Rundschreiben betreffend Datenschutz beim Antrag auf Familienzulagen

Département fédéral de l'intérieur DFI Domaine Famille, générations et société

CH-3003 Berne, OFAS,

Aux autorités cantonales de surveillance des allocations familiales

Aux caisses de compensation AVS

Votre référence: - Votre courrier du - Notre référence: 643.02/2008/03561 23.01.2009 No.: 1 Collaborateur/trice responsable: Marc Stampfli / Stm Berne, le 26 janvier 2009

Circulaire concernant la protection des données en lien avec les demandes d’allocations familiales

Madame, Monsieur,

Alerté par une personne qui a rencontré un problème de protection des données lorsqu’elle a présenté sa demande d’allocations familiales, le préposé fédéral à la protection des données et à la transparence a critiqué la procédure appliquée par quelques caisses de compensation pour allocations familiales (CAF) et quelques employeurs. Il nous a priés de communiquer ses considérations aux services concernés ; vous en trouverez le détail dans la citation ci-après de son courrier du 12 décembre 2008 à l’OFAS. Certes, la surveillance des CAF est, en vertu de l’art. 17, al. 2, de la loi sur les allocations familiales (LAFam), du ressort des cantons ; mais comme la plupart des CAF sont gérées par des caisses de compensation AVS, nous nous permettons d’envoyer la présente à l’ensemble des caisses AVS. Nous prions les cantons de la faire parvenir aux autres CAF reconnues par eux, donc à celles visées par l’art. 14, let. a, LAFam, et les en remercions d’avance.

« Un citoyen, auquel le commissaire cantonal à la protection des données a dit de s’adresser à nous, a attiré notre attention sur un formulaire utilisé par une caisse de compensation pour allocations familiales, ainsi conçu qu’il doit être signé non seulement par le requérant, mais aussi par son employeur. L’employeur peut ainsi prendre connaissance de données qui sont recueillies par la caisse de compensation en vue d’examiner le droit à une prestation selon la LAFam. Outre les données fournies par l’employeur, doivent aussi être communiquées par ce formulaire des indications sur le revenu du conjoint. On comprendra donc que la conception de ce formulaire puisse être jugée choquante sous l’angle de la protection des données.

Marc Stampfli Effingerstrasse 20, CH-3003 Berne Tél. +41 (31) 3229079, fax +41 (31) 3227880 Marc.Stampfli@bsv.admin.ch http://www.ofas.admin.ch

» Comme vous nous l’avez signalé, l’Office fédéral des assurances sociales a publié des check-lists à l’intention des caisses de compensation pour allocations familiales. La check-list pour les organes d’exécution (données concernant les salariés) peut être téléchargée depuis son site internet : http://www.ofas.admin.ch/ ÆThèmes ÆFamille / allocations familiales ÆAllocations familiales Æ « Vous trouverez les directives pour l’application de la LAFam et de la LFA, ainsi que des informations sur les organes d’exécution, à la page « Assurances sociales / pratique » de la rubrique AFam » ÆAFam ÆDonnées de base AFam.

» Cette check-list de l’OFAS est un outil destiné à faciliter aux CAF la mise en œuvre de la LAFam, et non un formulaire à soumettre sous cette forme au requérant. La responsabilité de la mise en œuvre de la loi fédérale, le recueil des données et donc aussi la conception du formulaire de demande, sont du ressort des caisses cantonales de compensation pour allocations familiales. Bien que l’exécution de la loi revienne aux organes d’exécution cantonaux, et la surveillance de la protection des données, aux commissaires cantonaux à la protection des données, nous nous permettons de faire part de nos réflexions à vous comme aux commissaires cantonaux à la protection des données (copie de la présente à privatim).

» L’OFAS a bien vu qu’il se posait un problème de protection des données, puisqu’à la page 3 de la check-list citée ci-dessus, note 2, il est observé que, par souci de protection des données, la CAF ne devrait demander en plus le revenu de l’ex-conjoint ou de l’autre parent – lorsque l’ayant droit ne vit pas avec lui – que dans les cas d’exception où cette information est nécessaire. Cependant les CAF cantonales, en exigeant que l’employeur signe aussi la demande présentée par son salarié, rend possible un traitement des données par l’employeur qui n’est pas admissible et qui contrevient à la loi sur la protection des données. L’employeur a ainsi connaissance de données qui servent à l’examen d’une demande conformément à la LAFam. Elles ne sont pas nécessaires à la réalisation du rapport de travail au sens de l’art. 328b CO, raison pour laquelle l’employeur ne peut invoquer aucun motif justificatif.

» Les CAF, en tant qu’instance de traitement des données, doivent concevoir les formulaires de telle sorte que seuls les ayants droit puissent prendre connaissance des données. Concrètement, cela signifie que l’annonce par l’employeur et les renseignements donnés par le salarié doivent figurer sur des formulaires distincts et que la remise des documents doit être ainsi organisée qu’une séparation des flux de données entre employeur et caisse de compensation soit assurée en conformité avec la loi sur la protection des données.

» C’est pourquoi nous vous prions d’informer les caisses cantonales de compensation pour allocations familiales que la procédure de demande doit être organisée de telle sorte que les informations fournies par le salarié et importantes pour l’assurance ne puissent venir à la connaissance de l’employeur. » (Traduction OFAS)

Nous avons depuis lors apporté les précisions nécessaires à la check-list et complété de façon appropriée les réponses données à la rubrique « Foire aux questions » du site de l’OFAS (http://www.bsv.admin.ch/themen/zulagen/00059/02246/index.html?lang=fr). Nous adapterons en conséquence les Directives pour l’application de la LAFam à l’occasion de leur prochaine mise à jour.

En vous remerciant de prendre bonne note des considérations qui précèdent, nous vous présentons, Madame, Monsieur, nos salutations les meilleures.

Marc Stampfli, chef du secteur Questions familiales

Copie :

• Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, Feldeggweg 1, 3003 Berne

• PRIVATIM, c/o Datenschutzbeauftragter des Kantons Zürich, Dr. Bruno Baeriswyl, Beckenhofstrasse 23. Postfach, 8090 Zürich