Ordonnance sur l'harmonisation des registres des habitants et d'autres registres de personnes

La présente ordonnance règle le contenu de la plate-forme informatique du registre des habitants, la transmission et l'accès aux données des habitants.

La présente ordonnance s'applique:

1. aux registres communaux des habitants;

2. à la plate-forme informatique du registre des habitants.

Les données numériques des habitants sont parties intégrantes de la plate-forme informatique du registre des habitants.

En fonction des exigences de l'Office fédéral de la statistique, la dite plate-forme sert à assurer la livraison des données à l'Office fédéral de la statistique.

Au sens de la présente ordonnance, on entend par:

1. plate-forme informatique: la plate-forme sur laquelle sont enregistrées les données du registre des habitants transmises par les communes;

2. association eCH: association d'intérêt public destinée à promouvoir la cyberadministration en Suisse et établissant des normes pour faciliter la collaboration électronique entre les autorités elles-mêmes de même qu'entre les autorités et les entreprises, organisations, institutions de recherche et d'enseignement ainsi que particuliers par la publication de normes;

3. journalisation: enregistrement numérique des évènements se produisant dans un système informatique et contenant l'heure et la date de l'évènement, sa nature ainsi que le programme et le compte d'accès utilisés;

4. compte d'accès: moyen remis à un utilisateur pour lui permettre d'utiliser les fonctions d'un programme informatique pour lesquelles il dispose d'une autorisation. Il se compose d'un identificateur, le nom d'utilisateur et d'un authentifiant, le mot de passe;

5. interfaçage: connexion réalisée entre deux programmes informatiques et permettant l'échange de données entre ceux-ci.

La plate-forme informatique du registre des habitants contient les données figurant à l'article 6 de la loi fédérale sur l'harmonisation des registres du 23 juin 2006 (LHR).

En outre, la dite plate-forme contient les données prévues dans la norme eCH-0020 éditée par l'assocation eCH pour l'échange électronique d'événements entre les registres communaux des habitants et la plate-forme informatique du registre des habitants.

Le système sedex pour l'échange sécurisé de données (Secure Data Exchange) mis en place par la Confédération assure l'échange crypté des données entre la commune et le canton. Le registre des habitants de la commune doit être connecté à un adaptateur sedex.

La commune doit transmettre les données figurant à l'article 2 ci-dessus pour l'établissement et la mise à jour de la plate-forme informatique du registre des habitants. La fréquence de transmission est déterminée par les besoins de qualité des données de la plate-forme.

Les événements de mutation du contrôle des habitants sont transmis à la plate-forme informatique des habitants. Les motifs d'annonce ainsi que les attributs à transmettre suivent les recommandations de la norme eCH-0020.

Les comptes d'accès à la plate-forme informatique du registre des habitants sont nominatifs et personnels. La plate-forme garantit la sécurité et la traçabilité de tous les accès notamment par le biais de la journalisation (art. 25 ss et 28 ss du règlement d'exécution de la loi sur l'information du public, la protection des données et l'archivage du 16 décembre 2010, RELIPDA).

Les services cantonaux et communaux autorisés ont accès aux données selon les domaines de données et les droits définis dans l'autorisation accordée. Ils sont informés de la journalisation et de la durée de conservation des procès-verbaux de journalisation (une année) conformément à l'article 30 RELIPDA.

Les demandes d'autorisation d'accès au registre informatique des habitants sont adressées au Service de la population et des migrations au moyen de la formule ad hoc. Le requérant précise le mode d'utilisation des données (consultation, téléchargement ou interfaçage).

La demande, préavisée par le Service de la population et des migrations, est transmise au Chef du département en charge de la sécurité pour décision.

La décision est notifiée au requérant sans frais, sous réserve d'éventuels frais de développement informatique. Le Service de la population et des migrations, le Préposé cantonal à la protection des données et le Service cantonal de l'informatique sont informés.

Le Service de la population et des migrations, a également les compétences suivantes:

1. vérifier les bases légales des services souhaitant avoir accès aux bases de données;

2. engager une procédure de suppression, de réduction des accès et veiller au respect de la proportionnalité;

3. tenir à jour la liste et les décisions des accès.

Demeurent réservées les voies de droit prévue dans la loi sur la procédure et la juridiction administratives du 6 octobre 1976 (LPJA) et celles figurant dans la loi sur l'information du public, la protection des données et l'archivage du 9 octobre 2008 (LIPDA).

L'autorité communale est responsable de l'exactitude des données de son propre registre. Les données des registres des contrôles de l'habitant doivent être actuelles, exactes et complètes. Les autorités compétentes veillent à ce qu'elles soient à jour. En cas de mauvaise qualité des données, le canton peut exiger que les données transmises remplissent les critères fixés.

L'autorité communale est également responsable d'opérer les vérifications relatives aux droits d'accès des personnes qui lui sont liées, notamment en cas fin de période d'emploi ou dans toute autre hypothèse où la personne au bénéficie d'une autorisation d'accès cesse son activité ou l'interrompt pour une longue durée.

Le Service de la population et des migrations est responsable de la plate-forme informatique du registre des habitants. Il est garant de la qualité des données de la plate-forme ainsi que de la cohérence entre les registres communaux propriétaires des données.

Il coordonne les interactions techniques et administratives en lien avec la plate-forme informatique du registre des habitants. Il contribue à la coordination administrative entre les services producteurs de données.

Le Service de la population et des migrations est le répondant cantonal de Office fédéral de la statistique pour les livraisons trimestrielles des donnés des contrôles de l'habitant.

Le Service cantonal de l'informatique est responsable du fonctionnement et de la sécurité technique et organisationnelle (art. 25 ss et 28 ss RELIPDA), de la journalisation, ainsi que de l'élaboration des normes techniques pour la connexion et la transmission des données à la plate-forme cantonale.

Les services de l'administration, les personnes ou autres qui se sont vus attribuer un accès à la plate-forme informatique des habitants, ainsi que les communes peuvent avoir connaissance du NAVS13 et l'utiliser systématiquement pour l'accomplissement de leurs tâches en application exclusive de la loi fédérale sur l'assurance-vieillesse et survivants du 20 décembre 1946 (LAVS) et dans la mesure où les conditions du droit fédéral sont remplies.

Le coût des prestations aux services de l'administration et aux autorités externes peut être facturé.

L'utilisation par les communes n'est pas payante.

Le département et les services chargés des registres au sens de la présente ordonnance sont responsables de la protection des données dans le cadre de la tenue de ces registres. Ils prennent en particulier toutes les mesures, juridiques, techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité des données. Ils appliquent la LIPDA et le RELIPDA.