Ordonnance relative à l'information sur les activités du Conseil d'Etat et de l'administration

La présente ordonnance précise les modalités de l'information générale du public sur les activités du Gouvernement et de l'administration et règle la diffusion d'informations sur Internet.

Elle s'applique au Conseil d'Etat et à l'administration cantonale, y compris les établissements personnalisés.

Les dispositions de la législation spéciale sont réservées.

Toute information de caractère général destinée au public est diffusée simultanément dans les deux langues officielles.

Il est, dans la mesure du possible, répondu aux demandes de renseignements dans la langue officielle dans laquelle la demande a été formulée.

Les conférences de presse sont organisées de manière à ce qu'il puisse être répondu aux journalistes dans les deux langues officielles.

Les rapports et autres documents annexes mis à la disposition des médias ou sur Internet peuvent, dans la mesure où leur traduction n'est pas exigée par d'autres dispositions, être diffusés uniquement dans leur langue originelle.

Les informations qui ont un caractère local marqué peuvent être diffusées uniquement dans la langue du lieu; d'autres exceptions au principe du bilinguisme peuvent être admises lorsque l'information s'adresse exclusivement à une seule des deux communautés linguistiques, notamment en matière scolaire.

Sont en outre réservés les cas d'urgence.

L'information du public est intégrée dans les tâches de conduite et coordonnée avec l'information interne; pour les projets importants, elle est planifiée dès le début des travaux et mise à jour régulièrement.

D'entente avec la Chancellerie, le Service du personnel et d'organisation organise régulièrement des cours de formation continue dans ce domaine.

Les documents servant à l'information du public sont soumis aux exigences relatives à l'identité visuelle de l'Etat.

La gestion de l'information en situation de crise fait l'objet de directives particulières; en cas de catastrophe, elle est réglée par la législation sur la protection de la population.

La Chancellerie d'Etat (en abrégé: la Chancellerie) est l'organe du Conseil d'Etat chargé de l'information du public; elle coordonne la mise en œuvre de la politique d'information du Conseil d'Etat et soumet à son approbation les directives nécessaires, notamment celles qui sont prévues par les articles 4 al. 4 (information en situation de crise) et 37 (sites Internet).

La Chancellerie assure en outre les relations avec le Portail suisse et les autres tâches qui lui sont confiées par la présente ordonnance.

Elle dispose d'un Bureau de l'information.

Les compétences attribuées directement au chancelier ou à la chancelière par l'article 26 al. 3 LOCEA sont réservées.

Le Bureau de l'information exerce les tâches suivantes:

1. il soutient le chancelier ou la chancelière dans ses activités d'information sur les affaires du Conseil d'Etat;

2. il assiste et conseille les Directions et leurs unités administratives dans leurs activités d'information, y compris celles qui relèvent d'Internet, et veille à leur coordination;

3. il veille aux bonnes relations avec les médias;

4. il développe la communication entre la population d'une part, le Conseil d'Etat et l'administration d'autre part;

5. il exerce un contrôle régulier sur l'organisation et la présentation des sites Internet et veille au respect des directives en la matière;

6. il établit l'index des thèmes et mots clés destiné à faciliter la recherche sur les sites Internet et assure, dans la mesure du possible, la coordination avec le Portail suisse;

7. il exerce les autres fonctions qui lui sont confiées par la présente ordonnance.

D'autres tâches peuvent lui être attribuées, notamment dans le domaine de l'information interne.

Les Directions désignent un correspondant ou une correspondante en matière d'information.

Les correspondants et correspondantes exercent les tâches suivantes:

1. ils organisent et mettent en place un système d'information du public sur les activités de leur Direction et gèrent le site Internet de cette dernière;

2. ils veillent à la coordination générale des activités menées dans le domaine de l'information du public par les unités administratives relevant de leur Direction, et exercent sur ces activités la surveillance requise par les articles 60 et 61 LOCEA;

3. ils assurent la coordination avec la Chancellerie ainsi que, au besoin, avec les autres Directions.

Ils exercent en outre les tâches qui leur sont dévolues en matière de droit d'accès aux documents.

La Conférence des responsables de l'information réunit les correspondants et correspondantes des Directions en matière d'information ainsi que le ou la responsable du Bureau de l'information – qui la préside – et son remplaçant ou sa remplaçante.

En fonction des besoins, elle associe à ses travaux d'autres personnes, notamment des représentants ou représentantes du Grand Conseil et du Pouvoir judiciaire (art. 32 al. 2) ainsi que du Service de l'informatique et des télécommunications.

Son secrétariat est assuré par le Bureau de l'information; les ordres du jour et procès-verbaux de ses séances sont transmis à la Conférence des secrétaires généraux.

La Conférence des responsables de l'information exerce les tâches suivantes:

1. elle fonctionne comme organe consultatif et de coordination pour toutes les questions liées à l'information et à la communication;

2. elle prépare, à l'intention de la Chancellerie, les projets de directives mentionnés à l'article 5 al. 1;

3. elle exécute les mandats qui lui sont confiés par la Conférence des secrétaires généraux.

Les compétences de la Conférence des secrétaires généraux en tant qu'organe consultatif du Conseil d'Etat sont réservées.

Les chef-fe-s des unités administratives organisent les activités d'information du public au sein de leur unité et assurent la coordination nécessaire avec la Direction dont ils relèvent.

Lorsque les activités de l'unité le justifient, notamment parce que la législation spéciale lui confie des tâches spécifiques d'information, ils désignent un correspondant ou une correspondante en matière d'information.

Les dispositions d'organisation prises par les Directions ou par les unités rattachées administrativement en application de l'article 71 al. 2 et 3 LOCEA sont réservées.

L'Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation assure, conformément à la législation y relative, la surveillance sur la protection et la sécurité des données personnelles dans le contexte de l'information du public.

Elle édicte au besoin des directives relatives à la protection des données personnelles sur Internet.

Elle reçoit en outre, pour préavis, tous les projets prévoyant la diffusion sur un site Internet de données personnelles sensibles.

La transmission des informations aux médias a lieu sous une forme adaptée à leurs besoins.

Elle peut être faite sous embargo pour respecter le principe de l'égalité des médias ou pour assurer la priorité de l'information aux personnes directement concernées.

Les communiqués de presse présentent de manière structurée, synthétique et claire l'objet auquel ils se réfèrent; ils sont rédigés dans un langage accessible à chacun et sont accompagnés, le cas échéant, de la documentation utile.

Ils mentionnent systématiquement une personne de contact, compétente pour répondre aux demandes de renseignements complémentaires.

Les communiqués et les documents qui les accompagnent sont mis à disposition sur Internet le jour-même de leur diffusion ou au terme de l'embargo.

Le Bureau de l'information coordonne la gestion des actualités sur Internet et l'archivage électronique des communiqués.

Lorsque les circonstances le justifient, l'information fait l'objet d'une conférence de presse.

La coordination des conférences de presse est assurée par le Bureau de l'information; les dates des conférences sont fixées d'entente avec lui.

En règle générale, un communiqué et un dossier de presse sont établis à l'intention des médias; ils peuvent être distribués à l'avance, munis d'un embargo.

Les médias sont en outre informés:

1. par les comptes rendus des séances du Conseil d'Etat (art. 23 al. 1);

2. par la mise à disposition de documentation;

3. par les réponses aux demandes de renseignements ponctuelles;

4. par la participation de membres du Conseil d'Etat ou de l'administration à des débats ou interviews de caractère général.

Les médias qui diffusent régulièrement des informations et suivent les affaires fribourgeoises obtiennent, sur demande, une accréditation auprès de la Chancellerie.

Lorsqu'ils en font la demande, les journalistes qui ne travaillent pas pour un média accrédité obtiennent également, à titre personnel, une accréditation auprès de la Chancellerie, à condition qu'ils:

1. soient titulaires de la carte de presse suisse;

2. et rendent régulièrement compte des affaires fribourgeoises.

La Chancellerie peut, lorsqu'elle le juge opportun, accréditer d'autres médias ou journalistes, notamment de la presse spécialisée, politique ou associative.

L'accréditation devient caduque lorsque les conditions de son octroi ne sont plus remplies.

Dans leurs relations avec le Conseil d'Etat et l'administration, les médias accrédités doivent en principe être représentés:

1. par des journalistes titulaires de la carte de presse suisse;

2. ou par des journalistes stagiaires au bénéfice d'une carte de candidat ou candidate.

Ils avisent le Bureau de l'information des nom et adresse de leurs correspondants ou correspondantes réguliers ainsi que des changements y relatifs.

Lorsqu'un média ou un ou une journaliste abuse des avantages que lui confère l'accréditation, les mesures qui peuvent être prises sont l'avertissement, la réprimande écrite et le retrait de l'accréditation pour une durée limitée.

Le retrait de l'accréditation ne peut être prononcé qu'aux conditions fixées par l'article 18 LInf.

L'accréditation donne, pour autant que désiré, le droit de recevoir d'office et gratuitement les documents suivants ou d'être avisé expressément de leur mise à disposition sur Internet:

1. les comptes rendus et communiqués de presse émanant du Conseil d'Etat et de l'administration;

2. la documentation accompagnant les communiqués de presse ainsi que les dossiers de presse et autres documents à l'intention des médias;

3. en l'absence d'une réglementation du Grand Conseil y relative, la documentation du Grand Conseil.

Elle donne en outre le droit d'être invité d'office et de participer aux manifestations organisées pour les médias par la Chancellerie et l'administration.

La demande d'accréditation est présentée par écrit auprès du Bureau de l'information, accompagnée des renseignements nécessaires à son octroi.

La Chancellerie décide de l'octroi et du retrait de l'accréditation, ainsi que des mesures prévues à l'article 18; ses décisions sont sujettes à recours conformément au code de procédure et de juridiction administrative.

La liste des médias et journalistes accrédités est régulièrement mise à jour par le Bureau de l'information et tenue à la disposition des Directions et des unités administratives.

Dans un cas d'espèce et sur demande, les journalistes qui ne sont pas accrédités mais qui sont titulaires d'une carte de presse reçoivent gratuitement les documents destinés aux médias, dans la mesure où ces documents ne figurent pas sur Internet.

Ils peuvent en outre assister aux conférences de presse.

Le Conseil d'Etat présente lors d'une conférence de presse les documents essentiels de la législature, tels que notamment le programme gouvernemental et plan financier ainsi que le bilan de législature.

D'autres dossiers, en fonction de leur importance et de leur portée sur l'opinion publique, peuvent également faire l'objet d'une conférence de presse du Conseil d'Etat.

Les principales décisions prises lors des séances du Conseil d'Etat font l'objet d'un compte rendu, diffusé en principe le lendemain de la séance.

Les objets qui présentent un intérêt particulier et les décisions les plus importantes font l'objet d'un communiqué séparé, accompagné en principe d'un document explicatif; constituent notamment de telles décisions celles qui ont des conséquences financières non négligeables, celles qui ont des répercussions notables sur d'autres collectivités publiques ou sur un grand nombre de personnes et, à moins qu'elles ne soient de portée réduite, celles qui relèvent des fonctions législatives du Conseil d'Etat.

La Direction compétente établit un projet de communiqué qu'elle soumet au Conseil d'Etat en même temps que sa proposition; lorsque les circonstances le justifient, elle organise une conférence de presse, d'entente avec le Bureau de l'information.

Font office de porte-parole du Gouvernement:

1. de manière générale, le président ou la présidente du Conseil d'Etat;

2. pour des objets particuliers, le conseiller d'Etat-Directeur ou la conseillère d'Etat-Directrice concerné-e.

Lorsque les circonstances le justifient, notamment en situation extraordinaire, le Conseil d'Etat désigne expressément en son sein la personne qui fera office, pour une affaire déterminée, de porte-parole du Gouvernement; cette fonction peut également être attribuée au chancelier ou à la chancelière.

Le ou la porte-parole du Gouvernement se prononce au nom du Conseil d'Etat, en respectant la collégialité des décisions prises.

La Chancellerie organise régulièrement des rencontres entre les médias et journalistes accrédités et les membres du Conseil d'Etat.

Elle fixe les modalités de ces rencontres d'entente avec l'organe faîtier des journalistes fribourgeois.

Sont compétents de manière générale pour fournir aux médias des informations sur les activités de l'administration:

1. les conseillers d'Etat-Directeurs ou conseillères d'Etat-Directrices, leurs secrétaires généraux ainsi que leurs correspondants ou correspondantes en matière d'information, pour les questions relevant des attributions de leur Direction;

2. le chancelier ou la chancelière, le vice-chancelier ou la vice-chancelière et le ou la responsable du Bureau de l'information, pour les questions relevant de la Chancellerie;

3. les chef-fe-s des unités administratives et leurs éventuels correspondants ou correspondantes en matière d'information, pour les questions relevant de leur domaine d'activités.

Pour les autres collaborateurs et collaboratrices de l'administration, les mesures d'organisation prises en application de l'article 10 sont applicables.

Pour les commissions de l'Etat, la compétence d'informer est régie par la réglementation relative à leur organisation et à leur fonctionnement.

Sont seuls habilités à donner aux médias des informations de nature politique:

1. les conseillers d'Etat-Directeurs et les conseillères d'Etat-Directrices ainsi que le chancelier ou la chancelière;

2. les préfets, dans les affaires de leur ressort qui comportent des éléments de cette nature.

Les collaborateurs et collaboratrices de l'administration limitent leurs interventions aux questions d'ordre technique ou administratif ainsi qu'aux questions qui relèvent de leurs compétences décisionnelles; en cas de doute sur la nature des informations à donner ou lors d'une situation extraordinaire, ils conviennent de l'attitude à adopter avec la Direction dont ils relèvent.

Lorsqu'ils sont invités à participer à un débat public ou à une interview de caractère général portant sur des activités liées à leur fonction, les membres de l'administration en réfèrent au préalable à la Direction dont ils relèvent; celle-ci donne au besoin les instructions nécessaires.

Les informations destinées aux médias, notamment les communiqués et les invitations aux conférences de presse, sont diffusées auprès de tous les médias et journalistes accrédités auprès de la Chancellerie.

Les Directions et les unités administratives diffusent en principe leurs informations par l'intermédiaire du Bureau de l'information; elles peuvent élargir le cercle des destinataires en fonction de leurs besoins.

Les Directions peuvent compléter les règles de la présente section 2.4 par voie de directives, notamment en précisant le contenu des articles 27 et 28 ou en y dérogeant.

Les établissements personnalisés peuvent régler de manière autonome leurs relations avec les médias par des directives qui sont soumises à l'approbation du Conseil d'Etat; à défaut de telles directives, les règles de la présente section 2.4 leur sont applicables.

La Chancellerie reçoit une copie des directives adoptées par les Directions et les établissements personnalisés.

Les dispositions de la présente section 2.4 ne sont applicables à l'Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation que dans la mesure compatible avec son statut d'indépendance.

L'Etat utilise Internet comme moyen d'information directe privilégié et tient compte, dans cette utilisation, de l'évolution des technologies de l'information et de la communication.

La coordination avec le Grand Conseil et le Pouvoir judiciaire est assurée par convention avec les autorités concernées; ces dernières sont en particulier associées à la préparation des directives mentionnées à l'article 37, selon des modalités à préciser d'entente avec elles.

Les actualités transmises par le Secrétariat du Grand Conseil, le Conseil de la magistrature et le Tribunal cantonal sont intégrées d'office sur le site portail de l'Etat.

Le site portail de l'Etat et le site du Conseil d'Etat sont gérés par le Bureau de l'information, sous la responsabilité de la Chancellerie.

Les Directions, la Chancellerie et, en principe, leurs unités administratives disposent d'un site Internet sur lequel elles publient au moins:

1. une présentation générale de leurs tâches, de leur organisation et des projets importants en cours;

2. des informations concernant les prestations fournies aux usagers et usagères de l'administration;

3. un formulaire de contact;

4. les informations dont la publication est prévue par la législation spéciale.

Des sites particuliers peuvent également être créés pour des projets importants et de longue durée.

Les sites sont organisés en fonction des besoins de leurs destinataires, répondent aux normes de l'accessibilité pour les personnes handicapées et font l'objet d'une actualisation régulière.

Ils doivent permettre la recherche d'informations sur une base hiérarchique (structure de l'administration) et sur une base thématique (systématique et/ou alphabétique).

Ils répondent aux exigences de la protection et de la sécurité des données personnelles ainsi que de la sécurité informatique.

La surveillance sur le contenu des sites des unités administratives est assurée conformément aux articles 7 al. 2 let. b et 11 al. 1; le contrôle exercé par le Bureau de l'information conformément à l'article 6 al. 1 let. e est en outre réservé.

Le processus de création, de maintenance et de mise à jour des sites est administré à l'aide d'un système informatique de gestion du contenu (CMS) centralisé, qui garantit une identité structurelle et visuelle.

Ne sont pas soumises à l'obligation d'administrer leur site à l'aide du CMS:

1. les entités qui ne sont pas concernées par les exigences relatives à l'identité visuelle de l'Etat;

2. les entités qui ont obtenu, pour des raisons de compatibilité avec des applications informatiques, une dérogation de la Conférence des responsables de l'information; la dérogation peut être subordonnée à l'intégration dans le CMS d'une présentation minimale de l'entité concernée.

Avant la première publication d'un nouveau site dans le CMS, le Bureau de l'information effectue un contrôle portant sur l'organisation, la présentation et le référencement du site et sur le respect des directives.

La Chancellerie assure le support informatique de premier niveau pour les sites Internet et gère les autorisations d'accès au CMS.

Le Service de l'informatique et des télécommunications assume les responsabilités qui découlent de son statut de service spécialisé de l'Etat en matière informatique; en particulier:

1. il assure l'hébergement et la maintenance des serveurs Internet et du système de gestion du contenu des sites;

2. il donne son préavis pour l'octroi des dérogations mentionnées à l'article 35 al. 2 let. b;

3. il veille au respect de la politique informatique de l'Etat et à la sécurité informatique, conformément aux dispositions en la matière;

4. il émet les directives techniques nécessaires, assiste les Directions et les unités administratives dans leur application et veille à leur respect.

Les règles posées dans la présente section 3.1 sont précisées et complétées par des directives portant notamment sur:

1. la procédure d'ouverture et de gestion d'un site, ainsi que la gestion des noms de domaine;

2. le contenu, la structure et la présentation du site portail ainsi que les critères de publication des nouvelles sur ce site;

3. les exigences minimales sur le contenu des autres sites ainsi que sur leur structure et leur présentation;

4. l'insertion, à titre exceptionnel, de publicités et de liens vers des sites commerciaux;

5. la prise en considération du principe de l'égalité pour les personnes handicapées;

6. l'archivage, sur les sites, des données qui ne sont plus d'actualité;

7. la formation des responsables de sites.

Les directives sont coordonnées avec les exigences fixées en matière d'identité visuelle de l'Etat.

Les unités administratives répondent aux demandes de renseignements conformément aux articles 8 al. 1 let. b et 10 LInf.

Elles peuvent exiger qu'une demande complexe ou soulevant des problèmes particuliers soit formulée par écrit; le cas échéant, elles réorientent vers l'unité compétente les demandes adressées par erreur.

Les réponses sont limitées à des renseignements de fait et prennent en principe la même forme que la demande; elles sont fournies dans les plus brefs délais, à la condition que le fonctionnement normal de l'unité le permette.

Les dispositions de la section 3 de la LInf et de l'ordonnance sur le droit d'accès sont seules applicables aux demandes d'accès à un document officiel.

Fonctionnent comme centrales de renseignements:

1. pour les demandes téléphoniques, la Centrale téléphonique de l'administration cantonale gérée par l'Administration des finances;

2. pour les demandes par courriel, le Bureau de l'information.

Les centrales de renseignements répondent aux questions élémentaires et orientent les autres demandes vers l'unité compétente.

Les unités administratives fournissent à leurs usagers et usagères les renseignements nécessaires à la réalisation de leurs droits et à l'accomplissement de leurs obligations ainsi que ceux relatifs aux prestations fournies.

Elles diffusent ces renseignements de manière appropriée et s'organisent de façon à pouvoir répondre rapidement et de manière complète aux questions complémentaires.