R-62-03 SCI AEO La directive R-62-03 décrit les exigences du système de contrôle interne pour les entreprises ayant le statut AEO en Suisse, y compris les bases légales et les méth

Département fédéral des finances DFF Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières OFDF Domaine de direction Bases

ALAD 01.02.2022

Règlement R-62-03 SCI AEO

Les règlements représentent les dispositions d'exécution du droit douanier et des actes législatifs de la Confédération autres que douaniers. Ils sont publiés afin de garantir une application uniforme du droit.

Aucun droit allant au-delà des dispositions légales ne peut en être déduit.

1 Définition

Le contrôle interne (système de contrôle interne - SCI) comprend toutes les mesures de contrôle qui garantissent le bon déroulement des opérations dans une entreprise. Ces mesures, méthodes et processus sont ordonnés par le conseil d’administration (initiation) et le comité de direction (pilotage / conception). Sur le plan organisationnel, le contrôle interne est intégré aux processus de travail (réalisé en cours de travail) ou effectué en amont ou en aval du processus de travail.

Le SCI est donc un instrument de gestion important qui permet d’identifier à temps les risques susceptibles de menacer les objectifs de l’entreprise et de prendre les mesures appropriées.

2 Possibilités d’évaluation d’un SCI

Un SCI peut être évalué sur la base de trois critères de qualité: «efficacité», «traçabilité» et «efficience». Sous le critère «efficacité», on vérifie si le SCI couvre tous les domaines d’activité pertinents et donc tous les risques, si les responsabilités sont clairement définies et si le SCI est directement intégré aux processus concernés. Un SCI efficace se caractérise par le fait que les incidents qui entravent la réalisation des objectifs commerciaux sont nettement réduits. La traçabilité d’un SCI peut être évaluée sur la base de la documentation des objectifs et des risques commerciaux, de la description des mesures de contrôle qui en découlent ainsi que de leurs résultats. Un SCI peut être considéré comme efficace s’il se concentre autant que possible sur les risques les plus importants, si les contrôles font partie intégrante des processus d’entreprise et si les contrôles sont automatisés lorsque cela est possible.

3 Bases légales

En Suisse, les entreprises qui sont soumises de par la loi à un contrôle ordinaire (art. 727 et 727a CO [RS 220]) sont tenues d’établir un SCI en vertu de l’art. 728a, al. 1, ch. 3, CO. Le législateur ne s’est toutefois pas prononcé sur la forme exacte du SCI. Selon l’opinion générale dominante, l’examen du SCI selon l’article susmentionné se limite au SCI dans le domaine financier. En raison de leur taille, de nombreuses PME ne sont pas soumises à un contrôle ordinaire et ne doivent donc pas, de par la loi, avoir un SCI.

Les bases légales relatives au statut d’AEO (annexe II, art. 3, let. c et d de l’accord CESA [RS 0.631.242.05] et art. 112e de l’ordonnance sur les douanes [RS 631.01]) exigent cependant que toutes les personnes déposant une demande disposent d’un SCI adapté au type et à la taille de l’entreprise, qui permette de prévenir, de détecter et de corriger les erreurs et les opérations illégales ou non conformes.

4 Exigences selon les lignes directrices

Il n’existe pas de SCI standard, car un SCI efficace doit être adapté aux risques spécifiques de chaque entreprise.

Les lignes directrices relatives aux AEO précisent ce qui suit en ce qui concerne le SCI:

Il convient de noter qu’il n’existe pas de règles standard pour la mise en place d’un tel système de contrôle interne. En premier lieu, le demandeur doit démontrer que son organisation administrative est adaptée à la gestion des mouvements de marchandises, compte tenu de son modèle d’entreprise, et qu’il dispose d’un système de contrôle interne adéquat.

Il faut s’assurer que le demandeur documente ses procédures et ses instructions de travail au moyen d’une description claire des processus, des responsabilités et des remplacements en cas d’absence et qu’il les applique correctement. L’OFAC examine cette documentation dans le cadre du processus d’agrément. Il convient de noter que le degré de détail et l’étendue de cette description doivent être adaptés à la taille et à l’activité de l’entreprise.

Les procédures de contrôle interne concernent non seulement le fonctionnement quotidien du service chargé des opérations liées à la douane, mais aussi tous les services liés à la gestion des activités du demandeur en rapport avec la chaîne logistique internationale (finances/comptabilité, sécurité, informatique, formation, RH, etc.). Les contrôles internes peuvent prendre des formes très diverses, allant du simple «principe des quatre yeux» à des contrôles de plausibilité électroniques complexes. Ces procédures et/ou instructions internes doivent être documentées sous forme électronique ou sur papier et être accessibles à tous les collaborateurs concernés.

Sur demande de l’OFAC, le demandeur doit pouvoir présenter les preuves correspondantes (par ex. planification globale du SCI, concept, rapports d’audit internes ou externes, domaine et instructions de contrôle, matrice des risques, constatations, mesures et mise en œuvre, etc.). Toutefois, la simple existence de concepts de contrôle ne suffit pas. Le demandeur est responsable de la vérification régulière et complète des procédures et de leur bonne exécution, et assure ainsi le contrôle de gestion. Il veille en outre à ce que les éventuelles modifications soient documentées (mises à jour régulières) et que les collaborateurs concernés soient informés des changements ou que les procédures soient connues dans l’entreprise. En cas de modifications notables de l’activité commerciale, des procédures, des systèmes ou des risques, l’entreprise certifiée AEO doit en informer l’OFAC.

5 Dispositions d’exécution lors de l’évaluation du SCI dans le domaine AEO

L’audit devrait se concentrer en premier lieu sur l’identification et l’évaluation des risques les plus élevés ainsi que sur les contrôles internes prévus par le demandeur et leurs contre-mesures et mesures de réduction des risques. Il s’agit de réduire l’impact des risques identifiés à un niveau acceptable avant d’octroyer le statut d’AEO au demandeur.

L’évaluation d’un SCI commence par une analyse préliminaire qui permet d’obtenir une vue d’ensemble du demandeur ainsi que de l’activité commerciale de ce dernier. Sur la base de ces connaissances de base, il est possible d’évaluer les principaux risques. Le SCI peut ensuite être évalué sur la base des critères «traçabilité», «efficacité» et «efficience».

Analyse préliminaire (questions générales sur l’entreprise)

– De quel type d’entreprise s’agit-il? (forme juridique, taille, entreprise familiale, etc.)

– Dans quel secteur et dans quels pays le demandeur travaille-t-il?

– Quels sont les principaux processus commerciaux de l’entreprise?

– Quelles sont les activités que le demandeur effectue lui-même et celles qu’il a externalisées?

– Sur quels sites le demandeur travaille-t-il et comment ces sites sont-ils sécurisés?

– Quels sont les risques auxquels le demandeur pourrait être exposé?

Traçabilité

– Les objectifs commerciaux, l’analyse des risques ainsi que les mesures de contrôle qui en découlent ont-ils été décrits de manière compréhensible?

– Les contrôles effectués et leurs résultats sont-ils documentés?

Puissance

– L’entreprise dispose-t-elle d’un environnement de gestion et de contrôle cohérent? Cela signifie que des contrôles sont définis, qu’ils sont effectués et que l’on sait clairement qui en est responsable?

– Les collaborateurs connaissent-ils le SCI ainsi que les responsabilités qui en découlent?

– Existe-t-il un code de conduite général?

– Le SCI repose-t-il sur une analyse de risque fondée de l’activité commerciale?

– Existe-t-il une matrice de contrôle des risques qui indique quels risques doivent être minimisés par quelles mesures et qui en est responsable?

– Les principaux risques ont-ils été identifiés?

– Tous les domaines pertinents sont-ils pris en compte? Selon l’activité de l’entreprise, cela comprend: le respect des réglementations douanières, la tenue de la comptabilité, la surveillance du flux des marchandises (commande, entrée et stockage des marchandises, production et sortie des marchandises), la sécurité de l’information (matériel et logiciels, sécurité des données), la sécurité des bâtiments (sécurité physique, réglementation des accès, gestion des clés), le choix et le contrôle régulier des entreprises partenaires, des prestataires de services externes ainsi que de la clientèle en cas d’affaires délicates, l’administration du personnel.

– Les contrôles ont-ils été intégrés directement dans les processus d’entreprise ou sontils effectués séparément?

– Si le SCI a été nouvellement établi: de nouveaux contrôles ont-ils été introduits ou les processus adaptés suite à la mise en place du SCI? Avec quelles conséquences?

– Si le SCI existe déjà depuis longtemps: quels sont les incidents négatifs qui ont pu être minimisés par rapport à avant?

Efficacité

– Le SCI inclut-il les contrôles les plus importants?

– Le SCI est-il tenu à jour et adapté à intervalles réguliers aux nouvelles circonstances?

– Les contrôles sont-ils directement intégrés dans les processus commerciaux lorsque cela est possible?

– Des contrôles automatisés sont-ils effectués, par exemple dans le domaine de l’informatique ou de la comptabilité?

6 Risques, dangers et solutions possibles

(Extrait de l’annexe 2 des lignes directrices de l’UE) 2.4. Système de contrôle interne (soussection 3.3 du questionnaire) Indicateur: procédures de contrôle interne / questionnaire CH 3.03

ISO 9001:2015 sections 5, 6, 7 et 8

Description du – Contrôles insuffisants sur les processus commerciaux au sein de risque l’entreprise – L’absence de procédures de contrôle ou des procédures de contrôle insuffisantes donnent lieu à des fraudes, des activités non autorisées ou illégales – Enregistrement incorrect et/ou incomplet des transactions dans le système comptable – Données fausses et/ou incomplètes dans les déclarations en douane et autres documents douaniers

Solutions – Désigner une personne responsable de la qualité des procédures et possibles des contrôles internes de l’entreprise – Sensibiliser tous les chefs de service aux contrôles internes dans leur service – Collecter les données relatives aux contrôles et aux audits internes et remédier aux faiblesses identifiées en prenant les mesures correctives qui s’imposent – Informer les autorités douanières des cas de fraude ou d’activités illicites ou illégales détectés – Communiquer les procédures de contrôle interne pertinentes aux collaborateurs concernés – Créer un dossier/fichier contenant, pour chaque type de marchandises, les données pertinentes en matière de droits de douane (numéro de tarif, taux de droits, origine et régime douanier) en fonction du volume des marchandises – Désigner une ou plusieurs personnes chargées de la gestion et de la mise à jour de la législation douanière applicable (inventaire de la législation), c’est-à-dire mettre à jour les données dans le progiciel de gestion intégré (PGI), le logiciel de dédouanement ou le logiciel comptable – Informer et former les collaborateurs sur les imprécisions possibles et sur les procédures permettant de les éviter – Établir des procédures d’enregistrement et de correction des erreurs et des transactions