Reglement des Staatsarchivs

Direktor des Staatsarchivs ist der Staatsarchivar. Ihm obliegt die administrative und wissenschaftliche Leitung der Institution.

Er kann durch einen stellvertretenden Staatsarchivar in seinen Aufgaben unterstützt werden.

Er bereitet die Geschäfte vor, welche die Kommission zu behandeln hat.

Der Staatsarchivar wird von der Direktion für Erziehung, Kultur und Sport (die Direktion) angestellt; er untersteht dem Amt für Kultur. Die Anstellung wird vom Staatsrat genehmigt.

Die Kommission setzt sich aus einem Präsidenten, einem Vizepräsidenten und fünf Mitgliedern zusammen, die vom Staatsrat für eine Amtsperiode ernannt werden.

Sie bezeichnet einen Sekretär.

Die Kommission ist für einen guten Betrieb des Staatsarchivs (das Archiv) besorgt, vor allem was die Beratung angeht, die es der kantonalen Verwaltung, den Gemeinden und den Pfarreien (Kirchgemeinden) erteilt. Sie trägt zur Ausstrahlungskraft des Archivs bei. Sie ist ein Bindeglied zwischen der Institution und den Kreisen, die an deren Zielen interessiert sind. Sie kann jeden Vorschlag machen, der den Betrieb und die Entwicklung des Archivs begünstigt.

Die Kommission wird zu allen wichtigen Fragen im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Archivs angehört. Sie nimmt vorgängig Stellung:

1. zum allgemeinen Tätigkeitsprogramm;

2. zu den Vorschriften betreffend die Aufbewahrung, die Vorarchivierung und die Ablieferung von Dokumenten des Staates an das Archiv sowie zu den Vorschriften über die Konsultation von Dokumenten;

3. zu den Richtlinien über die interne Organisation des Archivs, vor allem zum Reglement des Lesesaals;

4. zum Erwerb von Dokumenten durch das Archiv;

5. zur Anstellung des Staatsarchivars und des stellvertretenden Staatsarchivars;

6. zum Entwurf des Voranschlags, zur Rechnung und zum Tätigkeitsbericht der Institution.

Die Kommission tagt mindestens zweimal pro Jahr und sooft es der Präsident für nötig erachtet. Sie muss einberufen werden, wenn die Direktion oder drei Mitglieder dies verlangen.

Sie ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Mitglieder anwesend ist.

Sie trifft ihre Entscheidungen mit der Mehrheit der stimmenden Mitglieder. Der Präsident ist stimmberechtigt; bei Stimmengleichheit hat er den Stichentscheid. Es wird eine geheime Abstimmung durchgeführt, wenn ein Mitglied dies verlangt.

Über die Beratungen der Kommission wird Protokoll geführt.

Die Dokumente des Archivs sind der Öffentlichkeit nach Ablauf von 30 Jahren seit ihrer Erstellung zugänglich, sofern sich daraus kein Nachteil für schutzwürdige private oder öffentliche Interessen ergibt.

Die Direktion kann die ordentliche Frist auf Antrag des Staatsarchivars bis auf höchstens 100 Jahre verlängern, wenn die Konsultation der Dokumente entscheidende öffentliche oder private Interessen gefährdet.

Die Spezialgesetzgebung bleibt insbesondere für die Konsultation vorbehalten.

Nach Ablauf einer Frist von 100 Jahren sind der Öffentlichkeit zugänglich:

1. die Dokumente aus dem Steuerwesen;

2. die gerichtlichen und polizeilichen Dokumente;

3. die notariellen Urkunden.

Für die beim Staat aufbewahrten, dem Staat geschenkten oder vermachten Dokumente und Urkunden gilt eine besondere Frist. Fehlen genaue Anweisungen, so ist die ordentliche Frist anwendbar.

Die Direktion kann nach Anhören des Staatsarchivars vor Ablauf der festgelegten Fristen Ausnahmen bewilligen, um die wissenschaftliche Forschung zu erleichtern. Die Direktion holt die Stellungnahme des betroffenen Organs, der betroffenen Dienststelle oder der Anstalt ein.

Die der Öffentlichkeit zugänglichen Dokumente des Archivs können im Lesesaal eingesehen werden.

Ist keine unmittelbare Konsultation möglich, insbesondere aus Gründen des Kulturgüterschutzes, so muss das Archiv eine Kopie zur Verfügung stellen.

Der Zugang zum Lager ist den Benutzern untersagt.

Die Direktion erlässt ein Reglement für den Lesesaal.

Sämtliche Organe, Dienststellen und Anstalten des Staates müssen die Dokumente in ihrem Besitz nach den Richtlinien gemäss Artikel 16 dieses Reglementes aufbewahren. Ausgenommen sind jene Dokumente, die in zweifacher Ausgabe vorhanden sind oder die als Informationsquelle oder Beweismittel offensichtlich nicht von Interesse sind. Im Zweifelsfalle dürfen die Dokumente nicht vernichtet werden.

Diese Bestimmung gilt auch für Dokumente, die auf Mikrofilm übertragen wurden.

Die besonderen Bestimmungen des Bundes bleiben vorbehalten.

Die Dokumente der Verwaltung, die keinen unmittelbaren Nutzen mehr haben, müssen in einem Vorarchivierungsdossier geordnet und von den Organen, Dienststellen und Anstalten an einem geeigneten Ort aufbewahrt werden.

Die Vorarchivierung der Dokumente hat nach einem Klassierungsplan zu erfolgen, den jedes Organ, jede Dienststelle und jede Anstalt erstellt.

Das Archiv kann eine Kopie der Klassierungspläne und deren Änderungen verlangen.

Die Direktionen des Staatsrats, die Staatskanzlei und das Kantonsgericht überprüfen – nötigenfalls in Zusammenarbeit mit dem Archiv – die Vorarchivierung der Dokumente durch die Organe, Dienststellen und Anstalten, die ihnen unterstellt oder administrativ zugewiesen sind.

Haben die vorarchivierten Dokumente offensichtlich keinen praktischen Nutzen mehr und sind allfällige durch besondere Vorschriften festgesetzte Aufbewahrungsfristen verstrichen, so richten sich die betroffenen Organe, Dienststellen und Anstalten an die Direktion, der sie angehören (die betreffende Direktion). Die Dienststellen der Staatskanzlei wenden sich an die Staatskanzlei; die Organe und Dienststellen der richterlichen Gewalt oder die Verwaltungsjustizbehörden nach Artikel 3 Abs. 2 Bst. b und c des Gesetzes über die Verwaltungsrechtspflege wenden sich an das Kantonsgericht.

Die betreffende Direktion, die Staatskanzlei, das Kantonsgericht oder das Verwaltungsgericht entscheidet, ob das Organ, die Dienststelle oder die Anstalt die fraglichen Dokumente abtreten kann.

Trifft dies zu, so gelangt die betreffende Direktion, die Staatskanzlei, das Kantonsgericht oder das Verwaltungsgericht an das Staatsarchiv. Dieses entscheidet über die Archivierung der Dokumente oder, nach Einholen der Meinung der gesuchstellenden Behörde, über deren Vernichtung.

Die Staatskanzlei liefert dem Archiv ein Exemplar der folgenden Publikationen beim Erscheinen ab:

1. der Amtlichen Sammlung des Kantons Freiburg;

2. …

3. des jährlichen Staatsvoranschlages;

4. der jährlichen Staatsrechnung;

5. des jährlichen Rechenschaftsberichts des Staatsrates und seiner Direktionen;

6. des jährlichen Berichts des Justizrates;

7. der Freiburger Zeitschrift für Rechtsprechung;

8. der jährlichen Verwaltungs- oder Tätigkeitsberichte, die dem Staatsrat oder dem Grossen Rat vorgelegt werden;

9. des Amtsblatts des Kantons Freiburg;

10. ...

11. des Statistischen Jahrbuchs des Kantons Freiburg;

12. der anderen offiziellen Publikationen des Staates.

Das Sekretariat des Grossen Rates liefert dem Archiv beim Erscheinen ein Exemplar des Amtlichen Tagblatts der Sitzungen des Grossen Rates des Kantons Freiburg ab.

Ein Exemplar der folgenden Dokumente ist dem Archiv bei der Herstellung abzuliefern:

1. das Original der Verträge und Abkommen zwischen dem Staat und Dritten, abzugeben durch die Staatskanzlei, das Sekretariat des Grossen Rates oder die betroffenen Direktionen;

2. die Protokolle der Kommissionen des Grossen Rates, abzugeben durch das Sekretariat des Grossen Rates;

3. die von den Direktionen des Staatsrats herausgegebenen Publikationen, abzugeben durch die betroffenen Direktionen.

Die Direktion erlässt Richtlinien über die Vorarchivierung und die Ablieferung von Dokumenten an das Archiv.

Das Kantonsgericht erlässt Richtlinien für die Organe der richterlichen Gewalt und die Verwaltungsjustizbehörden nach Artikel 3 Abs. 2 Bst. b und c des Gesetzes über die Verwaltungsrechtspflege.

Das Archiv beteiligt sich an der Ausarbeitung der Richtlinien.

Die Aufbewahrung von Dokumenten in den Gemeinden und Pfarreien (Kirchgemeinden) wird im Gesetz über die Gemeinden und in dessen Ausführungsreglement sowie im vorliegenden Reglement geregelt.

Das Archiv berät die Gemeinden und Pfarreien (Kirchgemeinden) in der Organisation und der Verwaltung ihrer Archive.

Hat die betroffene Behörde keine Modalitäten beschlossen, so gelten für die Konsultation von Archiven von Gemeinden und Pfarreien (Kirchgemeinden) die Artikel 5 und 6 dieses Reglements.

Die Dokumente in den Archiven der Gemeinden und Pfarreien (Kirchgemeinden), die älter sind als 100 Jahre, können auf Ersuchen der betroffenen Behörde im Archiv aufbewahrt werden.

Erfährt der Staatsarchivar, dass die Aufbewahrung im Archiv einer Gemeinde oder einer Pfarrei (Kirchgemeinde) gefährdet ist oder dass ein Archiv nicht den Bestimmungen des Gemeindegesetzes entsprechend verwaltet wird, so informiert er unverzüglich den Oberamtmann. Dieser trifft die nötigen Massnahmen.

Ist der Erhalt von Dokumenten im Archiv einer Gemeinde oder einer Pfarrei (Kirchgemeinde) schwer gefährdet, so kann der Staatsarchivar dem Oberamtmann vorschlagen, dass die Dokumente ins Staatsarchiv überführt werden sollen.

Es werden aufgehoben:

1. der Beschluss vom 7. September 1982 über die Einsetzung einer Kommission für das Staatsarchiv (SGF 481.1.12);

2. der Beschluss vom 5. April 1988 über die Vorarchivierung der Schriftstücke des Staates und deren Ablieferung an das Staatsarchiv (SGF 122.97.11).

Dieses Reglement wird rückwirkend auf den 1. Januar 1993 in Kraft gesetzt.

Es wird im Amtsblatt veröffentlicht, in die Amtliche Gesetzessammlung aufgenommen und im Sonderdruck herausgegeben.