Ordonnance concernant le guichet virtuel sécurisé (OGVS)6)

La personne qui entend utiliser le guichet virtuel sécurisé doit au électronique préalable se munir d’un moyen d’authentification reconnu par le guichet virtuel sécurisé, selon un standard validé par le département auquel est rattaché le Service de l’informatique.

Les niveaux de confiance pour l'authentification sont basés sur le modèle de qualité pour l'authentification de la norme eCH-01708).

L’authentification pour les transactions électroniques nécessitant une signature électronique qualifiée équivalant à une signature manuscrite selon la loi fédérale du 18 mars 2016 sur la signature électronique (SCSE)⁹ et l’article 14, alinéa 2bis, du Code des obligations² (ci-après : "signature électronique qualifiée"), correspondant au niveau de confiance 3 selon la norme précitée, doit reposer sur un certificat qualifié selon l’article 8 de la loi fédérale sur la signature électronique⁹.

L’authentification pour toutes les autres transactions électroniques requiert le niveau de confiance 2 selon la norme précitée. Le département auquel est rattaché le Service de l’informatique peut, sur proposition des unités administratives concernées et pour des motifs suffisants, prévoir un niveau de confiance différent pour certaines transactions.

L’authentification des employés communaux qui utilisent le guichet virtuel sécurisé requiert le niveau de confiance 3 selon la norme précitée.

Une fois munie d’un moyen de preuve d’identité électronique, la d'utilisation personne qui entend utiliser le guichet virtuel sécurisé atteste, lors de sa première connexion, qu'elle accepte les conditions d'utilisation du guichet virtuel sécurisé telles que décrites dans la loi concernant le guichet virtuel sécurisé¹, dans la présente ordonnance, dans le contrat d’utilisation et dans les éventuelles conditions générales liées au contrat, dont elle a eu connaissance.

L’horodatage de l’acceptation des conditions générales par l’utilisateur est enregistré dans le guichet virtuel sécurisé.

L’intéressé renseigne ses nom, prénom, numéro AVS, adresse, commune de domicile, date de naissance, numéro de téléphone portable ainsi que son adresse de courrier électronique.

Les personnes mineures sont autorisées à utiliser le guichet virtuel sécurisé. Certaines prestations peuvent être limitées aux personnes majeures.

Les personnes sous le coup d’une mesure de protection de l’adulte ou de l’enfant peuvent, dans certains cas, être limitées dans l’utilisation du guichet virtuel sécurisé.

Si les conditions mentionnées aux alinéas 1 à 4 sont remplies, l’accès au guichet virtuel sécurisé est autorisé. Le système informatique envoie à la personne concernée un message électronique lui confirmant la conclusion du contrat et l'accès au guichet virtuel sécurisé.

Si les conditions ne sont pas remplies, la Chancellerie d’Etat refuse l’accès au guichet virtuel sécurisé. Elle le communique de manière électronique à l'intéressé avec de brefs motifs. Celui-ci peut lui demander une décision formelle au sens du Code de procédure administrative³.

La Chancellerie d'Etat peut édicter des conditions générales applicables au contrat d'utilisation, communiquées au moment de la passation initiale du contrat ou ultérieurement. Elle peut également les modifier.

Elle notifie à l'utilisateur, par voie électronique, les conditions générales ou une modification de celles-ci, et invite l'utilisateur à les accepter lors de sa prochaine connexion au guichet virtuel sécurisé. Tant que l'utilisateur ne les a pas acceptées, la Chancellerie d'Etat peut restreindre, voire bloquer l'utilisation du guichet virtuel sécurisé.⁷

…10)

La Chancellerie d'Etat peut, si des circonstances spéciales le avenants justifient et si le bon fonctionnement du guichet virtuel sécurisé n'est pas compromis, prévoir dans le contrat initial des clauses particulières qui s'écartent du contrat-type et des conditions générales.

Elle peut également passer des avenants au contrat avec l'utilisateur.

L'utilisateur est tenu de prendre toutes les précautions nécessaires afin d'éviter qu'un tiers puisse utiliser son moyen de preuve d'identité électronique et sa signature électronique qualifiée.

Lorsqu'il y a lieu de craindre qu'un tiers a pu les utiliser, l'utilisateur est tenu d'avertir immédiatement la Chancellerie d'Etat. Celle-ci fait alors bloquer le compte de l'utilisateur.

L'utilisateur signale toute erreur relative aux coordonnées le concernant.⁷

Si l'utilisateur accède à des informations ou à des données pour lesquelles il n'est pas dûment autorisé, il s'engage à les traiter de manière confidentielle, à ne pas les utiliser à d'autres fins et, le cas échéant, à les détruire. Il en informe la Chancellerie d'Etat.

Le traitement de données par l'utilisateur relève de sa propre responsabilité. L'Etat et les organes tiers (art. 2, al. 1, lettre c, de la loi concernant le guichet virtuel sécurisé¹) ne peuvent pas être tenus responsables d'erreurs ou d'inadvertances commises par l'utilisateur.

L'utilisateur peut autoriser un tiers à le représenter et à effectuer des transactions en son nom et pour son propre compte par le biais du guichet virtuel sécurisé.

A cet effet, il établit une procuration de manière électronique par le biais du guichet virtuel sécurisé. Le représentant doit être clairement identifiable et disposer de son propre moyen de preuve d'identité électronique.

Le représenté définit clairement l'étendue des pouvoirs de représentation, et en particulier les prestations concernées. Il peut en tout temps les révoquer.

et 5 …10) 6 L'Etat et les organes tiers n'assument aucune responsabilité en cas d'utilisation abusive du guichet virtuel sécurisé par le représentant.

L'utilisateur peut demander la suppression de son compte utilisateur sur le guichet virtuel sécurisé, sans indiquer de motifs.⁷

Si l'utilisateur agit de manière contraire aux règles d'utilisation du guichet virtuel sécurisé ou utilise celui-ci de manière abusive, la Chancellerie d'Etat peut résilier le contrat d'utilisation. L'utilisateur peut lui demander une décision formelle au sens du Code de procédure administrative³.

En cas de nécessité, la Chancellerie d'Etat peut prendre des mesures provisionnelles, par exemple en bloquant l'accès d'un utilisateur au guichet virtuel sécurisé. SECTION 3 : Accès au guichet virtuel sécurisé pour les personnes morales

Le contrat d'utilisation du guichet virtuel sécurisé peut être passé au d'utilisation nom d'une personne morale par la ou les personnes qui peuvent la représenter selon le registre du commerce.

La Chancellerie d'Etat vérifie l'existence des pouvoirs de représentation.

La ou les personnes qui peuvent représenter la personne morale selon le registre du commerce peuvent autoriser des employés ou des tiers à agir au nom et pour le compte de la personne morale, en définissant pour chacun les prestations pour lesquelles ils peuvent effectuer des transactions par le biais du guichet virtuel sécurisé.

La ou les personnes qui peuvent représenter la personne morale selon le registre du commerce peuvent également définir, dans le contrat d'utilisation, la personne qui est habilitée à désigner des représentants.

L'article 9 est applicable pour le surplus.

Lorsqu'une personne morale est représentée de manière collective, le contrat d'utilisation est en principe passé dans la forme écrite ordinaire.

Dans les autres cas, la Chancellerie d'Etat peut accepter que le contrat d'utilisation soit passé de manière électronique. Il en va de même pour les modalités relatives à la représentation.

Pour le surplus, les règles concernant les personnes physiques s'appliquent par analogie. SECTION 4 : Utilisation du guichet virtuel sécurisé

Dès que l'utilisateur peut utiliser le guichet virtuel sécurisé, il bénéficie des prestations librement accessibles.

Pour certaines prestations, il doit au préalable déposer une demande d'accès à celles-ci. L'unité administrative concernée lui donne suite s'il n'y a pas de motif s'y opposant.

L'unité administrative peut révoquer l'accès de l'utilisateur à une prestation particulière si celui-ci a agi de manière abusive ou contraire aux règles applicables au guichet virtuel sécurisé.

En cas de litige, l'utilisateur peut demander à l'unité administrative de rendre une décision formelle au sens du Code de procédure administrative 3).

Les transactions validées au moyen de la signature électronique qualifiée ont la même valeur et engagent de la même manière que si elles avaient été signées de manière manuscrite.

L'unité administrative concernée est autorisée à refuser certaines transactions passées par l'utilisateur, notamment s'il manque des informations importantes ou s'il existe un doute sur la qualité et la véracité de celles-ci. SECTION 5 : Notification de décisions⁷

L'utilisateur a la possibilité d'autoriser des unités administratives à lui notifier, dans des domaines clairement définis, des décisions formelles par voie électronique.

A cet effet, l’utilisateur fournit une adresse de messagerie enregistrée sur une plateforme de messagerie sécurisée reconnue pour la notification électronique des messages par le Département fédéral de justice et police conformément à l'ordonnance fédérale du 18 juin 2010 sur la communication électronique dans le cadre de procédures civiles et pénales et de procédures en matière de poursuite pour dettes et de faillite 11) ou de l’ordonnance fédérale du 18 juin 2010 sur la communication électronique dans le cadre de procédures administratives¹².

Dans ce cas, l’unité administrative peut notifier sa décision sous format papier ou par voie électronique.

En cas de notification par voie électronique, l’utilisateur est également informé par l’envoi d’un courrier électronique ou tout autre moyen technique en fonction des préférences configurées dans son profil.

Les décisions sont munies d’une signature électronique qualifiée (art. 2, lettre e, SCSE⁹).

Peuvent être munies d’un cachet électronique réglementé (art. 2, lettre d,

• a) les copies électroniques de décisions;

• b) les décisions notifiées selon une procédure automatisée, qui, en raison de leur grand nombre, ne peuvent pas être signées individuellement par un représentant de l’autorité (décisions notifiées en masse);

• c) les factures électroniques à caractère de décision; le cachet peut être apposé par les prestataires habituels pour l’échange électronique de factures, sur mandat de l’autorité compétente.

Pour le surplus, les dispositions du Code de procédure administrative 3) et du Code de procédure civile¹³ relatives à la notification s’appliquent par analogie.

Sont conservés dans l'historique du guichet virtuel sécurisé : sécurisé a)⁷ pendant la durée du contrat d'utilisation et durant une année à compter de la fin de celui-ci : les moyens de preuve relatifs à l'acceptation du contrat, des avenants à celui-ci, des conditions générales et des modifications de celles-ci; b) pendant deux années et, le cas échéant, tant qu'une procédure contentieuse est en cours : les informations relatives à la notification d'une décision; c) pendant dix-huit mois : les informations relatives aux autres transactions.

Au terme de la durée de conservation susmentionnée, les informations concernées sont détruites.

Les comptes inutilisés sont supprimés du guichet virtuel sécurisé après dixhuit mois sans connexion de l’utilisateur. L’utilisateur reçoit deux avertissements par courrier électronique qui lui laissent trente jours pour se reconnecter et ainsi conserver son compte.¹⁴

L'unité administrative concernée peut conserver, dans le système l'unité d'information qui lui est dévolu, les informations échangées par le biais du administrative guichet virtuel sécurisé tant que celles-ci lui sont nécessaires.

La loi sur l'archivage⁴ est réservée pour le surplus.