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Ordonnance concernant l’administration des archives communales1)
Ordonnance concernant l’administration des archives communales1 du 6 décembre 1978 L'Assemblée constituante de la République et Canton du Jura, vu l'article 3 des dispositions finales et transitoires de la Constitution cantonale, vu l'article 137, alinéa 2, lettre b, de la loi du 9 novembre 1978 sur les communes2, arrête :
Art. 1
Chaque commune aménage pour ses archives un local sec, clair, facile à aérer et à l'épreuve du feu, qui doit en outre être d'un accès facile et pouvoir se fermer à clef. 2Toutes ouvertures servant à l'aération sont pourvues d'un treillis métallique.
Art. 2
L'agencement intérieur des archives doit être conçu de manière à présenter la plus grande garantie possible quant à la conservation bien ordonnée des pièces déposées et à leur préservation de tout dommage ou détérioration.
Pour autant que cela se puisse, il y aura une armoire en fer, à l'épreuve du vol et du feu, destinée principalement à la garde des titres et autres pièces et documents importants.
Art. 3
Les archives communales servent à conserver les registres et autres livres de la commune qui ne sont pas d'un emploi courant, ainsi que ses procès-verbaux, ses titres (en tant qu'ils ne sont pas déposés dans une banque), la correspondance, etc.
Art. 4
On y verse et garde dès lors en particulier : 1. les titres et autres pièces et documents importants; 2. les anciens registres des bourgeois ou des ressortissants; 3. les anciens registres des domiciles; 4. les anciens procès-verbaux de délibérations; 5. les anciens recueils de comptes; 6. les anciens registres de l'impôt et rôles de perception; 7. les anciens comptes communaux, avec les recueils de pièces justificatives; 8. toutes les anciennes pièces en matière tutélaire et les anciens recueils des comptes de tutelle; 9. les anciens règlements communaux, s'il y en a; 10. toutes autres pièces présentant pour la commune une valeur ou un intérêt quelconque.
Art. 5
Les pièces des archives sont classées clairement d'après la matière qu'elles concernent, de façon que même les personnes étrangères à l'administration puissent en tout temps s'y reconnaître promptement.
Les divers casiers, tablettes, les dos de registres, cartons, etc., sont pourvus d'une suscription appropriée ou de numéros correspondant au répertoire des archives.
Art. 6
Il est établi et tenu à jour, pour l'ensemble du contenu des archives, un répertoire exact, indiquant d'une manière claire, compréhensible à chacun et avec classement selon la matière, toutes les pièces conservées aux archives. On mentionne l'entrée et le cas échéant la sortie de toute pièce, de telle sorte que l'endroit où elle se trouve puisse être déterminé en tout temps, même si elle n'est momentanément pas dans les archives.
Ledit répertoire demeure toujours aux archives.
Art. 7
Le préposé aux archives communales tient également un état spécial des titres et autres pièces ou documents de valeur conservés aux archives. Cet état, établi conformément au répertoire, ne doit jamais être déposé aux archives, le préposé devant pouvoir le présenter en tout temps.
Art. 8
Le conseil communal détermine au moins une fois chaque année ce qui doit être versé aux archives.
La correspondance des autorités, des commissions et des divers services (notamment du secrétariat) de la commune est déposée aux archives tous les ans sans décision spéciale, classée par ordre chronologique et séparément pour chacun de ces organes.
Art. 9
Les pièces conservées dans les archives communales ne peuvent être mises au rebut qu'avec le consentement de l'Office du patrimoine historique, en collaboration avec le Service des communes. Ce dernier, dans les cas douteux, demande des instructions au Département de la Justice et de l'Intérieur.
Art. 10
Le règlement communal désigne l'organe de la commune qui administre les archives.
Le préposé répond personnellement en première ligne du bon agencement et de la tenue correcte des archives.
Art. 11
L'Office du patrimoine historique a en tout temps la faculté d'inspecter les archives de communes et de corporations, en vertu de la loi du 9 novembre 1978 sur la conservation des objets d'art et monuments historiques3, aux fins de constater si les documents historiques qu'elles renferment sont dûment conservés.
Pareils documents peuvent d'ailleurs être remis en garde à l'Office du patrimoine historique.
Art. 12
Le Service des communes est tenu de veiller à la stricte observation des dispositions qui précèdent.
Dans le cas où des autorités communales enfreignent les dispositions de la présente ordonnance, il est fait application des articles 53 et suivants de la loi sur les communes.
Art. 13
Le Gouvernement fixe la date de l'entrée en vigueur 4) de la présente ordonnance. Delémont, le 6 décembre 1978 AU NOM DE L'ASSEMBLEE CONSTITUANTE DE LA REPUBLIQUE ET CANTON DU JURA Le président : François Lachat Le secrétaire général : Joseph Boinay ANNEXE Délais pour la conservation des pièces Objet Délai I. Généralités Règlements, cahiers des charges, etc., 1 pièce en permanence le abrogés reste libre Anciens recueils de lois libre Feuilles officielles 10 ans Feuilles d'avis libre Procès-verbaux de délibérations en permanence Registres des autorités et en permanence fonctionnaires Actes de classification, pièces y en permanence relatives et autres contrats importants Vieux documents et autres pièces ayant en permanence une valeur historique locale Polices d'assurance, titres de créances libre, dès que les droits et de dettes garantis sont éteints Rapports d'inspection des préfets libre, dès que les observations sont liquidées Correspondance, pétitions, requêtes, selon le contenu et actes de procédure et autres l'importance, en tenant compte des délais de conservation des objets auxquels ces pièces se rapportent II. Domicile, indigénat, droit de vote Anciens registres des domiciles, en permanence contrôles des certificats de domicile et contrôles des étrangers Avis d'inscription 10 ans Dossiers de radiation 10 ans Anciens registres des ressortissants et en permanence rôles des bourgeois Anciens contrôles des actes d'origine 10 ans délivrés Anciens registres des votants en permanence III. Affaires de tutelle et de succession Anciens registres des tutelles et en permanence curatelles Inventaires et registres des partages en permanence Comptes et rapports de tutelle 30 ans après la levée de la tutelle Correspondance, dossiers de procès et 30 ans après la levée de autres pièces en matière de tutelles, de la tutelle, de la curatelle curatelles et de conseils légaux ou du conseil légal Dispositions testamentaires en permanence Documents concernant des en permanence successions en déshérence IV. Assistance Etats des assistés 30 ans Comptes d'assistance 30 ans Comptes concernant d'autres 30 ans institutions d'aide sociale (par exemple : pour chômeurs âgés, aide à la vieillesse et aux personnes dans la détresse, caisse d'assurance-chômage communale) Doubles de la commune des cartes de 10 ans contrôle de l'assurance-chômage Cartes d'indemnités des communes 5 ans selon l'art. 9 de la ayant leur propre caisse d'assurance- décision du DFEP du 8 chômage janvier 1943 Pièces de l'assurance fédérale Selon prescriptions vieillesse et survivants fédérales Dossiers des offices communaux de la 10 ans après liquidation caisse de compensation du cas Service de placement 10 ans Création de possibilités de travail 30 ans Encouragement à la construction de 30 ans logements V. Travaux publics, routes et affaires cadastrales Plans concernant les constructions de en permanence la commune Autres pièces concernant les travaux en permanence publics de la commune Plans d'alignement abrogés en permanence Documents cadastraux en permanence Avis de mutation 10 ans VI. Instruction publique Registres d'école 10 ans Feuille officielle scolaire 10 ans VII. Police locale Anciens registres disciplinaires 10 ans après la dernière inscription Anciens registres des mandats de 10 ans après la dernière répression inscription Contrôles des industries, des maisons en permanence s'ils de commerce, des foires et marchés, présentent un intérêt des visas de colportage historique local Anciens contrôles concernant la police 10 ans des auberges Contrôles concernant la police de santé 10 ans; cependant le (logements)5 dernier certificat doit être conservé Contrôle des décès en permanence Contrôle des permis de bâtir et pièces y en permanence relatives Documents concernant la protection 10 ans des ouvriers (protection des ouvriers adolescents et des ouvrières, repos hebdomadaire, travail en fabrique, travail à domicile) Anciens contrôles de l'inspecteur du feu 10 ans Dossiers concernant la défense contre Selon l'importance, de 10 le feu ans jusqu'en permanence Doubles de la commune des 10 ans autorisations pour l'acquisition ou la conservation d'explosifs Anciens contrôles de l'assurance du 10 ans mobilier Assurance immobilière contre l'incendie Rôles de perception des contributions 10 ans Registres matricules libre, dès que la commune Contrôles des changements possède pour chaque Registres des assurances bâtiment un double du procès-verbal de la nouvelle estimation VIII. Militaire et protection aérienne Logement de la troupe et autres ceux du service actif en dossiers concernant les affaires permanence, les autres 10 militaires ans Documents concernant les places de tir en permanence Documents concernant la protection selon l'importance, de 10 aérienne ans jusqu'en permanence IX. Impôts Registres des impôts sur le revenu et la en permanence fortune Rôles de l'impôt foncier en permanence Rôles de l'impôt des capitaux en permanence Registres des défalcations de dettes en permanence Registres d'impôts spéciaux et rôles de en permanence perception des impôts Rapports et communications de 10 ans l'Intendance des impôts qui ne contiennent pas d'instructions durables X. Comptabilité communale Comptes communaux en permanence, sous réserve des dispositions spéciales au chapitre IV. Assistance Registres des comptes communaux en permanence Livres de caisse et livres de rubriques, 30 ans rentiers, contrôles du compte de chèques, et autres livres auxiliaires Etats des titres et valeurs 30 ans Procès-verbaux de revision 30 ans Pièces justificatives comptables celles concernant des évènements importants pour l'histoire locale en permanence; les autres 10 ans Correspondance concernant la 10 ans comptabilité XI. Statistique Recensement de la population en permanence Recensement des exploitations en permanence Recensement des logements en permanence Recensement du bétail en permanence XII. Services communaux Service des eaux Documents importants Service du gaz pour l'histoire locale, par exemple ceux ayant trait Service de l'électricité, éclairage public à la création et à l'organisation de ces Canalisations d'égouts services et exploitations, en permanence; les Service des balayures autres documents selon leur importance, de 10 à Abattoirs 30 ans Service des transports XIII. Economie de guerre Rationnement 10 ans pour les documents qui peuvent servir de moyens de preuve dans des enquêtes administratives ou pénales; les autres, libre Extension des cultures en permanence pour les pièces qui peuvent être Approvisionnement en foin et paille utiles pour des recherches ultérieures; le Réserve obligatoire de bois reste, libre L'expression "libre" utilisée dans les instructions ci-dessus signifie qu'aucun délai de garde n'est prescrit, par conséquent l'objet peut être détruit dès que l'affaire est liquidée. Les présentes instructions ne contiennent que des exigences minimales. Chaque commune est libre de conserver les documents plus longtemps. Ceci est même recommandable, lorsque la place est suffisante, pour différents documents, comme par exemple pour les contrôles des actes d'origine, lorsqu'ils renferment des indications ne figurant pas dans le registre des ressortissants ou dans le rôle des bourgeois, ainsi que pour les avis d'inscription et les dossiers de radiation.