Règlement concernant les commissions de bâtisse de l'Etat

Le présent règlement est applicable aux commissions de bâtisse constituées pour la réalisation d'un projet de construction ou de transformation d'un bâtiment pour le compte de l'Etat (administration centrale, établissements).

La constitution d'une commission de bâtisse est décidée de cas en cas par le Conseil d'Etat.

En principe, la constitution de la commission est obligatoire pour les projets dont le devis dépasse 1 million de francs.

Le Conseil d'Etat constitue la commission dès le moment où il prend la décision de principe de construire ou celle de demander un crédit d'études pour la construction.

La commission est composée de 5 à 11 membres au total et d'un secrétaire, nommés par le Conseil d'Etat.

La présidence est assumée par le conseiller d'Etat-Directeur dont dépend le projet à réaliser.

L'architecte cantonal ou un de ses collaborateurs et un représentant de la Direction des finances font partie d'office de la commission. Lorsque le projet comprend un investissement important dans les transmissions de données, un représentant du Service de l'informatique et des télécommunications en fait également partie.

Pour le choix des membres de la commission, il est tenu compte en particulier des problèmes posés par le projet de construction et des compétences des personnes qui sont appelées à collaborer.

Assistent aux séances de la commission, avec voix consultative:

1. un ou deux collaborateurs désignés par le conseiller d'Etat-Directeur intéressé;

2. les architectes et les ingénieurs mandatés.

La commission peut, au besoin, consulter des experts.

La commission peut constituer une sous-commission de chantier formée de trois de ses membres au moins. Le représentant du Service des bâtiments en fait partie d'office.

Les architectes et ingénieurs mandatés assistent aux séances de la sous-commission de chantier.

D'autres sous-commissions peuvent être constituées au sein de la commission de bâtisse.

Sur la proposition de son président, la commission désigne l'organe chargé de la tenue des comptes de construction et des tâches mentionnées à l'article 18.

La commission se réunit sur convocation écrite et délibère, en principe, uniquement sur les objets inscrits à l'ordre du jour.

Pour délibérer valablement, la présence de la majorité des membres est requise.

Lorsqu'un objet traité par la commission intéresse personnellement un membre ou l'un de ses proches, le membre intéressé ne participe pas aux délibérations et aux décisions.

Les membres de la commission sont rémunérés selon les règles en vigueur pour la rétribution des commissions de l'administration de l'Etat.

Le mandat de la commission prend fin avec l'acceptation, par le Conseil d'Etat, du compte final des travaux.

Les dispositions des articles 10 à 13 sont également applicables aux sous-commissions.

La commission, notamment:

• a) participe à l'élaboration du programme de construction ou de transformation, sur la base de la liste des besoins établie par la Direction intéressée;

• b) procède, en collaboration avec l'architecte et l'ingénieur, à la mise au point du projet définitif, à l'intention du Conseil d'Etat;

• c) analyse les soumissions et présente les propositions d'adjudications au Conseil d'Etat, conformément à la réglementation en vigueur concernant les soumissions et adjudications des travaux et fournitures de l'Etat;

• d) dirige la réalisation de l'ouvrage, conformément aux plans approuvés et dans le cadre des crédits alloués, et veille à la bonne facture des travaux et à l'observation des délais prévus dans les contrats;

• e) renseigne immédiatement le Conseil d'Etat sur les imprévus pouvant entraîner une dépense supplémentaire d'une certaine importance et sur les modifications éventuelles à apporter au projet avec leur justification et leurs répercussions financières;

• f) indique, sur demande, à la Direction intéressée, le crédit de paiement nécessaire pour l'année suivante;

• g) établit, à l'intention du Conseil d'Etat, au terme de chaque année, un rapport sur:

• 1. l'avancement des travaux,

• 2. les imprévus et leur coût,

• 3. les modifications éventuelles apportées au projet approuvé et leurs répercussions financières,

• 4. l'utilisation des crédits d'engagement et de paiement;

• h) contrôle l'activité des sous-commissions et de l'organe administratif;

• i) procède à l'acceptation de l'ouvrage au sens de l'article 370 du code des obligations;

• j) présente au Conseil d'Etat le rapport final de construction.

Le secrétaire de la commission:

1. prépare, en collaboration avec le président, l'ordre du jour des séances et procède aux convocations;

2. tient le procès-verbal des séances et en assure la distribution;

3. est chargé de la correspondance de la commission.

La sous-commission de chantier:

1. veille à la bonne marche du chantier et fait rapport régulièrement à la commission sur le déroulement des travaux;

2. étudie les problèmes particuliers qui se présentent et soumet ses propositions à la commission;

3. prend les décisions urgentes, pour autant qu'elles n'entraînent pas une dépense supérieure à un montant fixé par la commission.

L'organe administratif:

1. organise le contrôle des engagements financiers;

2. procède au contrôle formel des factures préalablement visées par l'organe compétent;

3. prépare les assignations à émettre par la Direction intéressée et veille à leur transmission à l'Administration des finances pour paiement;

4. tient le compte de construction, selon le code des frais de construction;

5. présente, sur demande de la commission, les situations intermédiaires du compte de construction, en comparaison avec le devis et les adjudications;

6. constitue, en collaboration avec les architectes et les ingénieurs, les dossiers nécessaires pour l'obtention de subventions ou de participations et veille à l'encaissement de ces dernières;

7. tient le contrôle des jetons de présence, en collaboration avec le secrétaire et en ordonne le paiement annuel;

8. dresse le compte final de construction;

9. organise les archives courantes et intermédiaires de la commission;

10. exécute, sur demande de la commission, toute autre tâche administrative en rapport avec la construction.

Les représentants du Service des bâtiments et de la Direction des finances collaborent au sein de la commission conformément à leur cahier des charges.

Le présent règlement entre en vigueur le 7 novembre 1978.

Il est publié dans la Feuille officielle, inséré dans le Bulletin des lois et imprimé en livrets.