AS 2018 4021
Verordnung
über das Datenbearbeitungssystem «e-vent»
des Konferenzdienstes EDA
(Verordnung «e-vent»)
vom 17. Oktober 2018
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19971,
verordnet:
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Datenbearbeitungssystems «e-vent» (System) des Konferenzdienstes des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Konferenzdienst EDA) im Staatssekretariat des EDA.
Art. 2 Zweck
Das System dient dem Konferenzdienst EDA zur Wahrnehmung seiner Aufgaben im Rahmen der Planung, Organisation und Durchführung von Konferenzen und Veranstaltungen.
Art. 3 Verantwortliche Behörde
Der Konferenzdienst EDA trägt die Verantwortung für das System.
Art. 4 Struktur
Das System besteht aus einer Datenbank und je einem Online-Portal für den Zugriff von innerhalb und von ausserhalb des EDA.
SR 235.25
2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung
Art. 5 Personen und bearbeitete Daten
Das System enthält Daten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern von Konferenzen und Veranstaltungen.
Welche Daten erfasst werden, ist im Anhang geregelt.
Art. 6 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte
Die Daten werden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder vom Konferenzdienst EDA erfasst.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer verfügen für die eigenen Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.
Der Konferenzdienst EDA verfügt für alle Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.
Die Daten gemäss Anhang dürfen an Dritte weitergegeben werden, soweit diese die Daten zu Organisations- und Reservationszwecken benötigen.
Art. 7 Dokumente
Im System können alle Dokumente zu Konferenzen, Veranstaltungen und den daran teilnehmenden Personen im Rahmen des Zwecks dieser Verordnung erfasst werden.
Art. 8 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten
Datensätze von Personen werden spätestens zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.
3. Abschnitt: Betrieb und Zugriffsberechtigungen
Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung
Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems verantwortlich.
Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
Die oder der Anwendungsverantwortliche gehört dem Konferenzdienst EDA an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.
Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung
Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Systems die individuellen Zugriffsrechte.
Der Konferenzdienst EDA überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.
4. Abschnitt: Datensicherheit
Art. 11 Sorgfaltspflichten
Der Konferenzdienst EDA sorgt dafür, dass die Daten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
Er stellt sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.
Art. 12 Bearbeitungsreglement
Der Konferenzdienst EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
Art. 13 Protokollierung
Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.
Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.
5. Abschnitt: Inkrafttreten
Art. 14
Diese Verordnung tritt am1. Dezember 2018 in Kraft.
17. Oktober 2018 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates |
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Der Bundespräsident: Alain Berset |
Der Bundeskanzler: Walter Thurnherr |
Anhang
(Art. 5 Abs. 2) Im System erfasste Personendaten 1. Namen 2. Namen gemäss Reisepass 3. Vornamen 4. Vornamen gemäss Reisepass 5. Titel (akademisch) 6. Titel (berufliche oder amtliche Funktion) 7. Anrede 8. Firma 9. Geschlecht 10. Geburtsdatum 11. Geburtsort 12. Staatsangehörigkeiten 13. Repräsentant/in welcher Delegation / welchen Landes / welcher Organisation 14. E-Mail-Adressen 15. Telefonnummer (Festnetz) 16. Telefonnummer (Mobil) 17. Faxnummer 18. Adresse (Strasse, Postleitzahl, Ort) 19. Land 20. Homepage 21. Korrespondenzart (Brief / E-Mail) 22. Rechnungsadresse 23. Besondere Ansprüche an Essen und Trinken 24. Militärischer Rang 25. Ziviler Rang 26. Position 27. Arbeitgeber 28. Ankunft am Veranstaltungsort / im Hotel 29. Abreise am Veranstaltungsort / im Hotel 30. Korrespondenzsprache 31. Fluginformationen (Datum und Uhrzeit der An- und Abreise, Flugnummer, Transferzeiten) 32. Reisepassinformationen (Nummer, Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum, Ausstellungsort) 33. Benötigtes Visum 34. Kreditkartenangaben (Nummer, Ablaufdatum) 35. Angaben zu Hotel / Aufenthaltsort (Adresse, Zimmer etc.) 36. Name der mitreisenden Partnerin / des mitreisenden Partners 37. Angaben zur Teilnahme (Workshops, Dinners, Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Ausflüge) 38. Themen für Workshops 39. Foto 40. Sponsorship: ja / nein 41. Begründung für das Sponsorship 42. Spezielle Bedürfnisse aufgrund von körperlichen Beeinträchtigungen 43. Teilnahme an früheren Konferenzen