Stellungnahme des Bundesrates

Il 3 ottobre 2002 la NZZ ha pubblicato un articolo con il titolo "Das Geheimnis der verschwundenen Akten" (il segreto dei dossier scomparsi, ndt.) sui dispacci dell'ex ambasciatore C. Jagmetti che sembrano esser spariti. L'informazione, secondo la quale 11 dei 23 dispacci dell'ex ambasciatore Jagmetti sarebbero stati "rimossi", non è corretta. I 23 comunicati in questione, trasmessi dal 3 agosto 1995 al 15 ottobre 1996, sono archiviati sia alla centrale, sia presso l'ambasciata di Washington.

L'archiviazione presso il DFAE è organizzata in base alla legge federale del 26 giugno 1998 sull'archiviazione, le direttive del DFI del 13 luglio 1999 sulla gestione degli atti nell'amministrazione federale, le disposizioni del DFAE del 1° luglio 1997 sull'organizzazione, le direttive del DFAE 530 e 532, i piani di registrazione presso la centrale e varie circolari sull'argomento. Presso la centrale vengono aggiornati 5 sistemi di registrazione (DSC esclusa). Grazie ad un programma informatico è possibile stabilire in ogni momento dove è stato archiviato un dossier. L'eliminazione di pratiche, tanto presso la centrale quanto all'estero, avviene in base ad elenchi concordati con l'Archivio federale. Senza l'accordo di questo ufficio non è permesso distruggere le pratiche. La consegna dei dossier al collaboratore competente avviene in conformità alle direttive in merito, scambiando i documenti con un cosiddetto "bollettino di consegna" sul quale sono annotati la data del prestito ed il nome dell'agente e che prende il posto del dossier negli archivi.

Per garantire l'integrità del dossier, è necessario che il personale competente riceva i dossier per intero. Il prelievo di singoli documenti non è permesso.

Il Consiglio federale fa notare che l'Archivio federale controlla periodicamente la gestione degli atti in particolare presso il DFAE. L'ultima ispezione al Dipartimento degli affari esteri ha avuto luogo l'11 aprile 2000. La valutazione attestava "un'ottima impressione offerta dai servizi di registrazione".

Risposta del Consiglio federale.