revisorinnen und Revisoren vollumfängliche Auskunft erteilen und Akteneinsicht gewähren kann.

Die Aufsichtsbehörde und der ständige Revisionsausschuss können Zwischenrevisionen und Spezialrevisionen durchführen oder durchführen lassen. Sie bestimmen in diesen Fällen die Revisorin oder den Revisor nach freiem Ermessen.

Die Aufsichtsbehörde kann Weisungen über die Revision der Notariatsbüros erlassen.

Die Revisorinnen und Revisoren prüfen die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Sie prüfen insbesondere

1. die Räume und die Infrastruktur des Notariatsbüros,

2. das Bestehen der Berufshaftpflichtversicherung,

3. die Testamentensammlung und das Testamentenregister,

4. die Buchführung,

5. die gesetzlich vorgeschriebenen Kontrollen,

6. die vorschriftgemässe Anlage der verwahrten Gelder,

7. die Verwahrung der anvertrauten Wertschriften, Wertsachen und Versicherungspolicen,

8. die Zahlungsbereitschaft,

9. die Einhaltung der Beurkundungsvorschriften,

10. die Urschriftensammlung und das Urschriftenregister.

Die Notarin oder der Notar hat bei der Revision eine Liste der juristischen Personen, Personengesellschaften und Einzelunternehmungen gemäss Artikel 44 Absatz 3 NG vorzulegen.

Die Gebühr für die Arbeit der Revisorinnen und Revisoren beträgt 240 bis 350 Franken pro Revisionsstunde, womit sämtliche mit der Revision verbundenen Vor-, Neben- und Nacharbeiten inklusive Reisezeiten und Auslagen abgegolten sind.

Absatz 1 ist nicht anwendbar, sofern Revisorinnen oder Revisoren von einem Notariatsbüro selber beauftragt werden. In diesem Fall kann die Gebühr frei vereinbart werden.

Die Gebühr für die Mitarbeit im ständigen Revisionsausschuss beträgt 100 bis 250 Franken pro Sitzung, womit sämtliche mit der Revision verbundenen Vor-, Neben- und Nacharbeiten inklusive Reisezeiten und Auslagen abgegolten sind.

Der Revisionsausschuss kann seinen Mitgliedern oder Drittpersonen Spezialaufträge erteilen. Der Stundenansatz gemäss Absatz 1 darf jedoch nicht überschritten werden.

Die Kosten der Revision und der Prüfung durch den ständigen Revisionsausschuss trägt die Notarin oder der Notar.

Bei der Führung der Buchhaltung und der Erfassung der Buchungsbelege sind die anerkannten kaufmännischen Grundsätze einzuhalten (ordnungsgemässe Buchführung).

Wird die Buchhaltung elektronisch oder auf vergleichbare Weise geführt und aufbewahrt und werden die Buchungsbelege elektronisch oder auf vergleichbare Weise erfasst und aufbewahrt, sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten.

Die Ordnungsmässigkeit der Führung und Aufbewahrung der Bücher richtet sich nach den allgemein anerkannten Regeln und Fachempfehlungen, soweit diese Verordnung keine Vorschriften enthält.

Die Aufsichtsbehörde kann Weisungen über die Buchführung erlassen.

Zusätzlich zur Buchhaltung sind folgende Kontrollen zu führen:

1. eine nach Geschäften geführte Leistungserfassung über Gebühren, Honorare und Auslagen,

2. eine chronologisch mit durchlaufender Nummerierung geführte Wertschriftenkontrolle mit separatem alphabetischem Register,

3. eine Klientengelderkontrolle, in welche die Konten mit anvertrauten Geldern eingetragen werden, soweit diese nicht als Aktivkonten in der Buchhaltung geführt werden.

In die Wertschriftenkontrolle sind alle der Notarin oder dem Notar anvertrauten Wertschriften und Wertsachen sowie Lebens- und Rentenversicherungspolicen einzutragen. Die der Notarin oder dem Notar für Grundbucheinschreibungen vorübergehend ausgehändigten Grundpfandtitel und die zur unverzüglichen Weiterleitung übergebenen Vermögenswerte müssen nicht aufgenommen werden.

Die Wertschriftenkontrolle und die Klientengelderkontrolle können für jede Notarin oder jeden Notar einzeln oder gesamthaft für das ganze Notariatsbüro geführt werden. Mischlösungen sind nicht zulässig.

Werden die Kontrollen für das gesamte Notariatsbüro geführt, muss aus ihnen hervorgehen, welche Notarin oder welcher Notar für den einzelnen Vermögenswert oder das einzelne Klientengelderkonto persönlich verantwortlich ist. Bei Ausscheiden einer Notarin oder eines Notars aus einem Notariatsbüro müssen die Revisionsorgane den Übergang der Verantwortung nachvollziehen können.

Die Aufsichtsbehörde kann zu Form und Inhalt der Wertschriftenkontrolle und der Klientengelderkontrolle Weisungen erlassen.

Buchhaltung und Kontrollen sind fortlaufend nachzuführen.

Die Bilanz, die Erfolgsrechnung und die Saldobilanz mit dem Ausweis über die Zahlungsbereitschaft sind alle drei Monate, spätestens dreissig Tage nach dem jeweiligen Quartalsende, zu erstellen.

Die Dokumente gemäss Absatz 2 sind von der Notarin oder vom Notar zu datieren und zu unterzeichnen. Umfasst eine Buchhaltung mehrere Notarinnen oder Notare, müssen die Dokumente mindestens von zwei Notarinnen oder Notaren unterzeichnet und datiert werden.

Die Saldi der Bank- und Postkonten sowie der in der Klientengelderkontrolle eingetragenen Konten sind alle drei Monate nachzuweisen.

Die Notarin oder der Notar hat der Klientschaft innert 60 Tagen nach Erledigung eines Geschäfts die Abrechnung vorzulegen. Ein allfälliger Abrechnungssaldo ist unter Einhaltung der Vorschriften über den Geldverkehr auszubezahlen.

Für alle herausgegebenen Wertschriften, Wertsachen, Versicherungspolicen und Barbeträge sind Empfangsbestätigungen zu verlangen.

Bei Vermögensverwaltungen, Liegenschaftsverwaltungen und anderen Aufträgen, deren Ausführung längere Zeit in Anspruch nimmt, hat die Notarin oder der Notar der Klientschaft mindestens einmal jährlich eine Abrechnung vorzulegen.

Die Buchhaltung, die Wertschriftenkontrolle und die Klientengelderkontrolle mit ihren Belegen sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren.

Die ausserhalb des Jahresabschlusses erstellten Bilanzen, Erfolgsrechnungen und Saldobilanzen mit dem Ausweis über die Zahlungsbereitschaft und die Leistungserfassungen können nach Ablauf von fünf Jahren vernichtet werden.

Die Notarin oder der Notar ist verpflichtet, die anvertrauten Gelder und Vermögenswerte von den nicht bilanzierten privaten Mitteln getrennt zu halten. Sie oder er darf diese unter keinen Umständen, auch nicht vorübergehend, zu eigenen Zwecken verwenden oder mit privaten Vermögenswerten vermengen.

Die anvertrauten Gelder sind bei einer Schweizer Bank in Schweizer Franken anzulegen, soweit sie nicht auf kurze Frist zur Zahlung bereitgehalten werden müssen. Die Anlage in fremder Währung ist aufgrund einer schriftlichen Weisung der oder des Berechtigten zulässig.

Guthaben verschiedener Klientinnen oder Klienten dürfen unter ausdrücklicher Bezeichnung als Klientengelder auf Sammelkonten angelegt werden.

Übersteigen die anvertrauten Gelder der einzelnen Klientin oder des einzelnen Klienten den Betrag von 20'000 Franken, sind sie innert 40 Tagen auf den Namen der oder des Berechtigten oder auf den Namen der Notarin oder des Notars bei einer Schweizer Bank anzulegen (Individualisierung). Massgebend ist der Habensaldo auf einem Buchhaltungskonto unabhängig davon, ob mehrere Berechtigte vorhanden sind und der interne Anteil der einzelnen Klientschaft weniger als 20'000 Franken beträgt.

Werden die individualisierten Klientengelder auf den Namen der Notarin oder des Notars angelegt, ist unter Angabe der oder des Berechtigten ein Treuhandkonto zu eröffnen. Alle individualisierten Gelder sind als Aktivkonten in der Buchhaltung zu führen oder in der Klientengelderkontrolle zu registrieren.

Die Bestimmungen über den Geldverkehr gelten sowohl für anvertraute Gelder und Vermögenswerte der Klientschaft als auch für solche von Drittpersonen. Sie gelten auch für Gelder und Vermögenswerte, die sich aus irgendeinem Grund im Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit der Notarin oder des Notars in ihrer oder seiner Verwahrung befinden.

Die Notarin oder der Notar muss jederzeit in der Lage sein, den Berechtigten alle Wertschriften, Wertsachen und Versicherungspolicen auszuhändigen.

Die Notarin oder der Notar muss jederzeit in der Lage sein, den Berechtigten alle Gelder auszubezahlen.

Die Zahlungsbereitschaft wird ausgewiesen durch

1. den Kassenbestand,

2. bilanzierte Bank- und Postguthaben,

3. Guthaben der einzelnen Klientinnen und Klienten oder von Drittpersonen für die in der Klientengelderkontrolle registrierten Gelder.

In der Leistungserfassung ausgewiesene Ansprüche für Gebühren, Honorare und Auslagen dürfen nur gegenüber der betreffenden Klientin oder dem betreffenden Klienten und höchstens im Umfang des Habensaldos des entsprechenden Klientenkontos in Abzug gebracht werden.

Urkundspartei ist, wer in eigenem Namen oder als Vertreterin oder Vertreter rechtsgeschäftliche oder prozessrechtliche Willenserklärungen oder Wissenserklärungen beurkunden lässt oder die Notarin oder den Notar mit der Feststellung von Vorgängen und Zuständen rogiert.

Nebenpersonen sind Sachverständige, Übersetzerinnen oder Übersetzer sowie Schätzerinnen oder Schätzer. Sie müssen handlungsfähig sein.

Die Notarin oder der Notar errichtet eine öffentliche Urkunde auf Begehren einer Person oder auf Verfügung einer zuständigen Behörde hin.

Die Rogation kann stillschweigend erfolgen, insbesondere durch Teilnahme am Beurkundungsverfahren.

Urkundssprache ist in der Regel die Sprache des Verwaltungskreises, in dem die Notarin oder der Notar das Büro hat. Auf Verlangen der Beteiligten kann die Notarin oder der Notar in einer anderen Sprache beurkunden, wenn sie oder er diese genügend beherrscht.

Vorbehalten bleiben die besonderen Vorschriften über die Sprache von Urkunden, welche als Ausweis für Eintragungen in öffentliche Register bestimmt sind.

Die Urkunde hat ausser dem Gegenstand der Beurkundung zu enthalten

1. den Namen, Vornamen und Beruf der Notarin oder des Notars mit dem Hinweis auf den Eintrag im Notariatsregister sowie den Ort des Büros,

2. den Namen und Vornamen, das Geburtsdatum, den Heimatort oder die Staatsangehörigkeit sowie den Wohnort der Urkundsparteien und der von ihnen vertretenen Personen sowie der Nebenpersonen,

3. die Feststellung, welche Förmlichkeiten des Beurkundungsverfahrens eingehalten worden sind,

4. die Angabe von Ort und Datum der Beurkundung,

5. die Unterschriften der Notarin oder des Notars, der oder des Sachverständigen sowie der Übersetzerin oder des Übersetzers und bei der Beurkundung von Willenserklärungen diejenigen der Urkundsparteien.

Bei Personengesellschaften und juristischen Personen sind die Firma oder der Name, der Sitz, die Rechtsform, wenn diese nicht aus der Firma oder dem Namen hervorgeht, sowie der Name, der Vorname, der Heimatort oder die Staatsangehörigkeit, der Wohnort und die Art der Zeichnung der für sie handelnden Personen anzugeben.

Es ist anzugeben, wie die Identität der Nebenpersonen und, bei der Beurkundung von Willenserklärungen, jene der Urkundsparteien festgestellt worden ist.

In der Urkunde ist auf Ausweise von Vertreterinnen und Vertretern sowie auf alle anderen Beilagen zu verweisen.

Urkunden, die sich auf ein Grundstück beziehen, müssen dieses genau bezeichnen und bei dessen rechtsgeschäftlicher Übertragung die ganze grundbuchliche Beschreibung enthalten. Bei Vermögensübertragungen gemäss Bundesgesetz vom 3. Oktober 2003 über Fusion, Spaltung, Umwandlung und Vermögensübertragung (Fusionsgesetz, FusG⁴) und Erbgangsurkunden genügt die genaue Bezeichnung.

Die besonderen Vorschriften für die einzelnen Beurkundungsverfahren bleiben vorbehalten.

Die Urkunde ist in lesbarer, alterungsbeständiger und dokumentenechter Schrift abzufassen. Leere Stellen sind auszustreichen.

Für Beglaubigungen und Verbale ist die Verwendung eines Stempels mit dem entsprechenden Text zulässig.

Es dürfen keine Abkürzungen verwendet werden, die nicht allgemein bekannt sind.

Für die Angabe von Summen, Massen und Gewichten sind die gesetzlich vorgesehenen Bezeichnungen zu verwenden.

Endsummen und das Datum der Beurkundung sind in Ziffern und in Wörtern zu schreiben.

In einer Urkunde darf nicht radiert werden. Gestrichene Textteile müssen leserlich bleiben. Beifügungen sind in der Urkunde vorzunehmen.

Die Notarin oder der Notar hat die Änderungen in der Urkunde unter Angabe der Anzahl der gestrichenen oder eingefügten Wörter, Ziffern oder Zeichen zu bescheinigen. Bezieht sich die Änderung auf eine Willenserklärung, ist die Bescheinigung auch von den Urkundsparteien zu unterzeichnen.

Sinnändernde Streichungen oder Beifügungen, die nicht unterschriftlich anerkannt sind, gelten als nicht erfolgt.

Nach Abschluss des Beurkundungsverfahrens können Änderungen jeder Art nur noch in der Form einer Nachtragsbeurkundung vorgenommen werden.

Für Urschriften, die in Verwahrung der Notarin oder des Notars bleiben, und für Ausfertigungen ist Papier von guter und alterungsbeständiger Qualität im Format DIN A4 zu verwenden.

…

Die Aufsichtsbehörde kann Weisungen über die Qualität des Urkundenpapiers erlassen.

Folgende Urschriften dürfen einem anderen Dokument nachgetragen oder mit einem solchen Dokument verbunden werden:

1. Beglaubigungen,

2. Bescheinigungen,

3. Bürgschaftsurkunden,

4. Wechselproteste,

5. eidesstattliche Erklärungen, Gelübde und andere Urkunden gemäss Artikel 11 Absatz 3 des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 1987 über das Internationale Privatrecht (IPRG)⁵ zur Rechtswahrung im Ausland.

Die Beurkundung ist auf dem Dokument vorzunehmen, auf das sie sich bezieht. Ist das nicht möglich, ist die Urschrift mit dem Dokument in geeigneter Weise zu verbinden.

Besteht ein Papierdokument aus mehreren Blättern, ist die Gesamtzahl der Blätter, auf die sich die Urschrift bezieht, anzugeben.

Die Ausweise von Vertreterinnen oder Vertretern und alle anderen Beilagen sind der Urschrift im Original oder in beglaubigter Kopie beizulegen.

Die Beilagen sind zu nummerieren und mit einem Zeugnis der Notarin oder des Notars über ihre Zugehörigkeit zu der betreffenden Urschrift zu versehen.

Die gemäss Artikel 69 zu registrierenden Urschriften sind chronologisch zu nummerieren. Sie bleiben in Verwahrung der Notarin oder des Notars, soweit die Gesetzgebung nicht etwas anderes bestimmt, und sind zusammen mit den Beilagen in der Reihenfolge ihrer Ordnungsnummern in der Urschriftensammlung zweckmässig aufzubewahren.

Die Notarin oder der Notar darf die von ihr oder ihm verwahrte Urschrift nur gestützt auf eine Verfügung der Aufsichtsbehörde, einer Richterin oder eines Richters vorübergehend diesen Behörden vorlegen; der Richterin oder dem Richter darf die Urschrift nur vorgelegt werden, wenn eine Auskunftspflicht der Notarin oder des Notars besteht.

Vor der Herausgabe der Urschrift hat die Notarin oder der Notar eine Ausfertigung zu erstellen und auf dieser zu bescheinigen, wann und an wen sie oder er die Urschrift herausgegeben hat. Diese Ausfertigung bleibt während der Dauer der Herausgabe in der Urschriftensammlung. Anschliessend ist sie zu vernichten.

Unselbstständige Urkunden sind den Berechtigten auszuhändigen. Die Urschrift und das Papierdokument, dem sie nachgetragen oder mit dem sie verbunden ist, sind auf jedem Blatt zu siegeln.

Den Berechtigten sind auf ihr Verlangen ferner auszuhändigen

1. Erbenscheine, soweit sie nicht Grundstücke betreffen,

2. selbstständige Bürgschaftsurkunden,

3. selbstständige Urkunden gemäss Artikel 11 Absatz 3 IPRG zur Rechtswahrung im Ausland.

Urschriften gemäss Absatz 2 sind auf jedem Blatt zu siegeln.

Auf Verlangen der Berechtigten hat die Notarin oder der Notar eine Kopie der ausgehändigten Urschrift in der Urschriftensammlung aufzubewahren.

Die Urschriften von Verfügungen von Todes wegen und von Vorsorgeaufträgen gemäss Artikel 360 des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (ZGB)⁶ sind auf Verlangen der Testatorin oder dem Testator oder den Vertragsparteien beziehungsweise der auftraggebenden Person zum Zweck der Vernichtung auszuhändigen. Die Notarin oder der Notar nimmt hierüber ein Verbal auf, das sie oder er anstelle der ausgehändigten Urschrift der Urschriftensammlung beifügt. Werden solche Urschriften nach Schliessung des Büros nicht von einer Büronachfolgerin oder einem Büronachfolger aufbewahrt, gilt diese Bestimmung auch für die aufbewahrende Stelle.

Die Notarin oder der Notar kann elektronische Ausfertigungen der von ihr oder ihm erstellten Urschriften erstellen.

Sie oder er kann Kopien von elektronischen oder papierenen Originalen sowie den Medienwechsel von papierenen zu elektronischen Kopien oder umgekehrt beglaubigen.

Sie oder er muss eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden, die auf einem qualifizierten Zertifikat einer anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten im Sinne der Bundesgesetzgebung über die elektronische Signatur beruht.

Für die technischen Anforderungen und das Verfahren gelten die Bestimmungen der Verordnung des Bundesrates vom 23. September 2011 über die elektronische öffentliche Beurkundung (EÖBV)⁷.

Die Notarin oder der Notar erstellt von Urschriften, welche in ihrer oder seiner Verwahrung bleiben, auf Verlangen für jede Beteiligte oder jeden Beteiligten eine Ausfertigung als Beweismittel.

Soll die Urkunde zur Eintragung in einem öffentlichen Register angemeldet werden, erstellt die Notarin oder der Notar ferner eine Ausfertigung als Rechtsgrundausweis für die Registerbehörde.

Auf der Urschrift bescheinigt die Notarin oder der Notar, wann, für wen und in welcher Form sie oder er Ausfertigungen erstellt hat.

Weitere Ausfertigungen darf die Notarin oder der Notar nur erstellen, wenn ein schutzwürdiges Interesse glaubhaft gemacht wird und ein Missbrauch nicht zu befürchten ist.

Ist eine Ausfertigung schadhaft geworden, hat die Notarin oder der Notar auf Verlangen der Eigentümerin oder des Eigentümers eine Neuausfertigung zu erstellen. Die Notarin oder der Notar hat die schadhafte Ausfertigung zu vernichten. Die Neuausfertigung und die Vernichtung sind auf der Urschrift zu vermerken.

Die Ausfertigung ist eine wortgetreue Wiedergabe des Textes der bereinigten Urschrift.

Gibt eine Ausfertigung im Hinblick auf ihre Zweckbestimmung die Urschrift nur teilweise wieder, ist ausdrücklich zu erwähnen, dass es sich um eine Teilausfertigung handelt.

Beilagen zur Urschrift sind der Ausfertigung in beglaubigten Kopien oder Auszügen nachzutragen oder beizufügen, soweit es für den Zweck der Ausfertigung erforderlich oder durch andere Erlasse vorgeschrieben ist.

Die Ausfertigung hat ferner zu enthalten

1. die Registernummer der Urschrift,

2. die Bezeichnung als erste, weitere oder neue Ausfertigung,

3. die Bezeichnung der oder des Beteiligten oder der Registerbehörde, für welche die Ausfertigung bestimmt ist,

4. die Bescheinigung der Notarin oder des Notars, dass die Ausfertigung mit der Urschrift genau übereinstimmt,

5. das Siegel der Notarin oder des Notars auf jedem Blatt eines Papierdokuments,

6. die Unterschrift der Notarin oder des Notars.

Hat die Aufsichtsbehörde eine andere Notarin oder einen anderen Notar mit der Erstellung der Ausfertigung betraut, ist ihre Verfügung in der Ausfertigung zu erwähnen und der Urschrift beizulegen.

Wird eine Urschrift elektronisch ausgefertigt, muss diese die Angaben gemäss Artikel 68 Absatz 4 Buchstaben b und c nicht enthalten.

Die qualifizierte elektronische Signatur gilt als Unterschrift der Notarin oder des Notars gemäss Artikel 68 Absatz 4 Buchstabe f.

Die Urschriften sind unmittelbar nach der Beurkundung in das Urschriftenregister einzutragen.

Die Urschriften gemäss Artikel 38 Absatz 1 Buchstabe a müssen nicht registriert werden.

Sofern das Urschriftenregister nicht in elektronischer Form geführt wird, kann es als gebundenes Buch oder im Loseblattsystem geführt werden.

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Die Aufsichtsbehörde kann Weisungen über die Führung und Aufbewahrung des Registers erlassen.

Das Urschriftenregister enthält

1. die Ordnungsnummer der Urschrift in chronologischer Reihenfolge,

2. den Namen und den Vornamen der Urkunds- oder Vertragsparteien, bei juristischen Personen und Personengesellschaften die Firma oder den Namen,

3. eine kurze Bezeichnung des Gegenstandes der Beurkundung,

4. das Datum der Beurkundung,

5. das Datum der Herausgabe der Urschrift, der Ausfertigungen oder der Schuldbriefe und deren Empfänger,

6. ein nach Namen oder Firma der Urkunds- oder Vertragsparteien alphabetisch geführtes Inhaltsverzeichnis.