170.61
Archivverordnung
(vom9. Dezember 1998)1
I. Allgemeines
Art. 1 Geltungsbereich
Diese Verordnung regelt
a. die Aufbewahrung von Akten der öffentlichen Organe der kantonalen Verwaltung im Hinblick auf die Übernahme und Archivierung durch das Staatsarchiv,
b. die Organisation, die Aufgaben und die Rechte des Staatsarchivs.
Sie gilt sinngemäss für die öffentlichen Organe der Gemeinden, soweit diese keine eigenen Regelungen erlassen haben.
Art. 2 Begriffe
Elektronische und andere Aufzeichnungen sind insbesondere digital und analog gespeicherte Informationen auf magnetischen, optischen oder anderweitigen Speichermedien.
Ergänzende Unterlagen sind insbesondere
a. Steuerungs- und Findmittel wie Verzeichnisse, Registraturpläne, Geschäftskontrollen, Karteien, Listen in jeglicher Aufzeichnungsform,
b. technische Hilfsmittel und Daten, die notwendig sind, um Informationen verständlich zu machen und zu nutzen.
Aktenablagen sind Einrichtungen der öffentlichen Organe, die der geordneten Aufbewahrung der Akten dienen, bevor sie einem Archiv mit Fachpersonal zur Übernahme angeboten werden.
Amtsdruckschriften sind einmalig oder periodisch erscheinende Publikationen, die im Auftrag oder unter Mitwirkung von öffentlichen Organen erstellt wurden und für die Öffentlichkeit bestimmt oder einem eingeschränkten Empfängerkreis zugänglich sind. Als Amtsdruckschriften gelten namentlich folgende Publikationen öffentlicher Organe:6
a. öffentlich zugängliche Druckpublikationen,
b. Handbücher und Dienstanweisungen,
c. Kommissions- und Expertenberichte,
d. Gutachten und Studien.
Art. 3 Archive mit Fachpersonal
Als Archive mit Fachpersonal gelten neben dem Staatsarchiv die Stadtarchive von Zürich und Winterthur, das Universitätsarchiv sowie die von der Direktion der Justiz und des Innern bezeichneten weiteren Archive.5
Ihnen stehen gegenüber den öffentlichen Organen in ihrem Zuständigkeitsbereich sinngemäss die Rechte des Staatsarchivs zu.
Art. 4 Schutzfristen
7 1 Sind weder Todes- noch Geburtsdatum einer Person feststellbar, endet die Schutzfrist 80 Jahre, nachdem die Akten geschlossen wurden. 2 Wichtige Gründe für die Einsichtnahme in archivierte Akten mit Personendaten verstorbener Personen im Sinn von § 11 Abs. 2 des Archivgesetzes3 liegen vor, wenn
a. die Einsichtnahme im überwiegenden Interesse der Rechtsnachfolgerin oder des Rechtsnachfolgers der verstorbenen Person erfolgt oder diese zugestimmt haben oder deren Zustimmung nach den Umständen vorausgesetzt werden kann,
b. die Akten für Gesetzgebung, Rechtsprechung, statistische oder wissenschaftliche Zwecke oder einen Entscheid über die Rechte der Rechtsnachfolgerinnen oder -nachfolger verstorbener Personen benötigt werden. 3 Das Archiv entscheidet über Gesuche um Einsichtnahme.
Art. 5 Übergang der datenschutzrechtlichen Verantwortung
7 Mit der Übernahme von Akten wird das Staatsarchiv zum verantwortlichen Organ im Sinn des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG)2 . Die Aufbewahrung im Auftrag im Sinne von § 13 bleibt vorbehalten.
Art. 6 Archivwürdigkeit
Akten sind archivwürdig, wenn sie voraussichtlich von dauerndem Wert sind für
a. die Dokumentierung der Organisation und der Tätigkeit des öffentlichen Organs,
b. die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter,
c. das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte,
d. die Gesetzgebung, die Verwaltungstätigkeit oder die Rechtsprechung,
e. die Wissenschaft und die Forschung.
Das Staatsarchiv bewertet nach Anhörung der öffentlichen Organe die Archivwürdigkeit der Akten. Es entscheidet abschliessend. II. Ablieferungspflicht für Amtsdruckschriften 9 §§ 7–10.10
Art. 10a6 Exem- und Ände-
Die öffentlichen Organe stellen dem Staatsarchiv von jeder Amtsdruckschrift unmittelbar nach derer Fertigstellung ein plar zu. Von der Ablieferungspflicht ausgenommen sind Drucksachen mit geringem Informationsgehalt wie Werbematerial, Einladungen Formulare.
Handbücher und Dienstanweisungen sind ablieferungspflichtig, wenn sie bereichsübergreifend oder für mindestens 50 Personen verbindlich sind. Die Ablieferungspflicht bezieht sich auch auf deren rungen und Aktualisierungen.
Das ablieferungspflichtige öffentliche Organ kann für Amtsdruckschriften, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, eine Schutzfrist von bis zu 30 Jahren festlegen. Während der Schutzfrist werden die Druckschriften wie geschützte Akten behandelt.
In begründeten Fällen kann das Staatsarchiv mit dem ablieferungspflichtigen Organ abweichende Vereinbarungen schliessen. Es regelt insbesondere die Ablieferung von Amtsdruckschriften in elektronischer Form. III. Staatsarchiv
Organisation und Aufgaben
Art. 11 Leitung
Das Staatsarchiv ist ein Amt der Direktion der Justiz und des Innern und wird von der Staatsarchivarin oder dem Staatsarchivar geleitet.
Art. 12 Aufgaben
Das Staatsarchiv hat die Aufgabe:
a. die archivwürdigen Akten auszuwählen, zu bewerten und zu verzeichnen,
b. die Bestände zu erhalten,
c. die Benützbarkeit der Bestände zu gewährleisten,
d. Forschungen zur Landes-, Orts- und Personengeschichte durch Beratung, durch Erarbeitung von Registern und Dokumentationen sowie durch Publikation von Quellen und Inventaren zu fördern und zu erleichtern,
e. seine Bestände durch Öffentlichkeitsarbeit bekannt zu machen,
f. die fachliche Aufsicht über die Archive auszuüben sowie die öffentlichen Organe in Fragen der Aktenablage zu beraten und zu unterstützen, und Überlieferungsgut privater Herkunft zu über- g. Aufzeichnungen r die Ergänzung der Bestände und die zürche- nehmen, wo dies fü von Bedeutung ist. rische Geschichte
Art. 13 Aufbewahrung im Auftrag
Das Staatsarchiv kann im Einvernehmen mit einem öffentlichen Organ Akten aufbewahren, für die noch keine Anbietungspflicht besteht und über deren Archivwürdigkeit noch nicht entschieden worden ist.
Bis zur Übernahme in das Archivgut des Staatsarchivs bleibt das öffentliche Organ für den Datenschutz verantwortlich. Dem Staatsarchiv ist nur eine Bearbeitung im Hinblick auf künftige Archivierung erlaubt.
Art. 14 Benützungsordnung
Das Staatsarchiv erlässt eine Ordnung für die Benützung seiner Archivalien und Einrichtungen.2. Rechte des Staatsarchivs §§ 15 und 16. 10
Art. 17 Auslagerung
Teilbestände des Staatsarchivs können aufgrund einer Vereinbarung bei einer anderen Stelle aufbewahrt werden, wenn die Erhaltung, die Benützbarkeit und der Schutz vor unbefugter Benützung gewährleistet wird. Die Aufsicht über die Archivierung und die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit verbleiben beim Staatsarchiv.
Art. 18 Belegexemplar
Dem Staatsarchiv ist von Werken, die ganz oder teilweise auf der Benützung seiner Bestände beruhen, ein unentgeltliches Belegexemplar abzugeben.
Art. 19 Ältere Archivteile
Als ältere Archivteile im Sinn von § 6 Abs. 2 des Archivgesetzes3 gelten die mehr als 50 Jahre alten Bestände.
Nach der Übernahme dieser Bestände verfügt das Staatsarchiv selbstständig darüber.3. Zugänglichkeit des Archivguts
Art. 20 Einsichtnahme a. Allgemein
7 1 Die Archivbestände des Staatsarchivs stehen der Öffentlichkeit im Rahmen der Benützungsordnung und unter Beachtung gesetzlicher Schutzfristen grundsätzlich unentgeltlich zur Einsichtnahme zur Verfügung. 2 Die Einsichtnahme geschieht unter Aufsicht. Das Staatsarchiv kann verlangen, dass sich die Benützerin oder der Benützer ausweist.
Art. 21 b. Einschränkung und Verweigerung
7 1 Einschränkung und Verweigerung der Einsichtnahme richten sich nach dem IDG 2 . Darüber hinaus kann das Staatsarchiv die Einsichtnahme einschränken oder verweigern, wenn
a. der Zustand der Archivalien es erfordert,
b. die Vereinbarung mit den Deponenten von Archivalien privater Herkunft dies verlangt. 2 Wo es zum Schutz der Archivalien notwendig ist, können anstelle von Originalen Kopien zur Verfügung gestellt werden.
Art. 22 Ausleihe
Ausleihe von Archivalien an Dritte ist in der Regel nur für Ausstellungen und unter den folgenden Voraussetzungen möglich:
a. der Zustand der Archivalien erlaubt die Ausleihe,
b. die Ausstellungsbedingungen entsprechen hinsichtlich Transport, Sicherheit und konservatorischen Verhältnissen den Archivierungsbedingungen,
c. die Urheberrechte an den Archivalien sind gewährleistet,
d. der Leihnehmer oder die Leihnehmerin trägt die Kosten für Sicherheitskopien,
e. die Ausleihe verursacht keinen unverhältnismässigen Aufwand.
Für die Ausleihe von Archivalien privater Herkunft gelten die bei der Übernahme getroffenen Vereinbarungen.
Art. 23 Nutzung zu gewerblichen Zwecken
Die Nutzung von Archivalien zu gewerblichen Zwecken bedarf einer Bewilligung.
Die Bewilligung kann von einer vertraglichen Regelung des Nutzungsumfangs und einer Gewinnbeteiligung des Staatsarchivs abhängig gemacht werden.
Art. 24 Verstösse gegen die Benützungsordnung
Das Staatsarchiv kann bei schweren Verstössen gegen die Benützungsordnung das Benützungsrecht entziehen oder einschränken.
Als schwere Verstösse gelten insbesondere vorsätzliche oder grobfahrlässige Beschädigung und Veränderung von Archivalien sowie wiederholte Veränderung des Ordnungszustands von Archivalien.
Art. 25 Rechte betroffener Personen IV. Archivkommissi
Betroffene Personen haben keinen Anspruch auf Berichtigung oder Vernichtung von archivierten Daten. Das Recht auf Anbringung eines Vermerks betreffend die Richtigkeit oder Unrichtigkeit von Daten ist gewährleistet. on
Art. 26 Zusammensetzung
8 Die Archivkommission besteht aus der Generalsekretärin oder dem Generalsekretär der Direktion der Justiz und des Innern, der Staatsarchivarin oder dem Staatsarchivar, den Stadtarchivarinnen oder den Stadtarchivaren von Zürich und Winterthur, weiteren Vertreterinnen oder Vertretern von kommunalen Archiven, der oder dem kantonalen Beauftragten für den Datenschutz sowie einer Vertreterin oder einem Vertreter der obersten kantonalen Gerichte.
Art. 27 Aufgaben
Die Archivkommission berät den Regierungsrat und die obersten kantonalen Gerichte bezüglich Entwicklung und Organisation des Archivwesens in der Verwaltung sowie bezüglich Datenschutz im Archivwesen.
V. Schluss- und Übergangsbestimmungen
Art. 28 Aufhebung von Verordnungen
Die nachstehenden Verordnungen werden aufgehoben:
a. Verordnung über die Gemeindearchive vom 21. April 1960;
b. Verordnung für die Archive der Bezirksbehörden vom 24. November 1921;
c. Verordnung über das Staatsarchiv vom10. April 1974.
Art. 29 Übergangsbestimmungen
Abgelieferte Akten öffentlicher Organe, welche das Staatsarchiv noch nicht übernommen hat, werden bis zur Übernahme oder Rückgabe nach den Bestimmungen über das Aufbewahren im Auftrag behandelt.
Für die aus den Gerichts- und Gemeindearchiven dem Staatsarchiv übergebenen Prozessakten und Spruchbücher gelten bis zur Änderung der Verordnung des Obergerichts über die Archive der Gerichte, der Friedensrichter-, Gemeindeammann-, Stadtammann- und der Betreibungsämter vom 29. Juni 19944 die Schutzfristen des Archivgesetzes3 und dieser Verordnung.
Art. 30 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am1. Januar 1999 in Kraft.