Reglement
über Beiträge der Stiftung Pro Helvetia
(Beitragsreglement)

Die Stiftung gewährt in der Regel einmalige Beiträge an natürliche Personen und an juristische Personen des privaten und öffentlichen Rechts.

Einzelheiten zu den Förderungsbereichen und Beitragsformen regelt der Stiftungsrat in einer «Wegleitung für Gesuchstellende», die im Sekretariat erhältlich ist.

Die Beiträge werden in der Regel auf Gesuch hin gewährt.

Gesuche sind schriftlich beim Sekretariat der Stiftung einzureichen und zu begründen. Die Arbeitsgruppen des Stiftungsrats können Termine für die Einreichung festlegen. Die Behandlung der Gesuche richtet sich nach den Termin- und Sitzungsplänen der einzelnen Arbeitsgruppen. Alle Termine werden vom Sekretariat in geeigneter Weise bekanntgegeben.

In der Regel werden die Gesuche innert eines Monats nach der Behandlung in der zuständigen Arbeitsgruppe beantwortet.

Gesuche um Projektbeiträge müssen enthalten:

1. eine Beschreibung des Projektes;

2. einen möglichst genauen Kostenvoranschlag sowie einen Finanzierungsplan mit Angaben über sämtliche Beiträge Dritter, um die nachgesucht wurde bzw. die zu erwarten oder bereits bewilligt sind.

Gesuche für Werkbeiträge müssen enthalten:

1. einen kurzen Lebenslauf und je ein Exemplar der wichtigeren Veröffentlichungen der Gesuchstellenden;

2. eine kurze Beschreibung des Projektes (Thema, Arbeitstitel, literarische Gattung);

3. Angaben über die voraussichtlich benötigte Arbeitszeit.

Reichen die Unterlagen zur Beurteilung eines Gesuches nicht aus, so können zusätzliche Angaben oder Dokumente verlangt werden.

Das Sekretariat bestätigt den Empfang des Gesuches und prüft, ob es dem Stiftungszweck entspricht. Sind die Unterlagen unvollständig oder sind zusätzliche Angaben nach Artikel 6 Absatz 3 notwendig, so fordert das Sekretariat das Fehlende an. Es orientiert die Gesuchstellenden aufgrund des Terminplans über die voraussichtliche Dauer der Behandlung.

Das Sekretariat erstellt für jedes Gesuch, das nicht offensichtlich dem Stiftungszweck widerspricht, ein Formular und nennt darin kurz den Titel, die verlangte Summe und die wichtigsten Gesichtspunkte. Das Dossier wird darauf der zuständigen Stiftungsinstanz unterbreitet.

Das Sekretariat kann ein Gesuch zurückweisen:

1. wenn es offensichtlich nicht dem Stiftungszweck entspricht;

2. wenn es offensichtlich nicht den Richtlinien der zuständigen Arbeitsgruppe des Stiftungsrats entspricht.

Auf Verlangen der Gesuchstellenden erlässt die nach Artikel 10 zuständige Instanz eine rekursfähige Verfügung.

Ist das Jahresbudget für einen bestimmten Zweck ausgeschöpft, so kann die zuständige Arbeitsgruppe das Sekretariat ermächtigen, weitere Gesuche ohne materiellen Entscheid, aber mit Hinweis auf die fehlenden Mittel an die Gesuchstellenden zurückzuweisen. Diese können eine Verfügung des zuständigen Organs verlangen.

Jedes zu prüfende Dossier, das nicht in der Kompetenz einer Abteilungsleiterin oder eines Abteilungsleiters liegt, wird mindestens einem mit der Materie vertrauten Mitglied des Stiftungsrates unterbreitet.

Die Mitglieder des Stiftungsrates, denen ein Dossier im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 unterbreitet wird, nehmen in der Regel schriftlich Stellung zum Gesuch.

Je nach der Höhe des verlangten Betrages werden die Behandlung der Gesuche und der Entscheid darüber der zuständigen Abteilungsleiterin oder dem Abteilungsleiter, einzelnen Mitgliedern des Stiftungsrats, einer Arbeitsgruppe oder dem Leitenden Ausschuss zugewiesen. Über regelmässige Beiträge entscheidet der Leitende Ausschuss.

Ihre Kompetenzen regelt die Geschäftsordnung.

Die Arbeitsgruppen können innerhalb ihres Kompetenzrahmens die Summen festlegen, bis zu denen ein, zwei oder drei Mitglieder des Stiftungsrates entscheiden können. Gesuche, die inhaltlich nicht gängiger Praxis entsprechen, werden unabhängig von der Höhe des verlangten Betrages im Plenum der Arbeitsgruppe behandelt.

Jedes Mitglied wird über die Geschäfte informiert, welche der Arbeitsgruppe zugewiesen werden. Es kann verlangen, dass ein Geschäft, welches einem oder mehreren Mitgliedern der Arbeitsgruppe übertragen wurde, vom Plenum der Arbeitsgruppe entschieden wird.

Dringliche Geschäfte werden gemäss Geschäftsordnung durch Präsidialverfügung erledigt.

Soweit die Artikel 7–12 das Verfahren nicht regeln, gilt das Verwaltungsverfahrensgesetz².

Soweit ausserdem nicht spezielle Bestimmungen des Gesetzes oder dieses Reglementes die Tätigkeit der Pro Helvetia abschliessend festlegen, gelten die Bestimmungen des Subventionsgesetzes vom 5. Oktober 1990³.

Der Beitrag wird in der Regel erst nach der Ausführung des Vorhabens aufgrund des Schlussberichtes und der Schlussabrechnung überwiesen.

Sofern die Umstände es rechtfertigen, können auf Anfrage bis zu 50 Prozent, in besonders begründeten Fällen bis zu 80 Prozent des Beitrages als Vorschuss ausbezahlt werden.

Die Beitragsempfängerinnen und -empfänger müssen die Beiträge nach den Bedingungen und Auflagen der Stiftung verwenden und die Unterstützung angemessen erwähnen.

Sie müssen zudem:

1. der Stiftung auf Anfrage jederzeit über den Fortschritt der Arbeiten Auskunft geben;

2. materielle Änderungen des Vorhabens unverzüglich dem Sekretariat mitteilen.

Beitragszusicherungen verfallen und Vorschüsse sind zurückzuzahlen, wenn:

1. Beiträge aufgrund einer unrichtigen oder unvollständigen Feststellung des Sachverhalts zu Unrecht zugesichert worden sind;

2. die zum Abschluss des Vorhabens angesetzte Frist nicht eingehalten wird;

3. die Bedingungen und Auflagen missachtet werden;

4. Teile des Vorhabens, die für einen Beitrag ausschlaggebend waren, nicht oder nur ungenügend verwirklicht werden;

5. bei einer Defizitgarantie das Defizit nicht nachgewiesen wird.

Trifft die Beitragsempfängerinnen und -empfänger am völligen oder teilweisen Scheitern eines Projektes kein Verschulden oder haben sie bereits Massnahmen getroffen, die nicht ohne zumutbare finanzielle Einbusse rückgängig zu machen sind, so wird der Beitrag von der Stiftung nicht zurückgefordert oder angemessen gekürzt.

AS 1989 788