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Weisungen über die Schriftgutverwaltung
Weisungen über die Schriftgutverwaltung RRB vom 11. August 1992
Der Regierungsrat des Kantons Solothurn gestützt auf Artikel 81 Absatz 1 der Kantonsverfassung und die §§ 26 und 1 60 des Gesetzes über das Staatspersonal vom 23. November 1941 )
beschliesst:
Art. 1 . I. Zweck und Geltungsbereich
Diese Weisungen regeln die Schriftgutverwaltung der Behörden und Dienststellen der kantonalen Verwaltung.
Art. 2 . Geltungsbereich
Sie gelten für das Schriftgut der kantonalen Verwaltung einschliesslich der selbständigen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des kantonalen Rechts.
Art. 3 . II. Begriffe
Schriftgut Als Schriftgut gelten insbesondere:
Urkunden;
Akten (Schreiben, Berichte, Protokolle, Gutachten, Belege, Rechnungen, Notizen, Informationen auf Bild-, Ton-, elektronischen und anderen Datenträgern, Bilder, Drucksachen);
Geschäftsbücher und Karteien, die per Eintrag entstehen (Inventare, Buchhaltungsbücher, Zivilstandsregister, Handelsregister);
Amtsbücher und Karteien (Registratur-Findmittel, Tagebücher, Indizes, Orts- und Personenregister).
Art. 4 . Registraturplan
Der Registraturplan gliedert das Schriftgut und legt die Aufbewahrungsfristen fest.
Art. 5 . Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist ist die Zeitspanne, während der das Schriftgut aus rechtlichen oder administrativen Gründen aufbewahrt werden muss.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Datum der letzten Aufzeichnung.
Art. 6 . III. Verwaltung des Schriftgutes
1. Zuständigkeiten Aufgaben der Behörden und Dienststellen
Jede Behörde und Dienststelle erstellt einen Registraturplan und führt ihn nach. Sie legt ihr Schriftgut nach diesem Registraturplan ab.
Sie übergibt eine Abschrift des Registraturplans dem Staatsarchiv und meldet diesem unverzüglich allfällige Änderungen oder Ergänzungen.
Sie bezeichnet die für das Amtsarchiv verantwortlichen Personen.
Art. 7 . Aufgaben des Staatsarchivs
Das Staatsarchiv schliesst mit den Behörden und Dienststellen schriftliche Vereinbarungen über die Verwaltung des Schriftgutes und die Ablieferung an das Staatsarchiv ab. Diese Vereinbarungen enthalten:
eine Auflistung der abzuliefernden und der zu vernichtenden Akten gemäss Registraturplan;
die Regelung der periodischen Ablieferung von Schriftgut.
Es berät die für die Amtsarchive verantwortlichen Personen.
Art. 8 . 2. Aufbewahrung des Schriftgutes
Zweck der Aufbewahrung Das Schriftgut wird für die amtliche und die private Benutzung aufbewahrt.
Art. 9 . Art der Aufbewahrung
Das Schriftgut ist sicher aufzubewahren und vor dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.
Mikroverfilmungen von Schriftgut mit anschliessender Vernichtung der Originale dürfen nur mit Zustimmung des Staatsarchivs vorgenommen werden.
Art. 10 . 3. Ablieferung des Schriftgutes an das Staatsarchiv
Ablieferungspflicht Das Schriftgut ist dem Staatsarchiv im vereinbarten Zeitpunkt unaufgefordert abzugeben.
Art. 11 . Form der Ablieferung
Das Schriftgut ist in archivgerechten Behältnissen geordnet abzuliefern.
Art. 12 . Ablieferungsverfahren
Die Behörde oder Dienststelle organisiert den Transport nach Absprache mit dem Staatsarchiv.
Die für die Amtsarchive verantwortlichen Personen liefern das Schriftgut mit einem Ablieferungsverzeichnis dem Staatsarchiv ab.
Im Ablieferungsverzeichnis sind die einzelnen Dossiers nach dem Registraturplan aufzulisten.
Nach der Schriftgutablieferung erstellt das Staatsarchiv ein Zugangsprotokoll. Eine Kopie davon ist der abliefernden Behörde oder Dienststelle zuzustellen.
Art. 13 . IV. Vernichtung des Schriftgutes
Ohne Zustimmung des Staatsarchivs darf kein Schriftgut vernichtet werden. Ausgenommen sind die in § 7 Absatz 1 lit. a genannten Akten.
Art. 14 . V. Schlussbestimmung
Inkrafttreten Diese Weisungen treten am 1. Januar 1993 in Kraft.
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