235.22
Verordnung
über das Informationssystem E-VERA
(Verordnung E-VERA, VEVERA)
vom 17. August 2016 (Stand am 1. April 2026)
Präambel
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf Artikel 29 Absatz 1 Buchstabe a des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 20201 über die Bearbeitung von Personendaten durch das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten
und Artikel 63 Absatz 2 des Auslandschweizergesetzes vom 26. September 20142 (ASG),3
verordnet:
1. Abschnitt Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E‑VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).
Art. 2 Zweck des Informationssystems
Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische Direktion (KD), insbesondere betreffend:
die Führung des Auslandschweizerregisters;
die Kommunikation mit den Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;
die Verwaltung und den Versand von Publikationen;
die Erstellung von Auswertungen und Statistiken;
die Bewältigung von Krisen und Katastrophen;
die Unterstützung der Schweizerischen Ausgleichskasse (SAK) im Rahmen der freiwilligen Versicherung nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 19464 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 19615 über die freiwillige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung.
Art. 3 Verantwortung
Die KD trägt die Verantwortung für das E-VERA.
Art. 4 Struktur
Das E-VERA besteht aus einer Datenbank und einem Online-Schalter.
2. Abschnitt Datenbearbeitung
Art. 5 Im E-VERA erfasste Personen
Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet:
Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer;
Ehepartnerinnen und Ehepartner sowie eingetragene Partnerinnen und Partner von Personen nach Buchstabe a;
Kinder von Personen nach den Buchstaben a und b;
ausländische Eltern von minderjährigen Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;
Personen und deren Angehörige, für welche die Schweiz Schutzfunktionen übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahrnimmt.
Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.
Art. 6 Erfassung und Überprüfung der Daten
Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu.
Die Schweizer Einwohnergemeinden können dem E-VERA den Wegzug ins Ausland (Art. 12 Abs. 4 ASG) oder den Zuzug in die Schweiz (Art. 13 Abs. 3 ASG) von Personen nach Artikel 5 Buchstaben a–d elektronisch melden. Die Daten über den Zuzug in die Schweiz werden in das E-VERA übernommen.6
Das E-VERA überprüft, ob die im E-VERA erfassten Daten zur Identität mit den im Personenstandsregister (Art. 39 des Zivilgesetzbuchs7) erfassten Daten übereinstimmen. Im E-VERA falsch erfasste Daten werden im E-VERA berichtigt und fehlende Daten ergänzt.8
Die im E-VERA erfassten AHV-Nummern werden nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 19479 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne AHV-Nummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die AHV-Nummer zu.10
Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssystem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht gespeichert.
Art. 7 Bearbeitungsrechte
Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche Bearbeitungsrechte.
Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte über den Online-Schalter einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger oder nicht mehr aktueller Daten beantragen und Dokumente elektronisch über den Online-Schalter übermitteln.11
Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach Anhang 1 im Abrufverfahren einsehen:
12die Abteilung Datenschutz, Informationssicherheit und Informationszugang des EDA: zur Erteilung von Auskünften bei Anfragen in ihrem Zuständigkeitsbereich;
die Interne Revision EDA: zur Vorbereitung und Durchführung von Audits auf Auslandvertretungen;
13…
das Passbüro EDA: zum Auffinden von Inhaberinnen und Inhabern von Diplomaten- und Dienstpässen im Ausland;
die SAK: zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Bereich der Alters- und Hinterlassenenversicherung sowie der Invalidenversicherung;
die ZAS: zur Zuweisung der AHV-Nummer14.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Die für das Stimmregister zuständigen Behörden verfügen für den Online-Schalter über diejenigen Zugriffsrechte, die für den Bezug von Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht notwendig sind.15
Art. 8 Bekanntgabe von Daten
Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.
Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und verschlüsselt übermittelt:
16dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Bundesstatistikverordnung vom 30. April 202517 und der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. November 200718;
der SAK: zur Vornahme der den Vertretungen gemeldeten Mutationen, die Dossiers betreffen, die von der SAK verwaltet werden;
der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der AHV-Nummer.
Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behörden bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Den für das Stimmregister zuständigen Behörden werden Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht automatisch und verschlüsselt übermittelt oder über den Online-Schalter bereitgestellt.19
Art. 8a20 Bearbeitung von Dokumenten
Die Ablage von Dokumenten, die im E-VERA bearbeitet werden, erfolgt im jeweiligen Geschäftsverwaltungssystem. Im E-VERA werden sie im Anschluss an die Bearbeitung gelöscht.
Art. 9 Vernichtung von Daten21
Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach Vollendung des 115. Altersjahrs, werden die Daten der betreffenden Person vernichtet:22
abgemeldet;
gestorben;
tot geboren;
Tod ohne Todesurkunde;
verschollen.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
3. Abschnitt Zugriffsberechtigungen und Betrieb
Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung
Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte.
Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin erfüllt sind.
Art. 11 Technischer Betrieb und Systemverwaltung
Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA verantwortlich.
Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.
Art. 1223 Schnittstellen
Das E-VERA verfügt über eine Schnittstelle zum Informationssystem EDAssist+.
Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Informationssystem EDAssist+ übermittelt werden, und legt die Periodizität der Übermittlung fest.
Dokumente nach Artikel 7 Absatz 2 werden über eine Schnittstelle an das EDAssist+ übermittelt, sofern dies zur Erfüllung der Aufgaben nach Artikel 3 der Verordnung vom 18. Juni 202124 über die konsularischen Informationssysteme des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten erforderlich ist.
Zur Erstellung elektronischer Personendossiers im standardisierten Geschäftsverwaltungssystem GEVER werden die erforderlichen Daten über eine Schnittstelle an GEVER übermittelt.
4. Abschnitt Datensicherheit
Art. 13 Sorgfaltspflichten
Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.
Art. 14 Datensicherheit
Die Informationssicherheit richtet sich nach:25
26der Datenschutzverordnung vom 31. August 202227;
28der Informationssicherheitsverordnung vom 8. November 202329;
30…
Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
Art. 15 Protokollierung
Die Zugriffe auf das E-VERA und die Bearbeitungen im E-VERA werden laufend protokolliert.
Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.31
5. Abschnitt Schlussbestimmungen
Art. 16 Aufhebung eines anderen Erlasses
Die VERA-Verordnung vom 7. Juni 200432 wird aufgehoben.
Art. 17 Änderung anderer Erlasse
Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:
…33
Art. 18 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am 1. September 2016 in Kraft.
Bearbeitungsrechte
(Art. 5 Abs. 2)
Zeichenerklärung:
Zugriffsberechtigte / Daten-empfangende Stellen | |
|---|---|
Vertretungen | Schweizerische Vertretungen im Ausland |
KD | Konsularische Direktion |
DII | Abteilung Datenschutz, Informationssicherheit und Informationszugang EDA |
IR | Interne Revision EDA |
KMZ | Krisenmanagementzentrum |
SAK | Schweizerische Ausgleichskasse |
ZAS | Zentrale Ausgleichsstelle |
BFS | Bundesamt für Statistik |
Bearbeitungsrechte | |
A | Sämtliche Bearbeitungsrechte |
B | Leserecht |
C | Antrags- und Leserecht |
D | Datenübermittlung verschlüsselt |
Daten | Vertretungen | KD | DII | IR | KMZ | Passbüro EDA | SAK | ZAS | BFS | Betroffene Personen (Art. 5) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Namen | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Vornamen | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Geburtsdatum | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Geburtsort | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Geschlecht | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Zivilstand | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Heimatort | A | A | B | B | B | B | B/D | B | D | C |
Staatsangehörigkeit / Bürgerrecht | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Angaben zu Einbürgerung, Verlust des Bürgerrechts: Ort, Datum, Behörde, Rechtskraft | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Anrede | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Titel | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
AHV-Nummer | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Bildungsstand | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Beruf: Berufsbezeichnung, Berufsgruppe, höchster Bildungsabschluss, Erfassungsdatum | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Angaben über Zivilstandsereignisse: Eheschliessung, Scheidung, Eintragung Partnerschaft, Auflösung Partnerschaft, Trennung, Trennungsbeginn, Trennungsende, Auflösungsgrund, Ungültigkeitserklärung, Adoption, Geburt, Namensänderung, amtlicher Nachweis, Datum, Ort, Urteil, Datum der Rechtskraft | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Angaben zum Tod: Datum, Ort, Meldungsart | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Sprache | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Korrespondenzsprache | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Angaben zur Ehegattin / zum Ehegatten, zur Partnerin / zum Partner: Name, Vorname, Geburtsdatum, AHV-Nummer | A | A | B | B | B | B | B/D | B | C | |
Angaben zu Kindern und Sorgerecht: Name, Vorname, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Sorgerechtsberechtigte | A | A | B | B | B | B | B/D | B | C | |
Kontaktangaben: Adressen, GPS-Daten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer | A | A | B | B | B | B | B/D | B | D | C |
Angaben zum Konsularkreis | A | A | B | B | B | B | B/D | D | C | |
Personennummer nach Art. 6 Abs. 1 | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | |
Angaben zu Eltern: Name, Vorname | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | C | |
Angaben zu Kontaktperson bei Tod: Name, Vorname, Kontakt | A | A | B | B | B | B | B/D | C | ||
Notfallangaben (freiwillig): Informationen zu Krankenkasse, Reiseversicherung, Patientenverfügung, Testament, Notfalladresse | A | A | B | B | B | C | ||||
Angaben zum Wegzug: Datum, Ort, Adresse, Grund | A | A | B | B | B | B | B/D | D | C | |
Angaben zum Zuzug: Datum, Ort, Adresse, Grund | A | A | B | B | B | B | B/D | D | C | |
Angaben zu Stimmrecht: Datum An-/Abmeldung, Stimmgemeinde, Sprache Stimmmaterial | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
An-/Abmeldung | A | A | B | B | B | B | B/D | C | ||
Logindaten Online-Schalter E-VERA | A | A | B | B | B | B | C | |||
Pass: Passnummer, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit | A | A | B | B | B | B | ||||
Verlustmeldung: Reisedokument, Modell, Nummer, Grund, Ort, Datum, Polizeirapport, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit, Meldungsdatum | A | A | B | B | B | B | C | |||
Verschollenmeldung: Datum, Behörde, Ort | A | A | B | B | B | B | B/D | C | ||
RIPOL-Check | B | B | ||||||||
Hinterlegung: Art, Ausweisnummer, Datum der Entgegennahme und der Aushändigung | A | A | B | B | B | B | C | |||
Person mit Relevanz für diplomatische Aufgaben | A | A | B | B | B | B | ||||
Abonnierte Publikationen | A | A | B | B | B | B | C | |||
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Datenkatalog und Periodizität
(Art. 12)
Informationssystem | Personendaten | Periodizität |
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