Mise en oeuvre des aménagements de l'infrastructure ferroviaire version 5.0

2 Principes

2.1 Mise en œuvre des aménagements

L’aménagement de l’infrastructure ferroviaire a lieu en règle générale dans le cadre de programmes d’aménagement (étapes d’aménagement [EA]). Ces programmes d’aménagement contiennent un grand nombre de mesures d’infrastructure, dont les références régionales et les horizons temporels sont variables. La structuration d’un programme d’aménagement suit une terminologie standardisée dans des « plans structurels de projet » (PSP) (voir ch. 5.3).

1 www.bav.admin.ch - Office fédéral des transports - Droit

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Dans le cadre d’un processus en amont du champ d’application de la présente directive, l’OFT gère les planifications nécessaires à la définition d’un programme d’aménagement et organise une décision parlementaire.

La décision parlementaire et le dispositif de crédit d’engagement qui en découle sont le point de départ de la mise en œuvre conformément à la présente directive.

La présente directive est destinée aux gestionnaires d’infrastructure (GI) et aux sociétés de construction chargées de la mise en œuvre de l’aménagement de l’infrastructure ferroviaire. Dans le texte ci-après, l’abréviation GI inclut également les sociétés de construction.

2.2 Interfaces avec la planification de l’offre

Les améliorations de l’offre de transport de voyageurs et de marchandises sont planifiées périodiquement et sur l’ensemble du réseau pour un horizon à long terme dans un projet d’offre. La réalisation de ce dernier requiert des mesures d’aménagement de l’infrastructure ferroviaire sur lesquelles le Parlement se prononce périodiquement.

Les mesures d’aménagement décidées sont réalisées de manière échelonnée et mettent l’accent sur une introduction progressive des offres (régionales). Pour ce faire, lors de la planification de la mise en œuvre, les dates de mise en service prévues pour toutes les mesures d’aménagement sont rassemblées et régulièrement adaptées à l’avancement de l’étude de projet et de la réalisation. D’autre part, les mesures d’aménagement nécessaires sont, si possible, priorisées en faveur d’offres (régionales), permettant ainsi d’introduire des extensions isolées du projet d’offre sur l’ensemble du réseau ou au niveau régional, avant même l’achèvement de l’étape d’aménagement.

2.3 Champ d’application

La présente directive est applicable à la mise en œuvre de tous les aménagements de l’infrastructure ferroviaire commandés par la Confédération et financés par le fonds d’infrastructure ferroviaire (FIF) au moyen de conventions de mise en œuvre (CMO).

De plus, l’OFT peut demander un compte-rendu pour certains projets de maintien de la qualité de l’infrastructure ferroviaire ou financés par d’autres sources et qui comportent d’importants risques, notamment géologiques (cf. chap. 10), conformément à la présente directive (art. 31 OCPF).

La présente directive n’abroge pas les directives suivantes : – Directive sur le controlling des programmes d’agglomération – Directive sur le controlling NLFA – Directive sur le controlling de la construction du nouveau tunnel de l’Albula II (CP RhB)

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2.4 Allègements

Lorsque des aménagements représentent un faible volume d’investissements et/ou un faible risque financier pour la Confédération, l’OFT peut examiner quels allègements accorder dans les domaines du pilotage, de la surveillance et des comptes-rendus. L’OFT fixe les allègements en concertation avec le GI.

Il est notamment possible, pour des mesures auxquelles la Confédération contribue forfaitairement ou globalement et où elle ne prend aucun risque financier, d’omettre par exemple les éléments suivants de la directive après accord avec l’OFT : – Libération des phases et modifications (ch. 4.2) – Organes (ch. 5.2) – Fourniture d’indices de coûts et de délais (ch. 6.2 et ch. 6.4) – Gestion des risques (chap. 8) – Rapport sur l’avancement des travaux (ch. 10.2)

2.5 Méthode

Le pilotage et la surveillance du programme portent sur les prestations (y c. qualité et fonctionnalité), les coûts et les délais. Pour ce faire, dans une première phase, après la décision parlementaire, les objectifs et les exigences fonctionnelles imposées au programme d’aménagement sont concrétisés selon l’état d’avancement de la planification sous forme de bases de référence pour les prestations, les coûts et les délais. Le pilotage s’appuie sur ces bases de référence.

Dans le déroulement du programme, le GI détermine périodiquement et à chaque étape importante la situation (valeurs effectives) et les prévisions (valeurs planifiées) de ces trois paramètres. Les écarts par rapport à la base de référence (valeurs-cibles) ou à la planification sont analysés et si nécessaire, des mesures de régulation sont prises.

3 Tâches

3.1 Tâches de l’OFT

L’OFT charge les GI concernés de mettre en œuvre un programme d’aménagement conformément à la présente directive. Il fixe la stratégie de mise en œuvre à l’avance et assure le pilotage politique.

L’OFT convient avec le GI du calendrier de l’étude de projet et de la réalisation d’un ou de plusieurs projets d’aménagement. Dans ce but, il conclut avec eux des CMO. Ces dernières peuvent ne comprendre que la phase de l’étude de projet, la phase de réalisation ou les deux.

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3.2 Tâches du gestionnaire d’infrastructure (GI)

Le GI assure la mise en œuvre du programme d’aménagement, qui se subdivise en phases principales « étude de projet » et « réalisation ». Le GI gère et surveille l’étude de projet et la réalisation des aménagements de l’infrastructure au niveau opérationnel selon les prescriptions concernant les prestations (y c. qualité et fonctionnalité), de coûts et de délais. Il informe l’OFT conformément aux réglementations de la présente directive.

Si ces mesures d’aménagement entrainent des travaux subordonnés de maintien de la qualité des infrastructures, alors ses travaux peuvent, en accord avec l’OFT, être projetés et réalisés ensemble afin d’exploiter des synergies.

Le schéma suivant présente les de tâches de programme périodiques du GI sur l’année :

Vue annuelle des tâches des gestionnaires d'infrastructure (GI)

janvier février mars avril mai juin juillet août sept. oct. nov. déc.

Rapports 15.2. 15.8.

Indicateurs (coûts, crédit, délais)

28.2. 31.8.

Rapport intermédiaire, rapport d'état

Crédits budgétaires 28.2. Budget et planification financière 15.6. 15.9. Mise à jour (prévisions) pour l'année en cours 4.01. 15.1. 15.6. de l'année suivante Adaptation crédit budgétaire Examen de la prop. I Examen de la prop. II Annonce en cas de dépassement Suppléments

10.01. Financement 10.01. de l'année suivante Appels de fonds (pour prestations de l'année précédente)

en gén. une fois par trimestre 10.01. (pour prestations de l'année précédente) Régularisations, activabilité

Requête / proposition du GI Décision du Parlement / Conseil fédéral

Outre les tâches de programme périodiques présentées ci-dessus, les tâches de programme et de projet ci-dessous peuvent être déclenchées en fonction des besoins. Elles dépendent de l’avancement du projet et ne sont donc pas liées à des échéances fixes : – Pilotage du programme au sein des organes communs – Demandes de libération des phases

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– Demandes de modification de projet – Déclaration et comptes rendus d’événements

4 Pilotage du programme

4.1 But

Le but du pilotage du programme est d’atteindre les objectifs convenus de prestations, de coûts et de délais, ainsi que d’identifier précocement les écarts et de prendre des mesures en temps utile. De plus, une communication concertée doit garantir la transparence.

Objectifs principaux du pilotage des prestations (à tous les niveaux, du projet individuel jusqu’au programme) : – Les prestations convenues sont fournies intégralement dans la qualité demandée ; – Les fonctionnalités d’exploitation visées sont assurées par l’extension du réseau ; – Les programmes et leurs projets sont harmonisés avec tous les autres aménagements de l’infrastructure et avec le maintien de la qualité des infrastructures prévu ; – Le lancement des phases du projet requiert la forme écrite ; – Les modifications de projet sont saisies suffisamment tôt et décidées à l’échelon approprié, de manière à être toujours retraçables et transparentes ; – Les développements critiques sont identifiés à un stade précoce.

Objectifs principaux du pilotage des coûts et des délais : – Le crédit cadre et les échéances du programme sont respectées ; – Les délais et les coûts des projets sont vérifiés périodiquement suivant les avancées ; – Les décisions concernant des modifications déterminantes des coûts finaux et des échéances prévisionnelles des projets sont prises suffisamment tôt, en toute connaissance de cause et à l’échelon approprié ; – L’OFT peut demander à tout moment des mesures de compensation et des planifications de redimensionnement ; – La surveillance des indices de projet (cf. chap. 6) met en évidence la marge de manœuvre ; assure la transparence sur les surcoûts et les économies dans le déroulement du programme ; contribue à l’emploi conforme à l’affectation et au décompte des ressources financières ; – Les dangers et les chances sont attestés avec transparence et vérifiés régulièrement.

4.2 Processus et phases de pilotage

Les tâches de l’OFT et du GI sont décrites dans les chapitres ci-après des phases de programme. En règle générale, l’OFT répond du financement et prend en compte les participations financières de tiers convenues.

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4.2.1 Initialisation du programme

Au début de la mise en œuvre d’un programme d’aménagement, l’OFT et tous les GI impliqués se concertent au sujet des organes, du PSP ainsi que des bases de référence.

Tâches de l’OFT

– L’OFT fixe les prescriptions d’organisation et le PSP (chap. 5) en tenant compte des intérêts des GI et des tiers concernés (par exemple cantons, villes). – L’OFT décide des premiers objectifs de coûts et d’échéances (bases de référence) des prestations requises pour la réalisation des objectifs de programme. – Lorsque des projets d’aménagement ne présentent que de faibles risques pour la Confédération, l’OFT peut décider des allègements appropriés dans les domaines du pilotage, de la surveillance ainsi que des comptes-rendus.

Tâches du GI

– Pour atteindre les objectifs du programme, le GI constitue une organisation appropriée et la représente sous forme d’un organigramme et d’un diagramme de fonctions. – Le GI élabore un PSP conformément aux prescriptions de l’OFT pour les mesures d’aménagement qui lui sont transmis et il le présente à l’OFT.

4.2.2 Mise en œuvre du programme / du projet

Tâches de l’OFT

L’OFT veille à la commande des prestations de planification, d’étude de projet et de réalisation. Les commandes de la Confédération prennent la forme de CMO. Si, exceptionnellement, des mesures sont nécessaires avant la CMO, le GI est tenu de les solliciter à l’avance par écrit à l’OFT.

Conditions indispensables à la signature de la CMO pour l’étude de projet (parfois y c. études préalables) :

– La mesure doit être comprise dans le programme d’aménagement. – Le financement des phases d’étude de projet est établi.

Conditions indispensables à la signature de CMO pour la réalisation :

– L’avant-projet (précision des coûts +/- 20%) est disponible pour autant que l’OFT et le GI n’ont pas renoncé à l’élaboration d’un avant-projet. – Les phases de « projet de mise à l’enquête et projet de l’ouvrage » sont libérées. – Dès lors que la libération de la phase « réalisation » a été explicitement demandée, celle-ci est également disponible. – Le financement est établi.

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La CMO comprend les bases juridiques du financement, du controlling et des comptes-rendus ainsi qu’une fiche d’objet (une feuille A4) par mesure d’aménagement avec les contenus suivants. En règle générale, on renvoie à un dossier de projet (au minimum l’avant-projet) référencé.

– Métadonnées du projet – Description succincte de la prestation (bases, principales exigences fonctionnelles, description de l’infrastructure à construire en termes par exemple de cadre estimatif, méthode de construction, qualité, délimitation du projet, part du maintien subordonné de la qualité des infrastructures) – Programme d’étude de projet et de construction avec les principaux objectifs intermédiaires – Répartition du total prévisionnel des coûts avec indication des deux bases de prix « Convention » et « Arrêté de crédit (BRIC) » – S’il y a plusieurs financeurs : clé de financement et traitement des surcoûts et des économies

L’OFT décide sur demande du GI des libérations de phases (cf. ch. 4.2.3). Il peut ordonner des mandats d’examen et des mesures de pilotage des coûts afin de garantir une utilisation économe des ressources financières et respecter le crédit d’engagement que le Parlement a alloué au programme d’aménagement.

Tâches du GI

Après la signature d’une CMO, le GI initie les études approfondies des projets convenus jusqu’à ce qu’ils soient prêts à être exécutés. Ensuite, il réalise ces derniers selon l’approbation des plans de l’OFT. En cas de variations, il engage les mesures de correction et les mesures immédiates en veillant à respecter les compétences de décision.

Le GI emploie les ressources financières à affectation obligatoire avec économie et veille au respect des objectifs de coûts et des échéances convenus. Si ces objectifs de coûts et des échéances risquent d’être dépassés, il propose à l’OFT des mesures destinées à réaliser les objectifs définis.

4.2.3 Libérations de phases

Le GI demande par écrit les libérations de la phase « études préliminaires », « avant-projet » et « projet de mise à l’enquête et projet de l’ouvrage » et si nécessaire « réalisation ». Les documents pertinents doivent être fournis sous forme électronique. L’OFT communique par écrit et sous forme électronique son approbation ou son refus et ses remarques issues d’un éventuel examen technique préliminaire du projet.

Le schéma suivant illustre le processus des libérations de phases et des modifications entre mandat de planification et achèvement du projet :

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Les prescriptions pour les GI concernant les libérations de phases sont définies à l’annexe M.

La libération d’une phase de projet dans l’étude de projet débloque les moyens financiers nécessaires à cette phase, à titre de valeur d’estimation avec une exactitude des coûts de ± 20 %. Lors de la libération de la phase suivante, l’OFT peut formuler des prescriptions en vue de la suite de l’étude de projet, octroyer des mandats d’examen et prescrire des objectifs en termes de coûts et d’échéances.

Lors de la libération de la phase « projet de mise à l’enquête / de l’ouvrage », l’OFT peut fixer une phase supplémentaire « réalisation » à libérer, au cas où le degré de détail nécessaire pour les exigences en matière de délais, de coûts ou de prestations n’est pas atteint en vue de la CMO. Le GI présente alors une proposition ad hoc.

Une fois les phases terminées, il convient de transmettre le dossier de projet par voie électronique. En soumettant le dossier du projet de l’ouvrage, le GI documente en outre, sous forme de vue d’ensemble l’intégralité du développement du projet par rapport à l’avant-projet. Il suffit en général d’insérer un paragraphe correspondant dans la lettre de transmission.

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4.2.4 Modifications des projets

La gestion des modifications comprend celles qui doivent être décidées pour les projets (modifications de prestations) ainsi que les développements de projet importants comme les adaptations essentielles des prévisions de délais ou de coûts. Le GI est responsable de la gestion des modifications dans les projets. Il prend les décisions, les met en œuvre et documente ces modifications et les développements de projet.

Modifications de projet (modifications des prestations) dès la phase « Projet de mise à l’enquête / projet de l’ouvrage »

Le GI informe l’OFT en temps utile d’une modification de projet imminente ou prévisible. Pour être mises en œuvre, les modifications de projet nécessitent une décision préalable. En règle générale, elles sont décidées par le biais d’une coordination de programme (OCP) ou peuvent être documentées et transmises en accord avec l’OFT au moyen d’une demande de modification (voir annexe C). L’OFT contrôle la plausibilité de la demande et valide les indices adaptés puis détermine les conséquences sur la CMO. Les modifications de projet nécessitant une décision sont :

• Modification des prestations : adaptations au niveau de la fonctionnalité de la technique ferroviaire, de l’accès au chemin de fer, de la méthode de construction ou éléments techniques supplémentaires (indépendamment des coûts et des délais).

Développements de projet importants (prévisions de coûts et de délais) dès la phase « projet de mise à l’enquête / projet de l’ouvrage »

Les développements importants de projet sont documentés et transmis à l’OFT au moyen d’une demande de modification (voir annexe C). L’OFT vérifie la plausibilité de la demande, valide les indices adaptés et détermine les conséquences sur la CMO. Les développements importants du projet sont :

• Adaptations importantes de la prévision des coûts : si la prévision des coûts finaux (sans modifications des prestations) augmente significativement par rapport au dernier état approuvé : o de plus de 5 millions de francs pour les projets dont les coûts sont inférieurs à 50 millions de francs ; o de plus de 10 % ou de plus de 10 millions de francs pour tous les autres projets.

• Modification importante de la prévision des délais : si la date de mise en service prévue est décalée de plus d’un an ou en cas de conséquences sur l’introduction d’offres.

Exigences complémentaires

En outre, l’OFT prend une décision dès la phase d’avant-projet en cas de modifications pertinentes des prestations. Cette décision est prise par le GI lors d’une réunion spécifique avec l’OFT ou en OCP. Le GI documente la décision dans le dossier d’avant-projet. Il est renoncé à une demande de modification. Les modifications pertinentes des prestations dans la phase d’avant-projet sont par exemple :

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• Des modifications du périmètre, des fonctionnalités, de la technique ferroviaire ou de l’accès au chemin de fer

• L’intégration de travaux en vue du maintien de la qualité des infrastructures (cluster CP)

Le GI prend lui-même les décisions concernant toutes les autres modifications ou développements de projet (voir annexe C) et en informe rapidement l’OFT.

Lors de la remise du dossier de projet de l’ouvrage, le GI présente en outre un aperçu global des modifications de projet décidées et des développements de projet importants par rapport à l’avant-projet (voir ch. 4.2.3).

5 Organisation du programme

5.1 Principes

Pour garantir la mise en œuvre, les participants au programme forment une organisation appropriée et distribuent les rôles des intervenants. Il y a trois sortes d’organes : les organes bilatéraux OFT - GI, les organes avec d’autres intervenants (notamment les cantons) et l’organisation interne de projet avec les parties concernées.

Organes bilatéraux : au démarrage du programme, les participants définissent les organes de pilotage et d’information communs nécessaires, fixent leurs tâches, leurs compétences, leurs responsabilités et leur rythme de réunion. Il faut prévoir en règle générale, pour la collaboration entre OFT et GI, un OCP et un organe général de pilotage de programme (OPP). Si nécessaire, un organe de coordination supplémentaire peut être créé (par ex. « direction générale du programme » (DGP), qui s’occupe notamment des questions et des risques touchant plusieurs programmes ou alors le sujet peut être mis à l’ordre du jour d’un organe existant au niveau des responsables de l’infrastructure.

Organes avec d’autres intervenants : les comités de coordination et de pilotage, répartis en régions de planification, sont en principe constitués en vue de l’intégration des informations des cantons concernant la mise en œuvre des projets et la gestion des besoins des différents cantons. Il est possible de former une organisation supplémentaire spécifique afin d’assurer un déroulement coordonné du projet dans les grandes gares.

Organigramme du GI : pour atteindre les objectifs du programme, le GI constitue une organisation de programme appropriée et la représente dans un organigramme. Les tâches, les compétences et les responsabilités doivent être réglées au moyen d’un diagramme de fonctions. Le GI veille à ce que le savoir spécialisé nécessaire soit disponible dans l’organisation de programme.

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5.2 Tâches et compétences des organes

L’OCP assure l’accompagnement et la coordination du projet tandis que les OPP prennent les décisions de développements de projet et des mesures de régulation en vue de la mise en œuvre de tous les programmes d’aménagement décidés. Parallèlement, il existe des organes supplémentaires pour pouvoir consulter d’autres participants. Le tableau suivant en donne un aperçu :

Organes Tâche Direction bilatéraux Direction Direction générale du programme avec le GI pour la mise en OFT générale du œuvre de tous les programmes d’aménagement décidés programme - Agit comme organe de dernière instance en cas de (DGP) dissension au niveau de l’OPP (facultatif) - Approuve les propositions de l’OPP

• Statue sur les évolutions de projet qui ont d’importantes incidences financières (les CMO ne peuvent pas être respectées) ainsi que sur les modifications de prestations ou de délais qui ont une influence sur l’offre prévue

• Informe de l’état du programme et des risques Les tâches de la DGP peuvent être assumées par un autre organe au niveau des responsables de l’infrastructure. Pilotage du Gestion du programme au niveau stratégique avec le GI (pour OFT programme un ou plusieurs programmes d’aménagement) : (OPP) - Approuve les propositions de l’OCP

• Statue sur les développements de projet et les mesures de diminution des risques

• Agit comme organe de dernière instance en cas de dissension au niveau de de l’OCP

• Informe de l’état du programme et des risques

• Reçoit le rapport sur l’avancement des travaux

• Approuve les modifications essentielles du PSP

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Organes Tâche Direction bilatéraux Coordination Gestion du programme au niveau opérationnel avec le GI GI de programme (pour un ou plusieurs programmes d’aménagement) : (OCP) - Coordination entre OFT et GI ; accord et information dans l’optique de la gestion générale du programme

• Pilotage des objectifs en termes de prestations, de coûts et de délais

• Décider les modifications des objectifs du projet (coûts, prestations, délais) ;

• Déclencher des planifications de compensation ou de redimensionnement

• Annoncer et, si nécessaire, préparer des libérations de phases (études préliminaires, avant-projet, projet de mise à l’enquête et projet de l’ouvrage)

• Préparation des modifications du PSP et approuver de petites adaptations

• Préparation des CMO

• Préparation des bases de décision pour l’OPP

• Lancement du rapport final et du décompte de projet

• L’OCP peut mette en place des groupes de travail qui préparent les différents dossiers.

Organes comportant Tâche Direction d’autres participants Comité de pilotage Organe de planification et de mise en œuvre au Cantons (Copil) niveau stratégique, existe pour chaque région de planification : Planification / mise en - Information des cantons sur l’avancement de la œuvre des mise en œuvre des projets. aménagements - Saisie et traitement des besoins des cantons. – En règle générale, les réunions ont lieu deux fois par an. CC Organe de mise en œuvre au niveau opérationnel, OFT mise en œuvre des existe pour chaque région de planification. aménagements - Information des cantons sur l’avancement de la mise en œuvre des projets. – Les réunions sont coordonnées avec celles du processus de planification et ont lieu deux à quatre fois par an.

Les documents de réunion sont adressés aux membres des organes pour préparation en règle générale 5 jours ouvrables à l’avance. Les décisions font systématiquement l’objet d’un procès-verbal de décisions consigné par écrit afin de garantir la traçabilité des programmes et de leur développement. Pour tous les organes, une décision par voie de correspondance est possible.

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Pour la mise en œuvre des aménagements dans les grandes gares, des organisations supplémentaires avec les autres participants peuvent être mises en place si nécessaire. Ces organes auront pour mission l’information et la coordination. Les décisions relatives aux modifications de projet et à d’autres sujets concernant les commanditaires sont préparées exclusivement conformément aux processus définis au ch. 4.2.4 (modifications) ou par les organes OCP, OPP ou DGP.

5.3 Plan structurel de projet

Le plan structurel de projet (PSP) permet de figurer les aménagements dans une hiérarchie définie. Il doit être structuré de manière à permettre un pilotage, une surveillance et des comptes-rendus corrects ainsi qu’un décompte rapide des projets terminés. Une clé univoque (n° d’identification) est fixée pour chaque élément du PSP. Les exigences relatives au PSP et aux termes à employer sont définis à l’annexe D.

6 Indicateurs

6.1 Principe

L’OFT demande une fois par semestre au GI des indices consolidés sur le développement du projet.

Les indices permettent un pilotage précoce des coûts, des crédits et des délais. Ils assurent la transparence pendant toute la durée du projet. Ils servent également de base pour les comptes-rendus périodiques. Pour les projets financés par plusieurs sources, le GI rend compte des indices tant pour le projet global que pour la part financée au titre du programme d’aménagement (cf. annexe E).

Le GI assure la surveillance des indices de la commande à l’achèvement du projet. Lorsque le volume d’investissements et/ou le risque pour la Confédération est faible, l’OFT peut réduire la fréquence de la fourniture des indices ou accorder d’autres allègements.

Fourniture d’indices

Les indices sont transmis par voie électronique sous une forme modifiable à l’adresse électronique projektcontrolling@bav.admin.ch. Ils contiennent tous les indices jusqu’au niveau PSP Projet sur les coûts (ch. 6.2), les crédits (ch. 6.3) et les délais (ch. 6.4).

• Objet : programme d’aménagement détaillé en principe conformément au PSP,

• Date de référence : 31.12. et 30.06.

• Grille de données conformément à l’annexe E

Délai de livraison : 15 février et 15 août

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6.2 Indices de coûts

Le GI fournit les indices conformément à l’annexe E au degré de précision du PSP convenu et au niveau hiérarchique le plus bas (projet) :

– La BRIC (correspond à la prévision des coûts de l’arrêté de crédit) – L’estimation des coûts à l’achèvement de chacune des phases de l’étude de projet – Les modifications de coûts approuvées par l’OFT avec une demande de modification des GI (à partir du projet de l’ouvrage approuvé) – Obligations souscrites par le GI – Renchérissement encouru (renchérissement dû à l’indexation et renchérissement contractuel) sur la base de l’indice de renchérissement défini dans l’arrêté de crédit – Coûts effectifs (factures des prestations effectuées et acomptes versés) – Recettes réalisées dans le cadre du projet – Prévision des coûts finals

Tous les indices de coûts s’entendent hors taxe sur la valeur ajoutée non recouvrable (TVAnr).

6.3 Indices de crédit

Pour chaque PSP, le GI fournit, au niveau hiérarchique le plus bas (projet), les indicateurs conformément à l’annexe E :

– Objectifs de coûts convenus entre la Confédération et le GI – Allocations de financement de l’OFT (généralement déclenchées par des modifications (voir ch. 4.2.4) – Paiements effectués par la Confédération – Versements de tiers destinés au financement de mesures de substitution conformément à l’art. 58b LCdF (RS 742.101) – Financement préalable par des tiers conformément à l’art. 58c LCdF (RS 742.101).

6.4 Echéances

Le GI gère un controlling permanent des délais, qui lui permet de prendre à temps des mesures de régulation en cas de reports de délais prévisibles. Il adresse à l’OFT l’échéancier général au degré de précision du PSP convenu et les indices ad hoc. La liste des indices à fournir figure à l’annexe E.

Pour les projets, le GI indique les échéances et les jalons suivants :

– Phases (début en fin) : étude préliminaire, avant-projet, mise à l’enquête, procédure d’approbation des plans, projet de l’ouvrage, exécution et achèvement du projet

– Jalons (valeurs réelles et prévues) : Libération de phase par l’OFT (avant-projet, projet de mise à l’enquête et projet de l’ouvrage

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[PME/PO]), décision d’approbation des plans, approbation du projet de l’ouvrage des GI, mise en service, confirmation du décompte par l’OFT.

De plus, l’OCP peut sélectionner des projets pour lesquels une analyse de tendance des objectifs intermédiaires s’impose (par ex. introduction d’une offre de prestations, tronçons en tunnel et nouveaux tronçons). Les prescriptions pour l’analyse de tendance des objectifs intermédiaires sont décrites à l’annexe E.

7 Financement

7.1 Principes

L’aménagement de l’infrastructure ferroviaire est déclenché par le Parlement par le biais d’arrêtés fédéraux pour les différentes étapes d’aménagement. La Confédération, représentée par le DETEC ou en partie par l’OFT, conclut avec les entreprises ferroviaires des CMO pour les mesures d’aménagement. Les dépenses pour la planification, l’étude de projet et la réalisation des mesures de l’étape d’aménagement peuvent être imputées aux CMO. Seules les dépenses effectivement encourues et absolument nécessaires à l’accomplissement adéquat du mandat sont imputables. Les constructions faisant partie de l’infrastructure sont définies aux art. 62 ss LCdF. Les charges sont facturées au prix de revient et comprennent donc les coûts de production et les frais généraux d’administration (FGA). Le supplément pour les frais généraux administratifs est basé sur les frais généraux effectifs du gestionnaire d'infrastructure concerné et est limité à 2 % au maximum des coûts d'investissement.

L’OFT gère les crédits d’engagement et les crédits budgétaires. Il décide quand et pour quels motifs une hausse du crédit d’engagement ou du crédit budgétaire doit être demandée.

Le GI tient une planification financière continue de l’ensemble des projets des programmes d’aménagement. Celle-ci comprend toutes les tranches annuelles pour l’étude de projet et la réalisation jusqu’à la clôture du programme. Les aménagements pour lesquels seule l’étude de projet a été décidée dans le programme d’aménagement font exception.

7.2 Compétences financières des GI

Le GI disposant d’une CMO de l’étude de projet (CMO-EP) dispose des compétences suivantes, qu’il peut exercer si nécessaire.

– Appel d’offres et adjudication de toutes les prestations d’ingénierie pour les projets explicitement mentionnés dans la CMO-EP : Il convient de régler le fait que le mandat est déclenché par phases et qu’il n’existe aucun droit à une subvention si toutes les phases ne sont pas déclenchées. – Appel d’offres de toutes les prestations pour les projets explicitement mentionnés dans la CMO- EP :

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L’adjudication des travaux est possible si les risques financiers liés à la procédure d’approbation des plans (oppositions, recours éventuels, possibilité d’obtenir une autorisation technique) sont faibles et si la procédure de CMO pour la réalisation est convenue avec l’OFT. Cette compétence concerne explicitement les travaux de gros œuvre ainsi que les installations techniques ferroviaires (notamment les postes d’enclenchement). – Avec l’accord écrit de l’OFT, le GI peut acquérir des terrains ou des droits (notamment en ce qui concerne les surfaces d’assolement) nécessaires à la réalisation des projets mentionnés dans la CMO-EP et dont l’acquisition serait nettement plus difficile à une date ultérieure.

L’OFT peut, au cas par cas et par écrit, ordonner au GI d’étendre ces compétences. Si nécessaire, le GI peut demander de commencer la construction ou d’effectuer des acquisitions importantes2.

Avec une convention de mise en œuvre de la réalisation (CMO-R), le GI dispose de toutes les compétences financières nécessaires à l’exécution.

7.3 Processus de planification financière

Le GI fournit une fois par an à l’OFT la planification financière des programmes d’aménagement (indices conformément à l’annexe F) ; délai de livraison : 28 février.

L’OFT vérifie les données du GI et procède au besoin à des adaptations. Avant la fin mars, les valeurs planifiées, mises au net, sont intégrées au processus ordinaire de planification financière de la Confédération. L’OFT libère la tranche annuelle par programme d’aménagement pour l’année suivante après la décision parlementaire en décembre.

Conditions requises des GI

La planification financière des GI contient les indications suivantes : – Contributions au financement reçues précédemment – Tranche annuelle libérée de l’année en cours – Prévision actuelle des besoins de fonds pour l’année en cours – Proposition pour la tranche annuelle de l’année suivante – Toutes les tranches annuelles pour les années suivantes jusqu’à la fin du programme

7.4 Appels de fonds et régularisations

Le GI appelle les fonds pour chaque CMO sur la base des coûts cumulés. Les appels de fonds contiennent un récapitulatif de la répartition des coûts de chacun des projets. Les modalités de paiement détaillées sont fixées dans le cadre de la CMO. En règle générale, l’appel de fonds a lieu au plus une fois par trimestre. Les appels de fonds en monnaie étrangère sont débités au cours annuel fixé par l’administration fédérale.

2 Art. 26 LSu

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En complément aux appels de fonds, le récapitulatif susmentionné est envoyé à l’OFT par voie électronique dans un format modifiable.

L’imputation aux crédits du FIF suit le modèle comptable de la Confédération. Les prestations doivent être comptabilisées pour l’année durant laquelle elles ont été fournies et délimitées en conséquence par le GI. L’OFT communique au GI le délai du dernier appel de fonds (autour du 10 janvier de l’année suivante). Si à la fin de l’année, toutes les prestations ne sont pas financées par des appels de fonds, les modalités de régularisation sont réglées par l’OFT.

7.5 Projets financés par plusieurs sources

Il est possible de financer les projets à partir de plusieurs sources. Il s’agit typiquement de participations provenant des sources de financement suivantes (indices avec l’ajout « * » selon l’annexe E) :

– Participations au financement provenant d’autres programme d’aménagements (CMO) ou de la convention sur les prestations (CP), par ex. financement d’études préliminaires ou d’études de projet au titre de la CP avant intégration à une CMO. – Participations au financement de mesures de substitution conformément à l’art. 58b LCdF ; les coûts supplémentaires par rapport aux mesures d’aménagement prévues initialement sont, en règle générale, financés par les cantons. – Financement préalable de mesures décidées par le Parlement conformément à l’art. 58c LCdF ; cela permet une mise en œuvre accélérée, en général par les cantons. – Parts du Fonds pour les routes nationales et le trafic d’agglomération (FORTA)

Si une exigence supplémentaire est remplie pour un tiers et qu’une affectation directe des coûts est possible, la comptabilisation de ces contributions s’effectue en tant que recettes réalisées (indice C11 selon l’annexe E). – Participations de tiers au financement, par exemple de projets de tiers réalisés dans le cadre de l’aménagement (immeubles, plateformes multimodales, etc.), prises en compte des avantages.

7.6 Investissements activables

Les investissements sont portés à l’actif conformément aux directives du GI en la matière. En règle générale, l’OFT finance les montants activables au moyen de prêts.

7.7 Surveillance des tranches annuelles

Le GI vérifie en permanence si la tranche annuelle du programme d’aménagement qui a été libérée suffit pour financer les prestations à fournir. Si le GI constate un besoin d’augmentation de la tranche annuelle, il remet à l’OFT une demande écrite et motivée. Les propositions doivent parvenir à l’OFT au plus tard à la mi-janvier (proposition I) ou à la mi-juin (proposition II).

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Le GI fournit à l’OFT, à la mi-juin et à la mi-septembre, une mise à jour de la planification financière du programme de l’année d’aménagement en cours.

Pour les comptes annuels du FIF, le GI remet un aperçu des appels de fonds effectués au cours de l’année. Ceux-ci sont subdivisés par crédit d’engagement et montrent les proportions affectées aux prestations activables ou non activables ainsi qu’à la TVAnr. L’OFT communique au GI le délai de remise de l’aperçu (~ 10 janvier de l’année suivante).

7.8 Contrôle de la convention

Le GI et l’OFT surveillent indépendamment la CMO et le financement. Le contrôle de la convention est basé sur les appels de fonds, sur la planification financière et sur la prévision des coûts finals.

Si la prévision des coûts finaux (indice de coûts C13 plus TVAnr ou C14) dépasse l’allocation de financement de l’OFT (indice de crédit K03 ou K01), le GI doit le communiquer à l’OCP et des mesures de pilotage adéquates doivent être mises en place. Il faut engager des mesures de compensation afin de réduire les coûts et ce, avant que les obligations du GI ne soient plus couvertes par les engagements de financement de l’OFT. S’il n’existe pas de moyen pour réduire suffisamment les coûts, le GI motive l’évolution des coûts et demande une adaptation de la CMO par écrit à l’OFT.

8 Gestion des risques

8.1 But

La gestion des risques forme la base qui permet d’identifier, d’analyser, d’estimer et d’évaluer systématiquement les chances et les dangers , selon des principes standardisés dans leur contexte global. Ainsi, il est garanti que les mesures peuvent être identifiées, planifiées et prises à temps.

8.2 Champ d’application et prescriptions

En principe, tous les aménagements du champ d’application de la présente directive doivent faire l’objet d’une gestion des risques. La gestion des risques est basée sur une stratégie de gestion des risques déterminée, une appréciation du risque périodiquement mise à jour et une gestion des mesures.

La stratégie de gestion des risques forme la base qui permet de décider quels risques du projet il s’agit d’éviter, de réduire ou d’accepter. L’OFT et le GI fixent ensemble les bases de cette stratégie.

L’appréciation du risque comprend le projet global sur toute la durée du programme, du début à son achèvement.

La gestion des mesures recense les mesures propres à diminuer les risques intégrés au projet et les mesures réservées que l’on peut prendre en cas d’événement.

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La méthode des coûts avec suppléments présentée dans le guide pour le calcul des coûts des projets d’aménagement est exclusivement applicable à la phase « études préliminaires »3. Dès la phase « avant-projet », le calcul des coûts tient compte des risques évalués et pondérés, spécifiques au projet.

8.3 Tâches du GI

Le GI apprécie périodiquement les risques et prend les mesures nécessaires qui en découlent. Les résultats doivent être documentés.

8.4 Tâches de l’OFT

L’OFT fixe avec le GI les principes de la gestion des risques.

L’OFT peut, en se basant sur des comptes-rendus du GI et sur sa propre activité de surveillance, procéder à sa propre appréciation générale du risque et prendre ou ordonner les mesures nécessaires qui en découlent.

8.5 Exigences et processus

Les exigences et la description du processus de gestion des risques sont décrites à l’annexe G.

8.6 Définitions

Le terme de risque est employé au sens neutre, c’est-à-dire que, suivant l’effet sur le programme d’aménagement et sur ses exigences, il est évalué comme danger (négatif) ou comme chance (positif).

Les risques peuvent être identifiés tant au niveau du programme d’aménagement (risques généraux) qu’à celui des projets.

L’ampleur des conséquences ou le potentiel est défini par l’effet maximal possible d’un risque sur la prestation, les coûts et les délais.

La probabilité d’occurrence est une unité de mesure de la fréquence de la réalisation d’un risque. Pour les projets, elle se base en règle générale sur des estimations, à moins que des bases statistiques soient disponibles.

3 Guide de calcul des coûts des projets d’aménagement : Guides OFT

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La valeur de risque ou le risque est le produit de l’ampleur des conséquences et de la probabilité d’occurrence. Cette valeur sert à comparer les risques ou à placer les priorités dans la Planification des mesures. D’autres risques déterminants non quantifiables peuvent également entrer dans l’évaluation.

La valeur attendue est la somme de toutes les valeurs de risques, qui est prise en compte dans la prévision des coûts finals (cf. annexe E).

9 Surveillance

9.1 Gestion de contrat

La gestion de contrat constitue une base pour le controlling des coûts du GI. Les différents indices (obligations, coûts effectifs) doivent être suffisamment référencés avec les documents et justificatifs ad hoc. Si le GI emploie des processus et méthodes techniques automatisées de TED pour les compensations internes, les prestations propres et autres (sans justificatifs), il s’agit de documenter suffisamment ces processus et automatismes.

Une vérification des indices à partir du controlling des coûts par l’OFT doit être possible à tout moment pendant toute la durée du projet, y c. le décompte.

Les exigences formelles de gestion de contrat sont décrites à l’annexe H.

9.2 Calendrier d’adjudication

Le calendrier d’adjudication fait partie intégrante des comptes-rendus périodiques des GI et contient le lot principal de chacune des mesures. Il contient aussi toutes les autres adjudications dont la somme dépasse 10 millions de francs ainsi que tous les concours et mandats d’étude selon la norme SIA 142/143 d’un volume supérieur à 1 million de francs. Il renseigne sur les adjudications et sur les soumissions futures et il contient des indications, dans la mesure où elles sont connues, sur la somme initiale, la date et la procédure d’adjudication, le descriptif des prestations et le mandataire.

9.3 Evénements

9.3.1 Déclaration d’événement

La déclaration d’événement permet de pouvoir rapidement informer les responsables de programme et l’OFT des événements importants et/ou pertinents pour les médias et qu’ils puissent le cas échéant coordonner la marche à suivre. En cas de doute, il convient de rédiger une déclaration d’événement. Les exigences à cet égard sont décrites à l’annexe I.

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9.3.2 Compte-rendu d’événement

Si l’OFT le demande, une déclaration d’événement doit être suivie d’un compte-rendu d’événement. Ce dernier représente une analyse détaillée de l’événement pour l’OFT, qui décide de la manière d’informer les autres autorités et se réserve le droit d’exiger des informations supplémentaires en plus du compte-rendu d’événement. Les exigences à cet égard sont décrites à l’annexe I.

10 Comptes-rendus

10.1 Principes des comptes-rendus des GI

Les comptes-rendus sur les programmes d’aménagement sont rapides, standardisés et réguliers sur toute la durée du programme. Les comptes-rendus sont de structure modulaire. Les prescriptions pour le rapport final sont décrites au chap. 11. Les comptes-rendus sont basés sur des indices consolidés, rédigés à partir de rapports de programme, et ils contiennent des indications et des évaluations sur les prestations, les coûts, les finances et les délais ainsi que d’autres informations pertinentes (modifications de projets décidées, décisions pertinentes des organes etc.).

L’OFT peut réduire la fréquence des comptes-rendus ou accorder d’autres allègements si les risques pour la Confédération sont faibles. Il peut notamment renoncer à la gestion des risques dans les comptes-rendus.

10.2 Rapport intermédiaire et rapport sur l’avancement des travaux

du GI

Les comptes-rendus ordinaires du GI ont lieu une fois par semestre au moyen de rapports intermédiaires (au 30 juin) et de rapport sur l’avancement des travaux (au 31 décembre.), qui se basent sur indices consolidés. Le rapport sur l’avancement des travaux contient des indications et des évaluations sur les prestations, les coûts, les finances, les délais, les risques, l’organisation et le contexte de toute la période sous revue (du 1er janvier au 31 décembre). Le rapport intermédiaire contient des indications consolidées et des évaluations sur les modifications des prestations, des coûts, des finances, des délais et des risques jusqu’au 30 juin. – Objet : programme d’aménagement – Date de référence : modification jusqu’au 30 juin (rapport intermédiaire) et état au 31 décembre (rapport sur l’avancement des travaux) – Rapport : vue d’ensemble des bases de référence (valeurs-cibles), la situation (valeur effective) et les prévisions du programme d’aménagement jusqu’au niveau PSP approprié. → Présentation transparente des risques et indication des mesures de régulation – Structure : les exigences minimales en matière de structure sont définies à l’annexe J – Langue : langue du projet

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– Périodicité : une fois par semestre – Destinataire : OFT – Publication : 31 août (rapport intermédiaire) et 28 février (rapport d’état) – Forme : Sous forme numérique avec signature électronique ou sur papier

10.3 Comptes-rendus de l’OFT

Les comptes-rendus de l’OFT consistent en un rapport de l’OFT sur l’avancement des travaux et une documentation annuelle de l’OFT. Les deux rapports se basent pour l’essentiel sur des comptes-rendus des GI mais s’adressent à des destinataires différents (cf. ci-dessous).

10.3.1 Rapport de l’OFT sur l’avancement des travaux

– Objet : tous les aménagements – Date de référence : état d’avancement au 31 décembre – Rapport : état d’avancement des programmes d’aménagement et perspective : mise en évidence des principaux risques et des mesures de régulation, informations sur des thèmes particuliers – Langues : allemand, français et italien – Périodicité : une fois par an – Destinataires : départements et commissions compétents ; autres milieux intéressés – Publication : avril

10.3.2 Documentation indices OFT

– Objet : programme d’aménagement – Date de référence : état d’avancement au 31 décembre – Rapport : jeu d’indices structurés sur les coûts, les finances et les délais – Périodicité : une fois par an – Destinataire : OFT (rapport interne sous forme numérique, remis à des externes sur demande) – Publication : avril

11 Achèvement, décompte et rapport final

11.1 Principes

Le GI établit un décompte et un rapport final pour tous les projets de son domaine de responsabilité. Dans des cas exceptionnels, il est possible d’établir le décompte d’un projet même si certaines

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prestations n’ont pas encore été fournies. Après que le GI a présenté le rapport final et le décompte du dernier projet /du dernier groupe de projets d’une CMO, l’OFT lui communique, avec la confirmation de vérification, que la CMO est décomptée dans son intégralité.

11.2 Processus

Le GI informe l’OFT dès que la prestation convenue pour un projet a été fournie définitivement et que la réception technique a eu lieu. L’OCP lance ensuite le rapport final et le décompte des différents projets ou groupes de projets. Les décomptes sont également nécessaires pour les projets stoppés en phase d’étude de projet si ces derniers ont engendré des coûts.

Sur demande du GI, l’OFT peut procéder à un examen préliminaire des décomptes.

En règle générale, le GI remet le décompte et le rapport final à l’OFT au plus tard deux ans après la mise en service. Les exceptions, par exemple en raison de travaux résiduels, d’un achèvement retardé d’une phase d’exécution au niveau du GI ou de conflits juridiques doivent être convenues avec l’OFT.

L’OFT ou des tiers mandatés par l’OFT peuvent effectuer, sur place ou chez le GI, un contrôle de la commande.

L’OFT vérifie les décomptes, fixe le besoin de fonds définitif et confirme l’exécution correcte du décompte. Si le décompte contient des prestations non fournies, une déclaration d’exécution est exigée dans la lettre de confirmation. Ladite déclaration sert de complément au décompte définitif.

L’approbation du décompte et du rapport final par l’OFT met fin à l’obligation du GI de fournir des comptes-rendus périodiques sur l’élément de projet concerné.

Il est possible d’établir un décompte anticipé selon les annexes K et L.

11.3 Documents

Le rapport final atteste que les prestations convenues dans la CMO entre la Confédération et le GI ont été fournies. L’évolution des coûts doit être présentée de manière vérifiable et les délais indiqués.

Les décomptes des différents projets ou groupes de projets sont préparés et consolidés de sorte que l’on puisse rendre compte de la provenance et de l’emploi des fonds.

Les prescriptions relatives au rapport final et au décompte sont définies aux annexes K et L.

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12 Divers

12.1 Droits et obligations

Le GI garantit à l’autorité de surveillance de la Confédération un droit de regard intégral et lui fournit tous les renseignements demandés.

12.2 Contrôles en fonction des risques (surveillance spécialisée)

L’OFT peut vérifier le respect des dispositions de la CMO et des principes de la présente directive ainsi que la fiabilité et l’actualité des informations à tous les niveaux de l’organisation de programme. Ces contrôles sont en principe basés sur l’analyse des risques de l’OFT. En complément à la surveillance du programme, l’OFT peut, à l’aide des rapports, effectuer sur place des entretiens portant sur les projets, jeter un œil dans les ateliers ou procéder à des visites et examiner par sondage des problématiques spécifiques de cohérence des indications et des indices dans les rapports.

12.3 Documentation

Tous les documents pertinents établis dans le cadre du programme d’aménagement doivent être archivés adéquatement par leurs auteurs. Dans le cadre de la libération de phases, le GI adresse à l’OFT (en règle générale sous forme numérique) un exemplaire du mandat de planification, de l’avant-projet et du projet de l’ouvrage. L’OFT peut exiger d’autres documents, si besoin. Le projet de mise à l’enquête est remis conformément aux dispositions de la législation ferroviaire. Les indices de controlling conformément au chap. 6 sont adressées à l’OFT exclusivement sous forme électronique dans un format universel et modifiable.

12.4 Signature électronique

Tous les documents doivent porter une signature électronique et être transmis sous forme numérique. Une signature électronique qualifiée est nécessaire pour les documents liés à une obligation financière. Il s’agit de propositions de libération de phases et d’offres en vue d’une CMO.

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13 Dispositions finales

Entrée en vigueur

La version 5.0 de la présente directive entre en vigueur le 1er décembre 2025 et remplace la version 4.0 du 1er décembre 2022.

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Annexe A : Glossaire Actuelle Valeur dans l’état actuel des connaissances ou des prix (calculée à la date de référence actuelle ; peut varier à l’avenir par mise à jour)

Analyse du risque Élément de l’appréciation du risque. Quantification du risque en termes de probabilité d’occurrence et d’ampleur de l’écart par rapport à l’objectif

Appréciation du risque Ensemble du processus partiel d’identification du risque, d’analyse et d'évaluation du risque. Constitue un processus de sélection pour identifier les risques pertinents et fixer les objectifs de qualité principaux. Les risques sont pertinents s’ils mettent en péril la réalisation des objectifs. Les objectifs de qualité principaux sont des exigences fonctionnelles du projet fortement menacées.

Appel de fonds Facturation du GI dans le cadre du besoin de fonds approuvé

Autorisation d’exploiter Lors de l’approbation des plans ou de l’homologation de série, l’autorité d’approbation décide si la mise en exploitation d’une installation ferroviaire ou d’un véhicule requiert une autorisation d’exploiter. Acte officiel vis-à-vis de l’entreprise ferroviaire (art. 8 du 23 novembre 1983 de l’ordonnance sur les chemins de fer)4.

Base de référence Valeurs-cibles initiales ou actualisées à la date de référence pour les dimensions prestations, coûts et délais

Besoin de fonds Moyens financiers requis par le GI pour la mise en œuvre des mesures convenues

Clé d’identification Code alphanumérique d’attribution univoque de coûts, de prestations, de finances et de délais dans le PSP hiérarchique.

CMO Convention de mise en œuvre entre l’OFT et le GI qui régit la collaboration entre l’étude de projet et la réalisation.

Commanditaire La Confédération, représentée par le Conseil fédéral, partenaire contractuel des conventions avec les GI

4 OCF ; RS 742.141.1

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Controlling Instrument de pilotage du projet. But : connaître la situation (valeur effective) à partir d’un objectif (base de référence, valeurs-cibles), identifier et analyser les variations et leurs suites, intégrer les conclusions dans la nouvelle planification (valeurs planifiées, prévisions) afin de permettre un pilotage systématique et ciblé.

Date de référence Date en référence à laquelle l’information a été actualisée (date de l’état de connaissances)

Échéancier Présentation graphique, sur l’axe temporel, des processus, des jalons et év. des relations d’agencement prévues avec leurs attributions géographiques, organisationnelles et autres

Effective Valeur réelle, définitive et qui ne change plus.

Étape d’aménagement Contient tous les projets d’aménagement sur le réseau ferré suisse ayant un (EA) horizon de mise en œuvre commun et décidés périodiquement par le Parlement depuis la votation FAIF de février 2014. Identique au plus haut niveau du PSP et désigné génériquement par le terme « programme d’aménagement ».

État des prix État des prix à une date déterminée (avec sa valeur d’indexation)

Étude de projet La mise en œuvre se subdivise en phases « étude de projet » et « réalisation ». La CMO Étude de projet comprend les phases « études préliminaires » (si elles ne sont pas déjà terminées), « avant-projet » ainsi que « projet de mise à l’enquête et projet de l’ouvrage » et parfois aussi l’appel d’offres (sauf adjudication).

Évaluation du risque Processus de sélection basé sur l’analyse du risque, en fonction de la phase et de l’échelon, visant à déterminer les risques pertinents et à fixer les objectifs de qualité principaux.

Gestionnaire Entreprise ferroviaire qui construit et exploite une infrastructure (art. 2 d’infrastructure (GI) LCdF). Les sociétés de construction sont également considérées comme des GI dans la présente directive.

Identification du risque Élément de l’appréciation du risque. Consiste à reconnaître les menaces qui pèsent sur le projet ou sur ses parties et à décrire leurs effets possibles

Indices de controlling Indices sur le projet issus des domaines coûts, finances et délais, échangés sous une forme électronique et modifiable entre l’OFT et les GI.

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Libération des phases L’OFT débloque la prochaine phase d’étude de projet par libération des phases.

Maître d’ouvrage Organisation extérieure à la Confédération, qui planifie et réalise un projet. Il s’agit en règle générale d’un GI, év. d’un canton ou d’un organisme responsable. Les sociétés de construction sont également considérées comme des GI dans la présente directive.

Mise en état de Phase d’examen global de l’installation terminée sous l’angle de sa capacité fonctionnement de fonctionnement conforme à l’objectif. Elle comprend l’entrée en fonction successive des divers sous-systèmes de l’installation, ses essais techniques et d’exploitation ainsi que la formation du personnel d’exploitation et des cadres.

Mise en exploitation Début de l’exploitation ferroviaire commerciale régulière. La nécessité d’une commerciale autorisation d’exploiter la nouvelle infrastructure (par exemple concession) est mentionnée explicitement dans la DAP.

Mise en œuvre La mise en œuvre contient tout le développement du programme et sa réalisation entre la décision parlementaire et le décompte du dernier projet d’aménagement inclus dans le programme. Elle se subdivise en phases « étude de projet » (y c. les études préliminaires si elles ne sont pas déjà terminées) et « réalisation ».

Modification de projet Tous les processus de développement et de modification :

• Modification de commandes, de prescriptions ou de bases de référence

• Modification de prestations ou de fonction (y c. compensations)

• Modification déterminante de la prévision des coûts finals ou de la date de la mise en service

Jalon Un événement ou un objectif qui doit être atteint pour que l’objectif principal le soit.

Plan structurel de projet Structure du programme d’aménagement en projets / tâches partielles (PSP) cohérentes temporellement et fonctionnellement, planifiables et contrôlables. Tout le programme est découpé en lots de travaux / mesures d’aménagement dans le cadre du PSP et les relations territoriales entre les lots de travaux sont décrites. Le PSP est représenté graphiquement sous une forme arborescente.

Prévision des coûts Montant des coûts finaux prévisionnels, habituellement calculés sur l’état finals des prix du crédit. La prévision contient tous les coûts prévisibles jusqu’au décompte (y c. petites prestations). En règle générale, il est également probable que le montant final soit au-dessus ou en dessous de la prévision.

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Prévisions au ... Valeurs futures estimées (valeurs planifiées) sur une période déterminée

Programme Voir programme d’aménagement

Programme Le terme résume généralement les aménagements de l’infrastructure libérés d’aménagement par des arrêtés fédéraux. Par exemple :

• paquets infrastructurels (ZEB, etc.)

• év. autres aménagements décidés par le Parlement

Projet Entreprise individuelle, unique, complexe et délimitée dans le temps, l’espace et la matière. Constitue le niveau le plus bas du PSP convenu. Correspond en règle générale et dans l’idéal à l’unité planifiée par le GI ou la société de construction (1 avant-projet, 1 PAP, 1 PO).

Projet de mise à Projet de mise à l’enquête publique élaboré par le GI au sens du droit l’enquête (PME) ferroviaire

Projet d’offre Offre à réaliser dans un certain délai

Rapport intermédiaire Le rapport intermédiaire contient des indications consolidées et des évaluations sur les modifications des prestations, des coûts, des finances, des délais et des risques jusqu’au 30 juin de l’année en cours.

Rapport sur Contient des indications et des évaluations sur les prestations, les coûts, les l’avancement des finances, les délais, les risques, l’organisation et le contexte de toute la travaux période sous revue (1er janvier au 31 décembre).

Réalisation La mise en œuvre se subdivise en phases « Étude de projet » et « Réalisation ». La CMO Réalisation est conclue au plus tard après l’achèvement du projet de mise à l’enquête / projet de l’ouvrage (PME/PO). La CMO reprend l’ensemble de la CMO Étude de projet et comprend ainsi toutes les phases.

Réduction de l’impôt Voir TVA non recouvrable préalable

Risque Variation potentielle positive (chance) ou négative (danger) des valeurscibles

Situation au ... Valeur effective à la date de référence

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TVA non recouvrable Part de la taxe sur la valeur ajoutée payée par les GI et qui ne peut pas être recouvrée en raison du financement à fonds perdus (réduction de l’impôt préalable)

Valeur de risque Produit de l’ampleur des conséquences (risque potentiel) et de la probabilité d’occurrence de l’écart par rapport à l’objectif

Valeur effective au ... Valeur réelle calculée à la date de référence (fait partie d’une situation)

Valeur planifiée au ... Valeur estimée à la date de référence pour la date t pour t (fait partie d’une prévision)

Valeur-cible du ... Valeur convenue entre la Confédération et le GI, qui prend en compte les modifications jusqu’à la date indiquée (fait partie de la base de référence)

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Annexe B : Abréviations Abrév. (FR) Abrév. (DE) Terme AP VP Avant-projet BRAC AKB Base de référence actuelle des coûts BRIC UKB Base de référence initiale des coûts CC KA Comité de coordination CE VK Crédit d’engagement CMO UV Convention de mise en œuvre Copil LA Comité de pilotage DETEC UVEK Département fédéral de l’environnement, des transports, de l’énergie et de la communication DGP PGL Direction générale du programme

EP VS Études préliminaires

FGA VGK Frais généraux administratifs

FIF BIF Fonds d’infrastructure ferroviaire

GI ISB Gestionnaire d’infrastructure LCdF EBG Loi sur les chemins de fer (RS 742.101) LSu SuG Loi sur les subventions (RS 616.1) OCF EBV Ordonnance sur les chemins de fer (RS 742.101.1) OCP PK Organe de coordination de programme OCPF KPFV Ordonnance sur les concessions, la planification et le financement de l’infrastructure ferroviaire (RS 742.120) OFT BAV Office fédéral des transports OPP PS Organe de pilotage de programme PAP PGV Procédure d’approbation des plans PME AP Projet de mise à l’enquête PO BP Projet de l’ouvrage PSP PSP Plan structurel de projet TED EDV Traitement électronique des données TVA MWST Taxe sur la valeur ajoutée TVAnr n.r. MWST TVA non recouvrable

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Annexe C : Modifications de projet

Caractéristiques d’une modification de projet (modifications des prestations) à partir de la phase PME/PO

On parle de modification des prestations lorsqu’il faut adapter la description des prestations de la base de référence (avant-projet ou convention approuvée), qu’il s’agisse des exigences principales fonctionnelles ou des prestations d’infrastructure décrites explicitement. Les exemples suivants constituent une modification des prestations selon le degré de détail des mesures décrites :

• Des parties de projet ou des fonctionnalités sont complétées ou supprimées, par exemple parce qu’elles sont nécessaires pour réaliser l’objectif d’offre ou qu’elles ne doivent pas être réalisées ;

• La limite du projet (périmètre du projet) change (par ex. renouvellements supplémentaires de la voie, quais plus longs, transformation du poste d’enclenchement au lieu de son simple raccordement) ;

• Les limites convenues pour les paramètres des tronçons sont touchées (par ex. rayons, rampes, changement de déclivité, vitesses de déviation, distancement des trains) ;

• Le déroulement de la construction change considérablement (par ex. construction avec/sans fermeture de la voie) ;

• Les conditions géologiques réelles sont en dehors des prévisions, marge de variation comprise.

Ne sont pas considérées comme des modifications de projet : – Les adaptations du projet d’offre ; – Les éventuelles modifications des CMO (celles-ci ont notamment lieu sur la base des modifications de projet approuvées).

On parle d’adaptation de la prévision des coûts (sans modification des prestations ou de la gamme de fonctions) à documenter lorsque les surcoûts (état des prix de la BRIC) par rapport à l’état de projet approuvé (dernière phase de projet achevée y c. propositions de modification approuvées) dépassent :

• 5 millions de francs pour les projets dont les coûts finals prévisionnels sont inférieurs à 50 millions de francs ;

• 10 % ou 10 millions de francs pour les autres projets.

On parle d’adaptation des prévisions des délais (sans modification des prestations) à documenter :

• Lors d’un report de la mise en service prévue de plus d’une année par rapport à la dernière phase du projet (avant-projet ou projet de l’ouvrage) ;

• Lorsqu’il y a des effets sur l’introduction d’offres.

Marche à suivre Principe : le GI informe l’OFT en temps utile d’une modification de projet imminente ou prévisible. En règle générale, l’OCP prend sa décision avant le dépôt de la demande de modification.

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Décisions préalables : si l’élaboration d’une demande de modification requiert des ressources importantes (financières ou en matière de délais), il y a lieu de prendre une décision préalable. Une décision préalable positive n’est pas un revirement par rapport à la planification initiale du projet ; elle indique uniquement que le temps de planification et les coûts afférents sont libérés.

Adaptation des indices Adaptation des indices de coût : une modification approuvée avant la fin du projet de l’ouvrage n’entraîne pas d’adaptation des indices de coûts à l’exception des coûts prévisionnels. Une modification approuvée après l’achèvement du projet de l’ouvrage entraîne une adaptation de « C05, Modifications à partir du PO approuvé », de « C06 Base de référence actuelle des coûts (BRAC) » ainsi que des coûts prévisionnels.

Adaptation des indices financiers : s’il n’existe pas encore de CMO-réalisation, les indices financiers ne sont pas adaptés. S’il existe une CMO-Réalisation, l’OFT a deux options :

– 1) La modification du projet est approuvée par l’OFT, les surcoûts doivent être cependant compensés. Les indices de crédit de la CMO ne sont pas adaptés.

– 2) La modification du projet et le financement des surcoûts sont approuvés par l’OFT. L’allocation de financement de l’OFT (indice K03) est adaptée. La nécessité d’adapter le plafond des coûts de la CMO doit être décidée par l’OFT en fonction de la situation et en temps utile. Ce n’est qu’avec un avenant à la CMO signé au niveau approprié que les objectifs de coûts (K01 et K02) sont modifiés et que l’engagement correspondant de la Confédération augmente.

Formulaire Demande de modification dans le projet Une modification dans le projet est documentée selon le formulaire standard ci-après (page suivante), sur la base duquel les indices adaptés sont approuvés. Il convient de noter que :

– Le champ « Identifiant de la modification » est facultatif. – Dans le champ « Déclencheur/motivation », il convient d’indiquer pourquoi le projet nécessite une modification ou pourquoi il s’agit d’adapter les prévisions. – Dans le champ « Description succincte de la modification du projet », il convient d’indiquer de manière concise, en quelques lignes, les prestations qui sont modifiées. Ce champ ne doit pas être rempli lorsque l’on documente des développements d’un projet. – En règle générale, il faut éviter de fournir des annexes.

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Formulaire de demande de modification dans le projet :

Modification de projet / Développement de projet

Programme Nom du programme Identifiant de la CMO Titre CMO modification Projet Titre du projet

N° ID du projet Projet-ID GI 1

Titre de la modification :Nouvelle voie Influence sur :

Coûts Responsable de projet :PL XY Finances (liquidités) Prestations Déclencheur : Exploitation Délais

Déclencheur / motivation :

Description succincte de la modification de projet y c. motivation et date de la décision : Qu’est-ce qui change ?

Annexes :

Incidences sur les indices

Incidences sur les coûts en CHF, en CHF, finaux présumés C13/C14 état des prix actuel (EP mm/aa) état des prix BRIC (EP mm/aa)

Incidences sur le crédit CHF, (Demande d’adaptation K03) Incidences sur les prestations Incidences sur les délais Signatures Responsable du projet

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Annexe D : PSP Les relations entre le GI et l’OFT doivent être formalisées aux cinq niveaux présentés dans le tableau suivant. On utilise les termes de la colonne 2 définis dans la colonne 3 (ordonnés hiérarchiquement de haut en bas)

Niveau Terme Définition

1 Programme Le programme d’aménagement résume en règle générale les

d’aménagement aménagements de l’infrastructure libérés par des arrêtés fédéraux. Par exemple : – Paquets infrastructurels (ZEB etc.) – Ev. autres aménagements décidés par le Parlement

2 Section Niveau de structure conformément aux exigences de la

solution de financement. En règle générale, les options suivantes sont possibles : – CE de la Confédération – Désignation du gestionnaire d’infrastructure (GI) – Structure conforme au message ou similaire – Eléments d’intersection ou non détachés

3 Partie de section Niveau de structure conformément aux besoins du programme

d’aménagement effectif. En règle générale, une structure des aménagements par GI ou par région est appropriée. Contient également des éléments d’intersection pour l’OFT.

4 Groupe de projets Agrégation de projets liés sur le plan fonctionnel

5 Projet Projet isolé : correspond en règle générale et dans l’idéal à

l’unité projetée par le GI (1 avant-projet, 1 PAP, 1 PO)

Chaque programme d’aménagement contient au moins un élément comportant des tâches générales de l’OFT.

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Annexe E : Indices

Remarques générales

Signification des indices Les comptes-rendus sont basés sur les indices mentionnés dans la présente annexe. Le GI est libre de calculer d’autres indices pour son propre compte.

États des prix : – BRIC = prix selon l’indice défini pour le crédit d’engagement – Effectif = montants nominaux payés – Actuel = prix à la valeur actuelle de l’indice à la date de fourniture des indices, fixé en règle générale sur la base de différents états de prix et de planification

Remarques sur les projets à plusieurs sources de financement : les indices sont exigés tant pour les projets globaux que pour la part du programme d’aménagement. Les indices pour les projets globaux sont complétés par un astérisque « * ». Si une participation proportionnelle au financement est assurée en dehors du programme d’aménagement, les indices sont déterminés conformément à la clé de financement convenue avec l’OFT lors des libérations de phases ou des modifications.

Si l’attribution se fait en pour-cent, ce taux est utilisé pour tous les indices. Sinon (pour les contributions fixées), la répartition se fait sur la base des coûts finals présumés.

Remarque sur le renchérissement : les indices Renchérissement précontractuel (C08) et Renchérissement contractuel (C10) ne constituent pas obligatoirement le renchérissement total (C15). Le calcul suivant ne s’applique que lors de l’achèvement du projet : C08 + C10 = C15 (ou C08* + C10*

Indices de coûts Tous les indices de coûts s’entendent hors TVAnr et y c. les suppléments de coûts convenus. Les GI rendent compte des indices au plus bas niveau du PSP (niveau du projet).

ID Indice Prix Remarques

C01 BRIC BRIC Base de coûts de l’arrêté de crédit y c. FGA (généralement conformément au message relatif à l’arrêté fédéral) ainsi que les modifications décidées par le Parlement.

Les adaptations du PSP, par exemple en raison du regroupement de projets ou d’un changement de financement, ne changent pas la BRIC dans le total du PSP. L’OFT communique cette illustration au GI.

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ID Indice Prix Remarques

C02 Estimation des coûts BRIC Estimation des coûts avant le lancement de l’avant-projet (indice C02* de la demande d’étude de coûts facultatif). La précision des coûts atteint en règle projet ou études générale +/- 30 %. préalables Si la phase est omise, il y a lieu d’indiquer ici la valeur de la phase précédente lors de la prochaine évaluation des coûts.

C03 Estimation des coûts BRIC Estimation des coûts adoptée par l’OFT avec la libération de la C03* de l’avant-projet (AP) phase « projet de mise à l’enquête et projet de l’ouvrage ». La précision des coûts atteint en règle générale +/- 20 %.

Reste vide jusqu’à l’achèvement de la phase. Si la phase est omise, il y a lieu d’indiquer ici la valeur de la phase précédente lors de la prochaine évaluation des coûts.

C04 / Devis du PO BRIC La précision des coûts atteint en règle générale +/- 10 %. C04* Le devis du PO est saisi une fois pour toutes. Il n’est plus modifié par la suite.

Reste vide jusqu’à l’achèvement de la phase. Au besoin, il faut adapter le PSP de manière que chaque PO soit attribué de manière univoque à un élément du plus bas niveau du PSP.

C05 Modifications à partir BRIC Variations des coûts approuvées par correspondance par l’OFT du PO approuvé selon le ch. 4.2.4 ou l’annexe C, après l’adoption du projet de l’ouvrage (phase d’exécution)

C06 BRAC BRIC Tenue à jour de la BRIC sur la base des évolutions des coûts libérées (C02, C03, C04) ainsi que des modifications approuvées lors de la phase d’exécution (C05).

Tant que le PO n’est pas terminé, C06 correspond à la phase de projet libéré (C02, C03 ou C04). Une fois le PO achevé :

C07 / Obligations du GI effectifs Les obligations comprennent les adjudications à des tiers ainsi que C07* tous les autres coûts accumulés sans les adjudications. Les libérations de crédits pour prestations internes peuvent être intégrées pour un an au maximum.

Principes : – Pas de participations au financement de tiers – Montants nets – Pas de renchérissement contractuel

Dans le décompte d’un contrat, la somme d’adjudication est remplacée par les coûts effectifs (C07 = C09 - C10 - C11) et C08 adaptée.

C08 / Renchérissement dû à effectifs C08* l’indexation n ⎛ IndiceBRIC ⎞⎟ i ⎜ IndiceContrat i ⎟ i =1 ⎝ ⎠

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ID Indice Prix Remarques

Le renchérissement dû à l’indexation commence avec la BRIC et prend fin à la date de référence convenue dans le dossier de soumission (jour de la détermination du prix = date de référence de l’offre). À défaut, c’est la date de signature du contrat ou de la commande qui est déterminante.

C09 / Factures y c. effectifs Coûts effectifs (hors TVA) bruts y c. renchérissement contractuel, C09* renchérissement y c. acomptes. contractuel Pas de montants nets : pas de compensation des recettes.

C10 / Renchérissement effectifs Renchérissement contractuel facturé (hors TVA) C10* contractuel

C11 / Recettes réalisées et effectifs Montants crédités au projet, par exemple recettes de la vente de C11* contributions de tiers biens ou de participations aux frais pour des fonctionnalités supplémentaires souhaitées ainsi que des contributions de tiers pour des exigences supplémentaires ou des prises en compte des avantages (notamment des cantons et des communes).

C12 / Postes correctifs BRIC Possibilité d’ajustement pour le pilotage du programme afin C12* intégrés au calcul d’intégrer des risques (dangers et chances) non pris en compte ou d’évolutions connues mais pas encore illustrées avec leur valeur attendue, de sorte que le montant le plus probable soit indiqué

Les risques stratégiques du programme d’aménagement qui ne sont pas attribués aux projets isolés ne doivent pas être pris en compte (par exemple décisions politiques etc.).

C13 / Coûts finals actuels Les coûts finals prévisionnels (prévision des coûts finals) reflètent C13* prévisionnels l’estimation des coûts la plus vraisemblable (y c. postes correctifs du pilotage de programme, voir C12).

La méthode de détermination des coûts est fixée5 pour la phase de planification d’une nouvelle étape d’aménagement jusqu’à la décision parlementaire / entrée en vigueur.

Lors de la mise en œuvre de mesures décidées, seule la prescription suivante est applicable : les coûts effectifs et les recettes réalisées sont intégrés en tant que valeurs effectives, les coûts et les recettes à venir le sont aux prix actuels. Le renchérissement futur n’est pas pris en compte.

C14 / Coûts finals présumés BRIC Prévision des coûts finals à l’état des prix de la BRIC (hors TVA). C14* corrigés du renchérissement

5 Guide pour la détermination des coûts de projets d’aménagement

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ID Indice Prix Remarques

C15 / Renchérissement total effectifs Contient le renchérissement total. C15 = C13 - C14 s’applique

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Indices de crédit Tous les indicateurs de crédit (si rien d’autre n’est précisé) comprennent les suppléments de coûts convenus et la TVAnr. Le GI rend compte des indices au niveau le plus bas du PSP (projet).

ID Indice Prix Remarques

K01 Objectif de coûts BRIC Financement convenu entre la Confédération et le GI dans une BRIC CMO, hors TVAnr.

K02 Objectif de coûts effectifs Obligations de la Confédération. Financement convenu entre la effectif Confédération et le GI dans une CMO.

En cas de renchérissement accumulé ou de TVA non recouvrable, la Confédération peut adapter K02. Ces modifications sont communiquées au GI.

Pour les autres modifications, la répartition des compétences figurant dans la CMO s’applique.

K03 Allocations de effectifs Correspond à K02, plus les montants alloués par l’OFT au cours financement OFT des modifications de projet sans avoir été intégrés dans une CMO.

K04 Contributions au effectifs Appels de fonds fournis par la Confédération (K04 = K05 + K06 + financement versées K07) aux dates de référence (30 juin ou 31 décembre). Valeurs cumulées depuis le début du projet.

K05 Prêts effectifs Appels de fonds fournis pour prestations activables financées en principe par des prêts. Valeurs cumulées depuis le début du projet.

K06 Contributions à fonds effectifs Appels de fonds fournis pour prestations non activables (hors perdus TVAnr). Valeurs cumulées depuis le début du projet.

K07 TVA non recouvrable effectifs Financement à fonds perdus. Paiements de la Confédération effectués pour la TVAnr. Valeurs cumulées depuis le début du projet.

K08 Somme de effectifs Capitalisations qui permettent des indemnités d’exploitation. Au construction activée moment du décompte de projet, saisir la somme de construction activée. Avant cela, ne présenter aucune valeur (et laisser vide). Il n’est pas nécessaire d’indiquer les capitalisations partielles.

K09* Participations de effectifs Versements de tiers au 30 juin ou au 31 décembre en vue du tiers au financement financement de mesures de substitution conformément à

K10* Contributions de tiers effectifs Versements de tiers au 30 juin ou au 31 décembre en vue de au financement financements préalables conformément à l’art. 58c LCdF préalable

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Indices d’échéances Les comptes-rendus doivent comporter un échéancier général.

La planification des délais se base sur la norme SIA 112 « Modèle Etude et conduite de projet ». La gestion des phases selon le ch. 4.2.3 distingue les phases « Études préliminaires », « Avant-projet », « Projet de mise à l’enquête/Projet de l’ouvrage (PME/PO) » et « Réalisation », ce qui permet de traiter en parallèle les prestations de différentes phases partielles selon la norme SIA 112.

Les échéances T01 à T14 indiquent le degré de réalisation et sont présentées en tant que dates effectives lorsqu’il s’agit de délais passés et en tant que dates prévues lorsqu’il s’agit de délais à venir. Il y a lieu de présenter au moins les phases suivantes (parfois phases partielles) au format « JJ.MM.AAAA » :

ID Date de début et de fin d’une phase Remarques

T01 Début des études préliminaires Premier lancement d’études préliminaires par le GI

T02 Fin des études préliminaires Achèvement des études préliminaires par le GI (englobe également des décisions éventuelles sur les variantes)

T03 Début de l’avant-projet

T04 Fin de l’avant-projet

T05 Début du projet de mise à l’enquête Le début du projet de mise à l’enquête correspond généralement à T09

T06 Fin du projet de mise à l’enquête

T07 Début de la procédure d’approbation des plans Commence dès la présentation du dossier d’approbation des plans et correspond généralement à T06

T08 Fin de la procédure d’approbation des plans Décision d’approbation des plans entrée en force

T09 Début du projet de l’ouvrage

T10 Fin du projet de l’ouvrage

T11 Début de la réalisation Début des travaux sur la base de la décision d’approbation des plans entrée en force. Cette date se réfère généralement aux travaux préparatoires.

T12 Fin de la réalisation La mise en service (régulière) a eu lieu ainsi que les travaux de finalisation et l’élimination des défauts (commande accomplie).

Cette date peut se situer longtemps après le jalon M05 « Mise en service »

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ID Date de début et de fin d’une phase Remarques

T13 Début de l’achèvement Début du décompte et du rapport final par le GI (selon le ch. 11.3)

T14 Fin de l’achèvement Présentation du rapport final à l’OFT

Jalons Les jalons sont présentés sous forme de dates prévues ou effectives en fonction de l’état du projet. Il faut au moins rendre compte des jalons suivants (format : JJ.MM.AAAA) :

ID Valeur indicative (date) (date effective pour les délais passés et date prévue pour les délais à venir)

M01 Libération de la phase Avant-projet par l’OFT

M02 Libération de la phase Mise à l’enquête et Projet de l’ouvrage par l’OFT

M03 Entrée en force de l’approbation des plans par l’OFT

M04 Approbation du PO par le GI

M05 Mise en exploitation

M06 Approbation du décompte par l’OFT

Analyse de tendances des jalons Les projets sélectionnés par l’OCP peuvent faire l’objet d’une surveillance au moyen d’une analyse de tendances des jalons sur un seul graphique. Si l’échéance prévue (ou l’ampleur des prestations du jalon) change, il faut l’indiquer conformément aux processus.

Fig. E-1 : Exemple d’une analyse de tendances des jalons

Légende: ⬈ Retard sur les délais ⮕ Progrès selon le calendrier ⬊ Avance sur le calendrier

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Annexe F : Planification financière Indices que le GI doit déterminer

La planification financière contient toutes les tranches annuelles (y c. renchérissement et TVAnr) jusqu’à la fin du programme. Le GI rend compte des indices au niveau le plus bas du PSP (niveau du projet).

Les indices de la planification financière sont définis dans le tableau ci-après :

ID Indice État des Description prix

F01 Contributions au financement effectifs* Paiements cumulés de l’OFT jusqu’au versées les années 31 décembre de l’année précédente. précédentes

F02 Budget attribué effectifs* Tranche annuelle de l’année en cours, approuvée par la Confédération, contient les augmentations approuvées de la tranche annuelle.

F03 Versements prévus pour actuels* Moyens financiers probablement requis l’année en cours pendant l’année en cours (prévision).

F04 Valeur budgétaire pour actuels* Moyens financiers vraisemblablement l’année prochaine nécessaires l’année prochaine.

F05 Besoin de financement actuels* Correspond à la somme F01, F03, F04 ainsi présumé qu’à toutes les tranches annuelles jusqu’à la fin du programme (F06.i).

F06.i Valeurs budgétaires des actuels* Toutes les années jusqu’à l’achèvement des années suivantes aménagements (à partir de l’année n+2). N’inclure aucun renchérissement futur.

Exemple chiffré :

Les données saisies avant le 28 février 2026 pour le processus budgétaire 2027 contiennent : – Les contributions au financement fournies avant la fin de l’année 2025 (F01) – Le budget attribué 2026 (F02) – Les versements prévus pour l’année en cours (2026) (F03) – Le budget de l’année 2027 (F04) – Les valeurs budgétaires de l’année suivante (2028 ss) (F06.i) – La somme du besoin en financement jusqu’à l’achèvement du programme (F01 + F03 + F04 +

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* l’ensemble des indices de la planification financière tient compte du renchérissement dû à l’indexation ainsi que de la TVAnr.

La saisie se fait via l’adresse électronique projektcontrolling@bav.admin.ch.

Indices que l’OFT doit déterminer sur la base des indications des GI

L’OFT détermine les indices suivants sur la base des indices des GI et des hypothèses sur le renchérissement et la TVA :

État ID Indices des Remarques Prix

Futur P01 actuels Renchérissement pronostiqué sur les futurs coûts renchérissement

P02 Future TVAnr actuels TVAnr prévisionnelle basée sur les futurs coûts

Prévision de financement y c. futur renchérissement et Prévision de future TVAnr. Correspond au besoin en financement P03 actuels financement prévisionnel jusqu’à la fin du programme.

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Annexe G : Gestion des risques

Identification du risque

Le point de départ est la question des risques (dangers et chances) qui peuvent influencer de manière déterminante les exigences principales et les objectifs du programme d’aménagement. La problématique peut être considérée séparément pour l’ensemble du programme d’aménagement ainsi que pour chaque élément (objet) ou chaque phase de projet (période). Les risques identifiés sont structurés et référencés dans une liste des risques. Les nouveaux risques identifiés pendant le déroulement du programme sont intégrés au fur et à mesure dans la liste des risques. Les exemples ciaprès de présentation peuvent être adaptés en fonction de la taille et de la complexité du programme d’aménagement. Fig. G-1 : Exemple d’une liste de risques Projet Projet Projet Principaux dangers sectoriel sectoriel 1 2 G1 Les offres sont au-dessus du devis / postérieures à l’échéance X X G2 Oppositions X X X G3 Sol de fondation X X G4 Logiciels : défaillances X Projet Projet Projet Principales chances sectoriel sectoriel 1 2 C1 Les offres sont en dessous du devis / antérieures à l’échéance X X C3 Sol de fondation X C4 Logiciels : produit standard avec fonctionnalités supplémentaires X

Analyse du risque

Les facteurs de risque identifiés (dangers et chances) et leurs effets sur les objectifs ou les exigences du programme sont analysés. Pour chaque facteur de risque, on estime la probabilité d’occurrence et l’ampleur de l’écart par rapport à l’objectif en tenant compte des mesures déjà décidées, c’est-à-dire que l’on calcule le risque résiduel. Fig. G-2 : Exemple d’une évaluation des risques G1 : Les offres sont au-dessus du devis / de l’échéance Incidences sur Probabilité Incidences sur les Incidences sur les Évaluation par : l’objectif de d’occurrence coûts délais prestations X 20 % 100 + 10 mois - Y 30 % 70 + 8 mois - Équipe 85 + 10 mois -

Les comptes-rendus sont en principe qualitatifs, et complétés par des indications quantitatives. Pour les comptes-rendus, chacun des facteurs de risque et leurs conséquences sur les objectifs ou les exigences du programme est pourvu d’une valeur de risque et représenté dans une matrice des risques (cf. Fig. G-3). Quant aux autres risques, ils doivent au moins faire l’objet d’une description.

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Lorsqu’une étude de risque fait apparaître un déséquilibre entre chances et dangers reconnus, il faut reconsidérer et adapter les prévisions de délai et de coûts. Fig. G-3 : Exemple d’une matrice des risques (incidences sur les coûts ; présentation analogue pour les échéances) Gesamtprojekt NEAT per 31.12.2006 Auswirkungen auf das Kostenziel

Auswirkung Chance gross Mio. SFr.

100-500 gross C5 Mio. SFr. 10-100 mittel Mio. SFr. klein Mio. SFr.

Eintretenswahrscheinlichkeit klein mittel gross s. gross

klein

Auswirkung Gefahr Mio. SFr.

mittel Mio. SFr. gross Mio. SFr.

gross Mio. SFr.

Chancen Risikopotenzial: klein mittel gross s.gross Gefahren

Les catégories ayant des effets sur l’objectif de coûts doivent être considérées comme des exemples et adaptées au programme d’aménagement ou aux mesures.

Évaluation du risque

La matrice des risques est évaluée. Suivant la stratégie choisie (par ex. dans le cadre d’une gestion de la qualité du programme), il faut prendre des mesures pour chaque risque. On peut alors décider de se contenter d’observer le danger / la chance, d’en approfondir l’étude, d’agir pour le / la réduire / l’accroître (probabilité d’occurrence ou ampleur) ou pour l’éliminer.

Après que la mise en œuvre d’une mesure a été décidée, il faut la surveiller et mettre à jour l’évaluation des risques (risque résiduel).

Facteur principal de risque Strat. Mesures Dangers Resp. Délai Chances Resp. Délai

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Documentation de la gestion des risques

Les analyses des risques effectuées dans le cadre de la gestion des risques doivent faire l’objet d’une documentation transparente et retraçable. Le résumé des résultats de la gestion des risques figure dans le rapport d’étape.

Processus

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Annexe H : Gestion du contrat Grâce à la gestion du contrat, le GI assure qu’au besoin, les indices de coûts puissent être calculés et vérifiés à tout moment. De plus, le GI tient un calendrier d’adjudication pour les grandes adjudications.

Liste de contrat :

Il s’agit de tenir à jour les indications suivantes sur les contrats, celles-ci ne font cependant pas l’objet des comptes-rendus périodiques.

– Code PSP – Objet de la prestation – Procédure d’adjudication choisie – Devis – Preneur de contrat – Numéro de contrat – Nom du contrat – Somme contractuelle – Somme des avenants – Somme des factures – Recettes – Renchérissement contractuel – Statut du contrat

Factures individuelles : Au besoin, le GI indique les factures individuelles liées aux contrats avec les indications suivantes :

– Code PSP – Preneur de contrat – Numéro de contrat – Monnaie du contrat – Date du contrat – Numéro de justificatif – Date de justificatif – Date de comptabilisation – Texte de comptabilisation – Montant (avec indication de la monnaie) – TVA (avec indication de la monnaie) – Montant payé (avec indication de la monnaie)

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Annexe I : Annonce d’événement / compterendu d’événement L’annonce d’événement doit comporter les prescriptions suivantes : Objet Événement extraordinaire à grand impact public ou annonce de nouvelles conclusions ainsi que de nouveaux risques reconnus ayant des incidences considérables sur la prestation (y c. qualité), les coûts ou les délais. Contenu - informations principales sur l’événement (sans longue introduction dans le projet) - éventuellement annoncer une déclaration plus complète Destinataire par courriel à projektereignis@bav.admin.ch Prescription formelle la rubrique Objet doit commencer par le nom du projet, complété par la clé du projet selon le PSP. Les déclarations d’événement sont numérotées par programme d’aménagement et par GI. Auteur GI

Le GI doit informer l’OFT sans délai, au plus tard dans les 24 heures après l’événement.

Une déclaration d’événement est nécessaire (liste non exhaustive) : – En cas d’accidents avec issue mortelle – En cas de dérangements dans le déroulement de la construction (par ex. grève, incendie, dégâts de phénomènes naturels) – Lors d’autres événements extraordinaires qui ont déjà suscité l’intérêt des médias – Si, pendant la réalisation, on se rend compte d’un écart par rapport à l’approbation des plans – Si un seul événement (et non pas une lente variation de l’estimation du risque) compromet les objectifs convenus en matière de coûts ou de délais (par ex. si une procédure d’adjudication fait supposer qu’il y aura des surcoûts importants, faillite d’un entrepreneur, nouveau contrat collectif de travail, report de la date de mise en service...) – Si une modification non encore libérée doit être effectuée immédiatement

Le rapport d’événement doit contenir les indications suivantes : Objet Événements spécifiques qui mettent en danger les prestations convenues, l’objectif de coûts ou les jalons. Contenu - Informations complètes sur les nouvelles conclusions - Exposé des mesures prises ou prévues. Destinataire OFT (l’OFT peut transmettre les comptes-rendus d’événement à d’autres services). Auteur GI

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Annexe J : Contenu du rapport du GI sur l’avancement des travaux La succession des rubriques des rapports intermédiaires et des rapports sur l’avancement des travaux est standardisée pour les GI. La structure ci-après est obligatoire (condition minimale) :

Liste des abréviations

1 Résumé Résumé y c. évaluation globale au sens d’un Management

Summary

2 État d’avancement du État d’avancement et perspectives (facultatif pour les rapports

programme intermédiaires) des sections et sous-sections

Section A Vue d’ensemble par projet des prestations fournies, prestations – Sous-section aa prévues de la prochaine période, modifications, coûts et délais. – Sous-section bb Section B – …

3 Délais (vue d’ensemble) Vue d’ensemble des délais

– Situation / prévisions Mettre l’accent sur les délais principaux, notamment les mises en – Jalons (*) service Analyse et évaluation de l’évolution des délais (*) Un sous-chapitre n’est nécessaire que si des objectifs intermédiaires ont été explicitement convenus avec l’OFT.

4 Coûts (vue d’ensemble) Vue d’ensemble des coûts

– Situation / prévisions Concentration sur la base de référence, la prévision des coûts et – Gestion des coûts leur précision ainsi que sur les engagements pris et les coûts effectifs (indices de coûts : C01, C06, C07, C09, C13, C14, C15). Évaluation de l’évolution des coûts et mesures de pilotage prévues le cas échéant

5 Gestion des risques

6 Finances Vue d’ensemble des finances

– Conventions de mise en CMO : œuvre (emploi des Toutes les CMO et leurs indices K01, K02, K03, K04, C13 et C14 fonds) doivent être listés dans un tableau et commentés. – Provenance des fonds (*) (*) requis seulement en cas de financement par plusieurs sources Planification financière : il convient d’indiquer l’état de la planification financière dans le rapport d’avancement des travaux à l’aide des indices F01, F02, F04 ainsi que dans le rapport intermédiaire à l’aide de F03. Il s’agit d’évaluer la situation budgétaire de la période sous revue.

7 Organisation / Individuellement par programme d’aménagement. Autres

environnement contenus possibles : relations publiques / communication,

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– Organisation développements technologiques, contexte international, – Contacts avec les conditions-cadres juridiques autorités – Révisions et examen

Annexes Individuellement par programme d’aménagement et par nombre de projets : (* si une à deux pages ne suffisent pas au ch. 3 à 6) ­ Échéancier (*), ­ Vue d’ensemble des coûts (*), ­ Attestation de financement (*), ­ Calendrier des adjudications (lots principaux ou plus de 10 millions de francs) ­ Gestion des risques (*) : liste complète des risques y c. évaluation

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Annexe K : Prescriptions relatives au rapport final La structure et le contenu du rapport final sont calqués sur les rapports sur l’avancement des travaux. Le rapport final informe du déroulement des différents projets ou groupes de projets à partir de la signature de la CMO jusqu’à l’achèvement du projet ainsi que d’éventuelles variations de coûts et de délais.

Il contient en outre les indications suivantes : – Confirmation que les prestations fixées dans la convention sont fournies. – Confirmation que le projet correspond au projet approuvé et que les interfaces prédéfinies ont été respectées. – Documentation des modifications de projets approuvées. – Confirmation que les charges de la DAP sont exécutées. – Base de référence des coûts, évolution des coûts, coûts finals, attestation de financement. – Lorsque, au moment de l’achèvement du projet, toutes les prestations d’un contrat ou d’une convention sont décomptées, le renchérissement compensé par l’OFT et la TVAnr font en outre l’objet d’une attestation séparée au moyen du décompte de contribution. – Motivation des variations de coûts (prestations, surcoûts/économies). – Tableaux des décomptes, dont le contenu est défini à l’annexe L. – Documentation vérifiable des prestations fournies. – Appels de fonds effectués et prévus.

Si le projet contient aussi des composantes de technologie ferroviaire, il faut joindre en sus les documents suivants au rapport final : – Certificat de l’exécution des charges – Autorisations d’exploiter (art. 8 OCF), autorisations d’exploiter officielles

En cas de décomptes anticipés selon l’annexe L, le rapport final contient également les informations concernant les prestations en suspens.

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Annexe L : Tableaux de décompte Pour le décompte de projets achevés ou de projets d’une CMO, on utilise les tableaux ci-après, qui indiquent les montants effectifs (sans arrondissements). Le total des coûts des projets avec financement par des tiers et la part fédérale à décompter doivent être attestés séparément dans la figure L-1 en accord avec l’OFT.

Fig. L-1 : Décompte d’un projet, sans renchérissement ni TVAnr Désignation : n° ID:

Colonne Désignation Base Montant Total dont… CMO Co-financement 1 Co-financement 2

C06 Base de référence des coûts actuelle (état des prix BRIC) BRIC

C09 Factures brut (y c. renchérissement contractuel; hors TVA n.r.) effective 0.00 C11 - recettes réalisées effective 0.00 =C09-C11 Factures net (y c. renchérissement contractuel; hors TVA n.r.) effective 0.00 0.00 0.00 0.00 C08 Renchérissement dû à l’indexation effective C10 Renchérissement contractuel effective C15 (=C08+C10) - Renchérissement total effective 0.00 =C09-C11-C15 Factures net (base BRIC; hors TVA n.r.) BRIC 0.00

=C09-C11-C15-C06 Diff. par rapp. à la base de référence des coûts actuelle (BCA) en CHF BRIC 0.00 =(C09-C11-C15-C06)/C06 Différence par rapp. à la base de référence des coûts actuelle (BCA) en % BRIC %

Lieu / date: Signature du/de la chef/fe de projet:

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Fig. L-2 : TVAnr et appels de fonds Désignation : n° ID:

Colonne Désignation Base Montant Part CMO

C09-C11 Coûts nets (y c. renchérissement contractuel; sans TVA n.r.) effective

+ TVA n.r. effective Coûts nets (y c. renchérissement contractuel et TVA n.r.) effective 0.00

- Paiements effectués (appels de fonds) effective Paiements attendus (appels de fonds) effective 0.00

Lieu / date: Signature du/de la contrôleur/se:

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Décomptes anticipés

Un achèvement de projet ou un décompte de projet est considéré comme anticipé lorsque le GI n'a pas encore fourni toutes les prestations au moment du décompte.

Lors de l’achèvement anticipé d’un projet, il y a lieu de tenir compte des points suivants : – Un décompte anticipé peut se faire tant au niveau d’une CMO qu’au niveau du projet / groupe de projets. – Les éléments décomptés de manière anticipée comportant des prestations à fournir doivent être attestés clairement dans le décompte de projet. Par prestations à fournir, on entend des charges non encore exécutées découlant d’une approbation des plans – Les prestations à fournir ne doivent pas être liées à des incertitudes considérables telles que des conflits juridiques non résolus. Les transactions foncières qui n’ont pas encore fait l’objet d’un acte notarié et pour lesquelles il existe un accord de principe entre les parties ne sont pas considérées comme des conflits juridiques ouverts au sens de la RUBA. – Les coûts qui ne sont pas encore échus doivent être déterminés de sorte que l’imprécision des coûts soit prise en charge de manière égale par les deux partenaires. – Le montant des prestations à fournir ne doit pas dépasser un million de francs par décompte. – Les décomptes anticipés doivent être convenus au préalable avec l’OFT. Pour les prestations à fournir jusqu’à 100 000 francs au maximum, une annonce écrite informelle de la part du GI suffit. – L’OFT vérifie et approuve le décompte du GI, fixe le montant des prestations qui restent à fournir et exige une déclaration de réalisation de celles-ci. Parallèlement, la répartition définitive entre prêts et financement à fonds perdu est également fixée. – Le GI établit le décompte final sur la base du décompte de projet approuvé. L’acquittement financier par l’OFT a lieu conformément au délai de paiement convenu. – Le GI informe l’OFT de la réalisation des prestations dès que celles-ci ont été fournies. Cette déclaration fait partie intégrante du décompte de projet définitif.

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Annexe M : Libération de la phase Contenu d’une demande de libération de phase

Avant chaque phase, le GI présente une demande de libération de ladite phase. Cette demande peut être divisée en un courrier distinct et un mandat adressé à la direction de projet (les liens vers les documents ou les documents référencés doivent être fournis ; par ex. profils d’exigence, cahiers des charges, etc.).

La demande de libération de phase inclut les exigences minimales suivantes : – Désignation du projet et numéro PSP – Libération de la phase demandée – Description succincte du projet o État du projet d’offre servant de base au projet o Offre à réaliser et principales exigences fonctionnelles que l’infrastructure doit remplir et modifications par rapport à l’offre et à l’infrastructure actuelles o Écarts fonctionnels par rapport au mandat lié à la phase précédente et motivation – Risques particuliers, défis et décisions pertinentes d’organes à prendre en compte – Description de la prestation d’étude de projet de la phase. Possibilité de référencer les annexes de la CMO-étude de projet et obligation de ne mentionner que les particularités (par ex. prestations préalables pour la prochaine phase) ; coûts de la prestation d’étude de projet lors de la phase « Études préliminaires »et indication des parts de coûts internes et externes ; de plus, indiquer comment les coûts ont été déterminés (estimation des heures de travail ou coûts de construction) ; s’il faut prévoir un montant inhabituellement élevé pour un projet, il faut aussi le motiver. – Information sur les échéances relatives à une décision concernant une éventuelle variante planifiée, des jalons (par ex. remise de la procédure d’approbation des plans/ décision sur celle-ci), l’achèvement de la phase proposée, perspectives sur la phase suivante et sur le délai de mise en service prévu – Total des coûts et indications suivantes : o Base de coûts de l’arrêté de crédit y c. FGA, hors TVA (C01). Si C01 n’est pas pertinent, il convient d’indiquer une base de référence des coûts adéquate. o Coût en fonction du dossier de la phase précédente, il convient d’attester le supplément pour les FGA6 de manière transparente o Répartition des coûts selon les parts d’aménagement et de maintien de la qualité des infrastructures7 dès qu’elles sont connues, mais obligatoirement pour la proposition de libérer la phase « projet de mise à l’enquête / projet de l’ouvrage » o L’indication de la base de prix inhérents au dossier correspondant suffit ; il n’est pas nécessaire de le convertir en fonction de la date de référence de la proposition de libérer la phase.

6Les dépenses sont facturées au prix coûtant (coûts de production et FGA). Le supplément des FAG ne doit pas dépasser 2 % et doit avoir été indiqué dans une auto-déclaration. 7 Part des coûts des travaux subordonnés de maintien de la qualité des infrastructures qui ont été intégrés au projet.

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Exemple de tableau des coûts

Indication Montant actuel Montant BRIC (en millions de francs, hors TVA) Base de prix Abrév. Prog. mm/yyyy IRF xxx.x IRF xxx.x Estimation des coûts finaux à la fin de la xxx.xx xxx.xx phase précédente, hors FGA

• Participations au financement et xxx.xx xxx.xx recettes (par ex. contributions de tiers)

• Net (hors FGA, hors TVA, hors xxx.xx xxx.xx recettes) Financement par CMO (hors FGA) xxx.xx xxx.xx

• Part maintien subordonné de la qualité xxx.xx xxx.xx des infrastructures

• Part aménagement xxx.xx xxx.xx

Financement par CMO (FGA compris) xxx.xx xxx.xx

Base de coûts de l’arrêté de crédit, FGA xxx.xx compris (C01)

Contenus supplémentaires pour la demande de libération de phases

- Libération de la phase « PME/PO » : le GI peut demander à l’OFT de procéder à un examen technique préliminaire du projet.

Exigences relatives aux libérations des phases par l’OFT

L’OFT libère les phases au moyen d’un courrier. Les libérations de phases comprennent :

• Les exigences spécifiques au projet pour l’étude de projet, les conditions-cadres à respecter ainsi que les prescriptions en matière de coûts et de délais. S’il y a un écart par rapport à la proposition du GI, il convient de l’indiquer et de le justifier en conséquence.

• Montant libéré au titre de la CMO pour l’étude de projet pour les prestations de la phase suivante. Ce point n’est pas applicable si un projet est déjà financé avec une CMO-Réalisation.

Exigences en matière de surveillance des phases (non applicable aux CFF)

• Rendre compte à la coordination du programme GI des avancées des travaux et du financement des « études préliminaires », de l’« avant-projet » et du « projet de mise à l’enquête et projet de l’ouvrage ».

• Appels de fonds divisés en phases.

Exigences applicables aux CFF en matière de surveillance des phases

- Phase « Études préliminaires » : rendre compte au groupe de travail Études (GT-É) et non à la coordination du programme CFF.

- Appels de fonds : les appels de fonds peuvent être effectués sur l’ensemble des phases. Les CFF assurent la surveillance des crédits de phases conformément à la libération des phases de l’OFT auquel ils rendent compte trimestriellement à cet effet.

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