Richtlinie SK über die Information und die Kommunikation

Diese Richtlinie hat folgende Ziele:

1. Sie vervollständigt die Bestimmungen der kantonalen Gesetzgebung über die Information über die Angelegenheiten des Staatsrats und der Verwaltung.

2. Sie legt innerhalb der Kantonsverwaltung die Rollen und die Zuständigkeit bei der Information fest.

Diese Richtlinie gilt für die Kantonsverwaltung, einschliesslich der Anstalten mit eigener Rechtspersönlichkeit und weiteren, den Direktionen administrativ zugewiesenen Einheiten.

Vorbehalten bleiben:

1. allgemein die unabhängige Stellung der kantonalen Behörde für Öffentlichkeit, Datenschutz und Mediation (Art. 31 InfoV);

2. für die Vorschriften über die Websites die Ausnahmen aufgrund der besonderen Situation der Einheiten, die ihre Sites nicht mit dem Content Management des Staates (CMS) verwalten müssen (Art. 35 Abs. 2 InfoV) und die nicht die Anforderungen des Corporate Design erfüllen müssen (Art. 3 Abs. 1 CDV).

Bei Ereignissen, bei denen die Gesetzgebung über den Bevölkerungsschutz gilt (Katastrophen, Notlagen, Unfälle und grössere Schadenfälle), wird die Information in einer besonderen Verordnung geregelt.

In Krisensituationen wird die Information von den Krisenzellen in den Direktionen und in der Staatskanzlei sichergestellt.

Die Bestimmungen der Gesetzgebung über die Veröffentlichung der Erlasse zur ausserordentlichen Veröffentlichung bleiben ausserdem vorbehalten.

Die Sprache der Information wird in den Artikeln 2 und 3 InfoV geregelt.

Ausserdem gelten für Texte, die vor dem Hintergrund der Information und der Kommunikation des Staates verfasst werden:

1. die Empfehlungen zur sprachlichen Gleichbehandlung von Frau und Mann, die vom Staatsrat genehmigt wurden;

2. die Richtlinie der Staatskanzlei zur Übersetzung in der Kantonsverwaltung.

Die besonderen Vorschriften nach Artikel 15 für die Mitteilungen an die Medien bleiben aber vorbehalten.

Für den Bereich der Information der Öffentlichkeit gelten sowohl für die Websites als auch für die in diesem Zusammenhang in gedruckter Form oder elektronisch verbreiteten Dokumente die Anforderungen der Verordnung über das Corporate Design des Staates Freiburg und der dazugehörigen Grafikcharta innerhalb der in dieser Verordnung festgelegten Grenzen.

Für die Dossiers im Zusammenhang mit den Entscheiden des Staatsrats bleibt ausserdem Artikel 25 Abs. 2 SRSVV vorbehalten.

Die Verwaltungseinheiten, für welche die Regeln der Verordnung über das Corporate Design des Staates Freiburg nicht gelten, müssen auf ihrer Website und ihren Dokumenten ihre Zugehörigkeit zum Staat Freiburg erwähnen (Art. 3 Abs. 2 CDV); vom Staatsrat erteilte Dispense bleiben vorbehalten.

Vorbehalten bleiben:

1. die Weisungen, welche die Direktionen und die Anstalten mit eigener Rechtspersönlichkeit in Anwendung von Artikel 30 InfoV erlassen haben;

2. die Weisungen, welche die Direktion für Bildung und kulturelle Angelegenheiten zu den Websites der Schulen und zur Veröffentlichung persönlicher Daten auf diesen Websites erlassen hat;

3. die Weisungen und die besonderen Vorschriften nach den Artikeln 30 Abs. 2 und 35.

Die Direktionen und die Staatskanzlei und ihre Verwaltungseinheiten achten darauf, dass die Grundsätze, die in dieser Richtlinie festgehalten werden, allgemein und für alle Veröffentlichungen, die ihnen obliegen, eingehalten werden.

Die Staatskanzlei übernimmt diese Verantwortung auch für die Veröffentlichungen und die Website des Staatsrats sowie für die Konten und Profile des Staates auf den Social Media.

Das Büro für Information (BfI) führt zusätzlich zu den Aufgaben, die ihm in der Verordnung über die Information über die Tätigkeit des Staatsrats und der Verwaltung übertragen werden, folgende Tätigkeiten aus:

1. Es achtet auf die Qualität der Information, die vom Staatsrat und von der Verwaltung kommt; ferner sorgt es für ein einheitliches Vorgehen auf diesem Gebiet.

2. Es sorgt für die Koordination und die Einheitlichkeit der Information, die von der Verwaltung kommt.

3. Es führt die Agenda der Medienkonferenzen, die jede Woche dem Staatsrat unterbreitet wird (Art. 14 Abs. 2 InfoV und Art. 25 Abs. 3 SRSVV), und ein Verzeichnis der wichtigen Dokumente, die an die akkreditierten Medien abgegeben wurden.

4. Es erstellt täglich einen Medienspiegel mit Themen, die für den Kanton interessant sind, und stellt diesen den Mitgliedern des Staatsrats und der Kantonsverwaltung zur Verfügung.

5. Es wirkt an der Schaffung von Weiterbildungskursen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit Informationsaufgaben beauftragt sind, mit (Art. 4 Abs. 2 InfoV).

6. Es übernimmt neben der Verwaltung des Webportals des Staates und der Website des Staatsrats die Verwaltung der Website der Staatskanzlei und diejenige der Website zum Corporate Design des Staates.

7. Es funktioniert als Kompetenzzentrum für die Social Media.

8. Es gibt den Direktionen und ihren Verwaltungseinheiten Auskunft über die Probleme im Zusammenhang mit der Veröffentlichung von Bildern (Art. 32 ff.).

9. Es verfolgt die Entwicklung der E-Government-Projekte und hält sich über den technologischen Fortschritt im Informationsbereich auf dem Laufenden.

Die Ansprechpersonen in den Direktionen führen zusätzlich zu den Aufgaben, die ihnen in der Verordnung über die Information über die Tätigkeit des Staatsrats und der Verwaltung übertragen werden, folgende Tätigkeiten aus:

1. Sie beraten und unterstützen ihre Direktion und deren Verwaltungseinheiten bei allem, was zum Informationsbereich gehört.

2. Sie üben eine Medienaufsicht über alle Gegenstände, für die ihre Direktion zuständig ist, aus, wobei sie sich namentlich auf das allgemeine Aufsichtssystem, das vom BfI geschaffen wird, stützen.

3. Sie stellen die Information ihrer Direktion und deren Verwaltungseinheiten über die allgemeinen Dossiers über die Kommunikation, die in der Konferenz der Informationsverantwortlichen diskutiert wurden, sicher.

4. Sie sorgen zusammen mit den Generalsekretärinnen und Generalsekretären dafür, dass das Personal, das bei der Information eine Rolle übernehmen muss, die nötigen Weisungen und wenn nötig eine angemessene Ausbildung erhält.

Die Zuständigkeit, den Medien Informationen über die Tätigkeit der Verwaltung abzugeben, wird in den Artikeln 26 und 27 InfoV geregelt.

Ausserdem gelten die Artikel 22 ff. InfoV für die Informationen über die Absichten und die Entscheide des Staatsrats.

Informationen sind politischer Art im Sinne von Artikel 27 Abs. 1 InfoV, wenn sie:

1. Themen, für die es mehrere Lösungsvarianten gibt oder zu denen verschiedene Meinungen geäussert werden, zum Inhalt haben;

2. kontroverse Themen oder heikle Fragen des Kantonslebens betreffen;

3. angesichts des besonderen Hintergrunds, vor dem sie angesiedelt sind, voraussetzen, dass man die Empfindlichkeiten und allfällige Reaktionen von Privaten oder der Öffentlichkeit so gut wie möglich berücksichtigt.

Rein tatsachenbezogene Informationen und solche über Einzelheiten der beschlossenen Massnahme, die keine Beurteilung des Hintergrunds des Themas verlangen, sind technischer oder administrativer Art.

Die Direktionen und allenfalls ihre Verwaltungseinheiten beschliessen je nach der Bedeutung, die sie ihren Informationen geben wollen, welche Mittel angemessen sind, um die Informationen zu verbreiten.

Für die Organisation einer Medienkonferenz braucht eine Verwaltungseinheit das vorgängige Einverständnis der betreffenden Direktion. Diese Pflicht gilt weder für die Oberämter noch für die Einheiten, die von ihrer Direktion in Anwendung von Artikel 30 Abs. 1 InfoV ausgenommen werden.

Die Direktionen und ihre Verwaltungseinheiten beachten die allgemeinen Grundsätze, welche für die Ausarbeitung eines Kommunikationsplans, die Verfassung einer Medienmitteilung und die Organisation einer Medienkonferenz oder einer Medienorientierung gelten; diese Grundsätze werden im Anhang weiter ausgeführt (Anhang 1).

Das BfI sorgt in Beachtung des Beschleunigungsgebots für eine regelmässige Verbreitung der Informationen, wobei es gleichzeitig den Erscheinungsrhythmus der Freiburger Medien und die Notwendigkeit, die bestmögliche Sichtbarkeit sicherzustellen, berücksichtigt.

Die Mitteilungen werden auf alle Schlüsselmomente der Woche, hauptsächlich Montag-, Mittwoch- und Freitagmorgen, verteilt.

Die Antworten des Staatsrats auf Vernehmlassungen des Bundes werden im Internet veröffentlicht und den Medien grundsätzlich ohne zusätzliche Erläuterungen abgegeben.

Die Direktionen teilen dem BfI die Liste ihrer Verwaltungseinheiten, die ihre Informationen selber bei den Medien verbreiten, mit.

Die Einheiten, die ihre Informationen selber verbreiten, sorgen dafür, dass ihre Versände mit denjenigen des BfI koordiniert werden. Sie lassen ihm und der Ansprechperson ihrer Direktion von Amtes wegen eine Kopie zukommen.

Wenn erläuternde Berichte zu den Verordnungen des Staatsrats als Mitteilung an die Medien dienen, müssen sie in beiden Amtssprachen ausgearbeitet und verbreitet werden (Art. 26 Abs. 2 SRSVV). Wenn sie ihnen als einfache Beilagen zu einer Mitteilung zur Verfügung gestellt werden, müssen sie nur in der Originalsprache verbreitet werden (Art. 3 Abs. 1 InfoV).

Für die Übersetzung der Mitteilungen an die Medien ist die Direktion, die mit der Angelegenheit beauftragt ist, zuständig, selbst wenn die Mitteilung letztlich im Namen des Staatsrats verbreitet wird.

Für die Verwaltung der Domänen-Namen für die Websites des Staates sind die Staatskanzlei und das Amt für Informatik und Telekommunikation zuständig.

Das zentrale Informatiksystem zum Content-Management (CMS) bietet die nötigen Modelle für die Präsentation der Informationen und enthält eine spezielle Anwendung für die Verwaltung von News.

Wenn nötig können weitere Webanwendungen in das CMS eingefügt werden; dabei müssen die Anforderungen der Verordnung über das Corporate Design des Staates Freiburg und der dazugehörigen Grafikcharta beachtet werden.

Der Standardbrowser für das CMS wird von diesem festgelegt. Soweit möglich sorgt das Organ, das mit der Verwaltung der Website beauftragt ist, dafür, dass die veröffentlichten Seiten auch mit anderen Browsern dargestellt werden können und auf verschiedenen Geräten zugänglich sind (Tablets, Mobiltelefone, ...).

Die Direktionen und Verwaltungseinheiten beachten die Vorschriften der Verordnung über die Information über die Tätigkeit des Staatsrats und der Verwaltung, der Verordnung über das Corporate Design des Staates Freiburg und der dazugehörigen Grafikcharta sowie dieser Richtlinie, wenn sie die Websites, die sie verwalten, entwerfen und organisieren.

Sie arbeiten den materiellen Inhalt aus und stellen die regelmässige Nachführung sicher.

Informationen und Dokumente, die nicht mehr aktuell, aber trotzdem für die Öffentlichkeit von Interesse sind, müssen in einer Spezialrubrik «Archiv» aufbewahrt werden.

Das Personal, das mit der Verwaltung einer Website beauftragt ist, muss eine technische Grundbildung absolviert haben, bevor es CMS benützen darf.

Die Ausbildung wird von der Staatskanzlei angeboten; diese arbeitet ausserdem ein Benützerhandbuch für CMS aus und führt es nach.

Die allgemeine Organisation und die Präsentation der Websites werden in einer Redaktionscharta (Anhang 2) und in der Grafikcharta nach Artikel 5 festgehalten. Die Websites werden nach den vom CMS angebotenen Modellstrukturen zusammengestellt.

Besondere Multimedia-Inhalte müssen vor dem Einfügen der Staatskanzlei zur Validierung unterbreitet werden.

Die Information und die Kommunikations- und Transaktionsdienstleistungen, die auf den Websites angeboten werden, müssen Sprach-, Hör-, Seh- und motorisch Behinderten zugänglich sein.

Dazu müssen die Websites gemäss den internationalen Informatikstandards für die Zugänglichkeit der Websites, die vom Bund für seine eigenen Websites anerkannt werden, eingerichtet werden. Sie müssen das Übereinstimmungsniveau «AA», das von diesen Standards verlangt wird, erreichen.

Die Staatskanzlei sorgt dafür, dass alle Websites einen Übereinstimmungsnachweis, der von einem anerkannten Organ verliehen wird, erhalten. Sie gibt den Direktionen und deren Verwaltungseinheiten die nötigen Weisungen und legt die Fristen zu deren Ausführung fest.

Es ist verboten, auf Websites des Staates Werbung, Links zu kommerziellen Websites und Links zu persönlichen Websites einzufügen.

Jedoch:

1. Die Logos der Bürosoftware und der verschiedenen Browser mit dem Link zu dieser Software sind gestattet.

2. Die Erwähnung einer externen Leistungserbringerin oder eines externen Leistungserbringers mit einem Copyright und einem Link zu ihrer oder seiner Website ist ebenfalls gestattet, aber nur auf der Seite «Kontakt» der Website und ohne Logo.

3. Gewählte Personen können einen Link zu ihrer persönlichen Homepage einführen, unter der Voraussetzung, dass dieser Link klar als solcher erkennbar ist und nicht in der Inhaltszone oder in der Hauptnavigationszone erscheint.

4. Weitere Ausnahmen für besondere Bedürfnisse können von der Konferenz der Informationsverantwortlichen nach Stellungnahme des BfI bewilligt werden.

Das Gesuch um die Schaffung einer Website wird an die Staatskanzlei gerichtet; es enthält namentlich:

1. die Liste des Personals, das mit der Verwaltung der Website beauftragt ist;

2. wenn es von einer unterstellten Verwaltungseinheit kommt, die Bewilligung für die Schaffung einer Website, die von der zuständigen Direktion ausgestellt wurde;

3. wenn mehrere Direktionen oder Verwaltungseinheiten gemeinsam eine Website verwalten, die Bezeichnung der Einheit, welche die Hauptverantwortung übernimmt.

Die Staatskanzlei schafft die Website im CMS. Sie stellt eine betriebsbereite Standardwebsite mit einer Standardstruktur, einem geeigneten Namen für die Website und den nötigen Zugriffsbewilligungen zur Verfügung.

Für die Ausarbeitung der Website ist die betreffende Direktion oder die betreffende Verwaltungseinheit zuständig. Diese Website wird in beiden Sprachen vorbereitet, und die Anforderungen an die Verwaltung und die Organisation der Websites müssen erfüllt werden.

Wenn nötig berät und unterstützt die Staatskanzlei das Personal, das mit der Verwaltung der Website beauftragt ist.

Für die Websites, die von den unterstellten Verwaltungseinheiten geschaffen werden, gibt es eine doppelte Kontrolle:

1. Die zuständige Direktion führt eine materielle Kontrolle des Inhalts der Website durch und erteilt auf dieser Grundlage eine vorgängige Veröffentlichungsbewilligung.

2. Das BfI führt die formale Kontrolle, die in Artikel 35 Abs. 3 InfoV vorgeschrieben wird, durch und erteilt auf dieser Grundlage die definitive Veröffentlichungsbewilligung.

Für die Websites, die von den Direktionen und den administrativ zugewiesenen Verwaltungseinheiten geschaffen werden, braucht es nur die formale Kontrolle und die dazugehörige definitive Veröffentlichungsbewilligung.

Sobald die definitive Veröffentlichungsbewilligung erteilt worden ist, veröffentlicht die Staatskanzlei in Zusammenarbeit mit dem Amt für Informatik und Telekommunikation die Website erstmals.

Folgende Inhalte werden in den dazu vorgesehenen Rubriken als News verbreitet und in der automatischen Information (RSS-Fluss) der betreffenden Websites übernommen:

1. die Mitteilungen an die Medien;

2. je nach Bedarf weitere News.

Die News enthalten einen Titel, einen Lead und einen Inhalt. Stammen sie aus einer Medienmitteilung, so übernehmen sie den vollständigen Text mit Ausnahme des Datums und der Angaben zu den Kontaktpersonen.

Die Mitteilungen an die Medien werden am Tag, an dem sie bei den Medien verbreitet werden, oder, wenn die Mitteilung mit Sperrfrist verbreitet wurde, an deren Ende in den News veröffentlicht.

Die Direktionen und die Verwaltungseinheiten stellen auf ihren Websites die Veröffentlichung der eigenen News und die Übernahme von weiteren News, die mit ihrer Tätigkeit in Zusammenhang stehen, sicher.

Das BfI stellt die Veröffentlichung der News des Staatsrats und der Staatskanzlei sicher. Es sortiert ausserdem die weiteren News und koordiniert deren Verbreitung auf den verschiedenen Websites, die es verwaltet.

Die Übernahme der News, die vom Sekretariat des Grossen Rates, vom Justizrat oder vom Kantonsgericht übermittelt werden, auf dem Webportal wird in Artikel 32 Abs. 3 InfoV geregelt.

Das Webportal des Staates hat die Adresse www.fr.ch. Es dient als Zugang zu den verschiedenen Websites der Einheiten, die mit dem Staat Freiburg verbunden sind, einschliesslich der Websites des Grossen Rates, des Justizrates und der Gerichtsbehörden, sowie zu den Themen, die dort behandelt werden.

Das Webportal enthält namentlich:

1. die News, die so wichtig sind, dass sie dort aufgenommen werden;

2. einen gesamten RSS-Fluss, der alle News des Staates zusammenfasst;

3. rechtliche Informationen über die allgemeinen Nutzungsbedingungen der Websites des Staates und über die Achtung der Privatsphäre der Benützerinnen und Benützer;

4. das E-Government-Portal, das namentlich die Online-Dienste enthält.

Das BfI überprüft regelmässig den Inhalt, die Struktur und die Präsentation des Webportals und bringt die nötigen Anpassungen an.

Als Ergänzung zum Mindestinhalt nach Artikel 33 Abs. 2 InfoV müssen die Direktionen, die Staatskanzlei und die Verwaltungseinheiten auf ihrer Website auch Folgendes veröffentlichen:

1. eine Identitätskarte der Direktion oder der Einheit, die verschiedenen Mittel, um sie zu kontaktieren, und ein Kontaktformular mit den nötigen Sicherheitsmassnahmen;

2. eine Rubrik «News» mit einem Link zu den News des Webportals;

3. die nötigen Metadaten zur Suchmaschinen-Optimierung der Website.

Folgende Veröffentlichungen müssen ausserdem gemäss besonderen Regeln und Richtlinien vorgenommen werden:

1. die grafische Darstellung der Organigramme;

2. die Auszüge aus dem Leistungskatalog (Aufträge, Dienstleistungen, gesetzliche Grundlagen);

3. das öffentlich zugängliche Telefonbuch.

Die Direktionen und die Verwaltungseinheiten können die Social Media je nach Bedarf und ihnen eigenen Themen für ihre Kommunikation verwenden.

Diese Verwendung wird im Praktischen Führer für die Nutzung der Social Media, der von der Staatskanzlei geschaffen wurde, geregelt.

Die Verwendung von Bildern, namentlich von Fotografien, in der Kommunikation des Staates wird von folgenden Rechten eingeschränkt:

1. den Urheberrechten für diese Bilder;

2. den Persönlichkeitsrechten der Personen, die sich auf den Bildern befinden, namentlich deren Recht auf das eigene Bild.

Das öffentliche Organ, das in seiner Kommunikation Bilder verwendet, sorgt dafür, dass die Gesetzgebung über das Urheberrecht beachtet wird. Wenn nötig verständigt es sich vorgängig mit der Urheberin oder dem Urheber darüber, wie das Bild verwendet wird und in welchem Ausmass Rechte abgetreten werden.

Die Veröffentlichung von Bildern, auf denen identifizierte oder identifizierbare Personen abgebildet sind, bildet ein Bekanntgeben von Personendaten an die Öffentlichkeit, das in den Artikeln 11 und 12 InfoG und in den folgenden Bestimmungen geregelt wird.

Für die Veröffentlichung von Bildern, auf denen identifizierte oder identifizierbare Personen abgebildet sind, braucht es die vorherige, grundsätzlich schriftliche Zustimmung der betroffenen Personen. Wenn nötig werden die Nutzungsdauer und der Umfang dieser Nutzung genau festgelegt, namentlich wenn das Bild in die Fotothek nach Artikel 36 aufgenommen wird.

Die Zustimmung wird vorausgesetzt, wenn das Bild weder ein verletzendes noch ein erniedrigendes Element für die betroffenen Personen oder ein Element, das ihre Ehre verletzt, enthält und mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt wird:

1. Das Bild stellt eine Massenszene oder eine Personengruppe dar, und keine der abgebildeten Personen ist individuell dargestellt oder das Hauptsujet des Bilds.

2. Es wurde an einem öffentlichen Ort aufgenommen und steht in direktem Zusammenhang mit einem aktuellen Ereignis, das mit dem Privatleben der Personen nichts zu tun hat.

3. Es wurde an einem öffentlichen Ort aufgenommen und betrifft eine öffentliche Persönlichkeit.

4. Es kommt von einer Berufsfotografin oder einem Berufsfotografen oder einer Bilderbank, welche die Beachtung der Persönlichkeitsrechte garantieren.

Wenn die abgebildeten Personen nicht identifiziert werden können, braucht es keine Zustimmung.

Jede Person, die identifizierbar auf einem Bild auf einer Website des Staates abgebildet ist und die sich in ihrem Recht auf das eigene Bild verletzt fühlt, kann ein einfaches Gesuch an das Organ, das mit der Verwaltung der Website beauftragt ist, stellen, um das Bild von der Website entfernen lassen.

Das Ausüben der Rechte bei Beeinträchtigung, die von der Gesetzgebung über den Datenschutz verliehen werden, durch die betroffenen Personen bleibt ausserdem vorbehalten.

Wenn nötig geben die betreffenden Direktionen besondere Richtlinien über die Verwendung von Bildern, auf denen Personen in heiklen Situationen dargestellt werden, namentlich in den Bildungsanstalten und in den Pflegeheimen, heraus.

Das BfI stellt im Internet eine staatseigene Fotothek mit Bildern, bei denen sowohl die Urheberrechte als auch allenfalls die Persönlichkeitsrechte der abgebildeten Personen beachtet werden, zur Verfügung.

Die Staatskanzlei verfügt über eine Frist von drei Jahren, um die erste Zertifizierung der Zugänglichkeit für behinderte Personen nach Artikel 21 zu erhalten.

Die Direktion und die Verwaltungseinheiten verfügen über eine Frist von einem Jahr, um zu kontrollieren, ob ihre Websites den übrigen Anforderungen dieser Richtlinie entsprechen. Sie achten namentlich darauf, dass die veröffentlichten Bilder mit den Grundsätzen dieser Richtlinie vereinbar sind.

Das BfI macht dasselbe bei den Websites, bei denen es die Verwaltung übernimmt.

Es werden aufgehoben:

1. die Regeln über die Information über die Tätigkeit des Staatsrats und der Kantonsverwaltung Freiburg, die vom Staatsrat am 5. Juni 2007 genehmigt wurden;

2. die Richtlinie vom 15. Oktober 2008 der Kommission Fri-Info über die Websites des Staates Freiburg, die mit CMS Contens verwaltet werden.

Diese Richtlinie tritt mit der Genehmigung durch den Staatsrat in Kraft.

Keine Genehmigung braucht es für:

1. die Anhänge gemäss den Artikeln 12 Abs. 3 und 20 Abs. 1;

2. spätere Änderungen dieser Richtlinie, wenn diese geringfügiger Art sind.

Weil diese Richtlinie von allgemeinem Interesse ist, wird sie mit Ausnahme der Anhänge in der Amtlichen Sammlung des Kantons Freiburg veröffentlicht; diese können auf der Website der Staatskanzlei oder beim Büro für Information eingesehen werden.