RÈGLEMENT sur la communication par voie électronique en procédure administrative
(RCVEPA)

Le présent règlement fixe les conditions de la communication par voie électronique (ci-après: la communication électronique) entre autorités administratives et parties dans les procédures soumises à la LPA-VD^A.

Les dispositions légales de droit cantonal qui fixent des conditions différentes pour le traitement de procédures administratives particulières sont réservées.

L'autorité administrative détermine si elle accepte la communication électronique. Elle peut y renoncer en cours de procédure.

Elle ne peut imposer la communication électronique à une partie.

La communication électronique dans une procédure administrative déterminée ne peut débuter qu'à l'initiative d'une partie.

Si une partie, après avoir accepté la communication électronique, y renonce, l'autorité administrative modifie le mode de communication dès réception de cette renonciation.

La communication électronique avec les autorités administratives cantonales intervient par l'intermédiaire du portail sécurisé des prestations en ligne de l'Etat (ci-après: Portail sécurisé), au sens de la loi du 6 novembre 2018 sur les moyens d'identification électronique et le portail sécurisé des prestations en ligne de l'Etat (LCyber)^B.

La communication électronique avec les autres autorités administratives intervient par l'intermédiaire d'un système qui, cumulativement :

• a. Requiert une inscription préalable de la partie ;

• b. Exige qu'elle s'authentifie à chaque connexion ;

• c. Délivre immédiatement, lors de l'envoi d'une communication électronique, une quittance mentionnant la date, l'heure et le contenu de la communication. En cas d'échec de la communication, le système doit immédiatement signaler cette erreur ;

• d. Rend accessible par une procédure d'appel à la partie et à l'autorité administrative concernée, pendant la période de conservation prévue à l'article 7, alinéa 1, une sauvegarde des communications électroniques échangées. Cette sauvegarde doit aussi indiquer la date et l'heure à laquelle la partie a :

  1. envoyé ou reçu chaque communication électronique ;

  2. effectivement consulté pour la première fois une communication électronique reçue de l'autorité ;

• e. Garantit, par des mesures correspondant aux bonnes pratiques en la matière, la protection des données de la partie et de toute autre personne concernée, notamment leur confidentialité vis-à-vis de tiers non autorisés.

Le processus d'authentification au sens de l'alinéa 1, lettre b doit permettre d'imputer à une personne physique déterminée l'envoi ou la prise de connaissance de chaque communication électronique.

Lors de son inscription, au sens de l'article 4, lettre a, la partie doit être expressément informée qu'une communication électronique autorisée a les mêmes conséquences juridiques qu'une communication par courrier postal.

Les personnes morales qui comprennent plusieurs autorités administratives en leur sein peuvent instaurer une procédure d'inscription unique valable pour la communication électronique avec l'ensemble de ces autorités.

L'authentification au sens de l'article 4, alinéa 1, lettre b doit avoir lieu :

• a. par l'intermédiaire du processus d'accès au Portail sécurisé; ou

• b. par l'emploi d'un moyen d'identification électronique délivré par l'autorité administrative ou la personne morale à laquelle elle appartient, qui offre des garanties de sécurité équivalentes à celles du moyen d'identification électronique délivré par l'Etat sur la base de l'article 8, alinéa 1 LCyber^A; ou

• c. par l'emploi d'un autre moyen d'identification électronique reconnu par le Conseil d'Etat en application de l'article 8, alinéa 2 LCyber, s'il en existe.

Le service en charge de l'informatique de l'Etat (ci-après : le service)^C précise par directive les conditions techniques à respecter pour procéder à une identification par l'intermédiaire du portail sécurisé.

Les données mentionnées à l'article 4, alinéa 1, lettre d doivent rester consultables au minimum pendant 18 mois après la clôture de la procédure administrative concernée, à moins que la partie ne révoque son inscription au système de communication électronique plus tôt.

Au surplus, l'autorité administrative conserve au dossier une copie de ces données.

L'autorité administrative détermine le format de données dans lequel des écrits peuvent lui être communiqués et dans lequel elle-même communique, sous réserve de l'alinéa 2.

Le service peut fixer ces formats de données par directive concernant la procédure devant les autorités administratives cantonales.

Si une autorité qui accepte la communication électronique reçoit, par l'intermédiaire d'un canal de communication électronique reconnu au sens des articles 3 à 7, des écrits qu'elle ne peut consulter, elle impartit à la partie un bref délai pour :

• a. communiquer à nouveau l'écrit dans un format de données spécifié ; ou

• b. imprimer tout ou partie de l'écrit et le transmettre par courrier postal.

Les décisions électroniques sont notifiées sous forme de fichiers au format Portable Document Format (PDF).

Elles sont munies d'une signature électronique horodatée, garantissant l'intégrité du texte et permettant d'identifier sans ambiguïté l'autorité qui statue ainsi que la personne physique signataire.

Le Département des infrastructures et des ressources humaines est chargé de l'exécution du présent règlement, qui entre en vigueur le 1er décembre 2020.