Règlement d'application de la loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données personnelles
(RIPAD)

Le présent règlement s’applique :

1. aux institutions publiques entrant dans le champ d’application de la loi selon l’article 3, alinéa 1, de la loi, sous réserve des compétences organisationnelles propres des institutions garanties par l’article 50 de la loi;

2. aux personnes physiques et morales de droit privé au sens de l’article 3, alinéa 2, de la loi dans la seule mesure où elles remplissent les conditions légales et où leurs actes relèvent du titre II de la loi.

Le présent règlement vaut également comme prescriptions de substitution prises par le Conseil d’Etat en application de l’article 50, alinéa 3, de la loi, si les conditions préalables en sont remplies.

Le présent règlement ne s’applique pas au traitement de données personnelles par des institutions visées à l’article 3 de la loi, lorsque celles-ci agissent en application de dispositions de droit fédéral, de droit intercantonal ou d’une législation spéciale de droit cantonal.

Les différentes institutions publiques auxquelles s’applique la loi selon l’article 3, alinéa 1, font l’objet d’une liste établie par le pouvoir dont elles dépendent ou sous la surveillance duquel elles sont placées. Cette liste est régulièrement mise à jour et rendue publique.

En ce qui concerne l’administration et les commissions dépendant du pouvoir exécutif, tiennent lieu de liste faisant foi :

1. pour l’administration, le règlement sur l'organisation de l'administration cantonale, du 1er juin 2023²⁵;

2. pour les commissions dépendant du Conseil d'Etat, de la chancellerie d'Etat ou d'un département, le règlement sur les commissions officielles, du 10 mars 2010.

Les personnes physiques et morales de droit privé sur lesquelles une institution publique exerce une maîtrise effective ou qui sont chargées de remplir des tâches de droit public cantonal ou communal en vertu de l’article 3, alinéa 2, de la loi font l’objet d’une liste établie et publiée chaque année par le département des finances, des ressources humaines et des affaires extérieures²⁴, au plus tard simultanément au dépôt du budget annuel.¹⁵

Les institutions publiques entrant dans le champ d’application de la loi et du présent règlement sont tenues de rendre spontanément publics, prioritairement sous forme électronique :

1. l’ensemble des ordonnances administratives organisationnelles ou interprétatives, sous réserve de l’article 7, alinéas 2 et 3, du présent règlement;

2. l’ensemble de leurs prescriptions autonomes ou de leurs statuts pour les institutions autonomes de droit public cantonales ou communales;

3. les prescriptions communales;

4. la liste des commissions officielles comprenant la désignation de celles‑ci, les noms, prénoms, sexe et année de naissance des membres de celles-ci, la mention des entités qu’ils représentent et qui les ont désignés, l’adresse du secrétariat de la commission et le département ou le pouvoir dont la commission dépend.

Elles tiennent à jour les actes visés à la lettre a de l’alinéa 1 et communiquent toute modification de ceux-ci à leur responsable LIPAD ainsi qu’à leur autorité de surveillance.

Une information active par le biais d’Internet suffit à satisfaire au devoir d’information, au sens de l’article 18, alinéa 3, 2e phrase, de la loi, sauf disposition légale ou réglementaire contraire.

Les types de documents accessibles ainsi que le service auprès duquel ils peuvent être demandés sur la base de l’article 24, alinéa 1, de la loi figurent sur le site Internet de chaque département.

Demeurent réservés la faculté pour chaque département de faire également figurer sur son site les documents eux-mêmes, ainsi que les cas des articles 25 à 27 de la loi.

Les documents à la communication desquels un intérêt public ou privé prépondérant s’oppose sont soustraits au droit d’accès institué par la loi.

Sont notamment soustraits au droit d'accès les documents suivants :

1. toute directive organisationnelle qui vise à aménager des mesures de surveillance ou de contrôle dans les domaines de la sécurité de l'Etat, de la sécurité publique, des relations internationales de la Suisse et de la fiscalité notamment, et qui ont pour but de prévenir la commission d'infractions à des lois ou des règlements;

2. tout document par ailleurs couvert par un autre secret protégé par le droit fédéral, une loi ou un règlement;

3. le dossier administratif du membre du personnel, au sens des articles 17 du règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux, du 24 février 1999, 17 du règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire B, du 12 juin 2002, 61 du règlement fixant le statut du corps enseignant HES, du 10 octobre 2001, et 15 du règlement sur la collaboration hospitalo-universitaire et le statut du corps professoral, du 19 janvier 2011;¹⁴

4. le fichier contenant l’ensemble des données relatives au personnel (système d’information des ressources humaines).

Sont également soustraits au droit d’accès au sens de l’article 26, alinéa 3, de la loi les notes, avis de droit, correspondances, courriels, rapports et autres écrits échangés :

1. entre membres du Conseil d’Etat, de délégations de celui-ci, du collège des secrétaires généraux ou des collèges spécialisés;

2. entre cadres supérieurs de la fonction publique ou collaborateurs de l’entourage immédiat des conseillers d’Etat et du chancelier d’Etat ainsi qu’entre ces cadres ou proches collaborateurs et les membres des collèges visés à la lettre a.

Ne constitue pas un tiers devant être consulté au sens de l’article 28, alinéa 4, de la loi :

1. le mandataire, le prestataire de service lié à une institution par un contrat de droit privé ou public ou le représentant autorisé de l’institution;

2. un autre organe au sein de la même institution;

3. le délégataire d’une tâche publique;

4. la personne physique agissant comme organe de fait de l’institution.

Il n’y a pas lieu à consultation d’une autre institution au sens de l’article 28, alinéa 4, de la loi, lorsque le document concerne les membres d’une même unité organisationnelle (secrétariat général, services généraux, office, service, direction générale, direction) et pour autant que celle-ci soit définie dans le règlement sur l'organisation de l'administration cantonale, du 1er juin 2023²⁵.

Les institutions et les tiers détenteurs d’un document dont ils ne sont ni les auteurs, ni les destinataires directs, doivent transmettre à ceux-ci, pour avis, en application de l’article 28, alinéa 4, toute requête relative à ce document.

Le silence d’une institution ou d’un tiers interpellés par l’institution en application de l’article 28, alinéa 4, de la loi, vaut acceptation de la transmission du document, pour autant que leur attention ait été au préalable attirée sur cette conséquence et que l’objet de la requête ait été précisément annoncé, tout comme le délai dans lequel la réponse est attendue.

Le bref délai prévu à l’article 28, alinéa 4, de la loi doit être fixé en considération de la nature de la requête et du temps prévisible pour y répondre. Ce délai ne doit pas excéder en principe une semaine.

La procédure de médiation a pour but la recherche d’une solution consensuelle relative à la communication d’un ou de plusieurs documents détenus par l’institution, suite à une requête individuelle d’accès d’une personne physique ou morale.

La médiation nécessite le consentement de toutes les parties. La procédure se déroule avec le concours du préposé cantonal à la protection des données et à la transparence (ci-après : préposé cantonal) et des parties. Elle doit être simple et rapide, afin de faciliter son issue.

La confidentialité des échanges oraux ou écrits qui ont lieu entre les parties à cette occasion est garantie.

Le document dont l’accès est contesté doit, sur demande du préposé cantonal, lui être communiqué. Cette communication se fait en principe au moyen de la consultation sur place du document; exceptionnellement, le préposé cantonal peut en recevoir une copie, à charge pour lui de la restituer ou de la détruire à la fin de la procédure de médiation.

La forme écrite de la saisine du préposé cantonal par le requérant est exigée tant pour la requête ordinaire de l’article 30, alinéa 1, de la loi que pour celle de l’article 30, alinéa 2, 2e phrase.

Si le préposé cantonal est saisi d’une requête de médiation sans que l’institution concernée n’ait au préalable confirmé par écrit son intention au sens des articles 28, alinéas 5 ou 6, de la loi et sans que l’institution n’ait tardé à se déterminer, la requête est renvoyée sans délai par le préposé cantonal pour traitement à l’institution concernée.

Dès qu’il est saisi d’une requête de médiation, le préposé cantonal informe le responsable LIPAD de l’institution concernée; il incombe à celui-ci de renseigner le préposé cantonal et de représenter l’institution dans le cadre de la procédure de médiation. En fonction des circonstances, le responsable LIPAD peut se faire accompagner de tout organe ou membre de l’institution dont le concours serait propice à l’éclaircissement des faits et à la recherche d’une solution consensuelle.

Le préposé cantonal mène la procédure de manière informelle, en recueillant la position des institutions et des personnes concernées sur le document demandé et sur son accès, selon un mode de communication adapté à la complexité de la requête et conformément au principe d'économie de procédure.

Il entend les parties et peut les réunir. Il s'efforce de les amener à un accord. Il leur soumet, si nécessaire, des propositions.

En cas d’issue positive de la médiation, le résultat de l’accord des parties est formalisé dans un document écrit, avec le concours du préposé cantonal.

Dans la rédaction de la recommandation, le préposé cantonal doit veiller à ne rien divulguer des échanges survenus au cours de la procédure de médiation, ni dévoiler le contenu des documents dont la transmission est contestée. La recommandation doit être rédigée dans le respect des institutions et de la personnalité des personnes et institutions concernées.

La recommandation du préposé cantonal ainsi que les décisions liées à la requête ne peuvent être rendues publiques qu’une fois prise la décision de l’institution, en application de l’article 30, alinéa 5, de la loi.¹¹

Le numéro AVS visé à l’article 35, alinéa 4, de la loi, s’entend du numéro tel qu’attribué par les organes fédéraux en application de l’article 50c de la loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants, du 20 décembre 1946, aux conditions des articles 50d et 50e de ladite loi.

L’article 35, alinéa 4, 2e phrase, de la loi constitue en soi la base légale formelle de droit cantonal nécessaire mentionnée à l’article 50e, alinéa 3, de la loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants, du 20 décembre 1946.

Lorsqu’une institution est autorisée à utiliser directement le numéro AVS par la Centrale de compensation (CdC), elle doit informer l’office cantonal de la population et des migrations⁷ de cette autorisation.

Les institutions publiques prennent les mesures organisationnelles et techniques propres à assurer la sécurité des données personnelles.

Pour l’administration cantonale, les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la sécurité des données personnelles sont définies notamment par le respect :

1. du règlement sur l’organisation et la gouvernance des systèmes d’information et de communication, du 26 juin 2013;

2. de l’article 23A, alinéa 5, du règlement d’application de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux, du 24 février 1999;

3. des directives approuvées par la commission de gouvernance des systèmes d’information et de communication;

4. des règles et mesures de sécurité édictées par les maîtres de fichiers, les responsables départementaux de la sécurité de l’information et l’office cantonal des systèmes d’information et du numérique¹⁹, sur la base des compétences définies par les règlements visés aux lettres a et b;

5. des prescriptions réglementaires et des directives en matière d’archivage.

Les institutions publiques tiennent à jour un répertoire des personnes ayant accès aux systèmes d’information contenant des données personnelles.

Le traitement de données personnelles peut être confié à un tiers pour autant qu'aucune obligation légale ou contractuelle de garder le secret ne l'interdise.

L'institution demeure responsable des données personnelles qu'elle fait traiter au même titre que si elle les traitait elle-même.

La sous-traitance de données personnelles fait l'objet d'un contrat de droit privé ou de droit public avec le prestataire tiers, prévoyant pour chaque étape du traitement le respect des prescriptions de la loi et du présent règlement ainsi que la possibilité d'effectuer des audits sur le site du sous-traitant.

Le recours par un sous-traitant à un autre sous-traitant (sous-traitance en cascade) n'est possible qu'avec l'accord préalable écrit de l'institution et moyennant le respect, à chaque niveau de substitution, de toutes les prescriptions du présent article.

S'il implique un traitement à l'étranger, le recours à un prestataire tiers n'est possible que si la législation de l'Etat destinataire assure un niveau de protection adéquat.

Le préposé cantonal publie une liste des Etats qui disposent d'une législation assurant un niveau de protection adéquat.

Aux fins du présent règlement, et en exécution de l’article 39, alinéa 1, de la loi :

1. doit être considérée comme une « instance hiérarchique supérieure » au bénéfice du droit d’être renseignée toute personne exerçant un pouvoir hiérarchique sur l’organe requis au sein du département dont il fait partie (chef de service, directeur, directeur général, secrétaire général, conseiller d’Etat chargé d’un département);

2. doit être considérée comme intervenant « au sein » d’une même institution publique la communication entre membres d’une même unité organisationnelle (secrétariat général, services généraux, office, service, direction générale, direction), pour autant que celle-ci soit définie dans le règlement sur l'organisation de l'administration cantonale, du 1er juin 2023²⁵;

3. doit être considérée comme émanant d’une « autre institution publique soumise à la loi » la requête formée par une personne ou un organe non membre de la même unité organisationnelle, ne revêtant pas la qualité d’instance hiérarchique supérieure, mais faisant partie d’une institution entrant dans le champ d’application de la loi et du présent règlement.

La démonstration du respect des conditions posées à l’article 39, alinéa 1, lettres a et b, peut s’effectuer de manière simplifiée en indiquant cumulativement :

1. le contexte légal ou réglementaire dans lequel s’inscrit la mission de l’institution requérante, y compris l’existence d’éventuelles règles spéciales ou la mention de leur défaut;

2. le fait que le fichier destiné à recevoir les données personnelles figure ou non dans le catalogue institué par l’article 43 de la loi, avec son numéro de référence;

3. la finalité de la transmission souhaitée.

Le responsable LIPAD de chaque institution dresse, met à jour régulièrement et rend accessible sous forme d’aide-mémoire à destination des organes saisis et requérants de son institution :

1. une liste indicative des communications d’ores et déjà prévues par la législation genevoise, au sens de l’article 39, alinéas 2 in fine, 5 et 9, lettre a, de la loi;

2. une liste des cas dans lesquels la législation genevoise fait obstacle à la communication souhaitée, au sens de l’article 39, alinéas 1, lettre b, 4, lettre b, 6, lettre b, et 7, de la loi.

Ne constitue pas une communication à un tiers de droit privé au sens de l’article 39, alinéa 9, de la loi la transmission d’informations à un mandataire, à un prestataire de service lié à une institution par un contrat de droit privé ou public ou à un représentant autorisé. L'article 13A du présent règlement est applicable.¹⁵

Constitue notamment un travail disproportionné, au sens de l’article 39, alinéa 10, de la loi :

1. la consultation de personnes concernées sans résidence ou domicile connus;

2. l’identification et la consultation d’héritiers des personnes concernées lorsque celles-ci sont décédées.

Dans le cadre de ses missions légales de maintien de l’ordre et de la sécurité publique, le Conseil d’Etat, sur proposition du département des institutions et du numérique²⁴, planifie la vidéosurveillance sur le domaine public du canton.

Le département des institutions et du numérique²⁴ informe la commission consultative de sécurité municipale instaurée par l’article 12 de la loi sur les agents de la police municipale, les contrôleurs municipaux du stationnement et les gardes auxiliaires des communes, du 20 février 2009, des décisions du Conseil d'Etat.

Toute institution publique exploitant un système de vidéosurveillance sur le domaine public peut autoriser une autre institution publique disposant d'ores et déjà d'un système de vidéosurveillance à utiliser les caméras dont elle est la détentrice. L'utilisation des caméras par l'institution publique requérante doit se faire dans le respect des buts de son propre système de vidéosurveillance.

La police cantonale peut être autorisée à accéder à tous les systèmes de vidéosurveillance des institutions publiques, que ceux-ci filment ou non le domaine public.

La police cantonale tient et met à jour un inventaire et une cartographie des systèmes de vidéosurveillance installés par les institutions publiques dont le champ de surveillance porte sur le domaine public. Les institutions publiques sont tenues d'annoncer à la police cantonale tout système de vidéosurveillance dont le champ de surveillance porte sur le domaine public.²

Outre les zones placées sous vidéosurveillance, l'inventaire mentionne pour chaque dispositif répertorié :

1. la finalité de la vidéosurveillance;

2. l'enregistrement ou non des images et sa durée de conservation;

3. le type de visionnement qu'implique le dispositif (en direct ou en différé);

4. le cercle et le statut des personnes autorisées à visionner les images.

Une institution publique exploitant un système de vidéosurveillance ne peut filmer un établissement scolaire ou ses abords immédiats durant les heures des activités scolaires et parascolaires, sauf autorisation expresse contraire du département de l'instruction publique, de la formation et de la jeunesse¹⁸.

Les caméras affectées à la vidéosurveillance du trafic routier peuvent enregistrer les images en continu, aux fins d’analyses et d’études du trafic. Elles constituent un système de vidéosurveillance sur le domaine public.¹³

La délégation à un tiers par l’institution publique exploitant le système de surveillance de l’enregistrement de la visualisation des images ou d’une manière générale de l’exploitation du système de vidéosurveillance n’est licite que moyennant l’accord préalable des instances dirigeantes de l’institution publique responsable, et pour autant que les conditions cumulatives suivantes soient remplies :

1. le système satisfait aux exigences de l’article 42 de la loi et à celles du présent règlement;

2. l’institution publique ne dispose pas du personnel qualifié à ces fins alors que le système de vidéosurveillance est indispensable à la prévention d’agressions ou de déprédations;

3. le délégataire est la police cantonale, moyennant une convention passée avec celle-ci au préalable, ou à défaut, une entreprise de sécurité au sens du concordat sur les entreprises de sécurité, du 18 octobre 1996, qui en remplit les conditions légales.

Toute institution publique exploitant un système de vidéosurveillance est tenue de tenir des statistiques, mises à jour semestriellement, sur le nombre d’atteintes aux personnes, y compris à son personnel propre, ou aux biens dont elle est la victime.

La République et canton de Genève est considérée comme une seule et unique institution publique aux fins de l’application de l’alinéa 10; la police cantonale tient les statistiques visées par cette disposition, qui portent également sur les atteintes à des tiers.²

En ce qui concerne les caméras affectées à la vidéosurveillance du trafic routier, le département chargé des transports²⁰ tient une statistique séparée de ce mode d’utilisation.

Ne constituent pas des fichiers, au sens de l’article 4, lettre d, de la loi, même s’ils contiennent des données personnelles, les documents, tableaux, listes ou outils :

1. synthétisant des informations à caractère scientifique ou technique à des fins internes de contrôle interne ou d’analyse;

2. servant à des fins de planification ou de suivi de l’exécution des tâches légales d’une institution;

3. récapitulant les procédures et dossiers en cours dans une institution;

4. présentant un état de situation des débiteurs d’une institution;

5. récapitulant les situations potentielles de conflits d’intérêts avec des mandataires ou partenaires extérieurs.

Constituent notamment des fichiers éphémères, pour autant qu’ils ne contiennent ni données sensibles ni profils de la personnalité et que leur durée de vie n’excède pas 1 an :

1. des extraits ou des copies à un moment donné d’un fichier régulièrement mis à jour et accessible à un cercle restreint de personnes;

2. une liste d’adresses de personnes physiques ou morales constituée en vue de mettre sur pied des manifestations protocolaires, récréatives, scientifiques, culturelles, sportives ou de promotion économique;

3. un récapitulatif de candidatures dans le cadre des procédures de recrutement du personnel;

4. les journaux techniques qui permettent à l’institution de maîtriser ses risques en matière de sécurité de l’information.¹⁵

Les informations imposées par l’article 43 de la loi sont les seules qui doivent figurer dans le catalogue des fichiers, à l’exclusion notamment des fichiers eux-mêmes, des requêtes formées en vertu des articles 24 ou 39 de la loi et de leur issue et, d’une manière générale, des traitements, statistiques, rapports ou activités des organes des institutions.

Les fichiers tenus par des personnes physiques et morales de droit privé, qu’elles soient ou non par ailleurs soumises au volet transparence de la loi (art. 3, al. 2, de la loi), ne sont pas recensés dans le catalogue des fichiers et n’ont pas à être annoncés au préposé cantonal.

Il appartient à l’institution qui gère le fichier de déclarer au préposé cantonal les accès durables qu’elle octroie à d’autres institutions publiques ou des institutions privées et d’actualiser la liste de ceux-ci; une déclaration subséquente ou parallèle de l’institution à qui l’accès a été octroyé est exclue.

La publicité du catalogue des fichiers n’implique pas celle des fichiers eux-mêmes ni des documents d’annonce de ceux-ci.

La compétence de mettre à jour et de dresser le catalogue des fichiers incombant au préposé cantonal en vertu de l’article 43, alinéa 1, de la loi doit être exercée au moyen des ressources budgétaires propres allouées en vertu de la loi.

Cette compétence n’implique pas le pouvoir de donner des instructions ou d’impartir des délais aux membres des institutions, y compris les responsables LIPAD chargés de l’annonce des fichiers, ou de réquisitionner tout ou partie des moyens de celles-ci.

Le catalogue des fichiers ne constitue qu’une source d’information générique pour le public; aucune requête individuelle d’accès à un document ou requête de communication de données personnelles ne peut survenir au travers de celui-ci. Le catalogue doit indiquer les coordonnées d’une personne de contact désignée par l’institution pour répondre à des requêtes individuelles au regard de chaque fichier dont la déclaration s’impose en vertu de la loi.

L’extraction d’un fichier de données pour un usage unique ou temporaire ne donne pas lieu à obligation d’annonce, pour autant que par ailleurs les conditions d’exploitation de cette extraction soient identiques à celle du fichier principal soumis à l’obligation d’annonce.

L’ensemble des organes et services d’une institution sont tenus d’informer spontanément et sur demande, de prêter assistance et de donner suite aux requêtes ou instructions qui leur sont adressées par les responsables LIPAD désignés aux fins d’application de la présente loi au sens de l’article 51, alinéas 1 à 3, de la loi; les responsables des systèmes d’information fournissent notamment toute l’assistance requise aux responsables LIPAD pour l’établissement et la mise à jour de la liste des fichiers existants de l’institution dont ils sont responsables, indépendamment de tout lien hiérarchique ou contrainte organisationnelle, aux fins de favoriser l’application aisée de la loi.

La communication de la liste des fichiers et de ses mises à jour prévues par l’article 51, alinéa 3, de la loi intervient sous la forme choisie par le responsable LIPAD, compte tenu du temps et des moyens à sa disposition, afin de favoriser la transmission et l’actualisation rapide de l’information. Une communication par courriel au préposé cantonal suffit à respecter l’exigence légale.

La recommandation du préposé cantonal ne peut faire l'objet d'une publication tant et aussi longtemps que l'affaire est susceptible de recours et, en cas de recours, qu’elle n’est pas définitivement tranchée par les autorités judiciaires.

Lors de la publication, le préposé cantonal prend les mesures appropriées pour garantir la protection des données personnelles des parties. Lorsqu'une telle protection ne peut être garantie, il renonce à publier sa recommandation.

Chaque département ainsi que la chancellerie d’Etat désigne un responsable LIPAD doté d’une formation juridique et d’une expérience dans les domaines de la transparence et de la protection des données, et portant un intérêt aux nouvelles technologies.

Le responsable LIPAD est chargé d’exercer les compétences visées aux articles 39, alinéas 2 et 5, 42, alinéa 3, 44, alinéas 1 et 2, 49 et 51 de la loi. Il a en outre la tâche de défendre la position de l’institution devant les autorités judiciaires dans le cadre de recours intentés en matière de protection des données et de transparence.

Le responsable LIPAD collabore dans toute la mesure utile avec la direction et les organes de l’unité administrative concernée, ainsi qu’avec les responsables départementaux de la sécurité de l’information et l’office cantonal des systèmes d’information et du numérique¹⁹.

Il est institué un groupe interdépartemental constitué des responsables LIPAD visés à l’alinéa 1, qui coordonne l’application de la loi au sein des départements et échange régulièrement sur les pratiques en matière de transparence et de protection des données.

Un membre de l’office cantonal des systèmes d’information et du numérique¹⁹ est invité aux séances du groupe interdépartemental, mais s'abstient lors de prises de décision.¹⁵

La chancellerie d’Etat fait paraître durant l'année qui précède l'échéance du mandat électif du préposé cantonal et du préposé adjoint un appel à candidatures en vue de repourvoir ces postes. Le délai de postulation est au moins d'un mois.¹⁰

L'appel à candidatures est diffusé simultanément dans le bulletin des places vacantes de l'Etat de Genève et dans la Feuille d'avis officielle. La chancellerie d’Etat peut prolonger ou renouveler l'appel à candidatures par toute voie utile si aucune candidature ne répondant aux exigences légales ne lui parvient dans le délai prescrit.¹⁷

Les titulaires des postes en fonction sont en parallèle interpellés formellement par écrit par le Conseil d'Etat sur leur souhait d'être candidat ou non à leur réélection et invités à postuler formellement à ces fins dans le même délai que celui prévu par l'appel à candidatures et selon les mêmes modalités.

Avant l'échéance du délai de postulation, le Conseil d'Etat désigne un comité de sélection ad hoc composé de 4 personnes, dont 2 nommées sur proposition du bureau du Grand Conseil.

La chancellerie d’Etat procède à une première sélection des dossiers et soumet l'intégralité de ceux-ci ainsi que ses propositions d'auditions au comité de sélection.

Le comité de sélection procède aux auditions qu'il estime nécessaires. Il peut solliciter des candidats tout éclaircissement complémentaire ainsi que la production de toute pièce utile.¹⁷

A l'issue des auditions, le comité de sélection dresse un tableau récapitulatif de l'ensemble des candidatures répondant aux exigences légales et parvenues dans les délais; après en avoir délibéré, il dresse une liste des dossiers pour lesquels une audition a eu lieu, puis procède pour chaque poste à un classement des candidatures en lice en indiquant les critères pertinents retenus par le comité de sélection. En cas de divergence, le comité de sélection vote. Le classement est arrêté à la majorité.

Sur la base du classement opéré en application de l'alinéa 7, le comité de sélection propose au Conseil d'Etat une candidature pour chacun des 2 postes au concours, en lui fournissant le tableau récapitulatif des candidatures retenues pour le classement final ainsi que leurs dossiers.¹⁷

Le Conseil d'Etat arrête, après en avoir délibéré, son choix quant aux personnes à proposer au Grand Conseil pour l'élection aux postes de préposé cantonal et de préposé adjoint en retenant une seule candidature pour chacun des postes.¹⁰

Il communique sa proposition à la présidence du Grand Conseil dans un délai suffisant afin de permettre l'élection du préposé cantonal et du préposé adjoint au moins 3 mois avant l'échéance du mandat à repourvoir.¹⁷

L'absence d'élection dans le délai prescrit à l'alinéa 10 pour l'un ou l'autre poste à repourvoir n'a pas pour effet de prolonger d'office la fin du mandat électif correspondant en cours ni de retarder d'autant le début du nouveau.¹⁷

La personne qui saisit le préposé cantonal, en application de l’article 56, alinéa 3, lettre h, de la loi, d’une question quant à ses droits garantis par le chapitre II du titre III de la loi est tenue de s’identifier, de justifier de ses pouvoirs en cas de représentation et de donner toute indication utile de nature à faciliter le traitement de sa demande.

Le préposé cantonal saisi d’une demande doit en informer le responsable LIPAD de l’institution concernée et la transmettre pour traitement à celui-ci s’il s’agit d’une demande au sens des articles 44 à 48 de la loi.

Si la réponse à la demande doit émaner du préposé cantonal, celui-ci la transmet auparavant pour information au responsable LIPAD de l’institution concernée et de la réponse qui est donnée.

Si la réponse à la demande de renseignements nécessite des éléments de fait complémentaires en possession de l’institution concernée, le préposé cantonal sollicite tout renseignement en rapport exclusivement auprès du responsable LIPAD de cette institution.

Une dénonciation visant un comportement illicite d’une institution ou de l’un de ses membres doit être adressée en principe aux instances visées à l’article 50, alinéa 2, de la loi. Si le préposé cantonal reçoit une telle dénonciation, il la transmet sans délai à l’autorité compétente et en informe le responsable LIPAD de l’institution concernée.

Une éventuelle dénonciation doit être faite par écrit et mentionner l’identité de son auteur, justifier de ses pouvoirs en cas de représentation et donner tout renseignement utile quant à son instruction. Il n’est donné aucune suite aux dénonciations anonymes.

La dénonciation et son suivi ne sont pas publics. Le préposé cantonal est informé de la suite à la dénonciation une fois l’éventuelle procédure subséquente définitivement close.

En application de l’article 56, alinéas 2, lettre e, et 3, lettre e, de la loi, le Conseil d’Etat communique les avant-projets de loi et les projets de règlement qui lui sont soumis et qui concernent l’information du public, l’accès aux documents ou à la protection des données.

En cas de remise d’une photocopie, d'une télécopie ou d'une impression de page (ou de fraction de page) d’un document dont l’accès a été octroyé, au-delà de 10 pages et jusqu’à 20 pages, il est perçu un montant forfaitaire de 30 francs, puis 1 franc supplémentaire par page à partir de la 21e page.

Si l’institution envisage de prélever un émolument, elle procède conformément à l’article 24E.

L’article 24A ainsi que les tarifs de prestations particulières prévus par des règlements spécifiques sont réservés.

Il y a surcroît important de travail lorsque le traitement d’une demande d’accès aux documents par l’institution nécessite plus de 8 heures de travail. Dans ce cas, un émolument de 100 francs de l’heure peut être perçu. Seul le temps de travail dépassant 8 heures est pris en compte pour le calcul de l’émolument.

Si l’institution envisage de prélever un émolument, elle procède conformément à l’article 24E.

Le temps de travail comprend en particulier le tri, l’extraction et la lecture des documents, la consultation de tiers au sens de l’article 28, alinéa 4, de la loi, l’examen juridique des exceptions à la transparence, le caviardage et l’anonymisation.

La perception d’un émolument supplémentaire pour la remise de copies papier en application de l’article 24 est réservée.

La communication de données personnelles à la personne concernée est gratuite, sauf lorsque la requête implique un traitement dont le temps excède 8 heures. Dans ce cas, l’émolument est calculé en fonction du temps de travail à effectuer, à raison de 100 francs de l’heure.

L’article 24A, alinéa 3, est applicable par analogie.

Lorsque le travail nécessaire apparaît disproportionné, l’émolument est exigible d’avance. A défaut de son versement préalable, le travail n’est pas effectué.

La communication de données personnelles effectuée en application de l’article 39 de la loi intervient sans frais pour les institutions publiques soumises à la loi.

La communication de données personnelles effectuée en application de l’article 39 de la loi intervient conformément aux articles 24 et 24A du présent règlement, appliqués par analogie, pour les institutions ou les tiers non soumis à la loi.

Les frais liés aux besoins particuliers des personnes requérantes en situation de handicap ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’émolument.

Lorsqu’un émolument est perçu dans le cas d’une demande d’accès présentée par une chercheuse ou un chercheur rattaché à une haute école ou par une journaliste professionnelle ou un journaliste professionnel, l’institution le réduit de 50%.

L’institution requise attire au préalable l’attention de la personne requérante sur le caractère onéreux de la prestation fournie et l'informe du coût approximatif prévisible de celle-ci.

L'institution fixe à la personne requérante un délai de 10 jours pour qu'elle confirme sa demande d’accès. En l’absence de confirmation, la demande est considérée comme retirée. L'institution rend la personne requérante attentive aux conséquences du non-respect du délai.

En règle générale, la personne requérante s’acquitte de l’émolument au plus tard lors de la remise de la prestation.

Les départements disposent d’un délai de 6 mois pour la mise en œuvre des articles 3, alinéas 3 à 5, 4, alinéas 1 et 2, 5, 12, 13, alinéa 3, 14, alinéa 3, du présent règlement.

Les statistiques qui doivent être tenues en vertu de l’article 16, alinéas 10 à 12, ne portent que sur la période postérieure à l’entrée en vigueur du présent règlement.

Les délais de 6 mois, 5 mois et 3 mois prévus aux alinéas 8, 10 et 11 de l'article 22A sont réduits à respectivement 4 mois, 3 mois et 1 mois pour l'élection devant survenir en 2013.³