Indemnité d’avocat d’office.

1. a) L'article 319 CPC prévoit que le recours est recevable contre les décisions finales, incidentes et provisionnelles de première instance qui ne peuvent faire l'objet d'un appel (let. a), contre les autres décisions et ordonnances d'instruction de première instance dans les cas prévus par la loi (let. b ch. 1) ou lorsqu'elles peuvent causer un préjudice difficilement réparable (let. b ch. 2) et contre le retard injustifié du tribunal (let. c).

b) La décision entreprise est une ordonnance fixant une indemnité d’avocat d’office, qui peut être attaquée séparément par un recours, au sens de l’art. 110 CPC, la partie assistée et le conseil juridique disposant d’un droit de recours au sujet de la rémunération accordée (Tappy, in : CR CPC, 2^ème éd., n. 21 et 22 ad art. 122). Le recours est donc dirigé contre une décision susceptible de recours, par une personne ayant qualité pour recourir. Il a été déposé par un écrit motivé et dans le délai légal (art. 321 al. 1 et 2 CPC). Il est recevable.

2. a) Le conseil d’office a droit à une indemnité équitable, versée par le canton, quand la partie qu’il représente succombe ou, en cas de gain du procès, si les dépens ne peuvent être obtenus de la partie adverse ou ne le seront vraisemblablement pas (art. 122 CPC).

b) Selon la jurisprudence (arrêts du TF du 17.04.2018 [5A_10/2018] cons. 3.2.2.3 et du 30.01.2017 [5D_149/2016] cons. 3.3, avec des références), pour fixer la quotité de l'indemnité d’avocat d’office, le juge doit tenir compte de la nature et de l'importance de la cause, des difficultés particulières que celle-ci peut présenter en fait et en droit, du temps que l'avocat lui a consacré, de la qualité de son travail, du nombre des conférences, audiences et instances auxquelles il a pris part, du résultat obtenu et de la responsabilité qu'il a assumée. En matière civile, le défenseur d'office peut être amené à accomplir dans le cadre du procès des démarches qui ne sont pas déployées devant les tribunaux, telles que recueillir des déterminations de son client ou de la partie adverse ou encore rechercher une transaction. De telles opérations doivent également être prises en compte. Cependant, le temps consacré à la défense du client et les actes effectués ne peuvent être pris en considération sans distinction. Ainsi, le juge peut d'une part revoir le travail allégué par l'avocat, s'il l'estime exagéré en tenant compte des caractéristiques concrètes de l'affaire, et ne pas rétribuer ce qui ne s'inscrit pas raisonnablement dans le cadre de l'accomplissement de la tâche du défenseur ; d'autre part, il peut également refuser d'indemniser le conseil pour des opérations qu'il estime inutiles ou superflues. L'avocat d'office ne saurait être rétribué pour des activités qui ne sont pas nécessaires à la défense des intérêts de l'assisté ou qui consistent en un soutien moral. En d’autres termes, le droit à l'indemnité n'existe que dans la mesure où les démarches entreprises sont nécessaires à la sauvegarde des droits de la défense (ATF 141 I 124 cons. 3.1) et pas déjà lorsqu'elles sont simplement justifiables. L’avocat doit cependant bénéficier d'une marge d'appréciation suffisante pour déterminer l'importance du travail qu'il doit consacrer à l'affaire.

c) Dans le canton de Neuchâtel, la rémunération du conseil d’office est calculée, pour un avocat, à 180 francs de l’heure, TVA non comprise (art. 55 al. 1 et 2 TFrais, RSN 164.1). Les frais de ports, de copies et de téléphones sont indemnisés selon les frais effectifs ou forfaitairement à raison de 10 % de la rémunération (art. 57 TFrais). La TVA est ensuite ajoutée, le cas échéant.

d) Dans le cadre du recours des articles 319 ss CPC, la juridiction de deuxième instance ne revoit les faits que sous l'angle de l'arbitraire et son pouvoir d'examen se recoupe avec celui du Tribunal fédéral appelé à statuer sur un recours en matière civile (art. 320 let. b CPC; cf. Jeandin, in : CR CPC, 2^ème éd., n. 5 et 6 ad art. 320, avec les références). En matière d’appréciation des preuves et d’établissement des faits, il n’y a arbitraire que lorsque l’autorité ne prend pas en compte, sans aucune raison sérieuse, un élément de preuve propre à modifier la décision, se trompe manifestement sur son sens et sa portée ou encore, en se fondant sur les éléments recueillis, en tire des conclusions insoutenables (ATF 140 III 264 cons. 2.3 ; cf. aussi arrêt du TF du 03.04.2017 [4A_567/2016] cons. 2.1). Une décision n’est pas arbitraire du seul fait qu’elle apparaît discutable ou même critiquable ; il faut qu’elle soit manifestement insoutenable, et cela non seulement dans sa motivation, mais aussi dans son résultat (ATF 142 II 369 cons. 4.3). Il ne suffit pas qu'une autre solution paraisse concevable, voire préférable (idem et arrêt du TF du 25.07.2017 [5A_461/2017] cons. 2.1). L'ARMC n'a donc pas à substituer sa propre appréciation des faits à celle du premier juge, mais elle revoit par contre librement les questions de droit.

e) Plus spécifiquement, en matière d’assistance judiciaire, la jurisprudence fédérale (arrêts du TF du 17.04.2018 [5A_10/2018] cons. 3.2.2.2 et du 30.01.2017 [5D_149/2016] cons. 3.1) retient que le juge dispose d'un large pouvoir d'appréciation dans la fixation de l'indemnité du défenseur d'office. L’autorité supérieure n'intervient qu'en cas d'arbitraire. Tel est le cas lorsque la décision repose sur une appréciation insoutenable des circonstances, est incompatible avec les règles du droit et de l'équité, omet de prendre en considération tous les éléments propres à fonder la décision ou, au contraire, tient compte de critères dénués de pertinence. L’autorité supérieure doit faire preuve de réserve lorsque l'autorité inférieure estime exagérés le temps ou les opérations déclarés par l'avocat d'office, car il lui appartient de juger de l'adéquation entre les activités déployées par ce dernier et celles qui sont justifiées par l'accomplissement de sa tâche. Enfin, il ne suffit pas que l'autorité inférieure ait apprécié de manière erronée un poste de l'état de frais ou qu'elle se soit fondée sur un argument déraisonnable ; encore faut-il que le montant global alloué à titre d'indemnité se révèle arbitraire.

f) La détermination du nombre d’heures nécessaire à l’accomplissement du mandat relève du fait, que l’ARMC ne revoit dès lors qu’en cas de constatation manifestement inexacte, soit d’arbitraire au sens rappelé ci-dessus (art. 320 let. b CPC ; cf. notamment les arrêts de l’ARMC du 21.06.2018 [ARMC.2018.31] cons. 7f, du 13.11.2017 [ARMC.2017.75] cons. 2e et du 02.12.2016 [ARMC.2016.71] cons. 5b).

g) - Le tribunal civil a retenu que les postes « procuration » et « ouverture du dossier » ne pouvaient pas être comptés, car ils relevaient du travail de secrétariat. La recourante le conteste et considère que la rédaction d’une procuration nécessite une réflexion juridique que seul un avocat peut fournir et qu’une rémunération équitable doit aussi comprendre le poste d’ouverture du dossier.

- L’ouverture du dossier et la rédaction d’une procuration relèvent d’un travail de secrétariat et n’ont pas à être comptées (JdT 2017 III 59 ; Chambre des curatelles VD [CCUR/2017/795]). Si l’avocat effectue lui-même du travail de secrétariat, cela ne justifie pas pour autant de facturer ce travail en sus (Chambre de recours civile VD [CREC/2017/647]). Les postes correspondants n’avaient donc pas à être pris en compte.

h) - La première juge a estimé que le temps passé en entretiens personnels et téléphoniques (respectivement 3h45 et 2h09, selon le mémoire) était « manifestement exagéré » et a retenu 3 heures en tout pour ce poste. La recourante lui reproche de n’avoir pas plus motivé sa décision sur ce point et expose qu’il y a eu quatre entretiens, que les téléphones n’ont en fait été comptés que pour 1h30 – et non 2h09 - dans le mémoire et qu’il est arbitraire de réduire l’activité sur ces points à 3 heures.

- Il n’y a rien d’arbitraire à retenir 3 heures au lieu de 5h15 (selon la recourante) pour les entretiens et téléphones. La procédure n’était pas spécialement complexe et elle s’est essentiellement résumée à une requête, une contre-requête et une audience. Elle concernait des époux qui, dans les faits vivaient déjà séparés et dont la situation économique était facile à établir. De longs entretiens et téléphones n’étaient pas indispensables. Apparemment, ils ont été en partie consacrés à des discussions en rapport avec l’obtention de l’aide sociale, ce qui, comme on le verra plus loin, ne donne pas droit à une indemnisation.

i) - Le tribunal civil n’a pas tenu compte des 16 courriers et courriels à la cliente (pour 2h40 d’activité), en considérant qu’ils avaient manifestement consisté soit en de simples transferts de correspondances, soit en de brefs mémos accompagnant des photocopies, activités qui relevaient toutes deux du travail de secrétariat. La recourante soutient que certaines des correspondances constituaient de véritables correspondances et non pas des mémos et que la constatation de la première juge est ainsi arbitraire.

- L’examen du mémoire d’activité permet de constater, dans la plupart des cas, des correspondances de dates entre l’envoi de courriers au tribunal, à l’adverse partie ou au Guichet social régional et celui de courriers à la cliente, ces derniers étant alors comptés pour 10 minutes chacun (dans le même temps, 10 minutes étaient comptées pour l’envoi de courriers au mandataire adverse, cf. ci-dessous). Cette activité de simple transmission, relevant du secrétariat, n’a pas à être rétribuée au titre de l’assistance judiciaire. Il est cependant possible que, comme le soutient la recourante, certains envois aient consisté en autre chose qu’une simple transmission de pièces, avec ou sans mémo. Cela étant, la recourante n’indique pas quels courriers, parmi ceux figurant sur le mémoire, auraient constitué de véritables correspondances. La motivation du recours est ainsi insuffisante et ne permet pas de déterminer quels courriers, concrètement, auraient relevé de l’activité de l’avocat, plutôt que d’une activité de secrétariat. Il n’y a donc pas lieu d’entrer en matière sur le grief.

j) - Le tribunal civil a refusé l’indemnisation pour les 5 courriers au mandataire de l’adverse partie (50 minutes), en considérant que ces courriers relevaient du travail de secrétariat. La recourante soutient que les copies confraternelles constituent un usage déontologique important, qui justifient une rémunération de l’avocat.

- Il résulte assez clairement du relevé d’activité que les courriers au mandataire adverse consistaient en transmissions de copies de ceux adressés au tribunal. La recourante l’admet d’ailleurs expressément. Il s’agit là d’un simple travail de secrétariat, qui n’a pas à être rétribué comme activité de l’avocat. Les copies confraternelles sont peut-être conformes à la déontologie, mais elles ne nécessitent pas d’autre activité de l’avocat que de dire à un ou une secrétaire de les envoyer.

k) - La première juge a estimé que les 1h45 consacrés à des démarches auprès du Guichet social régional et les entretiens téléphoniques avec la mère de la cliente relevaient du soutien social et n’avaient pas à être indemnisées au titre de l’assistance judiciaire. La recourante considère que quand un client est sans le sou, effectuer des démarches pour obtenir de l’aide sociale est élémentaire et répond à une obligation de l’avocat, que l’assistance judiciaire peut aussi couvrir des démarches qui ne sont pas effectuées devant les tribunaux et qu’une indemnisation est due de ce chef.

- L’obtention de l’aide sociale relève typiquement d’une forme de soutien qui n’a pas à être prise en compte dans le cadre de l’assistance judiciaire. Une telle démarche est sans lien avec la procédure, au contraire d’actes effectués hors procédure et tendant à recueillir des déterminations du client ou de la partie adverse, ou encore à rechercher une transaction, au sens de la jurisprudence. L'activité dont il est question n’était pas nécessaire à la défense des intérêts de l'assistée en procédure. Au demeurant, les démarches pour l’obtention de l’aide sociale peuvent sans autre être effectuées sans le concours d’un avocat, comme c’est en principe toujours le cas. Il suffisait, pour la recourante ou son collaborateur, de conseiller à la cliente de s’adresser à l’autorité compétente en matière d’aide sociale. Si la recourante estimait de son devoir moral d’assister sa cliente dans cette démarche, c’était son droit, mais elle ne peut pas se faire rétribuer pour cela au titre de l’assistance judiciaire. Admettre le contraire reviendrait à faire couvrir par l’assistance judiciaire toute démarche sans lien avec la procédure, mais qui pourrait être utile à la personne assistée, comme par exemple la négociation d’une taxation fiscale, un avertissement à un voisin bruyant ou encore la conclusion d’un nouveau bail. Ce n’est évidemment pas le sens des articles 117 ss CPC.

l) - La première juge a réduit de 20 heures à 3 heures le temps pour la rédaction de la requête de mesures superprovisionnelles, estimant que le temps compté était « totalement disproportionné » et relevant que l’avocat de l’adverse partie avait consacré 3 heures à la rédaction d’une requête de mesures protectrices, déposée le lendemain. La recourante rappelle que sa requête comptait 21 pages, alors que celle de son confrère se limitait à 6 pages, et que le tribunal civil n’a pas considéré ladite requête comme prolixe. Il ne s’agissait pas d’une accumulation de simples phrases, mais d’une requête nécessitant une réflexion.

- Il est vrai que retenir 3 heures est probablement un peu chiche, mais il n’en reste pas moins que, dans les circonstances du cas d’espèce, compter 20 heures pour la rédaction d’une requête de mesures superprovisionnelles en matière matrimoniale est largement exagéré. La requête comprend certes 21 pages, mais dans une disposition que l’on pourrait qualifier de très aérée. Si on en reprend le texte, on constate que trois pages portent sur la recevabilité de la requête, ce qui était loin d’être nécessaire. Les conclusions sont rédigées sur plus de deux pages. La partie « En faits » reprend notamment, sur trois pages, des éléments à l’appui des conclusions tendant à ce que des interdictions soient prononcées contre l’époux, un argumentaire en droit étant ensuite fourni sur un peu moins de deux pages sur le même sujet, alors que la requérante a implicitement abandonné ces conclusions à la première audience, après que le tribunal civil avait avisé les parties que des mesures superprovisionnelles ne se justifiaient pas (la plupart des preuves littérales déposées portaient sur les mêmes questions). La situation financière des époux est développée sur quatre pages, alors qu’elle ne présentait aucune complexité. Dans ces conditions, un avocat diligent n’aurait pas consacré plus de quelques heures à la rédaction de la requête. La question sera reprise plus loin, dans le cadre de l’examen global de l’indemnité allouée.

m) - Le tribunal civil n’a pas pris en compte le poste « Rédaction d’une réponse » du 5 novembre 2018 (2 heures, selon le mémoire), car une telle écriture n’avait pas été demandée par le tribunal, la procédure était conduite en la forme sommaire, la détermination pouvait se faire lors de l’audience tenue trois jours plus tard et le temps compté était manifestement exagéré. La recourante admet que la réponse n’était pas strictement nécessaire et que la réponse aurait pu être faite oralement, mais « l’avocat d’office reste libre de mener la procédure comme bon lui semble, c’est-à-dire le plus proche (sic) des intérêts de son client ». Si l’audience n’a ensuite pu durer que trois heures, c’est aussi parce que le travail a été bien fait en amont.

- Effectivement, un avocat peut mener une procédure « comme bon lui semble ». C’est son droit le plus strict. Cela ne signifie cependant pas que le coût de chacune de ses démarches doit être assumé par la collectivité au titre de l’assistance judiciaire. Dans le cas particulier, une audience était appointée au 8 novembre 2018. Le tribunal civil n’avait pas invité la requérante à répondre et il n’a reçu la réponse que deux jours avant l’audience, le temps à disposition étant insuffisant pour la transmettre utilement à l’adverse partie. La réponse n’était pas nécessaire à la défense des intérêts de la personne assistée. Il n’était en tout cas pas arbitraire de considérer qu’elle ne l’état pas, dans une procédure sommaire soumise à la maxime inquisitoire et alors que la requête de la partie adverse ne soulevait pas vraiment de questions nouvelles.

n) - La première juge a estimé que le temps pour la préparation de l’audience, compté pour 3 heures, était exagéré et devait être ramené à « 2 heures tout au plus pour un avocat expérimenté ». La recourante expose que le collaborateur qui a participé à l’audience n’avait son brevet d’avocat que depuis quatre mois, de sorte que les faits ont été constatés de manière inexacte et arbitraire.

- Expérimenté ou pas, un avocat ne devait pas avoir besoin de plus de deux heures pour préparer l’audience du 8 novembre 2018. Les éléments à examiner ne présentaient aucune complexité. Des recherches jurisprudentielles ou doctrinales particulières n’étaient pas nécessaires, dans un domaine – les mesures protectrices de l’union conjugale – supposé bien connu de tout avocat breveté. La requête de l’adverse partie ne soulevait aucune question nécessitant de telles recherches. Le dossier n’était pas de grande ampleur. Les pièces déposées par la requérante consistaient essentiellement en documents permettant d’établir la situation financière respective des époux, dont le calcul était déjà contenu dans la requête, et pièces à l’appui de conclusions finalement abandonnées à l’audience. La préparation de l’audience relevait ainsi de la routine et ne présentait pas de difficultés. Il n’était pas arbitraire de considérer qu’un avocat ne devait pas y consacrer plus de deux heures.

o) Le tribunal civil a retenu 117.20 francs pour les débours, pour un montant d’honoraires de 2'271 francs. La recourante relève que la norme est de compter 10 % des honoraires, pour les débours et qu’il aurait donc fallu retenir 227.10 francs pour ce poste. Elle oublie qu’elle a elle-même mentionné les 117.20 francs pour ses frais, sans réserve ou précision, et peut donc difficilement fonder un grief quelconque sur le fait que la première juge a retenu le montant allégué pour les frais effectifs, comme l’article 57 TFrais lui permettait de le faire.

p) - Globalement, le tribunal civil a considéré que l’activité déployée par la recourante et son collaborateur était « manifestement disproportionnée », compte tenu en particulier du fait que la maxime inquisitoire illimitée s’appliquait dans une très large mesure et qu’une convention complète avait pu être passée entre les parties, avec l’aide du tribunal, lors de la première et unique audience. Il a retranché 26h59 des 39h36 facturées, retenant une activité justifiée de 12h37, soit une indemnité 2'271 francs à un taux horaire de 180 francs, plus 117.20 francs de frais et 183.90 francs de TVA.

- La recourante soutient que la décision entreprise n’est pas qu’arbitraire dans sa motivation, mais aussi dans son résultat. La nature de la cause justifiait un travail important. L’intégrité corporelle de la cliente était en danger. Ses moyens de subsistance étaient tellement réduits que le premier enjeu du dossier était d’obtenir de l’argent pour lui permettre de manger. Une petite fille était concernée. La cause était ainsi importante. L’entente entre les parties était difficile, ce qui rendait la cause particulièrement complexe. La garde, le droit de visite et les pensions étaient conflictuels. La qualité du travail de l’avocat n’est pas remise en cause.

- On ne peut que donner raison au tribunal civil. Aucun justiciable raisonnable n’investirait près de 8'000 francs – au tarif de l’assistance judiciaire, soit plus de 10'000 francs au tarif usuel des avocats - dans une procédure de mesures protectrices telle qu’elle s’est déroulée, avec une requête relativement simple, une contre-requête qui n’était pas plus complexe et un arrangement global à la première et unique audience. En tout cas, il n’appartient pas à la collectivité d’assumer plus que les frais nécessaires à une défense efficace, mais raisonnable de la partie assistée. L’indemnité accordée en première instance ne s’écarte pas arbitrairement de celle que l’on pourrait envisager en comptant l’une ou l’autre heure de plus pour la rédaction de la requête, ainsi que quelques minutes en plus pour des correspondances à la personne assistée. Dès lors et quoi que l’on puisse penser de la manière dont le tribunal civil est arrivé au résultat, soit à une indemnité à 2'572.10 francs, frais et TVA compris, ce résultat n’est pas choquant ni insoutenable en fonction des circonstances du cas d’espèce, dans une procédure qui a été simple, courte et a abouti à un arrangement rapide et complet.

3. Il résulte de ce qui précède que le recours est mal fondé et doit être rejeté. En matière d’assistance judiciaire, seule la procédure de requête tombe sous le coup de l'article 119 al. 6 CPC et est ainsi en principe gratuite, au contraire de la procédure de recours (ATF 137 III 470 cons. 6). La recourante assumera donc les frais de la procédure de recours. Il n’y a pas lieu à allocation de dépens.