Règlement d'exécution de la loi sur le notariat (RELN)

^1(*)34Le Département de la sécurité, de la digitalisation et de la culture (ci-après: le département) est chargé de l'application de la loi sur le notariat, du 26 août 1996, et de ses dispositions d'exécution.

Les notaires en relèvent administrativement.

⁵Le Conseil notarial adopte un règlement organique soumis à l'approbation du Conseil d'Etat.

Ce règlement fixe notamment les conditions d'organisation et les modalités:

1. de l'inspection des activités notariales;

2. du contrôle financier des activités professionnelles des notaires et des fonds qui leur sont confiés;

3. du contrôle de l'utilisation de la base de données des personnes (BDP) par les notaires; pour permettre ce contrôle, les membres du Conseil notarial sont habilités à consulter la BDP.

⁶Le notaire choisit l'organe indépendant chargé du contrôle financier de son étude parmi les personnes justifiant de qualifications professionnelles particulières au sens de l'article 727b du code des obligations.

Le Conseil notarial peut refuser le choix du notaire pour de justes motifs, notamment lorsqu'il existe un risque de collusion, ou si l'organe choisi ne présente pas les qualités nécessaires.

Au besoin, le Conseil notarial choisit lui-même l'organe de contrôle.

Les frais découlant de l'inspection ordinaire des activités notariales sont à la charge de l'Etat.

Les frais spéciaux, notamment ceux qui découlent d'une inspection complémentaire, sont à la charge du notaire concerné, s'il est en faute.

Les frais découlant du contrôle financier des activités professionnelles et des fonds confiés sont à la charge du notaire contrôlé.

La personne qui, reçue à l'examen et remplissant les autres conditions légales, entend pratiquer le notariat dans le canton doit justifier, avant son assermentation, d'une assurance-responsabilité civile garantissant la réparation des dommages qu'elle est susceptible de causer dans l'exercice de ses fonctions.

Le montant minimum de la couverture s'élève à deux millions de francs.

Le contrat doit en outre stipuler que l'assureur s'engage à informer le département en cas de résiliation de l'assurance ou si la couverture tombe en dessous du montant minimum exigé.

Le notaire a sa résidence notariale au lieu indiqué par son sceau.

Il ne peut avoir qu'une seule résidence notariale.

Le notaire a son étude ouverte au public au lieu de sa résidence notariale.

Il peut ouvrir des bureaux dans d'autres lieux, mais il doit y pratiquer personnellement.

⁷Les données contenues dans la BDP peuvent être consultées par les notaires.

Les notaires ne peuvent consulter la BDP qu'exclusivement dans l'accomplissement de leurs tâches d'officiers publics.

⁸La consultation de la BDP par les notaires est soumise à un émolument.

Cet émolument est fixé à 5 francs pour chaque personne dont les données sont consultées.

⁹La personne qui entend accomplir un stage de notaire en fait la demande écrite au département en justifiant qu'elle remplit les conditions légales.

La demande doit être accompagnée:

1. d'une attestation de master en droit et d’une attestation de bachelor en droit d’une université suisse ou d’un titre jugé équivalent par le Conseil d’Etat;

2. d'une attestation d'engagement auprès d'un maître de stage autorisé à pratiquer dans le canton;

3. d'un extrait du casier judiciaire;

4. d'une attestation de l'office des poursuites et des faillites établissant que le requérant n'est pas en faillite ni en sursis concordataire, et qu'il n'a aucune dette constatée par acte de défaut de biens.

Le requérant peut être invité à fournir d'autres renseignements ou à produire d'autres pièces.

Le département retire l'autorisation de stage:

1. si les conditions de son octroi ne sont plus réunies ou s'il survient un motif de refus;

2. si le stagiaire se trouve dans une situation manifestement incompatible avec la charge qu'il entend revêtir, notamment en raison d'un grave endettement.

Lorsqu'un stagiaire fait l'objet d'une poursuite pénale et que la gravité des faits qui lui sont reprochés le justifie, le département peut suspendre le stage jusqu'à droit connu au pénal.

¹⁰Lors des périodes de stage effectuées dans les services de l'administration cantonale, l'horaire de travail, les congés et les vacances des stagiaires sont fixés conformément à la loi sur le statut de la fonction publique, du 28 juin 1995, et à ses dispositions d'exécution.

Pour le surplus, les stagiaires ont le statut des titulaires de fonctions publiques engagés par contrat de droit privé.

Leur rémunération fait l'objet d'un arrêté spécial.

La commission d'examen du notariat se réunit en session ordinaire deux fois par an, au printemps et en automne.

Elle peut au besoin se réunir plus souvent.

Le candidat doit se présenter à l'examen dans l'année qui suit la fin de son stage.

S'il ne se présente pas dans ce délai, il n'est plus admis à l'examen.

Le délai pour se présenter à l'examen peut être exceptionnellement prolongé par le département en cas de force majeure.

Le candidat qui entend se présenter à l'examen en fait la demande écrite au département en justifiant qu'il remplit les conditions légales.

La demande est adressée au département:

• – jusqu'à fin janvier, pour la session de printemps;

• – jusqu'à fin juin, pour la session d'automne.

Elle doit être accompagnée:

1. des certificats de stage;

2. d'un extrait du casier judiciaire;

3. d'une attestation de l'office des poursuites et des faillites établissant que le candidat n'est pas en faillite ni en sursis concordataire, et qu'il n'a aucune dette constatée par acte de défaut de biens.

Le candidat peut être invité à fournir d'autres renseignements ou à produire d'autres pièces.

¹³L’examen écrit a lieu en trois séances de huit heures consécutives à des jours différents.

Il consiste en trois épreuves distinctes, lesquelles doivent comprendre la rédaction d’au moins deux actes notariés, selon des thèmes établis par la commission dans des matières différentes.

Le candidat rédige ses actes sous la surveillance d’une personne désignée par la commission. Il peut consulter les textes de loi et les éventuels ouvrages mis à sa disposition par la commission.

¹⁴L'examen oral a lieu en une séance, en principe de quatre heures, séance qui est fixée au minimum dix jours après le dernier écrit.

Il porte sur les matières suivantes, envisagées sous l'angle notarial :

1. droit public et droit privé fédéral et cantonal ;

2. droit fiscal fédéral et cantonal ;

3. législation sur le notariat.

La commission établit une liste exemplative des matières examinées qui est remise au candidat au début de son stage par l’intermédiaire du Conseil notarial.

La commission apprécie globalement l'examen écrit, d'une part, et l'examen oral, d'autre part. Elle entend le candidat avant d'apprécier l'examen écrit.

L'examen est jugé suffisant ou insuffisant.

Pour réussir, le candidat doit être suffisant à l'examen écrit et à l'examen oral.

L'examen jugé suffisant est acquis au candidat.

¹⁵Le candidat qui, sans motif légitime, se retire de l’examen est réputé avoir échoué. Il en va de même, s’il se retire ou ne se présente pas à une épreuve écrite ou orale voire l’abandonne en cours.

En cas d’échec au sens de l'alinéa 1, à l’une des épreuves écrites, l’ensemble de l’examen écrit est réputé échoué. Les éventuelles épreuves écrites restantes sont annulées mais l’épreuve orale est maintenue.

Néanmoins, si la commission décide que le motif est légitime, elle peut, si la nature du motif le permet dans un délai raisonnable, fixer une nouvelle date pour l’épreuve manquée tout en maintenant les autres épreuves écrites et orale ou, sinon, annuler l’intégralité de la session, celle-ci n’étant pas comptabilisée comme un échec pour le candidat.

La commission délibère et vote à huis clos.

Elle tient un procès-verbal succinct de ses opérations, lequel est déposé au département.

Le candidat qui a échoué peut se représenter à l'examen dans l'année qui suit son échec.

S'il échoue à nouveau, ou s'il ne se présente pas, il peut encore se présenter à la session ordinaire qui suit.

S'il échoue à cet examen, ou s'il ne se présente pas, il n'est plus admis à se présenter à nouveau.

Le délai pour se présenter à un nouvel examen peut être exceptionnellement prolongé par le département en cas de force majeure.

Le sceau officiel porte l'écusson cantonal, le nom du notaire, le ou les prénoms dont il signe, ainsi que sa qualité et sa résidence.

Le sceau remis par la chancellerie a seul qualité de sceau officiel.

¹⁷Après remise du sceau, le notaire appose sa signature, avec l'empreinte de celui-ci, dans un registre tenu par la chancellerie.

Il procède de même lorsqu'il modifie sa signature.

¹⁹Le répertoire général mentionne, par ordre chronologique, tous les actes instrumentés par le notaire.

Il indique pour chaque acte:

1. le numéro du minutaire et celui de la minute;

2. la date de l'acte;

3. sa nature;

4. la désignation sommaire des parties.

Les actes mentionnés à l'article 78, alinéa 1, lettres b et d, de la loi sont mentionnés dans le répertoire général sans indication d'un numéro de minutaire ou de minute.

S'ils sont apposés sur plusieurs exemplaires du même document, les actes mentionnés à l'alinéa 3, de même que les attestations font l'objet d'une seule inscription, avec l'indication du nombre d'exemplaires visés.

Le répertoire général ne doit contenir aucune page blanche. A l'exception de la date de l'acte, les nombres peuvent y figurer en chiffres.

Les minutes des actes, ainsi que les copies mentionnées à l'article 78, alinéa 2, de la loi, sont conservées, par ordre chronologique, dans des minutaires.

Chaque minutaire comprend un index alphabétique des noms des parties, ainsi qu'un index des actes à terme ou conditionnels.

Lorsque le minutaire est clos, le notaire l'atteste à la fin de la dernière minute ou copie, en indiquant le nombre d'actes qu'il contient.

²⁰La minute de l'acte doit être établie sur le papier fourni à cet effet, sauf pour les actes mentionnés à l'article 78, alinéa 1, de la loi qui en sont exceptés.

Les expéditions sont dressées sur un autre papier dont la qualité, le grain et la couleur garantissent la lisibilité, la conservation et la reproduction.

Les copies sont dressées sur du papier de bonne qualité.

La minute de l'acte est écrite en caractères inaltérables, à la main ou par tout autre procédé.

Les expéditions sont dressées par les mêmes moyens ou par d'autres procédés de reproduction qui en garantissent la lisibilité et la conservation.

Une pièce justificative peut être conservée en copie ou en extrait.

Le notaire atteste par son sceau et sa signature l'authenticité de la copie ou de l'extrait qu'il conserve.

Les pièces justificatives sont classées séparément pour chaque acte authentique.

Elles mentionnent, individuellement ou par liasse, la référence à l'acte auquel elles se rapportent.

²¹Les minutes et copies d'actes conservées dans les minutaires portent en marge:

1. le numéro du minutaire;

2. le numéro d'ordre de la minute ou de la copie dans le minutaire;

3. le numéro du volume et de la page du répertoire général où l'acte est inscrit.

Elles mentionnent, après les signatures, la date des réquisitions d'inscription au registre foncier et des relations prescrites en matière fiscale, ainsi que la date d'établissement des expéditions et leurs destinataires.

Les actes mentionnés à l'article 78, alinéa 1, lettres b et d, de la loi ne portent aucun numéro de référence à un minutaire ou à une minute, mais uniquement le numéro du volume et de la page du répertoire général où l'acte est inscrit.

• Art. 36 Chaque minute est paginée.

²²Abrogé.

Le notaire atteste le nombre de pages et de feuilles à la fin de l'acte, avant les signatures.

Les comparants et le notaire apposent leur signature au pied de chaque feuille et à la fin de l'acte.

En ce qui concerne l'identité des parties et des comparants, l'acte authentique indique au moins:

1. pour les personnes physiques: le nom, le ou les prénoms usuels, la date de naissance, le domicile, le lieu d'origine ou la nationalité;

2. pour les personnes morales: la raison sociale, le siège et la forme juridique.

Sont réservées les autres indications nécessaires à l'application de la législation qui régit le contenu de l'acte ou à son inscription dans un registre public.

La date de l'acte et les indications numériques définissant l'objet de l'acte, les obligations ou les prestations des parties doivent être écrites en toutes lettres au moins une fois; elles peuvent être répétées en chiffres.

Si l'acte comporte des opérations arithmétiques, l'énonciation en toutes lettres du résultat est seule obligatoire.

Dans les inventaires, les nombres peuvent être écrits en chiffres.

Les abréviations ne peuvent être employées que si elles sont définies dans l'acte même.

Sont exceptées les abréviations d'usage courant et général.

Les expéditions mentionnent le numéro de la minute et celui du minutaire ou, si le notaire ne conserve pas la minute de l'acte, la référence au répertoire général.

Elles sont certifiées conformes par la signature du notaire, ainsi que son sceau apposé sur chaque feuille.

Les mots, les nombres et les lignes entières qu'il s'agit de supprimer ou de remplacer sont barrés de manière à demeurer lisibles et à pouvoir être comptés.

Les mots et les nombres qu'il y a lieu d'ajouter sont placés en apostille à la fin de l'acte et appelés par des signes de renvoi.

Le notaire mentionne, avant les signatures, le nombre des radiations et des adjonctions approuvées.

²³Le notaire peut rectifier en tout temps, sous sa propre responsabilité, les inexactitudes qui résultent d'une inadvertance ou d'une erreur manifeste, de même que les erreurs d'écriture ou de calcul.

Ces rectifications sont mentionnées, avec leur justification éventuelle, après les signatures. Le notaire en atteste l'authenticité par sa signature.

Elles ne sont jamais introduites dans le corps de l'acte ou de ses expéditions.

Le notaire requiert d'office l'inscription de ses actes au registre foncier.

Il est en outre chargé de requérir l'inscription des cédules hypothécaires et des lettres de rente au porteur ou créées au nom du propriétaire.

Il peut recevoir le mandat de requérir l'inscription de ses actes dans d'autres registres publics.

²⁵Le notaire relate dans les dix jours à l’office des impôts immobiliers et de succession:

1. tout acte authentique pouvant donner lieu à la perception de droits de mutation sur les transferts immobiliers ou de droits sur les donations entre vifs;

2. tout acte authentique pouvant donner lieu à la perception de l'impôt sur les gains immobiliers.

Le délai court:

• – pour les actes qui donnent lieu à une inscription au registre foncier: du jour où l'inscription peut être requise;

• – pour les autres actes: du jour de la passation.

Le notaire envoie à l'office compétent une copie des actes qui donnent lieu à une relation.

La relation a lieu même si l'opération est exonérée des droits ou de l'impôt.

Indépendamment des expéditions nécessaires aux inscriptions dans les registres publics, le département peut donner pour instructions aux notaires de délivrer une copie de l'acte ou une relation de son contenu aux services de l'Etat qui exercent une surveillance sur les biens auxquels l'acte se rapporte.

Il précise les limites de ces communications.

Le notaire peut instrumenter un acte dont l'exécution est fixée à un terme donné ou soumise à l'avènement d'une condition, telle qu'un consentement, une autorisation, une sanction ou toute autre condition convenue par les parties.

L'acte ne peut toutefois être déposé qu'une fois le terme atteint ou la condition réalisée.

Le notaire mentionne au pied de la minute et des expéditions l'avènement du terme ou de la condition.

Les pièces justificatives y afférentes, établies après la passation de l'acte, sont conservées en annexe à la minute.

La forme simplifiée consiste en un acte authentique sans autre expédition que celle destinée au bureau du registre foncier.

L'acte comprend au moins:

1. la désignation des parties et de leurs représentants;

2. le numéro, le nom local, la nature et la surface des biens-fonds touchés par l'acte;

3. la description succincte des opérations;

4. l'énonciation des conditions de cession et du règlement financier éventuel;

5. le lieu et la date de la passation;

6. la mention des pièces justificatives.

Si l'acte donne lieu à un règlement financier, la partie qui le demande peut en obtenir un extrait authentique.

Les propriétaires touchés reçoivent d'office un extrait du registre foncier contenant la désignation de leurs parcelles modifiées.

Les frais sont à la charge des collectivités ou des personnes qui ont requis les opérations mentionnées dans l'acte.

L'auteur d'une déclaration écrite qui veut la confirmer par serment le fait personnellement en présence du notaire, après avoir signé la déclaration.

Le notaire dit au déclarant: "Vous jurez (ou vous promettez) que la déclaration que vous avez signée est entièrement conforme à la vérité, et vous reconnaissez avoir été rendu attentif aux conséquences civiles et pénales d'une déclaration fausse dans un titre".

Sur quoi le déclarant répond en levant la main droite: "Je le jure" ou "Je le promets".

²⁹Le notaire est réputé avoir assisté à l’assemblée tenue sous forme électronique qui lui a été retransmise en direct.

Le notaire présent sur l’un des lieux de l’assemblée est réputé avoir assisté à l’assemblée tenue simultanément en plusieurs lieux.

Le procès-verbal mentionne que les conditions de recours aux médias électroniques sont remplies et que l’assemblée s’est déroulée conformément aux prescriptions.

³⁰Lorsqu'un notaire est atteint par la limite d'âge, quitte le canton, renonce à la pratique du notariat ou revêt une fonction incompatible avec celle-ci, il dépose son sceau à la chancellerie.

La chancellerie en informe aussitôt le département, qui fixe au notaire un délai pour procéder au dépôt de ses archives notariales.

Les activités du notaire déposant font l’objet d’une inspection finale au sens de l’article 21 de la loi.

³¹En cas de décès, d'interdiction, de faillite, de sursis concordataire, de délivrance d'un acte de défaut de biens définitif, de retrait de brevet ou de suspension, le Tribunal civil met sous scellés les minutes, registres et pièces de l'étude et prend le sceau sous sa garde.

Le Conseil d'Etat nomme ensuite un notaire commissaire, auquel il fixe un délai pour régulariser les actes et prendre les mesures conservatoires nécessaires.

Le département peut renoncer à ces mesures, d'office ou sur requête, en cas de suspension de courte durée.

Le notaire commissaire dresse l'inventaire prévu à l'article 94 de la loi et le transmet au département dans les dix jours à compter de sa nomination.

Le notaire concerné ou ses héritiers sont informés de l'inventaire. Ils peuvent y assister ou s'y faire représenter.

Les frais des mesures conservatoires sont à la charge du notaire concerné ou de ses héritiers.

Les frais irrécupérables sont à la charge de l'Etat.

³²³³Le notaire tient un répertoire alphabétique avec renvoi aux minutes et aux minutaires concernés de tous les actes à cause de mort et actes similaires, au sens de la loi sur le traitement des actes à cause de mort et actes similaires (LACDM), du 2 novembre 2010, qu'il reçoit en la forme authentique.

Ce répertoire contient le nom, le prénom, la date de naissance et le domicile du testateur ou des parties à l'acte.

Le candidat qui a terminé son stage et qui ne s'est pas encore présenté à l'examen ou qui, s'y étant présenté, a échoué une ou deux fois, est tenu de se présenter à l'examen, à peine de péremption, dans l'année qui suit l'entrée en vigueur du nouveau droit.

Ce délai peut être exceptionnellement prolongé par le département en cas de force majeure.

Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 1998.

Il sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.