Gemeindearchivverordnung

Die Gemeindearchivverordnung enthält die Vorschriften über die Einrichtung und Ordnung der Gemeindearchive sowie die Aufsicht darüber und legt die Mindestdauer für die Aufbewahrung von Verwaltungsakten fest.

Die Stadtarchive von Schaffhausen und Stein am Rhein, die von ausgebildetem Fachpersonal geführt werden, sowie die vom zuständigen Departement bezeichneten weiteren Gemeindearchive können im Rahmen von Art. 99 Abs. 1 des Gemeindegesetzes eigene Archivbestimmungen erlassen. Diese müssen anerkannten Standards entsprechen und sind dem zuständigen Departement zur Kenntnisnahme zuzustellen.

Das Gemeindearchiv ist das zentrale Endarchiv der Gemeinde.

Die Gemeinde bewahrt ihre wichtigen Akten im Original im Gemeindearchiv auf. Sie sind deren unveräusserliches, öffentliches Eigentum.

Das Gemeindearchiv dient den Behörden und Dritten im Sinne von § 4, deren Akten darin verwahrt werden, und steht übrigen Dritten im Interesse von Wissenschaft und Rechtsanwendung zur Benützung offen.

Als wichtige Akten gelten insbesondere:

1. die überlieferten Bestände vor 1912

2. Akten, die von Gesetzes wegen oder kraft behördlicher Vorschrift dauernd aufbewahrt werden müssen

3. gemeindeeigene Rechtserlasse (Gemeindeverfassung, Reglemente, Verordnungen, Gebührenordnungen, Tarife) sowie die dazugehörenden wesentlichen Akten (Anträge an die Gemeindeversammlung oder den Einwohnerrat, Genehmigungsentscheide usw.)

4. wichtige Akten der Gemeindebetriebe sowie der Betriebe, an denen die Gemeinde beteiligt ist

5. wichtige Verträge mit Privaten oder Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts sowie die dazugehörigen wesentlichen Akten

6. Pläne (Nutzungsplanung, Zonen-, Baulinien-, Quartier- und Landumlegungspläne, Pläne und Bauabrechnungen über gemeindeeigene Bauten und Anlagen) sowie die dazugehörenden wesentlichen Akten

7. geologische Untersuchungsergebnisse

8. Baubewilligungsakten inkl. Pläne

9. Protokolle der Gemeindeversammlung, der Bürgergemeinde- und Bürgerversammlung und des Einwohnerrates sowie die dazugehörenden wesentlichen Akten

10. Protokolle des Gemeinderates und anderer Gemeindebehörden wie der Vormundschafts- und Erbschaftsbehörde, der Sozialhilfebehörde, der Schulbehörde

11. Wahl- und Abstimmungsprotokolle über Gemeindewahlen und Gemeindeabstimmungen

12. Amtsübergabeprotokolle sowie die Verzeichnisse der Gemeindefunktionäre mit Ein- und Austrittsdatum

13. Jahresrechnungen und Finanzpläne

14. wichtige Statistiken und Verzeichnisse (inkl. Kataster), die für Gemeindezwecke erstellt worden sind

15. Einwohnerregister und Einwohnerkarteikarten

16. Einbürgerungsakten

17. Akten über das Erbschafts- und Vormundschaftswesen

18. Akten über die Sozialhilfe

19. Dokumente über wichtige, gemeinderelevante Entwicklungsprojekte

20. Jahresberichte und Drucksachen der Gemeinde (Gemeindeversammlungs- und Abstimmungsvorlagen, Begrüssungsschriften, Prospekte usw.)

21. Bild- und Tondokumente sowie Akten zu besonderen, wesentlichen Anlässen der Gemeinde

Zweckverbände und öffentlich-rechtliche Anstalten der Gemeinden schliessen mit der Gemeinde einen Vertrag über die Aufbewahrung der Akten im Gemeindearchiv. Körperschaften, denen mehrere Gemeinden angehören, bestimmen eine dieser Gemeinden als Archivort.

Sind Archivalien von natürlichen oder juristischen Personen für die Gemeinde von besonderer Bedeutung, so kann die Gemeinde mit diesen einen Vertrag über die Archivierung deren Akten im Gemeindearchiv abschliessen.

Die Bestimmungen dieser Verordnung sind sinngemäss anwendbar.

Wichtige Akten, die in elektronischer Form vorhanden sind, sind auf alterungsbeständiges Papier auszudrucken und aufzubewahren. In Zweifelsfällen ist das Staatsarchiv anzufragen.

In elektronischer Form vorhandene Akten werden bezüglich der Aufbewahrungsfristen und der Schutzfristen wie Papierakten behandelt.

Bei Gemeindezusammenschlüssen übernimmt die neue Gemeinde das Archivgut der aufgehobenen Gemeinde. Das Archivgut der aufgehobenen Gemeinde wird zu diesem Zweck in seiner Gesamtheit in das Archiv der neuen Gemeinde überführt.

Wichtige Akten im Sinne von § 3 werden dauernd im Gemeindearchiv aufbewahrt.

Akten Dritter im Sinne von § 4 sind solange im Gemeindearchiv aufzubewahren, wie es im Vertrag vereinbart wurde.

Für Akten, deren Aufbewahrungsfrist gesetzlich oder vertraglich nicht besonders geregelt ist, gilt eine Mindestaufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Bei Bewilligungen beginnt die Frist mit dem Ablauf der Bewilligung.

Auszuscheidende Akten sind dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. Bei Platzmangel kann der Gemeinderat das Staatsarchiv ersuchen, eine Verdichtung der Bestände vorzunehmen. Übernahme, Verdichtung und Vernichtung sind zu protokollieren.

Nichtveröffentlichte oder unter Ausschluss der Öffentlichkeit entstandene Akten sind während einer Schutzfrist von 50 Jahren seit ihrer Anfertigung der Öffentlichkeit nicht zugänglich.

Für besonders schützenswerte Personendaten beträgt die Frist 100 Jahre seit ihrer Anfertigung.

Während der Schutzfrist kann im Interesse von Wissenschaft und Rechtsanwendung Einsicht in Akten gewährt werden, wenn nicht überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen.

Das Gemeindearchiv und dessen Bestände befinden sich nach Möglichkeit in einem einzigen Gebäude.

Die Archivräume müssen trocken, lüftbar, feuer- und einbruchsicher sein.

Die Archivräume dürfen nicht zu archivfremden Zwecken verwendet werden; ausgenommen ist die Verwendung als Büroraum der Gemeindeverwaltung.

Die archivierten Akten sind in den Archivräumen zu benützen.

Sie dürfen ausnahmsweise ausgeliehen werden, wenn:

1. die Benützerin oder der Benützer vertrauenswürdig und der Archivarin oder dem Archivar bekannt ist und

2. das Anfertigen von Kopien zu aufwendig oder für die archivierten Akten aus konservatorischen Gründen nicht möglich ist

Die Bestimmungen über die Schutzfristen bleiben vorbehalten.

Der Gemeinderat beaufsichtigt das Gemeindearchiv.

Die fachtechnische Aufsicht über die Gemeindearchive übt das Staatsarchiv aus. Es führt dazu periodisch Inspektionen durch und berät die Archivarinnen und Archivare.

Der Gemeinderat:

1. bestimmt die Archivarin bzw. den Archivar

2. erlässt eine Betriebs- und Benützungsordnung

3. erlässt den Archivplan

4. sorgt für die Ablieferung und Archivierung der Akten, welche nicht mehr für die unmittelbare Verwaltungstätigkeit benötigt werden

5. ist zuständig für die Verlängerung der Schutzfrist und für die Einsichtnahme während der Schutzfrist

6. erteilt die Zustimmung zur Vernichtung oder zum Ausscheiden von Aktenbeständen

Die Archivarin bzw. der Archivar:

1. sorgt für eine zweckmässige Archivierung und den Schutz der Akten

2. führt ein Verzeichnis der Akten, wobei Neuzugänge unverzüglich nachzutragen sind

3. ist für die Benützung des Gemeindearchivs gemäss Benützungsordnung verantwortlich

4. entscheidet in eigenem Ermessen, ob Akten länger als erforderlich aufzubewahren sind

Die Gemeinden setzen diese Verordnung innerhalb von zwei Jahren nach deren Inkrafttreten um.

Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2010 in Kraft.

Sie ist im Amtsblatt zu veröffentlichen² und in die kantonale Gesetzessammlung aufzunehmen.