Verordnung für das Staatsarchiv Graubünden

Das Staatsarchiv dient der Sicherstellung, Aufbewahrung und Erschliessung des Schriftgutes zur Geschichte Graubündens sowie aller für die Wahrung der Rechte und Interessen des Kantons wesentlichen Verwaltungsakten.

Das Staatsarchiv untersteht der Oberaufsicht der Regierung. Zuständiges Departement ist das Erziehungs-, Kultur- und Umweltschutzdepartement (EKUD).

Dem Staatsarchivar untersteht die wissenschaftliche und administrative Leitung des Staatsarchivs. Ihm ist als Stellvertreter ein wissenschaftlicher Adjunkt beigegeben.

Das Staatsarchiv hat folgende Aufgaben:

1. Sammlung, Sicherung, Pflege und Ordnung des bündnerischen Archivgutes gemäss der eidgenössischen und kantonalen Gesetzgebung;

2. Beratung der kantonalen Behörden hinsichtlich der Archivierung und Veranlassung der regelmässigen Ablieferung archivwürdiger Akten der Behörden und Kommissionen;

3. Erschliessung der Bestände des Staatsarchivs durch die Erstellung von Repertorien und die Edition historischer Quellen. Zur Erfüllung dieser Aufgabe kann das Staatsarchiv eigene Publikationen herausgeben;

4. Aufsicht über die Verwaltung und Ordnung der Gemeinde-, Kreis- und Bezirksarchive;

5. Beratung der Gemeinde-, Kreis- und Bezirksbehörden sowie von privaten Archiveignern in Archivierungsfragen;

6. Unterstützung der Erforschung der Bündner Geschichte.

Sämtliche kantonalen Behörden, Amtsstellen, Anstalten und Kommissionen sind verpflichtet, alle wesentlichen Akten aus ihrer Tätigkeit aufzubewahren.

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Die Bestände des Staatsarchivs werden nach dem von der Regierung genehmigten Archivplan geordnet. Der Staatsarchivar kann den Archivplan ergänzen und veränderten Verhältnissen anpassen. Über grundsätzliche Änderungen der Archivsystematik entscheidet die Archivkommission.

Erhaltungswürdiges Schriftgut der kantonalen Verwaltung ist dem Staatsarchiv periodisch, in der Regel frühestens nach zehn Jahren, zur Archivierung anzubieten.

Verwaltungsakten sind durch die abliefernde Stelle nach geltendem Archivplan zu ordnen, sofern mit dem Staatsarchiv kein anderes Ablagesystem vereinbart wurde. Das Staatsarchiv führt eine Eingangskontrolle.

Verträge des Kantons mit Dritten, soweit nicht von untergeordneter Bedeutung, sind dem Staatsarchiv nach Vertragsabschluss im Original abzuliefern.

Ohne die Einwilligung des Staatsarchivs dürfen keine wesentlichen Akten vernichtet werden. Über die Archivwürdigkeit entscheidet die aktenproduzierende Stelle gemeinsam mit dem Staatsarchiv.

Ausgeschiedene Akten dürfen nicht der öffentlichen Abfuhr übergeben werden. Sie müssen vernichtet oder, sofern nicht Geheimhaltungsinteressen des Kantons betroffen sind, den vom Hochbauamt eingerichteten Papiersammelstellen übergeben werden.

Das Staatsarchiv kann Archivalien von Privaten, Institutionen und Vereinen erwerben oder als Depositum entgegennehmen. In den entsprechenden Depotverträgen sind die Rechte und Pflichten von Archiv und Deponent festzuhalten. Eine besondere Haftbarkeit des Kantons ist ausdrücklich auszuschliessen.

Von wichtigen Archivbeständen des Kantons, der Gemeinden, Kreise und Bezirke wie auch von Archivalien in Privatbesitz werden Sicherheitsfilme hergestellt entsprechend den Normen der Bundesgesetzgebung über den Schutz der Kulturgüter. Für die Benützung im Staatsarchiv werden Gebrauchskopien angefertigt.

Das Staatsarchiv ist jedermann zugänglich. Die Archivbestände können im Rahmen der Benützungsordnung in den Leseräumen des Staatsarchivs eingesehen werden. Die Benützungsordnung wird durch das EKUD erlassen.

Die befristete Ausleihe von Originalakten an die abliefernde oder am betreffenden Sachgeschäft beteiligte Amtsstelle ist möglich. Die Ausleihe an Private ist untersagt. Ausnahmsweise können Archivalien zu wissenschaftlichen Zwecken an andere inländische Staatsarchive ausgeliehen werden.

Die Benutzung des Staatsarchivs ist unentgeltlich Zeitaufwendige Nachforschungen und Dienstleistungen werden nach Aufwand verrechnet, wobei die von der Regierung bestimmten Ansätze zur Anwendung gelangen. Die Gebühren für die Herstellung von Fotokopien und Wappenfotos sowie für die Benutzung der Mikrofilm-Lesegeräte werden von der Archivverwaltung festgesetzt.

Die Archivalien sind grundsätzlich während einer Dauer von 35 Jahren seit ihrer Anfertigung der Öffentlichkeit nicht zugänglich.

Personal-, Gerichts- und Steuerakten sowie Regierungsprotokolle unterliegen einer Sperrfrist von 50 Jahren.

Während der Sperrfrist kann im Interesse von Wissenschaft und Forschung Einsicht in Akten gewährt werden wenn der Schutz öffentlicher oder privater Interessen gewährleistet ist.

Unter den selben Voraussetzungen ist die Akteneinsicht vor Ablauf der Sperrfrist gleichfalls zu gewähren, wenn ein namhaftes Interesse geltend gemacht wird.

Zuständig für Ausnahmebewilligungen ist jene Behörde, Amtsstelle oder Anstalt, weiche die Akten angefertigt oder abgeliefert hat, nach Rücksprache mit dem Staatsarchivar. Bei Verweigerung der Einsichtnahme entscheidet die Aufsichtsbehörde.

Die Einsichtgewährung in Zivilstandsakten und deren Verwaltung und Nachführung richtet sich nach der eidgenössischen und kantonalen Gesetzgebung über das Zivilstandswesen.

Das Staatsarchiv ist nach Massgabe der einschlägigen eidgenössischen und kantonalen Vorschriften zur Bekanntgabe von Daten aus den Zivilstandsregistern ermächtigt. Dabei gelangt Ziffer 7.4 des kantonalen Entschädigungs- und Gebührentarifs für das Zivilstandswesen zur Anwendung.

Die Akten abgeschlossener Straffälle, welche die Staatsanwaltschaft dem Staatsarchiv abgeliefert hat, unterliegen einer Sperrfrist von 50 Jahren.

Die Einsicht in diese Akten darf nur Personen gewährt werden, die ein schutzwürdiges Interesse nachweisen.

Über die Einsichtgewährung innerhalb der Sperrfrist entscheiden die Staatsanwälte.

Notariatsakten und -bücher sind der öffentlichen Einsicht grundsätzlich entzogen. Für eine allfällige Einsichtnahme ist die Einwilligung der Berechtigten oder die Bewilligung der Notariatskommission erforderlich.

Die Edition von Akten in Rechtsstreitigkeiten erfolgt nach Massgabe der einschlägigen Vorschriften des kantonalen Prozessrechtes. Sie erfolgt ausschliesslich an Gerichte und Amtsstellen.

Diese Verordnung tritt am 1. Oktober 1988 in Kraft und ersetzt die Archivverordnung vom 10. April 1978.