Verordnung über das Informationssystem E-VERA

Verordnung über das Informationssystem E-VERA (Verordnung E-VERA, VEVERA)

vom 17. August 2016

Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000¹ über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten und Artikel 63 Absatz 2 des Auslandschweizergesetzes vom 26. September 2014², verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E-VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegen- heiten (EDA).

Art. 2 Zweck des Informationssystems Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische Direktion (KD), insbesondere betreffend: a. die Führung des Auslandschweizerregisters; b. die Kommunikation mit den Auslandschweizerinnen und Auslandschwei- zern; c. die Verwaltung und den Versand von Publikationen; d. die Erstellung von Auswertungen und Statistiken; e die Bewältigung von Krisen und Katastrophen;

SR 235.22

2016-0173 2933

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f. die Unterstützung der Schweizerischen Ausgleichskasse (SAK) im Rahmen der freiwilligen Versicherung nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom

20. Dezember 19463 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung

(AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 19614 über die freiwil- lige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung.

Art. 3 Verantwortung Die KD trägt die Verantwortung für das E-VERA.

Art. 4 Struktur Das E-VERA besteht aus einer Datenbank und einem Online-Schalter.

2. Abschnitt: Datenbearbeitung

Art. 5 Im E-VERA erfasste Personen

1 Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet:

a. Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer; b. Ehepartnerinnen und Ehepartner sowie eingetragene Partnerinnen und Part- ner von Personen nach Buchstabe a; c. Kinder von Personen nach den Buchstaben a und b; d. ausländische Eltern von minderjährigen Auslandschweizerinnen und Aus- landschweizern; e. Personen und deren Angehörige, für welche die Schweiz Schutzfunktionen übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahrnimmt.

2 Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.

Art. 6 Erfassung und Überprüfung der Daten

1 Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System

teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu.

2 Die im E-VERA erfassten Versichertennummern nach Artikel 50c AHVG5 (Versi-

chertennummer) werden nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 19476 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne Versichertennummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die Versichertennummer zu.

3 SR 831.10 4 SR 831.111 5 SR 831.10 6 SR 831.101

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3 Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen

wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssys- tem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht gespeichert.

Art. 7 Bearbeitungsrechte

1 Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche

Bearbeitungsrechte. 2 Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger oder nicht mehr aktueller Daten beantragen.

3 Diefolgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach

Anhang 1 im Abrufverfahren einsehen: a. die Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip und Informationssicher- heit EDA: zur Erteilung von Auskünften bei Anfragen in ihrem Zuständig- keitsbereich; b. die Interne Revision EDA: zur Vorbereitung und Durchführung von Audits auf Auslandvertretungen; c. das Krisenmanagementzentrum des EDA: zur raschen Lokalisierung von Schweizer Bürgerinnen und Bürgern in Krisensituationen; d. das Passbüro EDA: zum Auffinden von Inhaberinnen und Inhabern von Dip- lomaten- und Dienstpässen im Ausland; e. die SAK: zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Bereich der Alters- und Hinterlassenenversicherung sowie der Invalidenversicherung; f. die ZAS: zur Zuweisung der Versichertennummer. 4 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

Art. 8 Bekanntgabe von Daten

1 Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen,

die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.

2 Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und ver-

schlüsselt übermittelt: a. dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Statistikerhebungsverordnung vom 30. Juni 19937 und der Registerharmonisierungsverordnung vom

21. November 20078;

7 SR 431.012.1 8 SR 431.021

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b. der SAK: zur Vornahme der den Vertretungen gemeldeten Mutationen, die Dossiers betreffen, die von der SAK verwaltet werden; c. der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der Versichertennummer.

3 Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behör-

den bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Art. 9 Vernichtung von Datensätzen 1 Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach Vollendung des 115. Altersjahrs, wird der Datensatz der betreffenden Person ver- nichtet: a. abgemeldet; b. gestorben; c. tot geboren; d. Tod ohne Todesurkunde; e. verschollen.

2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bun-

des.

3. Abschnitt: Zugriffsberechtigungen und Betrieb

Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung

1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern

des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte. 2 Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin erfüllt sind.

Art. 11 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA

verantwortlich.

2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computer-

system, die Datenbank und die Anwendungen.

3 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der

Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.

Art. 12 Schnittstelle Das E-VERA weist eine elektronische Schnittstelle zum Informationssystem EDAs- sist+ auf. Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Infor-

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mationssystem EDAssist+ übermittelt werden, sowie die Periodizität der Übermitt- lung.

4. Abschnitt: Datensicherheit

Art. 13 Sorgfaltspflichten

1 Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA

vorschriftsgemäss bearbeitet werden. 2 Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 14 Datensicherheit

1 Die Informatiksicherheit richtet sich nach:

a. der Verordnung vom 14. Juni 19939 zum Bundesgesetz über den Daten- schutz; b. Artikel 10 der Bundesinformatikverordnung vom 9. Dezember 201110; c. den Weisungen des Bundesrates vom 1. Juli 201511 über die IKT-Sicherheit in der Bundesverwaltung.

2 Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen

und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

Art. 15 Protokollierung

1 Die Zugriffe auf das E-VERA und die Bearbeitungen im E-VERA werden laufend

protokolliert.

5. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 16 Aufhebung eines anderen Erlasses Die VERA-Verordnung vom 7. Juni 200412 wird aufgehoben.

9 SR 235.11 10 SR 172.010.58

11 BBl 2015 5795

12 AS 2004 2997, 2007 6719, 2012 337

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Art. 17 Änderung anderer Erlasse Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:

1. Verordnung vom 9. Dezember 201113 über das Informationssystem

EDAssist+ Ersatz eines Ausdrucks Im ganzen Erlass wird «VERA» durch «E-VERA» ersetzt. Art. 6 Abs. 4

4 Die Daten werden von der KD und von den schweizerischen diplomatischen und

konsularischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) erfasst. Daten nach An- hang 2 Ziffern 1–10 und Anhang 3 Ziffern 1–6, die Personen betreffen, die im Informationssystem E-VERA (E-VERA) eingetragen sind, werden in einem automa- tisierten Verfahren aus E-VERA übernommen. Art. 10 Abs. 3

3 Das Krisenmanagementzentrum des EDA hat zur Erfüllung seiner Aufgaben ein

Leserecht für alle Daten in EDAssist+.

2. Verordnung vom 31. Oktober 194714 über die Alters- und

Hinterlassenenversicherung Art. 134quater Abs. 1

1 Die ZAS gibt Infostar, ZEMIS und E-VERA die Versichertennummer unmittelbar

nach der Zuweisung automatisiert und in elektronischer Form bekannt.

Art. 18 Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am 1. September 2016 in Kraft.

17. August 2016 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates

Der Bundespräsident: Johann N. Schneider-Ammann Der Bundeskanzler: Walter Thurnherr

13 SR 235.24 14 SR 831.101

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Informationssystem E-VERA. V AS 2016

Anhang 1 (Art. 5 Abs. 2)

Bearbeitungsrechte

Zeichenerklärung Zugriffsberechtigte / Daten empfangende Stellen Bearbeitungsrechte Vertretungen Schweizerische Vertretungen im Ausland A Sämtliche Bearbeitungsrechte KD Konsularische Direktion B Leserecht Fachstelle Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip C Antrags- und Leserecht und Informationssicherheit EDA D Datenübermittlung verschlüsselt IR Interne Revision EDA KMZ Krisenmanagementzentrum SAK Schweizerische Ausgleichskasse ZAS Zentrale Ausgleichsstelle BFS Bundesamt für Statistik

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Betroffene Personen (Art. 5) Daten

Vertretungen Fachstelle Passbüro EDA KD IR KMZ SAK ZAS BFS

Namen A A B B B B B/D B/D D C Vornamen A A B B B B B/D B/D D C Geburtsdatum A A B B B B B/D B/D D C Geburtsort A A B B B B B/D B/D D C Geschlecht A A B B B B B/D B/D D C Zivilstand A A B B B B B/D B/D D C Heimatort A A B B B B B/D B D C Staatsangehörigkeit / Bürgerrecht A A B B B B B/D B/D D C Angaben zu Einbürgerung, Verlust des Bürgerrechts: Ort, Datum, A A B B B B B/D B/D D C Behörde, Rechtskraft Anrede A A B B B B D C Titel A A B B B B D C Versichertennummer A A B B B B B/D B/D D C Bildungsstand A A B B B B D C

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Informationssystem E-VERA. V AS 2016

Betroffene Personen (Art. 5) Daten

Vertretungen Fachstelle Passbüro EDA KD IR KMZ SAK ZAS BFS

Beruf: Berufsbezeichnung, Berufsgruppe, höchster Bildungsabschluss, A A B B B B D C Erfassungsdatum Angaben über Zivilstandsereignisse: Eheschliessung, Scheidung, A A B B B B B/D B/D D C Eintragung Partnerschaft, Auflösung Partnerschaft, Trennung, Trennungsbeginn, Trennungsende, Auflösungsgrund, Ungültigkeitserklärung, Adoption, Geburt, Namensänderung, amtlicher Nachweis, Datum, Ort, Urteil, Datum der Rechtskraft Angaben zum Tod: Datum, Ort, Meldungsart A A B B B B B/D B/D D C Sprache A A B B B B B/D B/D D C Korrespondenzsprache A A B B B B D C Angaben zur Ehegattin / zum Ehegatten, zur Partnerin / zum Partner: A A B B B B B/D B C Name, Vorname, Geburtsdatum, Versichertennummer Angaben zu Kindern und Sorgerecht: Name, Vorname, Geburtsdatum, A A B B B B B/D B C Versichertennummer, Sorgerechtsberechtigte

Kontaktangaben: Adressen, GPS-Daten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, A A B B B B B/D B D C Faxnummer Angaben zum Konsularkreis A A B B B B B/D D C

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Informationssystem E-VERA. V AS 2016

Betroffene Personen (Art. 5) Daten

Vertretungen Fachstelle Passbüro EDA KD IR KMZ SAK ZAS BFS

Personennummer nach Art. 6 Abs. 1 A A B B B B B/D B/D Angaben zu Eltern: Name, Vorname A A B B B B B/D B/D C Angaben zu Kontaktperson bei Tod: Name, Vorname, Kontakt A A B B B B B/D C Angaben zum Wegzug: Datum, Ort, Adresse, Grund A A B B B B B/D D C Angaben zum Zuzug: Datum, Ort, Adresse, Grund A A B B B B B/D D C Angaben zu Stimmrecht: Datum An-/Abmeldung, Stimmgemeinde, A A B B B B D C Sprache Stimmmaterial An-/Abmeldung A A B B B B B/D C Logindaten Online-Schalter E-VERA A A B B B B C Pass: Passnummer, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit A A B B B B Verlustmeldung: Reisedokument, Modell, Nummer, Grund, Ort, Datum, A A B B B B C Polizeirapport, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit, Meldungsdatum Verschollenenmeldung: Datum, Behörde, Ort A A B B B B B/D C RIPOL-Check B B

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Informationssystem E-VERA. V AS 2016

Betroffene Personen (Art. 5) Daten

Vertretungen Fachstelle Passbüro EDA KD IR KMZ SAK ZAS BFS

Hinterlage: Art, Ausweisnummer, Datum der Entgegennahme und A A B B B B C der Aushändigung Person mit Relevanz für diplomatische Aufgaben A A B B B B Abonnierte Publikationen A A B B B B C Militärische Meldepflicht A A B B B B

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Anhang 2 (Art. 12)

Datenkatalog und Periodizität Informationssystem Personendaten Periodizität

EDAssist+ a. Namen Nach Bedarf b. Vornamen c. Adressdaten und Kommunikationsmittel (Kontaktangaben) d. Geburtsdatum e. Geschlecht f. Sprachen g. Heimatorte h. Staatsangehörigkeiten i. Versichertennummer j. Personennummer

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