34.4 Déclaration concernant le nom(01.01.2013)

Département fédéral de justice et police DFJP Domaine de direction Droit privé Office fédéral de l'état civil OFEC

no 34.4 du 1er janvier 2013

Déclaration concernant le nom avec effet sur le nom de l‘enfant

Transaction Déclaration concernant le nom

Déclaration concernant le nom

Déclaration concernant le nom avec effet sur le nom de l‘enfant

0 Aperçu systématique

Démarrer 1 Examen préliminaire

1.1 Compétence

Déclaration

1.1.1 Quant au lieu

concernant le nom 1.1.2 Quant à la personne

Examen 2 Examen préliminaire 2.1 Identité

2.2 Documents

Interruption, 2.3 Conditions juridiques transmission Conditions? non en cas de 2.3.1 Nom de l’enfant de parents mariés récusation ensemble oui 2.3.2 Nom de l’enfant de parents non mariés ensemble Examen identité, état civil, domicile

2.3.3 Déclaration concernant le nom faite

Ressaisie conformément à l’art. 13d Titre Final CC Préparation de 2.3.4 Consentement de l‘enfant l’enregistrement Mandat de

2.4 Port du nom

ressaisie au lieu 2.5 Droit de cité non d’origine

Données 3 Préparation de l‘enregistrement disponibles? Saisie des

3.1 Données non disponibles

non personnes 3.2 Données disponibles oui étrangères

4 Déclaration concernant le nom

Données actuelles? Enregistrement 4.1 Etablissement de l‘acte des non événements 4.2 Remise de la déclaration manquants oui 4.3 Consentement de l’enfant âgé de plus de douze ans Etablissement de la déclaration

4.4 Remise de la déclaration ainsi que

concernant le nom du consentement de l’enfant âgé de Signature de la plus de douze ans par l’intermédiaire déclaration d’une représentation de la Suisse à concernant le nom l‘étranger Consentement de l’enfant de plus de 5 Enregistrement douze ans

6 Communications officielles

Enregistrement

7 Délivrance d’extraits du registre

Communications 7.1 Confirmation d’une déclaration officielles concernant le nom Délivrance

7.2 Preuve du nom

d’extraits du 7.3 Confirmation de l‘enregistrement registre 7.4 Livret de famille Archivage des pièces 8 Archivage des pièces justificatives justificatives Fin 8.1 Original de la déclaration concernant le nom

8.2 Correspondance

Déclaration concernant le nom avec effet sur le nom de l‘enfant

1 Examen préliminaire

1.1 Compétence

1.1.1 Quant au lieu

Chaque office de l’état civil en Suisse (art 37 al. 4, 37a al. 4 et 14b al. 1 OEC) est compétent pour l’enregistrement de la déclaration concernant le nom de l’enfant de parents mariés ensemble (art. 270 al. 2 CC), de parents non mariés ensemble (art. 270 a al. 2 et 3 CC) ou faite conformément à l’art. 13d Tit Fin CC.

A l’étranger, la déclaration concernant le nom peut être remise auprès de la représentation de la Suisse.

Le consentement au changement du nom de l’enfant âgé de plus de 12 ans peut être remis auprès de chaque office de l’état civil en Suisse resp. de chaque représentation de la Suisse à l’étranger (art. 37 b al. 2 OEC), indépendamment du lieu de la remise de la déclaration concernant le nom citée ci-dessus.

1.1.2 Quant à la personne

Pour l’enregistrement de la déclaration concernant le nom, les collaboratrices et les collaborateurs de l’office de l’état civil et des représentations de la Suisse à l’étranger doivent tenir compte des règles qui régissent la récusation (voir art. 89 al. 3 OEC).

2 Examen

2.1 Identité

La personne qui veut faire une déclaration doit se légitimer au moyen d’un passeport ou d’une carte d’identité lorsqu’elle se présente à l’office de l’état civil ou auprès de la représentation de la Suisse à l’étranger (art. 16 al. 1 let. b OEC). Il en est de même lors de la remise du consentement de l’enfant âgé de plus de 12 ans. Il y a lieu de s’assurer de façon adéquate (questions de contrôle et non questions suggestives) qu’une personne ne s’approprie pas de manière abusive les données ou les documents d’une tierce personne afin de masquer ou de cacher sa propre identité.

2.2 Documents

Aucun document, à l’exception d’une attestation de domicile de l’enfant ne doit être présenté si les données actuelles des personnes concernées sont disponibles dans le système (art. 16 al.4 OEC).

Déclaration concernant le nom avec effet sur le nom de l‘enfant

2.3 Conditions juridiques

2.3.1 Nom de l’enfant de parents mariés ensemble

Si les parents ont choisi lequel de leurs noms de célibataire porteront leurs enfants lors de la conclusion du mariage, ils peuvent déclarer conjointement une seule fois, dans l’année suivante la naissance du premier enfant, que l’enfant prenne le nom de célibataire de l’autre conjoint (art. 270 al. 2 CC). Cette déclaration ne peut être remise que par les parents qui ont choisi le nom que porteront leurs enfants au moment du mariage (art. 160 al. 3 CC). Elle est valable pour tous les autres enfants communs pour autant que le droit suisse soit applicable.

Les signatures des parents doivent être légalisées (art. 37 al. 5 OEC).

2.3.2 Nom de l’enfant de parents non mariés ensemble

Si l’autorité tutélaire a attribué l’autorité parentale aux deux parents, ces derniers peuvent déclarer conjointement par écrit, dans le délai d’une année après l’attribution de l’autorité parentale, que l’enfant porte le nom de célibataire du père (art. 270a al. 2 CC).

Une nouvelle déclaration sera faite pour chaque autre enfant.

Le père peut faire la même déclaration s’il est le seul détenteur de l’autorité parentale (art. 270a al. 3 CC). Dans ce cas, il y a lieu d’informer la mère, dans la mesure du possible (adresse connue), du changement de nom de l’enfant au moyen d’une confirmation de la déclaration concernant le nom (art. 37a al. 3 OEC). Il s’agit d’un simple devoir d’information sans droit de recours. Pour toutes questions, la mère doit être renvoyée à l’autorité tutélaire qui a attribué l’autorité parentale.

L’attribution de l’autorité parentale conjointement aux deux parents ou au père seul est à justifier au moyen de la décision actuelle de l’autorité tutélaire et de l’attestation de la force exécutoire datée (délai d’un an).

Les signatures des parents et, le cas échéant, de l’enfant (art. 37a al. 5 et art. 18 al. 1 let. k OEC) doivent être légalisées.

2.3.3 Déclaration concernant le nom faite conformément à l’art. 13d Titre Final CC

Si les parents ne portent plus de nom commun après le 01.01.2013 à la suite d’une déclaration faite conformément à l’art. 8a Tit Fin CC (lors d’un mariage existant, le conjoint qui a changé de nom lors de la conclusion du mariage avant le 01.01.2013 peut déclarer en tout temps vouloir reprendre le nom de célibataire), ils peuvent demander conjointement jusqu’au 31.12.2013 que l’enfant acquière le nom de célibataire du parent qui a remis cette déclara-

Lorsque l’autorité parentale sur un enfant dont les parents ne sont pas mariés ensemble a été attribuée conjointement aux deux parents ou au père seul avant le 01.01.2013, la déclaration prévue à l’art. 270a, al. 2 et 3 CC, peut être faite jusqu’au 31.12.2013 (art. 13d al. 2 Tit Fin CC). L’attribution de l’autorité parentale conjointement aux deux parents ou au père seul

Déclaration concernant le nom avec effet sur le nom de l‘enfant

est à justifier au moyen d’une confirmation actuelle de l’autorité tutélaire (selon les circonstances, la décision remonte à des années déjà et pourrait avoir été révoquée entre temps).

Les signatures doivent être légalisées (art. 14b al. 2 OEC).

2.3.4 Consentement de l’enfant

Si l’enfant mineur a atteint l’âge de douze ans révolus, il n’est possible de changer son nom qu’avec son consentement (art. 270b CC). Lorsqu’une déclaration concernant le nom se rapporte à un enfant âgé de plus de 12 ans, l’officier de l’état civil doit obtenir son consentement. Le nom de l’enfant ne doit pas être changé si ce consentement fait défaut ou si l’enfant concerné le refuse expressément. La transaction Changement de nom y relative doit être supprimée.

L’enfant doit donner personnellement son consentement. L'enfant qui a atteint l’âge de douze ans révolus peut se rendre lui-même ou accompagné de ses parents à l’office de l’état civil. Comme les enfants au-delà de cet âge ne sont plus absolument domiciliés chez leurs parents (par exemple, en raison d’une formation), le consentement peut être donné auprès de tout officier d'état civil en Suisse. Si l'enfant se trouve à l’étranger, il peut donner son consentement auprès de toute représentation de la Suisse.

La signature de l’enfant doit être légalisée (art. 18 al. 1 let. l OEC).

2.4 Port du nom

Une modification de l'orthographe officielle du nom n'est pas recevable dans le cadre de la déclaration.

2.5 Droit de cité

Si l’enfant mineur acquiert le nom de l’autre parent, il acquiert, en lieu et place de son droit de cité cantonal et communal antérieur, celui de ce parent pour autant qu’il possède la nationalité suisse (art. 271 al. 2 CC). Les parents qui font la déclaration et l’enfant concerné âgé de plus de 12 ans doivent être informés de l’éventuel changement de droit de cité avant la remise de la déclaration concernant le nom resp. du consentement.

3 Préparation de l‘enregistrement

3.1 Données non disponibles

Si le données de la personne qui veut faire une déclaration ne sont pas disponibles dans le système, il y a lieu de mandater la ressaisie (voir processus no 30.1 «Ressaisie»).

Déclaration concernant le nom avec effet sur le nom de l‘enfant

Si la personne qui veut faire une déclaration est une personne étrangère qui n'est pas inscrite dans le registre des familles, il faut tout d'abord procéder à l'enregistrement de l'état civil (voir processus no 30.3 «Saisie des ressortissants étrangers», art. 15 al. 2 OEC).

3.2 Données disponibles

Il y a lieu de vérifier si les données disponibles dans le système sont exactes, complètes et conformes à l’état actuel (art. 16 al. 1 let. c OEC). La personne qui fait la déclaration confirme par écrit l’exactitude des données (formule 8.1).

Si l'on constate que les données d'état civil disponibles ne sont pas exactes, complètes et conformes à l'état actuel, la procédure doit être interrompue jusqu'à ce que les événements qui n'ont pas encore été saisis soient justifiés et enregistrés.

4 Déclaration concernant le nom

4.1 Etablissement de l‘acte

Le document est à établir (formule 4.0.1 ou, cas échéant, 4.0.1.1) si les données de la personne concernée disponibles dans le système sont actuelles et la déclaration concernant le nom peut être reçue.

4.2 Remise de la déclaration

Le document préparé doit être signé en un seul acte par les personnes qui font la déclaration et par l'officier de l'état civil (art. 18 al. 1 OEC). La signature des déclarants ne doit pas être obtenue par une autre voie; elle doit être apposée en présence d'une personne habilitée. Si la déclaration n’est pas remise au même office de l’état civil, l’acte est à transmettre à l’office de l’état civil collaborant dans ce but. Celui-ci vérifie la signature des personnes qui font la déclaration également au moyen de la signature et renvoie l’acte à l’office de ‘état civil compétent qui traite la transaction (la date de la déclaration est celle de la dernière signature). Si les personnes concernées sont domiciliées à l'étranger, la déclaration peut être remise auprès de la représentation de la Suisse (ch. 4.4 et suivant).

4.3 Consentement de l’enfant âgé de plus de douze ans

Si la déclaration concerne un enfant mineur qui a atteint l‘âge de 12 ans révolus, le document préparé doit être signé en un seul acte par l’enfant et par l'officier de l'état civil (art. 18 al. 1 OEC). Le cas échéant, la signature de l’enfant peut être obtenue avec la collaboration d’un autre office de l’état civil (voir ch. 2.3.4). Le document signé par les personnes qui ont fait la déclaration et par l’officier de l’état civil qui a reçue la déclaration est à transmettre à l’office de l’état civil collaborant dans ce but. Celui-ci vérifie la signature de l’enfant qui donne son consentement également au moyen de la signature et renvoie l’acte à l’office de l'état civil compétent qui clôture la transaction (la date de la déclaration est celle de la dernière signature).

Déclaration concernant le nom avec effet sur le nom de l‘enfant

Dans des cas fondés, la déclaration concernant le nom et le consentement de l’enfant peuvent être reçus en dehors des locaux de l'office de l'état civil (hôpital, établissement pénitentiaire).

4.4 Remise de la déclaration ainsi que du consentement de l’enfant âgé de plus de

douze ans par l’intermédiaire d’une représentation de la Suisse à l‘étranger

A l’étranger, la déclaration et, le cas échéant, le consentement de l’enfant âgé de plus de douze ans peuvent être remis auprès de la représentation de la Suisse. Celle-ci prépare ellemême la formule qui est signée en un seul acte par les personnes qui veulent faire la déclaration et, le cas échéant, par l’enfant âgé de plus de douze ans ainsi que par la collaboratrice ou le collaborateur de la représentation de la Suisse à l’étranger. Le document original est ensuite transmis, par l'intermédiaire de l'autorité de surveillance, à l'office de l'état civil compétent du canton d'origine des personnes concernées, en vue de l'enregistrement.

L’office de l’état civil compétent enregistre la déclaration dans la transaction Déclaration concernant le nom. La date de la légalisation de la signature auprès de la représentation de la Suisse sera saisie en tant que date de la déclaration et le siège de l’office de l’état civil qui procède à l’enregistrement dans le registre de l’état civil sera saisi en tant que lieu de remise de la déclaration concernant le nom (remarque dans le masque Données complémentaires: «a été remise auprès de la représentation de la Suisse à …..»). Une décision d'inscription de l'autorité de surveillance n'est pas nécessaire puisqu'il ne s'agit pas d'un document délivré par une autorité étrangère.

5 Enregistrement

La déclaration concernant le nom est juridiquement valable dès que la signature des personnes qui font la déclaration et, le cas échéant, de l’enfant âgé de plus de douze ans qui donne son consentement, a été légalisée par l'officier de l'état civil ou par une collaboratrice ou un collaborateur de la représentation de la Suisse à l’étranger. L'enregistrement de la déclaration concernant le nom ainsi que d’un éventuel changement de droit de cité cantonal et communal doit se faire sans délai ou au plus tard le prochain jour ouvrable suivant la remise de la déclaration resp. la réception du document (lors de la remise de la déclaration auprès de la représentation de la Suisse à l’étranger) (art. 19 et 28 OEC).

L'enregistrement dans le registre de l’état civil ne doit pas obligatoirement être fait par la personne qui a légalisé la signature sur la déclaration concernant le nom. Les règles de récusation sont également applicables à la personne habilitée (chiffre 1.1.2).

Déclaration concernant le nom avec effet sur le nom de l‘enfant

6 Communications officielles

La livraison des données

– à l’administration communale du lieu de domicile ou de séjour de l’enfant concerné (art. 49 al. 1 OEC), – à l’Office fédéral de la statistique (art. 52 OEC) et – aux autorités de l‘AVS (art. 53 al. 1 OEC)

a lieu automatiquement et sous forme électronique ou sur papier à défaut de raccordement de la commune concernée (art. 49 al. 3 ou 99b OEC).

Le cas échéant, d’autres communications sont envoyées

– à l’office de l’état civil de la commune d’origine de la personne concernée (art. 49a al. 2 OEC), – à l'Office fédéral des migrations si l'événement concerne un requérant d'asile, une personne admise provisoirement ou qui a été reconnue réfugiée (art. 51 OEC par analogie). Même s'il n'existe pas de prescription explicite, il est judicieux de communiquer également les déclarations concernant le nom afin que, par exemple, les documents de voyage des personnes reconnues réfugiées puissent être établis avec les noms corrects.

Si la naissance en Suisse de l’enfant mineur est inscrite dans un registre tenu sur papier, une communication de la déclaration concernant le nom selon art. 270a al. 2 et 3 CC et art. 13d Tit Fin CC sera également envoyée au lieu de naissance (art. 98 OEC).

D'autres communications nécessitent une base légale cantonale (art. 56 OEC).

7 Délivrance d’extraits du registre

7.1 Confirmation d’une déclaration concernant le nom

Un document confirmant la remise d’une déclaration concernant le nom est délivré sur demande ou sur commande (formule 4.1.2).

7.2 Preuve du nom

Un document attestant le nom officiel actuel peut être délivré sur demande ou sur commande (formule 7.8).

Ce document permet à la personne concernée de prouver le nom qu’elle porte officiellement. En outre, elle peut justifier par ce document les changements de nom antérieurs pour autant qu’ils aient été enregistrés dans le registre informatisé de l'état civil.

Déclaration concernant le nom avec effet sur le nom de l‘enfant

7.3 Confirmation de l‘enregistrement

Une confirmation de l’enregistrement du changement de nom effectué par déclaration à l’étranger est envoyée à la représentation de la Suisse à l’étranger sur demande. Elle sert à la mise à jour du registre des immatriculations et permet un établissement correct des documents d’identité.

7.4 Livret de famille

Un livret de famille établi avant l'enregistrement électronique des événements est mis à jour gratuitement sur demande. Il n'est pas permis d'effectuer des inscriptions dans un livret de famille étranger (exception: livret de famille de la CIEC).

8 Archivage des pièces justificatives

8.1 Original de la déclaration concernant le nom

La déclaration concernant le nom signée et légalisée par l'office de l'état civil resp. par la représentation de la Suisse à l’étranger est à archiver en tant que pièce justificative. Ce document ne doit pas être remis ou remplacé par une photocopie.

8.2 Correspondance

Toute correspondance doit être conservée dans la mesure où elle peut avoir une force probante.