Projekt Enterprise Resource Planning (ERP) Etappe 1, Ausgabenbewilligungen für die Phasen Initialisierung, Konzeption, Realisierung und Einführung; Verpflichtungskredite 2014–2024. Abrechnung Verpflichtungskredit zuhanden der Finanzkommission

1. Ausgangslage

Für das ERP-Projekt Etappe 1 wurde für den Zeitraum von 2014 – 2024 ein Total an Ausgaben von CHF 89,8 Millionen bewilligt. Diese setzen sich wie folgt zusammen:

– Mit RRB 1121/2014 genehmigte der Regierungsrat die Ausgabenbewilligung für den Projektauftrag in der Höhe von CHF 350'000. Basis dafür waren die Ergebnisse des Projekts «Unabhängige Prüfung der Informatik im Kanton Bern» (UPI).

– Im August 2015 bewilligte die Finanzdirektorin einen Zusatzkredit in der Höhe von CHF 173'000 für eine Zweitmeinung zu den erarbeiteten Entscheidungsgrundlagen, bevor diese dem Regierungsrat als Richtungsentscheid vorgelegt wurden.

– Mit RRB 929/2016 beauftragte der Regierungsrat die Finanzdirektion, in Ergänzung zur Machbarkeitsstudie für den Abschluss der Initialisierungsphase zusätzliche, zwingend notwendige Abklärungen für eine risikoarme Umsetzung des Projekts und die konkrete Ausschreibung zu treffen. Dafür bewilligte er einen Zusatzkredit in der Höhe von CHF 477'000.

– Mit 2016.RRGR.790 wurde für die Konzeptphase des ERP-Projekts ein Rahmenkredit für die Jahre 2017 – 2019 von CHF 8,5 Millionen bewilligt.

– Mit RRB 753/2019 wurde mit einem Zusatzkredit von CHF 2,0 Millionen die Finanzierung der im Rahmen des Vorprojekts im Jahr 2019 anfallenden Aufgaben im ERP-Projekt sichergestellt. Die nach der Wahl des Implementierungspartners im Juni 2019 überprüfte und mit den Erkenntnissen aus der Konzeptphase abgestimmte Projektplanung führte dazu, dass im Vorprojekt bis Ende 2019 höhere finanzielle Mittel notwendig waren als ursprünglich geplant.

– Mit GRB 2019.FINFV.254 stimmte der Grosse Rat für die Phasen Realisierung und Einführung des ERP-Projekts einem Rahmenkredit von CHF 80,3 Millionen für die Jahre 2020 – 2024 zu mit der Auflage, diesen um CHF 2,0 Millionen auf CHF 78,3 Millionen zu kürzen.

Die Etappe 1 des ERP-Projekts beinhaltete die Ablösung der bisherigen Finanz- und Personalsysteme «FIS» und «PERSISKA» durch «SAP KTBE». Für die Etappe 1 wurden durch die zuständigen Gremien finanzielle Mittel im Umfang von CHF 89,8 Millionen bewilligt. Die Kostenplanung der Etappe 1 rechnete ursprünglich mit Plan-Kosten in der Höhe von CHF 79,3 Millionen. Durch die Behandlung von 91 Änderungsanträgen im Projektverlauf erhöhte sich der geplante Ressourcenbedarf auf CHF 84,7 Millionen, wobei die Differenz von CHF 5,1 Millionen zu den bewilligten Krediten als Zusatzreserve nicht eingeplant wurde. Die Einführung (Go-live) von «SAP KTBE» erfolgte per 1. Januar 2023. Im ersten Quartal 2023 wurden die letzten Überführungsarbeiten durchgeführt und der formale, systemtechnische Abschluss der Etappe 1 vorbereitet. Im Rahmen der sogenannten Smart Care Phase (April bis Ende Juni 2023) wurden offene Pendenzen abgearbeitet und die Projektphasen der Etappe 1 konnten nahezu abgeschlossen werden. Um den finanziellen Abschluss von Etappe 1 zu ermöglichen, erfolgte eine Projektrückstellung von CHF 2,9 Millionen für noch ausstehende Arbeiten (Optimierung Stammdaten, nötige Anpassungen beim Busseninkasso usw.), die in den Jahren 2023 und 2024 durch die Betriebsorganisation begleitet und ausgeführt wurden. Mit dem Abschluss dieser Arbeiten erfolgt nun auch die finanzielle Schlussabrechnung der Verpflichtungskredite. Diese wird hiermit der Finanzkommission zur Kenntnis gebracht.

Beschluss Laufzeit Total bewilligt Total bean- Restkredit per (RRB / GRB) in TCHF sprucht 31.12.2024 in TCHF in TCHF

RRB 1121/2014, ZK zum RRB 1121/2014, 2014–2016 1'000 1'000 - RRB 929/2016

2016.RRGR.790, 2017–2019 10'512 10'512 - ZK zum RRB 955/2016

GRB 2019.FINFV.254 2020–2024 78'300 72'105 6'195

Gesamtergebnis 2014–2024 89'812 83'617 6'195

2. Rechtsgrundlagen, Ausgabenart und rechtliche Qualifikation der Ausgabe

November 2016 Dezember 2019 2016.RRGR.790 2019.FINFV.254

Rechtsgrundlagen Gesetz vom 26. März 2002 über die Steue- Gesetz vom 26. März 2002 über die Steuerung von Finanzen und Leistungen (FLG; rung von Finanzen und Leistungen (FLG; BSG 620.0), Art. 46, 48 Abs. 1 Bst. a und Art. BSG 620.0), Art. 46, 48 Abs. 1 Bst. a und Art. 53 53

Verordnung vom 3. Dezember 2003 über die Verordnung vom 3. Dezember 2003 über die Steuerung von Finanzen und Leistungen Steuerung von Finanzen und Leistungen (FLV; BSG 621.1), Art. 139 und 149 (FLV; BSG 621.1), Art. 139 und 149

Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Verordnung vom 18. Oktober 1995 über die Organisation und die Aufgaben der Finanzdi- Organisation und die Aufgaben der Finanzdirektion (Organisationsverordnung FIN, OrV rektion (Organisationsverordnung FIN, OrV FIN; BSG 152.221.171), Art. 1, 8, 10 und 11 FIN; BSG 152.221.171), Art. 1, 8, 10 und 11

Ausgabenart Es handelt sich um einen mehrjährigen Ver- Es handelt sich um einen mehrjährigen Verpflichtungskredit (Art. 50 und Art. 53 FLG). pflichtungskredit (Art. 50 und Art. 53 FLG). und rechtliche Qua- Es handelt sich um neue Ausgaben gemäss Es handelt sich um neue Ausgaben gemäss lifikation der Aus- Art. 48 Abs. 1 Bst. a FLG. Die Ausgabe ist Art. 48 Abs. 1 Bst. a FLG. Die Ausgabe ist gabe einmalig im Sinne von Art. 46 FLG. einmalig im Sinne von Art. 46 FLG.

3. Schlussabrechnung

Plan-IST in TCHF Plan IST Differenz Differenz in % Gesamtprojektleitung 9'556 10'520 -964 10.09% Strategische & Operative Qualitätssicherung 2'570 2'035 535 -20.82% Entlastung Projektmitarbeitende 7'366 6'910 456 -6.19% Teilprojekte 36'720 34'480 2'240 -6.10% Lizenzen 11'076 11'094 -18 0.16% ERP-Plattform (Betriebskosten während Projektphasen) 11'743 11'716 27 -0.23% Anbindung Umsysteme 5’686 3'530 2'156 -37.92% Projektrückstellung und nicht ausgeschöpfte Plankosten 0 3’339 -3'339 0.00% Subtotal 84'717 83'624 1'093 -1.29%

Ungeplante Reserve 38 0 38 100.00% Zusatzreserve 5'057 0 5'075 100.00% Total 89'812 83'624 6'206 6.91%

Die Schlussabrechnung der Etappe 1 im Betrag von CHF 83,6 Millionen schliesst mit einer Kostenunterschreitung von CHF 6,2 Millionen gegenüber den bewilligten Krediten von insgesamt CHF 89,8 Millionen ab. Diese Kostenunterschreitung beinhaltet nicht ausgeschöpfte Plan-Kosten von CHF 1,1 Millionen sowie die nicht verwendete Zusatzreserve von CHF 5,1 Millionen.

Im Projektverlauf wurden insgesamt 91 Änderungsanträge behandelt. Diese hatten Auswirkungen auf den Umfang und den Ressourcenbedarf der Etappe 1. In den nachfolgenden Kommentaren sind die Hauptgründe für die finanziellen Abweichungen in den verschiedenen Leistungskategorien zusammengefasst.

Position Gesamtprojektleitung: Die Kosten fielen höher aus als angenommen. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die budgetierten Teilprojektkosten für das Projektmanagement hier angerechnet wurden und nicht bei der Position Teilprojekte.

Position Strategische & Operative Qualitätssicherung: Die Kosten fielen um rund CHF 0,6 Millionen tiefer aus. Dank dem insgesamt erfolgreichen Projektverlauf mussten nicht alle Mittel ausgeschöpft werden.

Position Entlastung Projektmitarbeitende: Die geplanten Kosten von CHF 7,366 Mio. wurden leicht unterschritten (6,19%), da die DIR/STA/JUS das bereitgestellte Entlastungsbudget nicht vollständig ausgeschöpft haben.

Position Teilprojekte: Die Minderkosten sind darauf zurückzuführen, dass die Kosten für das Projektmanagement der Teilprojekte bei der Gesamtprojektleitung und nicht in den Teilprojekten angefallen sind.

Position Lizenzen: Keine wesentlichen Mehr- / Minderkosten.

Position ERP-Plattform: Keine wesentlichen Mehr- / Minderkosten.

Position Anbindung Umsysteme: Die Kosten fielen um rund CHF 2,1 Millionen tiefer aus. Grund dafür ist, dass beim Projektabschluss noch nicht alle Positionen - insbesondere im Bereich des Busseninkassos - abgerechnet werden konnten. Die offenen Positionen wurden in die Projektrückstellung verschoben (vgl. nachfolgend).

Position Projektrückstellung und nicht ausgeschöpfte Plankosten: Damit die Etappe 1 des ERP-Projekts formal abgeschlossen werden konnte, wurde eine Rückstellung von CHF 2,9 Millionen gebildet. Die aufgelaufenen Kosten betrugen jedoch bis zum definitiven Abschluss aller Arbeiten insgesamt CHF 3,3 Millionen, so dass noch CHF 0,4 Millionen von den ungeplanten Reserven abgerechnet wurden. Diese Mehrkosten betreffen Leistungen, die nachgelagert in den Jahren 2023 und 2024 ausgeführt und abgerechnet wurden.

4. Reserve

GRB geplante beanspruchte Differenz nicht bean- Differenz nicht beanin TCHF Reserve Reserve IST spruchte Reserve spruchte Reserve in %

Ungeplante Reserve 38 0 38 100.00 %

Zusatzreserve 5'057 0 5'075 100.00 %

Reserve 5'095 0 5'095 100.00 %

Kommentar Reserve: Die ungeplante Reserve und die geplante Zusatzreserve von CHF 5,1 Millionen mussten nicht in Anspruch genommen werden.

5. Auflagen des Grossen Rates

Der Grosse Rat hat vorgegeben, den Rahmenkredit für die Phasen Realisierung und Einführung um CHF 2,0 Millionen auf CHF 78,3 Millionen zu kürzen. Diese Vorgabe stand in direktem Zusammenhang mit den zeitlich vorgeschobenen Projektarbeiten der Konzeptphase, für die ein Zusatzkredit von CHF 2,0 Millionen gesprochen wurde (RRB 753/2019). Diese Auflage konnte vollständig eingehalten werden (vgl. Kommentar Reserve; Kapitel 4).

6. Folgekosten

Mit der Inbetriebnahme von SAP KTBE per 1. Januar 2023 sind Investitionsausgaben von rund CHF 33,8 Millionen aktiviert worden. Diese führen zu ordentlichen Folgekosten bzw. Abschreibungen von CHF 6,8 Millionen pro Jahr, welche die Erfolgsrechnung in den folgenden fünf Jahren belasten. Investitionen / aktiviert Abschreibungen ab Inbetriebnahme Jahr [in TCHF] [in TCHF]

2023 33'800 6'800

2024 0 6'800

2025 0 6'800

2026 0 6'800

2027 0 6'800

Total 33'800 34'000

Kommentar Abschreibungen: Die Nutzungsdauer für Software beträgt fünf Jahre.

7. Antrag

Der Regierungsrat des Kantons Bern beantragt der Finanzkommission des Grossen Rates, von der vorliegenden Schlussabrechnung im Sinne von Art. 39 des Finanzhaushaltsgesetzes vom 15. Juni 2022 (FHG; BSG 620.0) Kenntnis zu nehmen.

Im Namen des Regierungsrates

Christoph Auer Staatsschreiber

Verteiler ‒ Finanzkommission ‒ Finanzkontrolle