Verordnung über die digitale Verwaltung

Die Behörden führen ihre Geschäfte und Dokumente digital.

Sie digitalisieren eingehende Papierdokumente und können das Original vernichten.

Sie führen Papierdokumente oder bewahren sie auf, wenn dies

1. durch die Gesetzgebung vorgeschrieben oder

2. ausnahmsweise zur Beweissicherung oder aus anderen sachlichen Gründen angezeigt ist.

Sie setzen Software zur digitalen Geschäftsverwaltung ein, die

1. Veränderungen von Dokumenten datiert und nachvollziehbar macht,

2. Dokumente und ihre Veränderungen sicher der Autorin oder dem Autor zuordnet und

3. verhindert, dass Dokumente verloren gehen oder unbefugt eingesehen, verändert oder gelöscht werden.

Im Verkehr innerhalb von und zwischen Behörden sowie in Personalangelegenheiten sind digitale Dokumente und Informationen rechtlich massgeblich, wenn

1. sie gemäss den Standards (Art. 8) in einer Weise erstellt und gespeichert werden, die ihre Echtheit sicherstellt, oder

2. aus anderen Gründen keine ernsthaften Zweifel an ihrer Echtheit bestehen.

Für den Verkehr zwischen Behörden und Dritten können die Standards die Methoden regeln, mit denen die Echtheit von Dokumenten Dritten gegenüber bestätigt wird.

Bestimmungen der kantonalen Gesetzgebung, die vorschreiben, dass ein Vorgang schriftlich zu erfolgen hat, wird auch dadurch Genüge getan, dass der Vorgang in einer digitalen Form erfolgt, die den Nachweis durch Text erlaubt.

Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich, sofern keine gesetzlichen Vorschriften entgegenstehen.

Die Behörden

1. können Dritten digitale Rechnungen ausstellen und von Dritten Rechnungen in digitaler Form verlangen,

2. nutzen dafür verbreitet eingesetzte und sichere Methoden, gegebenenfalls nach Massgabe der Standards (Art. 8).

Sie können die Erbringung kostenpflichtiger Leistungen von der Zahlung oder Vorauszahlung auf digitalem Weg abhängig machen.

Voraussetzung ist, dass

1. die Dritten dem digitalen Rechnungs- oder Zahlungsverkehr zustimmen,

2. sie zum digitalen Verkehr mit Behörden verpflichtet sind (Art. 8 DVG), oder

3. die Zahlung behördliche Leistungen betrifft, deren Inanspruchnahme freiwillig ist und die nur auf digitalem Weg bestellt werden können.

Mitglieder und Angestellte von Behörden verkehren in Personalangelegenheiten mit den Behörden digital.

Dies gilt auch für die Begründung, Änderung und Beendigung eines Arbeitsverhältnisses.

Die Behörden können Leistungen erbringen, um den Zugang von Privaten zu digitalen Leistungen der Behörden zu ermöglichen oder zu erleichtern.

Sie können kostendeckende Gebühren erheben.

Behörden, die in beiden Amtssprachen arbeiten, können digitale Leistungen in einer einzigen Amtssprache oder ausnahmsweise in einer anderen Sprache erbringen, wenn die Leistungen für den behördeninternen Gebrauch bestimmt sind und sich hauptsächlich an Personen richten, welche die betreffende Sprache beherrschen.

Die Konferenz digitale Verwaltung und ICT (KDI) legt die Standards und Prozesse für die Digitalisierung fest und veröffentlicht sie.

Die Veröffentlichung kann durch Verweis auf Prozesse oder Standards Dritter erfolgen, die ausnahmsweise auf Englisch verfasst sein können.

Die Behörden

1. überprüfen die Identität von Personen, die digitale Leistungen nutzen oder die Zahlungen von Behörden empfangen, soweit dies für den Zweck der Leistung oder der Zahlung erforderlich ist,

2. können dazu namentlich die Vorlage von Identifikationsmitteln verlangen und diese in Anwesenheit der Personen oder auf digitalem Weg überprüfen,

3. setzen dazu Verfahren ein, die ein dem Zweck der digitalen Leistung angemessenes Vertrauen gewährleisten.

Mindestens ein Verfahren mit der Vertrauensstufe 2 gemäss dem Standard eCH-0170 «Qualitätsmodell zur Authentifizierung von Subjekten»² ist in der Regel erforderlich für digitale Leistungen, mit denen

1. Zahlungen an Dritte erfolgen,

2. bedeutende Rechte oder Pflichten begründet werden,

3. Verfügungen oder Entscheide eröffnet werden, oder

4. Personendaten bearbeitet werden, die besonders schützenswert sind oder einer besonderen gesetzlichen Geheimhaltungspflicht unterliegen.

Vorbehalten bleiben Vorschriften der besonderen Gesetzgebung oder des Bundesrechts.

Die Basisdienste sind:

Die Leistungsbeschreibungen gemäss Artikel 26

1. regeln die Nutzung der Basisdienste näher,

2. können dabei das Recht oder in Bezug auf kantonale Behörden die Pflicht zur Nutzung der Basisdienste einschränken.

Die Nutzungspflicht gilt, soweit

1. die besondere Gesetzgebung nicht den Einsatz anderer ICT-Mittel vorschreibt,

2. der Grosse Rat die Nutzungspflicht nicht für sich oder seine Organe einschränkt (Art. 17 Abs. 6 DVG).

Die Zustimmung der Gemeindevertretungen gemäss Artikel 17 Absatz 4 Buchstabe b Ziffer 2 und 3 DVG zur Erweiterung der Nutzungspflicht der Basisdienste erfolgt im Rahmen der Konsultation zur Änderung von Artikel 10 Absatz 1.

Im Fall der Befassung des Grossen Rates mit einem Gesetzes- oder Beschlussentwurf gemäss Artikel 17 Absatz 4 Buchstabe a oder Buchstabe b Ziffer 1 DVG enthält der Vortrag das Ergebnis der Konsultation oder der Vernehmlassungen der Gemeindevertretungen.

Die Organe gemäss Artikel 21 DVG nehmen kantons- und verwaltungsweite Aufgaben der digitalen Verwaltung und der ICT wahr.

Die Vorsitzenden entscheiden über den Beizug anderer als der in dieser Verordnung genannten Personen zur Behandlung einzelner Geschäfte.

Die Organe geben sich eine Geschäftsordnung.

Die Organe fällen ihre Entscheide nach Möglichkeit im Konsens.

Wird kein Konsens erreicht, legen die Vorsitzenden den Entscheid des Organs auf der Grundlage der geführten Diskussion fest. Sie können dazu eine konsultative Abstimmung durchführen.

Vertretungen der Finanzkontrolle und der Datenschutzaufsichtsstelle sind an den Entscheiden nicht beteiligt.

Bei den Organen besteht eine Hierarchie in der folgenden Reihenfolge:

1. Regierungsrat,

2. Regierungsdelegation digitale Verwaltung und ICT (RDI),

3. KDI,

4. Fachgruppen.

Übergeordnete Organe können Geschäfte im Zuständigkeitsbereich untergeordneter Organe an sich ziehen und selbst entscheiden.

Untergeordnete Organe können das ihnen übergeordnete Organ mit Differenzen oder mit Entscheiden von besonderer Tragweite befassen.

Der RDI gehören an:

1. die Staatsschreiberin oder der Staatsschreiber (Vorsitz),

2. die Finanzdirektorin oder der Finanzdirektor (stellvertretender Vorsitz),

3. zwei weitere vom Regierungsrat bestimmte Mitglieder des Regierungsrates,

4. die weiteren Mitglieder der Geschäftsleitung digitale Verwaltung und ICT (GLDI).

Die RDI

1. bereitet Geschäfte des Regierungsrates im Bereich der digitalen Verwaltung und der ICT vor,

2. legt Vorgaben und Prioritäten für die Erarbeitung von Strategien fest,

3. kann Studien und Projekte in Auftrag geben.

Die Geschäftsstelle Digitale Verwaltung (GDV) stellt das Sekretariat sicher.

Dem KDKG gehören die Mitglieder der RDI sowie die folgenden Personen an:

1. die Präsidentin oder der Präsident des Verbands Bernischer Gemeinden (VBG),

2. die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer des VBG,

3. eine gemeinsame Vertretung der Städte Bern, Biel und Thun,

4. von der RDI bestimmte Vertretungen der Kantonsverwaltung.

Die Staatsschreiberin oder der Staatsschreiber

1. hat den Vorsitz,

2. wird durch die Finanzdirektorin oder den Finanzdirektor vertreten.

Das KDKG

1. stellt die Zusammenarbeit des Kantons mit den Gemeinden im Bereich der digitalen Verwaltung und der ICT sicher,

2. nimmt zu Vorhaben und Projekten beratend Stellung und kann deren Durchführung empfehlen,

3. bestimmt auf Antrag der Vertretungen der Gemeinden die Personen, die seitens der Gemeinden an der Entscheidfindung der anderen Organe mitwirken.

Die GDV stellt das Sekretariat sicher.

Der GLDI gehören an:

1. die Staatsschreiberin oder der Staatsschreiber (Vorsitz),

2. die Generalsekretärin oder der Generalsekretär der Finanzdirektion (stellvertretender Vorsitz),

3. eine Vizestaatsschreiberin oder ein Vizestaatsschreiber,

4. die Vorsteherin oder der Vorsteher des KAIO,

5. die Leiterin oder der Leiter der GDV.

Die GLDI

1. stellt den Austausch zwischen der Staatskanzlei und der Finanzdirektion zu Belangen der digitalen Verwaltung und der ICT sicher,

2. koordiniert die Geschäfte der RDI, des KDKG und der KDI,

3. veranlasst Projekte zur Anpassung der Gesetzgebung über die digitale Verwaltung.

Die GDV stellt das Sekretariat sicher.

Der KDI gehören an:

1. die Vorsteherin oder der Vorsteher des KAIO (Vorsitz),

2. die Leiterin oder der Leiter der GDV (stellvertretender Vorsitz),

3. Vertretungen der Direktionen, der Staatskanzlei und der Justizbehörden, wobei es sich dabei in der Regel um Direktunterstellte der Vorsteherin oder des Vorstehers oder deren Stellvertretungen handelt,

4. von der RDI bestimmte weitere Vertretungen der Kantonsverwaltung oder anderer Behörden.

Die KDI

• a erarbeitet zuhanden des Regierungsrates die Strategie gemäss Artikel 13 Absatz 2 DVG und beschliesst Teilstrategien,

• b erlässt auf Antrag der zuständigen Fachgruppen

• 1. Standards und Prozesse gemäss Artikel 14 DVG,

• 2. die Rollenbeschreibungen der Verwaltung im Bereich der digitalen Verwaltung und der ICT,

• c erlässt Weisungen zur Umsetzung der Gesetzgebung über die digitale Verwaltung,

• d koordiniert die Führung der Portfolios der Projekte, Leistungen, Applikationen und Daten der Verwaltung,

• e stellt das verwaltungsweite Controlling sicher,

• f kann Studien, Projekte, Benchmarks und Audits in Auftrag geben,

• g entscheidet über Differenzen zwischen Direktionen, der Staatskanzlei oder den Justizbehörden bei direktionsübergreifenden Projekten oder Angelegenheiten.

Das KAIO stellt das Sekretariat sicher.

Die KDI oder die besondere Gesetzgebung setzt Fachgruppen zur Erfüllung von Aufgaben im Bereich der digitalen Verwaltung und der ICT ein.

Den Fachgruppen gehören an:

1. Vertretungen aller Direktionen, der Staatskanzlei und der Justizbehörden,

2. gegebenenfalls Vertretungen der Finanzkontrolle und der Datenschutzaufsichtsstelle,

3. gegebenenfalls Vertretungen der Gemeinden,

4. gegebenenfalls Vertretungen der Parlamentsdienste,

5. Fachpersonen.

Die Fachgruppen haben in ihrem Fachgebiet folgende Aufgaben:

• a Erlass von Weisungen,

• b Erlass der ihnen von der KDI zugewiesenen Prozesse und Standards,

• c Sicherstellung der Führung und Pflege der Portfolios,

• d Erlass von Leistungsbeschreibungen (Art. 26),

• e Abschluss von Leistungsvereinbarungen,

• f Beauftragung und Priorisierung von Studien und Projekten,

• g Berichterstattung zuhanden der übergeordneten Organe,

• h Koordination, Vernetzung und Wissensmanagement,

• i weitere Aufgaben, die ihnen zuweist:

• 1 die besondere Gesetzgebung,

• 2 die KDI im Bereich der digitalen Verwaltung und der ICT.

Das KAIO oder eine andere von der KDI oder der besonderen Gesetzgebung bestimmte Organisationseinheit stellt das Sekretariat sicher.

Die Vorsitzenden der Organe gemäss Artikel 12 bis 19 stellen sicher, dass die Gemeinden gemäss Artikel 22 DVG sowie weitere betroffene Behörden ausserhalb der Kantonsverwaltung oder ihre Verbände in die Vorbereitung der Entscheide der Organe angemessen miteinbezogen werden.

Der Einbezug kann namentlich erfolgen durch

1. die Mitarbeit in einer Projektorganisation,

2. eine Konsultation,

3. die Teilnahme an den Beratungen der zuständigen Organe (Art. 12 Abs. 2),

4. die Mitgliedschaft in Fachgruppen (Art. 19 Abs. 2).

Die KDI regelt das ICT-Kostenmanagement der kantonalen Behörden durch Weisungen.

Das ICT-Kostenmanagement

1. stellt die Transparenz der Gestehungskosten und der Verwendung der eingesetzten digitalen Leistungen her,

2. weist die Kostenentwicklung aus, namentlich durch eine jährliche Berichterstattung,

3. stellt Einsparungen dem Zusatzbedarf betreffend Menge und Qualität gegenüber,

4. schafft mit Kennzahlen und Zielgrössen Anreize, den Ressourceneinsatz zu optimieren.

Behörden, die digitale Leistungen für andere Behörden erbringen oder vermitteln, können diesen die dafür anfallenden Kosten für Leistungen Dritter verrechnen.

Grundsätzlich nicht verrechnet werden

1. Kosten für Leistungen durch eigenes Personal,

2. Kosten, deren Verrechnung unverhältnismässig aufwändig ist,

3. Kosten für Leistungen für den Grossen Rat, seine Organe und die Parlamentsdienste (Art. 96 Abs. 3 des Gesetzes vom 4. Juni 2013 über den Grossen Rat [Grossratsgesetz, GRG]³).

Die Leistungsbeschreibungen (Art. 26) können die Verrechnung der Kosten näher regeln und dabei bei Bedarf von den Grundsätzen gemäss Absatz 1 und Absatz 2 Buchstabe a abweichen. Die Direktionen, die Staatskanzlei und die Justizverwaltungsleitung können in begründeten Fällen ebenfalls von diesen Grundsätzen abweichen.

Die Behörden stellen vertraglich sicher, dass sie das Urheberrecht oder das Recht zur Lizenzierung gemäss Artikel 24 oder 25 in Bezug auf Werke erhalten, die Dritte im Auftrag der Behörden erstellen.

Sie können aus sachlichen Gründen darauf verzichten.

Texte, Bilder, Tonaufnahmen, Videos und andere Werke ausser Software, deren Urheberrecht dem Kanton gehört, unterstehen der Creative-Commons-Lizenz Namensnennung 4.0 International (CC BY 4.0). Die kantonalen Behörden können solche Werke zusätzlich unter anderen Lizenzen gemäss Artikel 26 Absatz 1 und 2 DVG veröffentlichen.

Werke gemäss Absatz 1 dürfen nach Massgabe der CC-BY-4.0-Lizenz von allen Personen zu allen Zwecken verbreitet, geändert oder sonstwie genutzt werden, wenn dabei der Kanton als Rechteinhaber und die Lizenz angegeben werden. Jede Gewährleistung und Haftung des Kantons im Zusammenhang mit der Nutzung ist ausgeschlossen.

Vorbehalten bleiben gesetzliche Schranken der Nutzung, namentlich

1. der Datenschutz,

2. der Schutz der Persönlichkeit, insbesondere des Rechts am eigenen Bild,

3. Bestimmungen über den Schutz von Geheimnissen.

Die Standards (Art. 8) regeln, welche Lizenzen gemäss Artikel 26 Absatz 1 und 2 DVG für die Veröffentlichung von Open-Source-Software angewendet werden.

Die KDI bestimmt im Rahmen von Artikel 32 Absatz 1 DVG und gegebenenfalls der besonderen Gesetzgebung

1. den Umfang der ICT-Grundversorgung,

2. die Konzernapplikationen.

Die zuständigen Fachgruppen erlassen und veröffentlichen Leistungsbeschreibungen für

1. die Basisdienste im Rahmen von Artikel 10,

2. die Elemente der ICT-Grundversorgung,

3. die Konzernapplikationen.

Die Leistungsbeschreibungen regeln namentlich

1. die zuständige Behörde,

2. den Zweck und die wesentlichen Funktionen der ICT-Mittel,

3. die Verfügbarkeit und weitere für die Leistung massgebliche Eigenschaften,

4. die Kostenverteilung und -verrechnung,

5. die Modalitäten der Bestellung und des Leistungsbezugs,

6. den Kreis der Nutzerinnen und Nutzer oder Ausnahmen von der Nutzungspflicht,

7. die Nutzung der ICT-Mittel durch Beauftragte der Behörden,

8. die Regelung der Nutzung durch Dritte durch Verfügung oder öffentlich-rechtlichen Vertrag.

Kantonale Behörden dürfen für die Zwecke der ICT-Grundversorgung und der Konzernapplikationen keine anderen ICT-Mittel einsetzen.

Ausgenommen von der Pflicht, die ICT-Grundversorgung und die Konzernapplikationen zu nutzen, sind

1. die Kantonspolizei,

2. die kantonalen Mittelschulen, Berufsfachschulen und höheren Fachschulen.

Die KDI kann die Organisationen gemäss Absatz 2 zur Nutzung bestimmter Konzernapplikationen verpflichten.

Die Behörden können zur Erfüllung ihrer Aufgaben Personendaten, die für den digitalen Verkehr mit Privaten (Art. 8 DVG) nötig sind, erheben und bearbeiten.

Dazu gehören insbesondere

1. Kontaktangaben wie E-Mail-Adressen, Telefon- und Mobiltelefonnummern,

2. Identifikationsnummern.

Identifikationsnummern des Bundesrechts dürfen nur bearbeitet werden, wenn die Voraussetzungen des Bundesrechts erfüllt sind.

Die kantonalen Behörden beachten beim Einsatz der Ressourcen für die Digitalisierung ihrer Abläufe die Wirtschaftlichkeit namentlich wie folgt:

1. Sie analysieren die Kosten und den Nutzen von Vorhaben für die betroffenen Behörden und Privaten und priorisieren die Vorhaben mit dem besten Kosten-Nutzen-Verhältnis.

2. Sie nutzen wenn möglich bestehende ICT-Mittel wie die ICT-Grundversorgung oder Konzernapplikationen.

3. Sie beschaffen und nutzen wenn möglich ICT-Mittel gemeinsam mit anderen Behörden, einschliesslich solcher anderer Kantone oder des Bundes.

Sie stellen dafür nötigenfalls eigene Interessen und Anforderungen zurück.

Alle Behörden passen ihre digitalen Leistungen bei der nächsten Neubeschaffung oder Änderung, spätestens aber sechs Jahre nach dem Inkrafttreten dieser Verordnung, soweit erforderlich an das DVG und diese Verordnung an.

Sie führen digitale Leistungen, über die sie gemäss dem DVG oder dieser Verordnung verfügen müssen, innerhalb von vier Jahren nach dem Inkrafttreten dieser Verordnung ein.

Sie passen ihre Abläufe, Erlasse, Weisungen, anderen Vorschriften und Hilfsmittel an das DVG und diese Verordnung an,

1. soweit sie digitale Leistungen gemäss Absatz 1 oder 2 zum Gegenstand haben: innerhalb der dort angegebenen Frist,

2. soweit andere Fälle als gemäss Buchstabe a vorliegen: innerhalb von zwei Jahren nach dem Inkrafttreten dieser Verordnung.

Die Direktionen und die Staatskanzlei befassen den Regierungsrat innerhalb von zwei Jahren nach dem Inkrafttreten dieser Verordnung mit den aufgrund des DVG gegebenenfalls erforderlichen weiteren Anpassungen des Verordnungsrechts.

Folgende Erlasse werden geändert:

1. Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation des Regierungsrates (Organisationsverordnung RR; OrV RR)⁴,

2. Verordnung vom 13. März 2013 über die Klassifizierung, die Veröffentlichung und die Archivierung von Dokumenten zu Regierungsratsgeschäften (Klassifizierungsverordnung, KRGV)⁵,

3. Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation und die Aufgaben der Finanzdirektion (Organisationsverordnung FIN; OrV FIN)⁶,

4. Personalverordnung vom 18. Mai 2005 (PV)⁷,

5. Verordnung vom 24. Oktober 2007 über das Geschäftsreglement für die Regionalkonferenzen (RKGV)⁸,

6. Verordnung vom 5. August 1998 über die Ausnahmen von der Pflicht zur Vernichtung polizeilicher Daten (Datenvernichtungsverordnung, DVV)⁹,

7. Verordnung vom 28. März 2007 über die Anstellung der Lehrkräfte (LAV)¹⁰,

8. Verordnung vom 26. März 1997 über die Statistik (Statistikverordnung, StatV)¹¹,

9. Verordnung vom 22. August 2001 über den Finanz- und Lastenausgleich (FILAV)¹²,

10. Kantonale Energieverordnung vom 26. Oktober 2011 (KEnV)¹³,

11. Strassenverkehrsverordnung vom 20. Oktober 2004 (StrVV)¹⁴,

12. Verordnung vom 28. Oktober 1998 über die Besteuerung der Strassenfahrzeuge und den Bezug von Forderungen durch das Strassenverkehrs- und Schifffahrtsamt (BSFV)¹⁵,

13. Verordnung vom 24. November 2021 über die sozialen Leistungsangebote (SLV)¹⁶,

14. Verordnung vom 5. November 1997 über die Erhaltung der Lebensgrundlagen und der Kulturlandschaft (ELKV)¹⁷,

15. Gastgewerbeverordnung vom 13. April 1994 (GGV)¹⁸,

16. Kantonale Geldspielverordnung vom 2. Dezember 2020 (KGSV)¹⁹.

Die Verordnung vom 24. Januar 2018 über die Informations- und Telekommunikationstechnik der Kantonsverwaltung (ICTV)²⁰ wird aufgehoben.

Diese Verordnung tritt zusammen mit dem Gesetz vom 7. März 2022 über die digitale Verwaltung (DVG)²¹ in Kraft.²²