Verordnung über die Gemeinde-, Kreis- und Bezirksarchive

Die Behörden und Amtsstellen der Gemeinden, Kreise und Bezirke sind verpflichtet, das Schriftgut aus ihrer Tätigkeit aufzubewahren. Sie haben zu diesem Zweck Archive zu führen.

Diese dienen der Sicherstellung und Aufbewahrung historischen Schriftgutes sowie aller wesentlichen Verwaltungsakten. Ihre Ordnung erfolgt nach einem vom Staatsarchiv genehmigten Archivplan.

Die Gemeinde-, Kreis- und Bezirksarchive unterstehen der Aufsicht der Regierung, die sie durch das Staatsarchiv ausüben lässt.

Das Staatsarchiv berät die Gemeinde-, Kreis- und Bezirksbehörden in Archivfragen.

Das Staatsarchiv erlässt Weisungen über die Einordnung und Registrierung der Archivalien und über die Kennzeichnung kulturgüterschutzwürdiger Bestände gemäss dem Bundesgesetz über den Schutz der Kulturgüter bei bewaffneten Konflikten vom 6. Oktober 1966.

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Die Gemeinde-, Kreis- und Bezirksbehörden sind verpflichtet, geeignete Archivräumlichkeiten bereitzustellen. Diese haben den Schutz des Archivgutes vor Feuer, Feuchtigkeit, Diebstahl und unbefugter Einsichtnahme zu gewährleisten. Sie dürfen nur für Archivzwecke verwendet werden.

Sofern in den Gemeinden zweckentsprechende Archivlokale fehlen, sind bei Neu- und Umbauten öffentlicher Gebäude solche vorzusehen. Die betreffenden Baupläne sind dem Staatsarchiv frühzeitig zur Stellungnahme vorzulegen.

Für die Verwaltung der Archive sind ständige Archivare und Stellvertreter zu wählen. Die Amtsinhaber sind dem Staatsarchiv mitzuteilen.

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Der Archivar ist für den unverminderten Bestand des ihm anvertrauten Archivs verantwortlich. Er hat das neu hinzugekommene Material gemäss Archivplan einzuordnen.

Der Archivar hat über die Archivbestände die vom Kanton vorgeschriebenen Register, Kontrollen und Verzeichnisse zu führen. Die Doppel der Archivpläne, Register und Regesten hat er dem Staatsarchiv zu übergeben.

Über den Schlüssel zum Archiv verfügt ausschliesslich der Archivar.

Für seine Bemühungen bezieht der Archivar eine angemessene Entschädigung.

Dem zuständigen Zivilstandsbeamten ist jederzeit Zugang zu seinen im Archiv aufbewahrten Akten und Belegen zu gewähren. Die Ordnung der Zivilstandsakten erfolgt durch den Zivilstandsbeamten gemäss Weisungen seiner vorgesetzten Behörde.

Bei Amtswechsel von Behördemitgliedern und Funktionären sind die abtretenden Amtsinhaber verpflichtet, die in ihren Händen befindlichen amtlichen Bücher und Akten, soweit diese nicht an den Amtsnachfolger übergehen, dem Archiv abzuliefern. Der Archivar hat die Amtsakten abtretender Funktionäre zuhanden des Archivs einzufordern.

Die Ausscheidung wertloser Archivalien richtet sich nach den Weisungen der Regierung über die Aufbewahrungsfristen. Dokumente von historischer Bedeutung und Archivalien, die älter sind als 100 Jahre, dürfen nicht ausgeschieden werden.

Ausgeschiedene Akten sind zu vernichten, deren Veräusserung oder Wietergabe ist nicht statthaft.

Die Restaurierung beschädigter Archivalien hat nach Rücksprache mit dem Staatsarchiv durch Fachleute zu erfolgen.

Archivbestände oder einzelne Archivalien können, sofern besondere Verhältnisse es erfordern, vorübergehend dem Staatsarchiv in Aufbewahrung gegeben werden.

Regionale Organisationen und Verbände des öffentlichen Rechts sind für ihre Archive selbst verantwortlich. Bei ihrer Auflösung sind die wesentlichen Unterlagen ihrer Verwaltung in einem öffentlichen Archiv des Kantons zu hinterlegen.

Die Archive der Gemeinden, Kreise und Bezirke sind der Wissenschaft und Forschung unter Beachtung der nachfolgenden Bestimmungen unentgeltlich zugänglich zu machen.

Die Benutzer müssen sich ausweisen und ihre Arbeitsziele bekanntgeben.

Die Einsichtnahme in Archivalien darf nur in überwachten Räumlichkeiten erfolgen.

Die Ausleihe von Archivalien an Private ist untersagt. Befristete Ausleihen an berechtigte Amtsstellen sind gegen Empfangsschein möglich. Das Staatsarchiv ist berechtigt, sich gegen Empfangsschein jederzeit leihweise Archivalien aus den Gemeinde-, Kreis- und Bezirksarchiven übersenden zu lassen.

Die Edition von Akten in Rechtsstreitigkeiten richtet sich nach den einschlägigen Vorschriften des kantonalen Prozessrechtes. Sie erfolgt ausschliesslich an Gerichte und Amtsstellen.

Über die Ausleihe von Archivalien ist eine Kontrolle zu führen.

Die Archivalien sind grundsätzlich während der Dauer von 35 Jahren seit ihrer Anfertigung der Öffentlichkeit nicht zugänglich.

Personal-, Gerichts- und Steuerakten sowie die Protokolle des Gemeindevorstandes unterliegen einer Sperrfrist von 50 Jahren.

Vormundschaftsakten dürfen frühestens 50 Jahre nach dem Tod des Bevormundeten eingesehen werden.

Während der Sperrfrist kann im Interesse von Wissenschaft und Forschung Einsicht in Akten gewährt werden, wenn der Schutz öffentlicher und privater Interessen gewährleistet ist.

Unter den selben Voraussetzungen ist vor Ablauf der Sperrfrist gleichfalls Akteneinsicht zu gewähren und können Protokollauszüge erstellt werden, wenn ein namhaftes Interesse geltend gemacht wird.

Zuständig für Ausnahmebewilligungen ist jene Behörde oder Amtsstelle, welche die Akten angefertigt oder abgeliefert hat. Bei Verweigerung der Einsichtnahme entscheidet die Aufsichtsbehörde.

Notariatsakten und -bücher sind der öffentlichen Einsicht grundsätzlich entzogen. Für eine allfällige Einsichtnahme ist die Einwilligung der Berechtigten oder die Bewilligung der Notariatskommission erforderlich.

Die Einsichtnahme in Zivilstandsakten richtet sich nach der eidgenössischen und kantonalen Gesetzgebung im Zivilstandswesen.

Der Persönlichkeits- und Datenschutz ist nach Massgabe der Gesetzgebung bzw. der Richtlinien von Bund und Kanton zu gewährleisten.

Die Gemeinde-, Kreis- und Bezirksarchive unterstehen einer periodischen Archivinspektion. Der Staatsarchivar bestimmt alljährlich, welche Archive zu inspizieren sind. Er überwacht die Durchführung der Inspektionen.

Die Inspektionen werden durch die Archivinspektoren ausgeführt. Diese sind dem Staatsarchivar unterstellt und werden auf dessen Vorschlag durch das Erziehungs-, Kultur- und Umweltschutzdepartement gewählt. Sie beraten die Gemeinden, Kreise und Bezirke ihres Inspektionskreises in allen Fragen der Archivverwaltung.

Die Archivinspektoren sind nebenamtliche Mitarbeiter und unterstehen der kantonalen Personalverordnung.

Die Archivinspektoren erstatten dem Staatsarchiv einen ausführlichen Bericht über den Zustand der Archivräumlichkeiten, die Verwaltung und Ordnung der Bestände sowie über fehlende und neu hinzugekommene Archivalien mit entsprechenden Anträgen.

Das Staatsarchiv leitet die Inspektionsberichte, versehen mit den nötigen Anweisungen, an die Gemeinden, Kreise und Bezirke weiter.

In Ausnahmefällen können einzelne Archive durch einen Vertreter des Staatsarchivs inspiziert werden.

Bei ungenügender Verwaltung eines Archivs wird eine Nachinspektion durchgeführt. Verläuft diese negativ, kann die Neuordnung vernachlässigter Archive zu Lasten der betreffenden Gemeinden, Kreise oder Bezirke angeordnet werden.

Diese Verordnung ersetzt die Verordnung für die Gemeinde-, Kreis- und Bezirksarchive vom 16. August 1982 und tritt am 1. Oktober 1988 in Kraft.