Geschäftsreglement der regionalen Schlichtungsbehörde Bern-Mittelland

Alle der Schlichtungsbehörde durch das Obergericht zugeteilten ordentlich gewählten Vorsitzenden bilden die Vorsitzendenkonferenz.

Jede und jeder Vorsitzende verfügt unabhängig vom Beschäftigungsgrad über eine Stimme.

Die ausserordentlich eingesetzten Vorsitzenden können mit beratender Stimme an der Vorsitzendenkonferenz teilnehmen. Ab einer Einsatzdauer von sechs Monaten sind sie wie die ordentlich gewählten Vorsitzenden stimmberechtigt.

Die Geschäftsleiterin oder der Geschäftleiter übernimmt den Vorsitz der Vorsitzendenkonferenz.

Die Vorsitzendenkonferenz schlägt dem Obergericht eine Vorsitzende oder einen Vorsitzenden als Geschäftsleiterin oder Geschäftsleiter für eine Dauer von drei Jahren zur Wahl vor (Art. 86 Abs. 2 GSOG).

Sie wählt

1. die Stellvertreterin oder den Stellvertreter der Geschäftsleiterin oder des Geschäftsleiters,

2. die leitende Gerichtsschreiberin oder den leitenden Gerichtsschreiber.

Sie ist für die Anstellung und die Festlegung des Beschäftigungsgrads des übrigen Personals zuständig.

Sie legt den Umfang, die Art und die Organisation der Rechtsberatung fest.

Sie legt die Entlastung von den ordentlichen Aufgaben für die Geschäftsleiterin oder den Geschäftsleiter und deren oder dessen Stellvertreterin oder Stellvertreter fest.

Sie legt die Entlastung von den ordentlichen Aufgaben für die leitende Gerichtsschreiberin oder den leitenden Gerichtsschreiber fest.

Sie ist für die Erarbeitung der Ressourcenvereinbarung mit dem Obergericht zuständig.

Sie ist unter Vorbehalt der Genehmigung des Obergerichts zuständig für den Erlass und die Änderung dieses Geschäftsreglements.

Die Vorsitzendenkonferenz wird von der Geschäftsleiterin oder dem Geschäftsleiter einberufen:

1. sobald ein Geschäft zur Beurteilung ansteht,

2. wenn zwei Vorsitzende dies verlangen, wobei dieser Antrag der Geschäftsleiterin oder dem Geschäftsleiter zusammen mit den zu traktandierenden Geschäften einzureichen ist,

3. mindestens aber einmal pro Jahr.

Die Teilnahmeberechtigten werden schriftlich (auch per E-Mail) zu den Sitzungen einberufen.

Die leitende Gerichtsschreiberin oder der leitende Gerichtsschreiber nimmt an den Sitzungen mit beratender Stimme teil.

Die Einberufung hat in der Regel zehn Tage vor dem Sitzungstag zu erfolgen, unter Beilegung der Traktanden und allfälliger Unterlagen.

Die Vorsitzendenkonferenz beschliesst mit der relativen Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Damit ein Beschluss gültig zustande kommt, muss mehr als die Hälfte aller Mitglieder an der Sitzung teilnehmen.

Bei Stimmengleichheit entscheidet

1. bei Beschlüssen: der Stichentscheid der Geschäftsleiterin oder des Geschäftsleiters;

2. bei Wahlen: das Los.

Zirkulationsbeschlüsse sind zulässig. Die Stimmabgabe erfolgt in diesem Fall schriftlich (auch per E-Mail) durch entsprechende Erklärung an die Geschäftsleiterin oder den Geschäftsleiter.

Die Geschäftsleiterin oder der Geschäftsleiter sorgt für den ordnungsgemässen Geschäftsgang der Schlichtungsbehörde. Sie oder er ist verantwortlich für die Verwaltung der Schlichtungsbehörde und zuständig für alle Angelegenheiten, die nicht einem anderen Organ zugewiesen sind, insbesondere für

1. die Vertretung der Schlichtungsbehörde gegenüber dem Obergericht und gegen aussen,

2. die Erarbeitung und den Abschluss der Vereinbarung mit dem Regionalgericht Bern-Mittelland,

3. die Vertretung der Schlichtungsbehörde im Regionalgericht Bern-Mittelland und die Wahrung deren Interessen in der Erweiterten Geschäftsleitung des Obergerichts,

4. die Bewirtschaftung der der Schlichtungsbehörde zur Verfügung stehenden Ressourcen,

5. das Personalwesen der Schlichtungsbehörde, soweit nicht die Vorsitzendenkonferenz zuständig ist,

6. das Sicherstellen einer hohen fachlichen und sozialen Kompetenz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

7. das Führen der Standortgespräche mit der Stellvertreterin oder dem Stellvertreter, mit den Vorsitzenden, den Gerichtsschreiberinnen und Gerichtsschreibern und den Gerichtssekretärinnen und Gerichtssekrtären,

8. die Aufsicht über den Sekretariatsbetrieb,

9. die Aufsicht über das Rechnungswesen,

10. die Regelung über den Belastungsausgleich unter den Vorsitzenden,

11. …

12. den Einsatz von vom Obergericht bezeichneten Aushilfen aus anderen Behörden,

13. die Einberufung und die Leitung der Sitzungen der Vorsitzendenkonferenz,

14. den Vollzug der Beschlüsse der Vorsitzendenkonferenz,

15. die Pflege des Kontakts mit den Fachrichterinnen und Fachrichtern und deren Information,

16. die Festlegung der Grundsätze betreffend Registratur, Dossierführung und Archivierung,

17. die Gewährleistung einer den Bedürfnissen angepassten Weiterbildung,

18. die Ausarbeitung und Verabschiedung des Sicherheitskonzepts und der Hausordnung,

19. die Umsetzung der Datenschutzgesetzgebung, soweit diese anwendbar ist,

20. die Sicherung der elektronischen Daten, insbesondere durch den Erlass von Zugangsbeschränkungen und Weisungen.

Sie oder er kann die Erledigung von Geschäften und Aufgaben der leitenden Gerichtsschreiberin, dem leitenden Gerichtsschreiber oder einzelnen Vorsitzenden übertragen.

Die Stellvertreterin oder der Stellvertreter unterstützt die Geschäftsleiterin oder den Geschäftsleiter bei der Aufgabenerfüllung und vertritt sie oder ihn im Verhinderungsfall.

Die leitende Gerichtsschreiberin oder der leitende Gerichtsschreiber unterstützt die Geschäftsleiterin oder den Geschäftsleiter und führt an den Sitzungen der Vorsitzendenkonferenz das Protokoll.

Sie oder er koordiniert und delegiert die Zusatzaufgaben der Gerichtsschreiberinnen und Gerichtsschreiber sowie der Gerichtssekretärinnen und Gerichtssekretäre.

Die weiteren Aufgaben werden auf Vorschlag der Geschäftsleiterin oder des Geschäftsleiters durch die Vorsitzendenkonferenz definiert.

Das Sekretariat verfügt über eine Leiterin oder einen Leiter.

Sie oder er ist zuständig für

1. die Lernendenbetreuung,

2. weitere ihr oder ihm übertragene besondere Aufgaben.

Bei Geschäften, die in die Zuständigkeit der Schlichtungsbehörde fallen, unterzeichnet die Geschäftsleiterin oder der Geschäftsleiter.

Im Übrigen richtet sich die Zeichnungsberechtigung nach den zugewiesenen Aufgaben. Eine Delegation ist möglich.

Vorbehalten bleiben andere anwendbare Bestimmungen.

Die Geschäftsleiterin oder der Geschäftsleiter bewilligt Ausgaben für Verwaltungsaufgaben bis zu einer Höhe von 30'000 Franken in eigener Kompetenz. Eine Delegation an die Stellvertreterin oder den Stellvertreter der Geschäftsleiterin oder des Geschäftsleiters oder an die Ressourcenverantwortliche oder den Ressourcenverantwortlichen des Regionalgerichts Bern-Mittelland ist möglich.

Ausgaben über 30'000 Franken bedürfen einer Ausgabenbewilligung durch die Geschäftsleitung des Obergerichts.

Für die Ausgaben in Zusammenhang mit Verfahren in Zivilsachen gilt die finanzielle Belegfreigabe unabhängig von der Höhe als Ausgabenbewilligung (Art. 31 Abs. 1 Bst. e der Finanzhaushaltsverordnung vom 16.11.2022 [FHaV]³).

Die Verfahrensleitung ist für die materielle Prüfung der Ausgaben zuständig. Obliegt ihr bei einer Ausgabe die finanzielle Belegfreigabe, übernimmt die im betroffenen Verfahren zuständige Gerichtsschreiberin oder Gerichtssekretärin bzw. der zuständige Gerichtsschreiber oder Gerichtssekretär die materielle Prüfung.

Die finanzielle Belegfreigabe erfolgt

1. bei Ausgaben bis zu einer Höhe von 30'000 Franken durch die Geschäftsleiterin oder den Geschäftsleiter oder durch deren oder dessen Stellvertreterin oder Stellvertreter,

2. bei Ausgaben über 30'000 Franken durch die Geschäftsleiterin oder den Geschäftsleiter.

Die Geschäftsleiterin oder der Geschäftsleiter informiert das Personal in geeigneter Form über ihre oder seine Tätigkeit.

Über die Anträge und Beschlüsse der Vorsitzendenkonferenz ist ein Protokoll zu verfassen, das in geraffter Form gleichzeitig auch Aufschluss über die Beratungen gibt.

Das Protokoll ist den Vorsitzenden innert fünf Tagen seit der Sitzung schriftlich (per E-Mail) zuzustellen.

Allfällige Ergänzungen und Berichtigungen sind innert fünf Tagen schriftlich geltend zu machen.

Dem übrigen Personal sind die Beschlüsse durch Protokollauszüge oder in anderer geeigneter Form durch die Geschäftsleiterin oder den Geschäftsleiter mitzuteilen.

Die Vorsitzenden haben Zugang zu allen Akten der Vorsitzendenkonferenz.

Sie haben Akteneinsicht in die Akten der Geschäftsleiterin oder des Geschäftsleiters, soweit sie persönlich betroffen sind oder wenn sie diese zur Ausübung ihrer Aufgaben benötigen.